ДОВЕРЕННОСТЬ НА ПОЛУЧЕНИЕ ЦЕННОСТЕЙ:
Минфин разъяснил некоторые моменты ее заполнения
Письмо Министерства финансов Украины от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991
«О применении факсимильной подписи руководителя на доверенности»
Письмо Министерства финансов Украины от 27.07.2009 г. № 31-34000-10-10/20370
«Об отдельных вопросах по оформлению доверенности»
Комментируемыми
письмами Минфин разъяснил некоторые моменты заполнения доверенностей на получение ценностей.1. Факсимильная подпись на доверенности
. Минфин в письме от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991, отвечая на вопрос о применении на доверенностях факсимильной подписи*, со ссылкой на Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон о бухучете) указал, что для подписи первичных документов применение факсимиле не предусмотрено. Эти документы могут подписываться лично и/или с применением электронной подписи, т. е. другие способы подписи таких документов применять нельзя.* В сущности, факсимиле представляет собой печать, идентифицирующую личность, вместо подписи которой проставляется оттиск такой печати.
Это разъяснение Минфина свидетельствует о том, что он считает доверенность первичным документом и что согласно
Закону о бухучете на ней нельзя проставлять факсимиле.С таким мнением Минфина согласиться сложно. Начнем с того, что согласно
ст. 244 Гражданского кодекса Украины (далее — ГКУ) доверенность — письменный документ, выдаваемый одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. С позиции ГКУ выдача доверенности является односторонним соглашением. А поскольку это соглашение, то порядок его удостоверения подчиняется правилам ГКУ.В
ч. 3 ст. 207 ГКУ установлено, что использование при совершении соглашений факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-числовой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. То есть для того, чтобы предприятие могло проставлять на доверенности факсимиле, необходимо, чтобы эти предприятия обменялись между собой соглашением о возможности использования факсимиле.Следует также обратить внимание, что в
Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом МфУ от 16.05.96 г. № 99, регламентирующей порядок оформления доверенностей, указано, что подписывать доверенность имеют право руководитель и главный бухгалтер предприятия или их заместитель и лица, уполномоченные на то руководителем предприятия. Как видим, запрета на применение факсимиле на доверенностях на получение ценностей и в этом документе нет, а поэтому предприятие вправе его применять, поскольку это предусмотрено в ГКУ.Стоит также отметить, что относить доверенность к первичным документам, как это сделал Минфин, вряд ли можно, поскольку по
Закону о бухучете первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление. Доверенность дает лишь полномочия осуществить хозяйственную операцию, а уже сведения о хозяйственной операции и ее осуществлении подтверждаются накладными, актами и другими документами. И именно эти документы считаются первичными.И даже если
допустить, что доверенность, как считает Минфин, является первичным документом, то можно привести еще один аргумент в пользу применения факсимиле. Поскольку доверенность — это первичный документ, то на него распространяется действие нормативно-правовых актов, регламентирующих заполнение первичных документов. Так, Закон о бухучете не содержит запрета на применение факсимиле, в нем лишь указано, что на документе должны содержаться личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции. Кроме того, в п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88, указано, что документ может быть подписан лично, с применением факсимиле , штампа, символа или другим механическим либо электронным способом удостоверения. Единственное требование к таким подписям заключается в том, чтобы подпись, проставленная на документе в виде факсимиле, позволяла однозначно идентифицировать лицо, осуществившее хозяйственную операцию. Следовательно, и при таком подходе проставлять факсимиле на доверенности предприятие имеет полное право, при этом выполняется норма ГКУ о том, что актами гражданского законодательства предусмотрено использование факсимиле.Однако следует помнить: относительно отдельных первичных документов существует прямой запрет применять на них факсимиле. Это, например, денежные чеки (
глава 1 раздела III «Кассовые операции банков с клиентами» Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. № 337), платежные поручения (Положение о порядке выполнения банками документов на перечисление, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлах и изменениях в некоторые нормативно-правовые акты Национального банка Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 28.07.2008 г. № 216) и т. п.2. Заполнение реквизитов.
В письме от 27.07.2009 г. № 31-34000-10-10/20370 (далее — письмо 2) Минфин разъяснил отдельные моменты заполнения реквизитов доверенности. Так, в этом письме Минфин не возражает против применения комбинированного заполнения доверенности — частично средствами техники, а частично от руки. В частности, в нем сказано, что заполнять в доверенности реквизиты предприятия (название, код, адрес, банковские реквизиты и т. п.) можно печатным способом (на принтере), а другие данные (о доверенном лице, поставщике, о перечне и количестве ценностей, которые поручается получить от поставщика) — шариковой ручкой (чернилами).3. Срок действия доверенности
. В письме 2 Минфин отметил, что срок действия доверенности на получение ценностей истекает в соответствующее число, указанное в графе «Доверенность действительна до ____». Причем отсчет срока действия доверенности производится с указанной в доверенности даты выдачи. Объясним это на примере, доверенность выдали 10 августа 2009 года со сроком действия 10 дней. В этом случае в доверенности на получение ценностей в реквизите «Доверенность действительна до ____» нужно поставить 19 августа 2009 года.В заключение напомним только то, что выдавать доверенность на получение ценностей можно на срок не более чем на 10 дней, но в случае если доверенность выдается по операциям, по которым доставка ценностей осуществляется централизованно-кольцевой перевозкой или когда расчеты за ТМЦ происходят в порядке плановых платежей, то допускается выдача таких доверенностей на календарный месяц.
