ДОВІРЕНІСТЬ НА ОТРИМАННЯ ЦІННОСТЕЙ:
Мінфін роз’яснив деякі моменти її заповнення
Лист Міністерства фінансів України від 03.08.2009 р. № 31-34000-20-16/20991
«Щодо застосування факсимільного підпису керівника на довіреності»
Лист Міністерства фінансів України від 27.07.2009 р. № 31-34000-10-10/20370
«Щодо окремих питань з оформлення довіреності»
Листами,
що коментуються Мінфін роз’яснив деякі моменти заповнення довіреностей на отримання цінностей.1. Факсимільний підпис на довіреності
. Мінфін у листі від 03.08.2009 р. № 31-34000-20-16/20991, даючи відповідь на запитання, щодо застосування на довіреностях факсимільного підпису* з посиланням на Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік), указав, що для підпису первинних документів застосування факсиміле не передбачено. Ці документи можуть підписуватися особисто та/або із застосуванням електронного підпису, тобто інші способи підпису таких документів застосовувати не можна.* По суті, факсиміле являє собою печатку, що ідентифікує особу, замість підпису якої проставляється відбиток такої печатки.
Таке роз’яснення Мінфіну свідчить про те, що він вважає довіреність первинним документом і що згідно із
Законом про бухоблік на ній не можна проставляти факсиміле.З такою думкою Мінфіну погодитися складно. Розпочнемо з того, що згідно зі
ст. 244 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ) довіреність — письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. З позиції ЦКУ видача довіреності є одностороннім правочином. А оскільки це правочин, то порядок його посвідчення підпорядковується правилам ЦКУ.У
ч. 3 ст. 207 ЦКУ встановлено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Тобто для того щоб підприємство могло проставляти на довіреності факсиміле, необхідно, щоб ці підприємства обмінялися між собою угодою про можливість використання факсиміле.Слід також звернути увагу на те, що в
Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженої наказом МФУ від 16.05.96 р. № 99, яка регламентує порядок оформлення довіреностей, указано, що підписувати довіреність має право керівник та головний бухгалтер підприємства або їх заступник та особи, які на те уповноважені керівником підприємства. Як бачимо заборони на застосування факсиміле на довіреностях на отримання цінностей і в цьому документі немає, а тому підприємство має право його застосовувати, оскільки це передбачено в ЦКУ.Варто також зазначити, що відносити довіреність до первинних документів, як це зробив Мінфін, навряд чи можна, оскільки згідно із
Законом про бухоблік первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення. Довіреність дає лише повноваження здійснити господарську операцію, а вже відомості про господарську операцію та її здійснення підтверджують накладні, акти та інші документи. І саме ці документи вважаються первинними.І навіть
якщо припустити, що довіреність, як вважає Мінфін, є первинним документом, то можна навести ще один аргумент на користь використання факсиміле. Оскільки довіреність — це первинний документ, то на нього розповсюджується дія нормативно-правових актів, які регламентують заповнення первинних документів. Так, Закон про бухоблік не містить заборони на застосування факсиміле, у ньому лише вказано, що на документі повинен міститися особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Крім того, у п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88, указано, що документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Єдина вимога до таких підписів полягає в тому, щоб підпис, проставлений на документі у вигляді факсиміле, давав змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію. Отже, і за такого підходу проставляти факсиміле на довіреності підприємство має повне право, при цьому виконується норма ЦКУ про те, що актами цивільного законодавства передбачено використання факсиміле.Однак варто пам’ятати: щодо окремих первинних документів є пряма заборона застосувати на них факсиміле. Це, наприклад, грошові чеки (
глава 1 розділу III «Касові операції банків з клієнтами» Інструкції про касові операції в банках України, затвердженої постановою Правління НБУ від 14.08.2003 р. № 337), платіжні доручення (Положення про порядок виконання банками документів на перерахування, примусове списання та арешт коштів в іноземних валютах і банківських металах та зміни до деяких нормативно-правових актів Національного банку України, затверджене постановою Правління НБУ від 28.07.2008 р. № 216) тощо.2. Заповнення реквізитів.
У листі від 27.07.2009 р. № 31-34000-10-10/20370 (далі — лист 2) Мінфін роз’яснив окремі моменти заповнення реквізитів довіреності. Так, у цьому листі Мінфін не проти застосування комбінованого заповнення довіреності — частково засобами техніки, а частково від руки. Зокрема, у ньому сказано, що заповнювати у довіреності реквізити підприємства (назви, коду, адреси, банківських реквізитів тощо) можна друкованим способом (на принтері), а інші дані (про довірену особу, постачальника, про перелік і кількість цінностей, що доручається отримати від постачальника) кульковою ручкою (чорнилом).3. Строк дії довіреності
. У листі 2 Мінфін указав, що термін дії довіреності на одержання цінностей спливає відповідного числа, зазначене у графі «Довіреність дійсна до ____». При чому відлік строку дії довіреності ведеться із зазначеної у довіреності дати видачі. Пояснимо це на прикладі, довіреність видали 10 серпня 2009 року, із строком дії 10 днів. У цьому випадку в довіреності на отримання цінностей у реквізиті «Довіреність дійсна до ____» потрібно поставити 19 серпня 2009 року.На закінчення нагадаємо тільки те, що видавати довіреність на отримання цінностей можна на строк
не більше як на 10 днів, але у випадку коли довіреність видається щодо операцій за якими, доставка цінностей здійснюється централізовано-кільцевими перевезенням, або коли розрахунки за ТМЦ відбуваються у порядку планових платежів, то допускається видача таких довіреностей на календарний місяць.
