Консультируют специалисты редакции
Каким документом можно оформить сверку расчетов между контрагентами?
Подскажите, как правильно оформить проведение сверки расчетов между контрагентами? Какой первичный документ следует составить?
(г. Мариуполь)
Сверку расчетов между контрагентами можно провести в порядке, предусмотренном при инвентаризации состояния дебиторской задолженности. Так, сторона, которая инициирует проведение сверки расчетов, руководствуясь
п.п. 11.11 Инструкции по инвентаризации*, направляет другой стороне скрепленную подписью и печатью выписку о ее задолженности. Как правило, при инвентаризации такую выписку оформляют в форме акта сверки расчетов (письмо МФУ от 18.09.2007 г. № 31-34000-10-10/18896).* Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом МФУ от 11.08.94 г. № 69.
Необходимость в составлении
акта сверки расчетов может возникнуть для подтверждения сумм задолженности (дебиторской или кредиторской) с отдельными контрагентами как при проведении инвентаризации расчетов, так и в межинвентаризационный период для подтверждения правильности отражения расчетов сторонами, при проведении зачета задолженностей, взыскания задолженности через суд.Форма акта
. Форма акта сверки расчетов законодательно не установлена, а потому его следует составлять в произвольной форме. Что касается статуса такого документа, то его сложно назвать первичным документом, так как согласно ст. 9 Закона о бухучете* и п. 2.1 Положения № 88** первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление. Акт сверки расчетов — это скорее выписка из регистра аналитического учета по учету расчетов с контрагентами. С этим согласны и Минфин (письмо МФУ от 18.09.2007 г. № 31-34000-10-10/18896), и ВХС (Постановление от 22.07.2003 г. № 21/308).*Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
** Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88.
Учитывая вышеприведенное,
акт сверки как регистр бухгалтерского учета согласно ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете должен обязательно содержать его название («Акт сверки расчетов»), период регистрации хозяйственных операций (в нашем случае — период, за который сверяют расчеты), фамилии и подписи или другие данные, дающие возможность идентифицировать лиц, принимавших участие в их составлении. Кроме того, учитывая, что такой регистр не является внутренним документом предприятия, не лишним будет также указать в нем название предприятия, от имени которого составлен акт, дату и место его составления.Величину дебиторской и/или кредиторской задолженности следует приводить в разрезе договоров (счетов, расходных накладных) с указанием их реквизитов, даты и сумм перечисления средств, отгрузки продукции (выполнения работ, предоставления услуг). То есть следует приводить все основания возникновения задолженности. Эту часть акта можно составлять как в табличной форме, предусмотрев графы для занесения информации контрагента (см. с. 48), так и в текстовой форме. В каком виде составить акт, решать вам.
Акт
следует составить как минимум в 2 экземплярах, по одному для каждой из сторон. При необходимости можно приложить копии первичных документов.Подпись акта контрагентом.
Контрагент сверяет данные акта с данными своего учета и заполняет предусмотренную для него часть документа.Если сверку расчетов осуществляют
при проведении инвентаризации, то при сверке дебиторской задолженности дебитор обязан вернуть акт в течение 10 дней со дня его получения подписанным с подтверждением задолженности или с аргументированными возражениями (п.п. «а» п.п. 11.11 Инструкции по инвентаризации).В других случаях сверка расчетов по инициативе одного из контрагентов не является обязательной для другой стороны, за исключением случаев, когда такое условие предусмотрено договором. Поэтому контрагент может отказаться от подписи акта или затягивать с его подписанием. Чтобы этого не допустить, советуем условие о проведении сверки взаимных расчетов, ее периодичность и ответственность за нарушение такого условия предусмотреть в самом договоре. Не лишним будет в самом
акте указать цель проведения такой сверки, возможно, именно это обстоятельство будет способствовать своевременной его подписи и возврату (например, если акт составляют с целью осуществления последующего зачета задолженностей).Расхождения
. При выявлении расхождений стороны должны урегулировать разногласия.Учитывая, что
акт сверки не является первичным документом, осуществлять записи в бухгалтерском и налоговом учете на его основании не следует. Аналогичный вывод можно также сделать из п.п. 11.11 Инструкции по инвентаризации. Так, при сверке расчетов в ходе инвентаризации, если до конца отчетного года стороны не урегулируют разногласия, то могут расчеты с дебиторами и кредиторами в своем балансе отражать в суммах, которые числятся в бухгалтерском учете. Если дебитор и кредитор не согласуют между собой разногласия, то заинтересованная сторона передает материалы о таких разногласиях для принятия решения в хозяйственный суд.Данные
актов сверки при инвентаризации включают в акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами (ф. № инв-17).Если причиной расхождений стало непроведение (излишнее проведение) в бухучете документов или обычные ошибки, и стороны с этим согласны, то допущенные ошибки исправляют в общем порядке.
В заключение приведем пример составления акта сверки расчетов.
*
Графы 6, 7, 8 заполняет сторона, с которой сверяют расчеты (в нашем случае — ЧП «Веритас»).
Виктория ЗМИЕНКО
