Консультують фахівці редакції
Яким документом можна оформити звіряння розрахунків з контрагентами?
Підкажіть, як правильно оформити звіряння розрахунків з контрагентами? Який первинний документ потрібно скласти?
(м. Маріуполь)
Звіряння розрахунків між контрагентами можна провести в порядку, передбаченому при інвентаризації стану дебіторської заборгованості. Так, сторона, яка ініціює проведення звіряння розрахунків, керуючись
п.п. 11.11 Інструкції по інвентаризації*, надсилає іншій стороні скріплену підписом та печаткою виписку про її заборгованість. Як правило, при інвентаризації таку виписку оформляють у формі акта звіряння розрахунків (лист МФУ від 18.09.2007 р. № 31-34000-10-10/18896).* Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом МФУ від 11.08.94 р. № 69.
Необхідність складання
акта звіряння розрахунків може виникнути для підтвердження сум заборгованості (дебіторської чи кредиторської) з окремими контрагентами як при проведенні інвентаризації розрахунків, так і в міжінвентаризаційний період для підтвердження правильності відображення розрахунків сторонами, при здійсненні заліку заборгованостей, стягненні заборгованості через суд.Форма акта
. Форму акта звіряння розрахунків законодавчо не встановлено, а тому його потрібно складати в довільній формі. Що стосується статусу такого документа, то його важко назвати первинним документом, оскільки згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік* та п. 2.1 Положення № 88** первинний документ — це документ, що містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення. Акт звіряння розрахунків — це скоріше виписка з регістру аналітичного обліку щодо обліку розрахунків з контрагентами. Із цим згодні і Мінфін (лист МФУ від 18.09.2007 р. № 31-34000-10-10/18896), і ВГС (постанова від 22.07.2003 р. № 21/308).* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88.
Ураховуючи викладене вище,
акт звіряння як регістр бухгалтерського обліку згідно з ч. 4 ст. 9 Закону про бухоблік обов’язково має містити його назву («Акт звіряння розрахунків»), період реєстрації господарських операцій (у нашому випадку — період, за який звіряють розрахунки), прізвища та підписи чи інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні. Крім того, ураховуючи, що такий регістр не є внутрішнім документом підприємства, не зайвим буде також зазначити в ньому назву підприємства, від імені якого складено акт, дату і місце його складання.Величину дебіторської та/або кредиторської заборгованості слід наводити в розрізі договорів (рахунків, видаткових накладних) із зазначенням їх реквізитів, дати і сум перерахування коштів, відвантаження продукції (виконання робіт, надання послуг), тобто слід наводити всі підстави виникнення заборгованості. Цю частину
акта можна складати як у табличній формі, передбачивши графи для внесення інформації контрагента (див. с. 48), так і в текстовій формі. В якому вигляді скласти акт, вирішувати вам.Акт
потрібно скласти як мінімум у 2 примірниках, по одному для кожної зі сторін. За необхідності можна додати копії первинних документів.Підписання акта контрагентом.
Контрагент звіряє дані акта з даними свого обліку та заповнює передбачену для нього частину документа.Якщо звіряння розрахунків здійснюють
при проведенні інвентаризації, то при звірянні дебіторської заборгованості дебітор зобов’язаний повернути акт протягом 10 днів від дня його отримання підписаним з підтвердженням заборгованості або з аргументованими запереченнями (п.п. «а» п.п. 11.11 Інструкції по інвентаризації).В інших випадках звіряння розрахунків з ініціативи одного з контрагентів не є обов’язковим для іншої сторони, за винятком випадків, коли таку умову передбачено договором. Тому контрагент може відмовитися від підписання
акта чи зволікати з його підписанням. Щоб цього не допустити, радимо умову про проведення звіряння взаємних розрахунків, його періодичність і відповідальність за порушення такої умови передбачити в самому договорі. Не зайвим буде в самому акті зазначити мету проведення такого звіряння, можливо, саме це сприятиме своєчасному його підписанню та поверненню (наприклад, якщо акт складають з метою подальшого заліку заборгованостей).Розбіжності
. При виявленні розбіжностей сторони мають урегулювати їх.Ураховуючи, що
акт звіряння не є первинним документом, здійснювати записи в бухгалтерському та податковому обліку на його підставі не слід. Аналогічного висновку також можна дійти з п.п. 11.11 Інструкції по інвентаризації. Так, при звірянні розрахунків під час інвентаризації, якщо до кінця звітного року сторони не врегулюють розбіжності, то можуть відображати розрахунки з дебіторами та кредиторами у своєму балансі в сумах, що значаться в бухгалтерському обліку. Якщо дебітор і кредитор не погоджують між собою розбіжності, то зацікавлена сторона передає матеріали про такі розбіжності для прийняття рішення до господарського суду.Дані
актів звіряння при інвентаризації включають до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (ф. № інв-17).Якщо причиною розбіжностей стали непроведення (зайве проведення) в бухобліку документів або звичайні помилки і сторони з цим згодні, то допущені помилки виправляють у загальному порядку.
На закінчення наведемо приклад складання
акта звіряння розрахунків.
* Графи 6, 7, 8 заповнює сторона, з якою звіряють розрахунки (у нашому випадку — ПП «Веритас»).
Вікторія ЗМІЄНКО
