ГОСТИНИЧНЫЕ УСЛУГИ:
оформляем правильно
Влада КАРПОВА, консультант газеты «Бухгалтерская неделя», канд. экон. наук,
сертифицированный бухгалтер-практик (CAP)
С гостиничными услугами благодаря командировкам приходится сталкиваться практически каждому предприятию. Вместе с тем «гостиничная» документация доставляет массу хлопот бухгалтерам, чему в немалой степени способствует разнообразие применяемых форм. В то же время для правильного ведения налогового учета командированным лицом должны быть предоставлены документы, содержащие определенные реквизиты, без которых предприятие может оказаться в весьма затруднительном положении при проверке. Какими же должны быть гостиничные документы? Ответу на этот вопрос посвящена сегодняшняя статья.
Документы статьи
КЗоТ —
Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон об НДС
— Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.Закон об РРО
— Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» в редакции от 01.06.2000 г. № 1776-III.Закон о бухучете
— Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.Закон о защите прав потребителей
— Закон Украины «О защите прав потребителей» в редакции от 01.12.2005 г. № 3161-IV.Указ № 436
— Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.Инструкция № 59
— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59.Инструкция № 337
— Инструкция о кассовых операциях в банках Украины от 14.08.2003 г. № 337.Постановление № 663
— постановление КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.Положение № 88
— Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88.Положение № 614
— Положение о форме и содержании расчетных документов, утвержденное приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.Порядок № 297
— Порядок предоставления услуг по временному размещению (проживанию), утвержденный постановлением КМУ от 15.03.2006 г. № 297.Правила пользования гостиницами
— Правила пользования гостиницами и аналогичными средствами размещения и предоставления гостиничных услуг, утвержденные приказом Гостурадминистрации от 16.03.2004 г. № 19.Перечень № 1336
— Перечень отдельных форм и условий проведения деятельности в сфере торговли, общественного питания и услуг, которым разрешено осуществлять расчетные операции без применения регистраторов расчетных операций с использованием расчетных книжек и книг учета расчетных операций, утвержденный постановлением КМУ от 23.08.2000 г. № 1336.Командированный работник проживал в гостинице: какие документы он должен предоставить в свою бухгалтерию
Рассмотрение данной темы начнем с вопроса о том, какие документы необходимы командированному лицу для подтверждения его проживания в командировке. Ведь от этого зависит возможность возмещения такому лицу потраченных средств на проживание и включения их в состав валовых расходов предприятия.
Этот вопрос по-разному решается в нормативных актах, что приводит к разночтениям на практике. В частности, в
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль к документам, подтверждающим стоимость проживания командированного лица в гостиницах (мотелях), отнесены счета гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица.Аналогичное правило содержится и в
п.п. 7.2.6 Закона об НДС, согласно которому документом, предоставляющим право на налоговый кредит без налоговой накладной*, также является гостиничный счет.* При соблюдении определенных условий — о них мы расскажем ниже
А вот в
Инструкции № 59 приводится иной состав документов «на проживание». Исходя из раздела «Общие положения» Инструкции № 59 подтверждающими документами являются расчетные документы, указанные в Законе об РРО и в Законе о налоге на прибыль. Эта норма появилась в Инструкции № 59 после внесения в нее изменений в 2003 году. Ранее же состав документов регламентировался положениями вышеприведенных законов и разъяснениями официальных органов. Очевидно, что данные изменения были направлены на решение проблемной ситуации с подтверждающими документами, однако все спорные моменты они не исключили. В частности, осталась открытой проблема с составом подтверждающих документов при загранкомандировках, к которым общие нормы Закона об РРО неприменимы. Ведь маловероятно, что какой-то иностранный отель, войдя в положение командированного из Украины лица, выдаст требуемый им расчетный документ. В связи с этим в 2007 году были внесены изменения в п. 1.4 р. II «Порядок командирования за границу» Инструкции № 59, согласно которым документы, подтверждающие стоимость расходов на проживание командированного лица за границей, оформляются в соответствии с законодательством страны командирования.В итоге на данный момент
Инструкцией № 59 предусматриваются два документа, подтверждающих факт расходования средств на проживание командированного лица:1) гостиничный счет;
2) расчетный документ, который в зависимости от вида командировки (в пределах Украины и за границу) может иметь различные реквизиты.
В связи с этим возник вопрос: как же следует разрешать коллизию вышеприведенных законодательных норм и
Инструкции № 59, а именно: обязательно ли для целей налогового учета подтверждать расходы на проживание помимо счета еще и расчетным документом?Аргументы для смелого подхода — считать достаточным только наличие гостиничного счета, как того требует
п.п. 5.2.8 Закона о налоге на прибыль — его сторонники черпают из письма ГНАУ от 08.12.2005 г. № 9146/н/15-0314, в котором налоговики в числе документов, подтверждающих право на валовые расходы проживающего лица, указали только гостиничный счет.В то же время нам такой подход представляется излишне формальным по ряду причин. Во-первых,
Инструкция № 59 принималась во исполнение старой редакции постановления КМУ «О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за границу» от 05.01.98 г. № 10, которое, в свою очередь, разрабатывалось во исполнение норм п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль. Из этого можно заключить, что Инструкция № 59 является подзаконным нормативным актом, регламентирующим особенности применения п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль, и, следовательно, предприятия должны ее использовать и для целей ведения налогового учета. Это, собственно, подтверждают и налоговые органы, которые при разъяснении порядка налогового учета командировочных расходов ссылаются на нормы Инструкции № 59 (см., например, письма ГНАУ от 16.02.2009 г. № 1300/6/17-0716, от 08.12.2005 г. № 9146/н/15-0314, письмо ГНА в г. Киеве от 28.11.2005 г. № 1073/10/31-106, консультации в журнале «Вестник налоговой службы Украины» «Порядок отчетности об использовании средств, выданных на командировку» //2008, № 32; «Возмещение расходов на проживание и питание командированному на совещание работнику» //2008, № 37).Во-вторых, предприятия руководствуются нормами
Инструкции № 59 при принятии решения о необходимости возмещения командированному лицу понесенных расходов, и при отсутствии предусмотренных в ней документов обязанности по их возмещению у предприятия нет, что подтверждают и официальные органы (см. письмо Минфина от 21.05.2008 г. № 31-18030-07-29/18972, консультация в журнале «Вестник налоговой службы Украины», «Порядок отчетности об использовании средств, выданных на командировку» //2008, № 32). Соответственно, и основание для включения в состав валовых тех расходов, которые возмещать предприятие не обязано, также отсутствует. Неподтвержденные расходы могут быть возмещены по отдельному решению руководства, но их учет будет вестись в ином порядке.Официальные органы также неоднократно обращали внимание на то, что расходы на проживание командированного лица должны подтверждаться гостиничным счетом и расчетными документами (см.
письма Минфина от 11.10.2007 г. № 31-18030-07-29/20911, от 28.02.2002 г. № 041-407-133/12-1943, письмо Госпредпринимательства от 11.10.2004 г. № 6830, консультацию «Можно ли включить в валовые расходы расходы на проживание в отеле в командировке» в газете «Налоговый, банковский, таможенный консультант» //2008, № 18).Итак, по нашему мнению, для обоснования возмещения расходов на проживание командированного лица, в том числе и для целей налогового учета, необходимо иметь
подтверждающие документы, указанные в Инструкции № 59, а именно: счет гостиницы (мотеля) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, и расчетный документ.Эти
документы должны быть предоставлены в оригинале (см. Инструкцию № 59, постановление № 663, письма ГНАУ от 16.02.2009 г. № 1300/6/17-0716, от 26.11.2004 г. № 10729/6/17-3116, письмо Минфина от 21.05.2008 г. № 31-18030-07-29/18972, письмо Госпредпринимательства от 11.10.2004 г. № 6830), и иных вариантов (скажем, копий, в том числе с использованием факса, справок) нормативные акты не предусматривают. Причем налоговики весьма щепетильно относятся к этому вопросу и указывают на то, что в отсутствие оригиналов права на валовые расходы нет (см. консультацию «Командировочные расходы, которые подтверждены копиями, а не оригиналами документов, удостоверяющими стоимость таких расходов, не включаются в состав валовых расходов» в журнале «Вестник налоговой службы Украины» //2008, № 25).То есть
без предоставления оригиналов оснований для возмещения расходов нет. Так что в ситуации, когда, например, возникает необходимость направления работника в командировку по основному месту работы и по совместительству, расходы на проживание ему фактически может возместить только одно предприятие (письмо МФУ от 29.12.2007 г. № 31-18030-07-27/29310).Есть еще один момент, на который следует обратить внимание тем лицам, которые получали
гостиничные услуги от физических лиц — предпринимателей (далее — ФЛП). Как известно, налоговики для обоснования факта неудержания налога с доходов физических лиц требуют в таких случаях при получении услуг от ФЛП предоставления копий Свидетельства о регистрации субъектом предпринимательской деятельности, Свидетельства плательщика единого налога и платежного документа о его уплате (для ФЛП на упрощенной системе налогообложения), копии платежного документа об уплате авансовых платежей по налогу с доходов физических лиц — для ФЛП на общей системе (см. по этому поводу письма ГНАУ от 01.09.2006 г. № 9732/6/17-0716, от 13.03.2006 г. № 2241/6/17-0716, от 06.02.2007 г. № 2174/7/17-0717 , консультацию в журнале «Вестник налоговой службы Украины» //2008, № 6, а в части гостиничных услуг консультацию «Относительно подтверждения оплаты гостиничных услуг» в газете «Налоговый, банковский, таможенный консультант» //2007, № 14).И хотя мы считаем такие требования необоснованными, так как действующим законодательством они не предусмотрены, в безопасном варианте во избежание конфликтов с местными проверяющими ксерокопию таких документов от гостиницы лучше все же получить.
Каким должен быть гостиничный счет
Форма гостиничного счета.
На данный момент не существует типовой формы гостиничного счета, обязательной к применению всеми субъектами хозяйствования. В соответствии с п. 12 Порядка № 297 образцы форм документов первичного учета в сфере предоставления услуг по временному размещению (проживанию) разрабатывает и утверждает Министерство культуры и туризма, но они до сих не утверждены. В связи с этим после того, как были отменены бланки строгого учета в части оформления гостиничных услуг (совместный приказ Госстроя, Госкомитета молодежной политики, спорта, туризма Украины от 24.07.2000 г. № 160/1261), остались только рекомендованные формы, разработанные для ГП «Укркоммунобслуживание» (приказ Госстроя от 13.10.2000 г. № 230).Эти формы были рекомендованы для применения гостиничными предприятиями независимо от подчиненности и форм собственности Госстроем (
письмо от 06.03.2002 г. № 5/3-197) и Гостурадминистрацией (письмо от 27.03.2002 г. № 14/08-78). Но поскольку данные документы именно рекомендованы, а не обязательны к использованию, они применяются далеко не всеми гостиницами.Статус гостиничного счета
. В связи с этим возникает вопрос, какие же реквизиты должен содержать гостиничный счет для того, чтобы соответствовать требованиям действующего законодательства? Ответ на него, прежде всего, зависит от того, является ли гостиничный счет первичным документом. Определение первичного документа содержится в ст. 1 Закона о бухучете и Положении № 88 (см. «Что такое первичный документ»).Мы считаем, что
гостиничный счет соответствует этим критериям и имеет статус первичного документа. Так, несмотря на то что обязательной формы гостиничного счета сейчас нет, из рекомендуемых образцов можно сделать вывод, что в нем должна содержаться стоимость проживания и информация о предоставленных клиенту услугах. Он фактически является единственным документом, на основании которого осуществляется оплата гостиничных услуг, а расчетный документ о такой оплате подтверждает заключение договора о предоставлении гостиничных услуг (п. 3.6 Правил пользования гостиницами). Исходя из этого можно говорить о том, что гостиничный счет является письменным свидетельством, фиксирующим и подтверждающим факт предоставления гостиничных услуг (хозяйственной операции), своего рода аналогом акта приема-передачи гостиничных услуг.Очевидно, в силу данных обстоятельств гостиничный счет и приводится в нормативных актах в качестве документа, подтверждающего расходы на проживание командированного лица.
Налоговики также придерживаются мнения, что документом, подтверждающим факт предоставления услуги, помимо акта приема-передачи может служить и любой другой документ, в частности инвойс, содержащий обязательные реквизиты первичного документа (
письмо ГНАУ от 30.06.2006 г. № 12304/7/15-0517). А вот Минфин в своем письме от 27.11.2006 г. № 31-34000-20-23/25136 отметил, что счет (счет-фактура) не является первичным документом и его форма не относится к типовым, поскольку им не фиксируется какая-либо хозяйственная операция, распоряжение или разрешение на проведение хозяйственной операции, а он носит только информационный характер. Однако исходя из задаваемого в письме вопроса в нем, по всей видимости, подразумевались обычные счета, выписываемые при поставке товаров, материалов, готовой продукции. А гостиничный счет является особым документом, исключением из общих правил, в котором зафиксирован объем фактически предоставленных гостиничных услуг.Реквизиты гостиничного счета.
Как первичный документ гостиничный счет должен, прежде всего, содержать все реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона о бухучете, а именно:— название документа;
— дату и место составления;
— название предприятия, от имени которого составлен документ;
— содержание и объем операции, единицу измерения хозяйственной операции;
— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личную подпись и другие данные, которые могут идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
Кроме того, при разработке формы гостиничного счета целесообразно учесть требования и дру-
гих нормативных документов, а также разъяснения официальных органов по этому вопросу.
Так, согласно
п.п. 7.2.6 Закона об НДС для того, чтобы гостиничный счет подтверждал право на налоговый кредит без налоговой накладной, он должен содержать такие реквизиты: общую сумму платежа, сумму налога и налоговый номер продавца.Из положений
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль можно заключить, что в гостиничном счете должна содержаться также информация о расходах на питание, бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и глаженье одежды, обуви или белья), если они предоставлялись.Исходя из требований
ДСТУ 4269:2003. Услуги туристические. Классификация гостиниц, в квитанции должна быть указана категория гостиницы (пять звезд и т. д.), это же требование применимо и к гостиничному счету.По мнению Минфина (
письма от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020 и от 28.02.2002 г. № 041-407-133/12-1943), с которым соглашаются и представители налоговых органов (см. консультацию «Документальное оформление служебных командировок в пределах Украины и за границу» в журнале «Вестник налоговой службы Украины» //2004, № 10), в счете гостиницы должны указываться:— фамилии лиц, за проживание которых осуществлена оплата;
— срок их проживания;
— стоимость нанимаемых номеров;
— виды включенных в счет расходов (основных и дополнительных услуг).
На необходимость детализации расходов в гостиничном счете Минфин обращал внимание и в
письме от 31.08.2007 г. № 31-26030-13-16/17569.Рекомендуемая Госстроем форма счета (
форма № 4-г), в принципе, содержит все вышеприведенные реквизиты, за исключением налогового номера продавца и категории гостиницы. Налоговый номер, по нашему мнению, гостиницам — плательщикам НДС указывать обязательно в тех случаях, когда не выписывается налоговая накладная и не выдается соответствующий фискальный чек РРО или расчетная квитанция по Положению № 614. Тогда при отсутствии этого реквизита в гостиничном счете гостиница обязана по требованию клиента выдать налоговую накладную.Особое внимание следует уделить заполнению реквизита «
содержание и объем операции», который в гостиничном счете представляет собой перечень предоставленных основных и дополнительных услуг. Степень детализации таких услуг в гостиничном счете в нормативных актах не оговаривается, но некоторую информацию об этом можно почерпнуть из Правил пользования гостиницами.Согласно
п. 1.3 Правил к основным относят услуги гостиницы (проживание, питание и т. д.), которые включаются в цену номера (места) и предоставляются потребителю согласно заключенному договору. Дополнительными услугами соответственно считают услуги, которые не относятся к основным услугам гостиницы, заказываются и оплачиваются потребителем дополнительно по отдельному договору. Перечень и стоимость основных и дополнительных услуг устанавливаются гостиницами самостоятельно (п. 3.5 Правил пользования гостиницами). При этом гостиница обязана предоставить потребителю необходимую, достоверную, доступную и своевременную информацию о гостиничных услугах, которая, в частности, включает (п. 2.2 Правил пользования гостиницами*):— цену номера (места в номере);
— перечень основных услуг, которые входят в цену номера (места в номере);
— перечень и цену дополнительных услуг, которые предоставляются за отдельную плату.
* Эти требования корреспондируют с нормами ст. 4 Закона о защите прав потребителей.
Аналогичная информация, по нашему мнению, должна приводиться и
в гостиничном счете. Так, во-первых, в счете следует указать:1) в части основных услуг:
— цену номера, его категорию (одно-, двух-, трехместный, «Люкс», «Полулюкс» и т. д.);
— стоимость одного места в номере;
— количество оплаченных мест в номере;
— информацию о питании (одно-, двух-, трехразовое), если оно включается цену номера (места в номере);
— перечень прочих услуг, включаемых в цену номера;
2) в части дополнительных услуг — перечень и стоимость дополнительно предоставленных клиенту услуг.
Если взималась отдельная
плата за бронирование места в номере, которая не засчитывалась в стоимость его оплаты, информацию об этом также следует указать в гостиничном счете.При желании субъект предпринимательской деятельности (далее — СПД) имеет право
дополнить указанную форму счета дополнительными реквизитами, возможность чего применительно к любым первичным документам подтвердил Госкомстат в письме от 27.11.2006 г. № 14/2-25/89. В частности, к таким реквизитам можно отнести информацию о форме оплаты гостиничных услуг, что исходя из письма Минфина от 23.03.2006 г. № 31-26030-12-29/6045 также желательно указывать в гостиничном счете.Наличие печати
на гостиничном счете не предусмотрено ни Законом о бухучете, ни Положением № 88, поэтому ее ставить не обязательно. Согласно Положению № 88 первичный документ, в том числе гостиничный счет, может быть подписан как лично, так и с применением факсимиле, что в отношении первичных документов подтверждают и официальные органы (см. письма Минюста от 10.01.2005 г. № 19-45-1590, Минфина от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/819).Язык, на котором составляют гостиничный счет.
Реквизиты гостиничного счета в соответствии с Законом «О языках в Украинской ССР» от 28.10.89 г. № 8312-XI и Положением № 88 целесообразно заполнять на украинском языке, а параллельно, при необходимости, можно продублировать на иностранном (как правило, на английском). Впрочем, в тех случаях, когда по каким-либо причинам вместо украинского применяется другой язык, в частности русский, легитимность составленного счета можно подтвердить ссылкой на ст. 11 вышеуказанного Закона, что подтверждается Положением № 88, а также разъяснениями Минюста (письмо от 18.06.2002 г. № 21-44-840), Минфина (письма от 14.03.2008 г. № 31-28000-03-21/8604, от 13.06.2007 г. № 31-34000-10/23-3986/4424).Что же касается налогового учета, то ГНАУ допускает заполнение на русском языке даже такого значимого для нее документа, как налоговая накладная (
письма от 15.08.2003 г. № 12846/7/15-2317-22, № 7068/6/15-2317-22), в связи с чем и в отношении «русскоязычного» гостиничного счета претензий возникнуть не должно.Примерный образец «доработанного» гостиничного счета, основанный на
форме № 4-г, представлен на рисунке на с. 35.Заметим, что такие счета в принципе могут быть использованы не только гостиницами, но и другими средствами размещения (мотели, кемпинги и т. д.), оказывающими услуги по временному размещению граждан.
Состав и реквизиты расчетных документов
Как отмечалось выше, по Инструкции № 59 расчетные документы должны составляться согласно Закону об РРО, что подтверждает и Минфин (письма от 02.03.2009 г. № 31-34000-10-25/5704, от 11.10.2007 г. № 31-18030-07-29/20911).
В то же время из ст. 1 Закона об РРО можно сделать вывод, что его требования распространяются на определенные формы расчетов, а именно: на наличные и/или безналичные расчеты с применением платежных карточек, платежных чеков, жетонов и т. п. Как видим, в данный перечень не попадают обычные безналичные расчеты, когда перечисление осуществляется с одного текущего счета в банке на другой с оформлением платежных поручений, а также расчеты, при которых командированное лицо оплачивает гостиничные услуги путем внесения денежных средств на текущий счет гостиницы через банк. Во втором варианте такая форма оплаты для гостиницы будет расцениваться как безналичная, а для командированного лица — как наличная.
Проживание оплачивалось в безналичной форме с использованием платежных поручений.
В таких случаях, по нашему мнению, расчетным документом, подтверждающим факт оплаты проживания, будет являться платежное поручение и выписка банка. Но при этом крайне желательно, чтобы из документов просматривалась связь осуществленной оплаты с проживанием конкретного лица. Это можно осуществить разными способами, например, указать в поле «Призначення платежу» платежного поручения: «За проживание такого-то лица». Не помешает также указать в гостиничном счете информацию о том, что проживание лица оплачивалось в безналичной форме.Проживание оплачивалось в наличной форме путем внесения денежных средств на текущий счет гостиницы через банк.
В этом варианте необходимо, чтобы работник заполнял документы на перевод наличности не от себя лично, а от имени СПД. Согласно п. 2 гл. 2 Инструкции № 337 при внесении денежных средств юридическим или физическим лицом другому лицу оформляется заявление на перевод наличности. И поскольку при внесении наличности физическим лицом юридическому лицу используется другой документ — счет на уплату платежей, важно не перепутать эти документы. То есть уведомить служащего банка о том, что внесение денежных средств осуществляется от имени юридического лица. Документом, подтверждающим факт внесения наличных денежных средств в этом случае будет выступать квитанция к заявлению на перевод наличности, в которой в поле «Призначення платежу» также желательно указать фразу: «За проживание такого-то лица».Проживание оплачивалось наличностью или в безналичной форме с помощью платежной карточки.
Все остальные формы денежной оплаты, за исключением вышеприведенных, подпадают под действие Закона об РРО. Согласно ст. 2 этого Закона расчетным документом является документ установленной формы и содержания, в частности кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, которые подтверждают факт продажи (возврата) товара, предоставления услуг. Полномочия по установлению формы и содержания расчетных документов ст. 8 Закона об РРО делегированы ГНАУ, что она и исполнила в Положении № 614.Что касается непосредственно платежных карточек, то
имеется два варианта проведения расчетов за гостиничные услуги с использованием платежной карточки. В первом варианте служащий гостиницы принимает платежную карточку и с ее использованием осуществляет оплату через платежный терминал. Тогда в квитанции платежного терминала будет зафиксировано, за что именно была произведена оплата, в данном случае — за гостиничные услуги. Если платежный терминал был соединен с РРО, будет выдан фискальный кассовый чек, содержащий дополнительные реквизиты о проведении операции с использованием платежной карточки. При этом следует учесть, что, по мнению ГНАУ (письмо ГНАУ от 05.12.2005 г. № 11873/6/23-8019), при проведении расчетов с использованием платежного терминала в любом случае должно быть выдано два документа:1) документ, подтверждающий перевод средств со счета;
2) документ, подтверждающий факт приобретения товара (услуги).
То есть представители налогового ведомства считают, что независимо от того, используется терминал вместе с РРО или без него, помимо первого документа (квитанции платежного терминала) должен быть предоставлен еще и второй документ (чек РРО, товарный чек и т. п.).
Во втором варианте работник самостоятельно снимает деньги с корпоративной платежной карточки через банкомат и рассчитывается наличностью. Тогда ему будут выданы обычные документы, как при расчете наличными (см. табл. 1 ниже), но дополнительно к
Отчету об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, необходимо будет приложить подтверждающий документ о снятии наличности: чек банкомата, слип (п. 2.12 Положения № 637, консультация «Порядок отчетности об использовании средств, выданных на командировку» в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 32). Однако нужно учесть, что слип и чек банкомата не являются расчетными документами в понимании Закона об РРО, на что обращают внимание налоговики (см. консультацию в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2006, № 31), поэтому только ими проведение расчетов за гостиничные услуги подтвердить не удастся.В то же время независимо от формы проведения оплаты гостиничный счет командированному лицу должны предоставить в любом случае.
Вместе с тем следует учесть, что имеется ряд ситуаций, при которых СПД применять РРО не обязаны и тогда форма расчетного документа может отличаться от приведенной в Положении № 614.
Образец гостиничного счета
Готель, назва СПД (Hotel)
« Приємний відпочинок», категорія «Три зірки»ТОВ «Готельне обслуговування»
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ:
12345678Індивідуальний податковий номер:
123456780351Адреси (Address)
65031, м. Одеса, вул. Промислова 20Поточний рахунок
№ 260012369280002 у Південному ГРУ Приватбанку, МФО 328704РАХУНОК/INVOICE
№ 5233 травня 2009 року
П. І. Б. клієнта: Прибув
Name of client
Дудар Олексій Іванович Arrive 01.05.2009 р. о 12.00№ кімнати: Вибув
Room №
12 Depart 03.05.2009 р. о 20.00| № з/п | Послуга/Services | Вартість/Hotel charge |
| 1 | Проживання у двомісному номері | 2000,00 1000,00 |
| 2 | Додаткові послуги: |
20,00 |
Сума/Totally
6270,00 грн.ПДВ/Vat
1254,00 грн.Усього з ПДВ/Amount for payment incl. VAT
7524,00 грн.Сума до сплати в грн. /USD/Total in GRN № /USD
7524,00 грн.Оплачено
готівкою 7524,00 грн.Касир/Cashier /
Проценко/ Проценко О. С.Форма расчетного документа на проведение оплаты гостиничных услуг
и особенности его заполнения
| Расчетный документ | Особенности заполнения для гостиниц |
| 1 | 2 |
| 1. Фискальный кассовый чек РРО, используется при проведении операций через РРО ( Закон об РРО, Положение № 614) | Степень детализации наименований предоставленных гостиничных услуг в нормативных актах не оговаривается, по нашему мнению, здесь целесообразно продублировать тот же перечень услуг, что и в гостиничном счете. Если предоставленная услуга не совпадает с единицей измерения (например, оплата за проживание установлена за одно место в номере, а лицо оплатило весь двух-, трехместный номер), то в кассовом чеке РРО следует указать количество и стоимость приобретенной услуги |
| 2. Приходный кассовый ордер (ПКО), может использоваться юридическими лицами*, оказывающими гостиничные услуги (кроме предприятий торговли и общественного питания) вместо чека РРО при проведении расчетов в кассах этих предприятий с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров ( п. 1 ст. 9 Закона об РРО, Положение № 637) | Типовая форма ПКО на сегодняшний день приведена в приложении 2 к Положению № 637. Поле «Підстава» этой формы ПКО в принципе не предусматривает подробной информации о предоставленных услугах, поэтому там можно указать общую фразу, например «за гостиничные услуги согласно счету № » |
| 3. Товарный чек, расчетная квитанция произвольной формы может применяться ФЛП — плательщиками единого налога, которые не применяют РРО** ( п. 6 ст. 9 Закона об РРО) | Типовой формы сейчас нет, но, по мнению ГНАУ ( письмо от 30.12.2005 г. № 13365/6/23-8019) и НБУ (письмо от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507), в силу того, что товарный чек также является расчетным документом, он должен содержать все реквизиты, предусмотренные п. 3.2 Положения № 614, за исключением надписи «Фіскальний чек». И хотя с таким выводом можно поспорить, настаивая на указании только обязательных реквизитов из ст. 9 Закона о бухучете, в осторожном варианте его следует иметь в виду. К тому же и Минфин указал на то, что расчетные документы, подтверждающие факт оплаты расходов на проживание, должны соответствовать Положению № 614 (см. письма Минфина от 31.05.2008 г. № 31-18030-07-27/20644, от 11.10.2007 г. № 31-18030-07-29/20911). В связи с этим особенности заполнения товарного чека применительно к гостиничным услугам см. в п. 1. Особенности составления товарного чека для ФЛП приведен в консультации «Чек, выписанный частным предпринимателем вручную, действителен при наличии в нем всех обязательных реквизитов»//«БН», 2008, № 8, с. 46, а пример — в консультации «Имеет ли право предприятие на валовые расходы, если они подтверждены чеком с надписью «Недействительный чек» //«БН», 2009, № 16, с. 42 |
| 4. Расчетная квитанция ф. № РК-1 может использоваться СПД, которые не применяют РРО, в случае проведения расчетов в безналичной форме с использованием платежных карточек и платежных чеков ( ст. 10 Закона об РРО, п. 24 постановления № 1336, Положение № 614) | Какой именно перечень гостиничных услуг нужно указывать в данном случае, в нормативных актах не говорится. Мы считаем, что и здесь имеет смысл продублировать тот же перечень услуг, что и в гостиничном счете. Однако нужно учесть, что количество полей для записей в установленной форме расчетной квитанции (ф. № РК-1) ограничено, поэтому при их недостаточности остается либо выписывать несколько квитанций, либо приводить перечень услуг в укрупненном виде (основные и дополнительные) |
| *Для ФЛП эта норма неприменима, поскольку в п. 1 ст. 9 Закона об РРО речь идет о предприятиях, учреждениях и организациях. Подробнее о проблеме применения РРО для операций оказания услуг см. статьи «РРО и услуги: применять или не применять» //«БН», 2008, № 13, с.10 и «Частный пансионат: организация деятельности и налоговый учет»//«БН», 2008, № 29. ** Напомним, что в соответствии с Положением № 637 ПКО не может использоваться ФЛП, на что обращают внимание и официальные органы (см. письма НБУ от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507, от 22.11.2005 г. № 11-113/3961-11594, письмо Госпредпринимательства от 16.03.2005 г. № 1679). Существует также мнение, что ФЛП — плательщики единого налога могут в качестве расчетного документа использовать гостиничный счет со штампом «оплачено». Вместе с тем, учитывая позицию ГНАУ и Минфина к вопросу заполнения расчетных документов такими лицами, этот вариант оформления расчетов за гостиничные услуги мы использовать не рекомендуем. | |
Командированный работник предоставил документы на проживание — на что нужно обратить внимание
Как отмечалось выше, порядок отражения в учете операции по возмещению расходов командированного лица будет зависеть от того, какие документы на проживание он предоставит.
По нашему мнению,
при проверке гостиничных документов внимание следует обратить на такие моменты :1. Состав документов.
Как отмечалось выше, возмещение расходов на проживание можно проводить в том случае, когда работник предоставляет гостиничный счет и расчетный документ об оплате.Правда, при определенных обстоятельствах собственник может принять решение о возмещении расходов и без предоставления всех подтверждающих документов, но такая компенсация уже будет рассматриваться как финансирование личных нужд работника с иными правилами налогообложения. В частности, эти суммы не будут включаться в валовые расходы и в налоговый кредит по НДС, но попадут под обложение налогом с доходов физических лиц по аналогии со сверхнормативными суточными, по поводу которых см.
письма ГНАУ от 21.04.2004 г. № 3928/5/17-3116, от 27.04.2004 г. № 7534/7/17-3117, от 25.03.2004 г. № 2776/5/17-2116, письмо Минфина от 31.12.2004 г. № 31-03170-07-10/24030, консультации в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2007, № 27 «Податковий облік витрат на відрядження та сплата соціальних внесків», 2004, № 28 «Перевищення суми коштів на відрядження», 2006, № 36 «Збільшення підприємством добових витрат»).Вместе с тем излишне израсходованной эта сумма считаться не должна (
письма ГНАУ от 27.04.2004 г. № 7534/7/17-3117, от 17.05.2005 г. № 4347/6/17-3116). Что же касается начисления на эти суммы пенсионно-соцстраховских начислений, то можно отстаивать такое необложение по аналогии со сверхнормативными суточными как расходы, связанные с командировками. О необложении таких расходов см. письма ПФУ от 16.07.2007 г. № 13184/03-20, от 06.11.2007 г. № 27876/03, письма ФНС от 07.07.2006 г. № 01-16-1457, от 22.06.2006 г. № 161-07-2. Хотя в осторожном подходе можно порекомендовать увеличить на сумму неподтвержденных расходов суточные и представить эту компенсацию как сверхнормативные суточные.Заметим также, что некоторые сотрудники налогового ведомства придерживаются позиции, что за непредоставление расчетного документа об оплате гостиничных услуг может быть наложена санкция по
ст. 1 Указа № 436* (см. консультацию в газете «Налоговый, банковский, таможенный консультант», 2001, № 36 «Может ли гостиничный счет при отсутствии фискального чека подтверждать расходы?»). В то же время мы с таким подходом согласиться не можем, поскольку в данном случае услуги по проживанию получает не предприятие, а его работник. Предприятие же просто компенсирует работнику понесенные расходы на основании ст. 121 КЗоТ.* Штраф за проведение наличных расчетов без предоставления получателем средств копии платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, другого письменного документа), который бы подтверждал уплату покупателем наличных средств, — в размере уплаченных средств.
2. Обязательные реквизиты
. О них мы уже говорили выше. Добавим, что, по мнению ГНАУ (письмо от 09.12.2008 г. № 12115/6/23-7019), которая ссылается на п.п. 2.1 Положения № 614 в случае отсутствия хотя бы одного из обязательных реквизитов или несоблюдения сферы применения, документ не является расчетным. А в консультации «Документальное оформление служебных командировок в пределах Украины и за рубеж» в журнале «Вестник налоговой службы Украины 2004, № 10 представители органов ГНС указали на то, что запрещается осуществлять оплату расходов на наем жилья по общим счетам (один на двоих или нескольких командированных) без отражения в них фамилии лица и стоимости нанятого номера, срока пребывания и видов расходов. Поэтому наличию всех обязательных реквизитов в расчетном документе следует уделить особое внимание.Кроме того, необходимо провести обычные действия по проверке состава полученных услуг, в частности проанализировать:
— за сколько мест проводилась оплата гостиничных услуг (согласно
п. 1.6 раздела I Инструкции № 59 возмещаются только фактические расходы на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки проживания). Если такая информация из гостиничного счета не просматривается, можно запросить в гостинице справку (в произвольной форме), которая, по мнению Минфина (письмо от 26.05.2006 г. № 31-14010-03-25/11239), при указании в ней обязательных реквизитов, предусмотренных Законом о бухучете и Положением № 88, также будет иметь статус первичного документа;— включалось ли в стоимость гостиничного номера питание (от этого по
постановлению КМУ № 663 зависит сумма суточных);— при выделении в стоимости услуг НДС — указывался ли индивидуальный налоговый номер в гостиничном счете, в фискальном кассовом чеке РРО или в расчетной квитанции (если он отсутствует и нет налоговой накладной, то при сумме оплаты свыше 240 грн. сумма НДС не включается ни в налоговый кредит, ни в валовые расходы);
— какие дополнительные услуги оплачивались лицом (в
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль и в Инструкции № 59 содержится перечень услуг, которые не подлежат компенсации. Например, налоговики не разрешают возмещать услуги по оплате кабельного телевидения — см. консультацию «Сумма НДС, уплаченная за услуги кабельного телевидения в гостинице, не относится, а за бронирование места относится к составу налогового кредита» в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 37).Ну а проверка документов, подтверждающих «валовозатратность» любых командировочных расходов, — приглашение стороны, наличие заключенного договора и т. п. — заслуживает отдельного внимания.
Итак,
подведем итог. Для возмещения расходов на проживание командированного лица нужно иметь:— счет гостиницы (мотеля) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица;
— расчетный документ (это могут быть различные документы в зависимости от способа расчетов и от того, кто является получателем платежа).
А если услуги по проживанию предоставляет ФЛП, то потребуются еще и документы, подтверждающие его статус (это позволит не удерживать налог с доходов с суммы выплачиваемого ему дохода).
