ГОТЕЛЬНІ ПОСЛУГИ:
оформляємо правильно
З готельними послугами завдяки відрядженням доводиться стикатися практично кожному підприємству. Водночас «готельна» документація завдає багато клопоту бухгалтерам, а цьому неабиякою мірою сприяє різноманіття форм, що застосовуються. Водночас для правильного ведення податкового обліку відрядженою особою має бути надано документи, що містять певні реквізити, без яких підприємство може опинитися у дуже скрутному становищі при перевірці. Якими ж мають бути готельні документи? Відповіді на це запитання присвячено сьогоднішню статтю.
Влада КАРПОВА, консультант газети «Бухгалтерський тиждень», канд. екон. наук,
сертифікований бухгалтер-практик (CAP)
Документи статті
КЗпП —
Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.Закон про ПДВ
— Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР.Закон про РРО
— Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» у редакції від 01.06.2000 р. № 1776-III.Закон про бухоблік
— Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.Закон про захист прав споживачів
— Закон України «Про захист прав споживачів» у редакції від 01.12.2005 р. № 3161-IV.Указ № 436
— Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.Інструкція № 59
— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59.Інструкція № 337
— Інструкція про касові операції в банках України від 14.08.2003 р. № 337.Постанова № 663
— постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.Положення № 88
— Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88.Положення № 614
— Положення про форму і зміст розрахункових документів, затверджене наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614.Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.Порядок № 297
— Порядок надання послуг з тимчасового розміщення (проживання), затверджений постановою КМУ від 15.03.2006 р. № 297.Правила користування готелями
— Правила користування готелями та аналогічними засобами розміщення і надання готельних послуг, затверджені наказом Держтурадміністрації від 16.03.2004 р. № 19.Перелік № 1336
— Перелік окремих форм і умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено здійснювати розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, затверджений постановою КМУ від 23.08.2000 р. № 1336.
Відряджений працівник проживав у готелі: які документи він має надати до своєї бухгалтерії
Розгляд цієї теми почнемо із запитання, які документи необхідні відрядженій особі для підтвердження її проживання у відрядженні. Адже від цього залежить можливість відшкодування такій особі витрачених коштів на проживання та включення їх до складу валових витрат підприємства.
Це питання по-різному вирішується в нормативних актах, що призводить до розбіжностей на практиці. Зокрема, у
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток до документів, що підтверджують вартість проживання відрядженої особи в готелях (мотелях), віднесено рахунки готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи.Аналогічне правило міститься і в
п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ, згідно з яким документом, що надає право на податковий кредит без податкової накладної*, також є готельний рахунок.* При дотриманні певних умов, про які ми розповімо далі.
А от в
Інструкції № 59 наводиться інший склад документів «на проживання». Виходячи з розділу «Загальні положення» Інструкції № 59 підтверджуючими документами є розрахункові документи, зазначені в Законі про РРО та в Законі про податок на прибуток. Ця норма з’явилася в Інструкції № 59 після внесення до неї змін у 2003 році. Раніше ж склад документів регламентувався положеннями наведених вище законів та роз’ясненнями офіційних органів. Очевидно, ці зміни були спрямовані на вирішення проблемної ситуації з підтверджуючими документами, однак усі спірні моменти вони не виключили. Зокрема, залишилася відкритою проблема зі складом підтверджуючих документів при закордонних відрядженнях, до яких загальні норми Закону про РРО незастосовні. Адже малоймовірно, що якийсь іноземний готель через співчуття до особи, яка відряджається з України, видасть потрібний їй розрахунковий документ. У зв’язку з цим у 2007 році внесено зміни до п. 1.4 р. II «Порядок відряджання за кордон» Інструкції № 59, згідно з якими документи, що підтверджують вартість витрат на проживання відрядженої особи за кордоном, оформляються відповідно до законодавства країни відряджання.У результаті на сьогодні
Інструкцією № 59 передбачається два документи, що підтверджують факт витрачання коштів на проживання відрядженої особи:1) готельний рахунок;
2) розрахунковий документ, який залежно від виду відрядження (у межах України та за кордон) може мати різні реквізити.
У зв’язку з цим виникло запитання: як же слід вирішувати колізію наведених вище законодавчих норм та
Інструкції № 59, а саме: чи обов’язково для цілей податкового обліку підтверджувати витрати на проживання, крім рахунка, ще й розрахунковим документом?Аргументи для сміливого підходу — вважати достатнім лише наявність готельного рахунка, як того вимагає
п.п. 5.2.8 Закону про податок на прибуток: його прихильники посилаються на лист ДПАУ від 08.12.2005 р. № 9146/н/15-0314, в якому податківці серед документів, що підтверджують право на валові витрати проживаючої особи, указали тільки готельний рахунок.Водночас нам такий підхід здається надто формальним з деяких причин. По-перше,
Інструкція № 59 приймалася на виконання старої редакції постанови КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 05.01.98 р. № 10, яка, у свою чергу розроблялася на виконання норм п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток. З цього можна дійти висновку, що Інструкція № 59 є підзаконним нормативним актом, що регламентує особливості застосування п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток, і, отже, підприємства мають її використовувати і для цілей ведення податкового обліку. Це, власне, підтверджують і податкові органи, які при роз’ясненні порядку податкового обліку витрат на відрядження посилаються на норми Інструкції № 59 (див. наприклад, листи ДПАУ від 16.02.2009 р. № 1300/6/17-0716, від 08.12.2005 р. № 9146/н/15-0314, лист ДПА в м. Києві від 28.11.2005 р. № 1073/10/31-106, консультації «Порядок звітності про використання коштів, виданих на відрядження» // «Вісник податкової служби України», 2008, № 32; «Відшкодування витрат на проживання та харчування відрядженому на нараду працівнику» // «Вісник податкової служби України», 2008, № 37).По-друге, підприємства керуються нормами
Інструкції № 59 під час прийняття рішення про необхідність відшкодування відрядженій особі понесених витрат, і за відсутності передбачених у ній документів обов’язку щодо їх відшкодування у підприємства немає, що підтверджують і офіційні органи (див. лист Мінфіну від 21.05.2008 р. № 31-18030-07-29/18972, консультацію «Порядок звітності про використання коштів, виданих на відрядження» «Вісник податкової служби України», 2008, № 32). Відповідно і підстава для включення до складу валових тих витрат, відшкодовувати які підприємство не зобов’язане, також відсутня. Непідтверджені витрати може бути відшкодовано за окремим рішенням керівництва, але їх облік вестиметься в іншому порядку.Офіційні органи також неодноразово звертали увагу, що витрати на проживання відрядженої особи мають підтверджуватися готельним рахунком та розрахунковими документами (див.
листи Мінфіну від 11.10.2007 р. № 31-18030-07-29/20911, від 28.02.2002 р. № 041-407-133/12-1943, лист Держпідприємництва від 11.10.2004 р. № 6830, консультацію «Чи можна віднести до валових витрат витрати на проживання в готелі у відрядженні» // «Податковий, банківський, митний консультант», 2008, № 18).Отже, на нашу думку, для обґрунтування відшкодування витрат на проживання відрядженої особи, у тому числі і для цілей податкового обліку, необхідно мати
підтверджуючі документи, зазначені в Інструкції № 59, а саме: рахунок готелю (мотелю) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, і розрахунковий документ.Ці
документи має бути надано в оригіналі (див. Інструкцію № 59, постанову № 663, листи ДПАУ від 16.02.2009 р. № 1300/6/17-0716, від 26.11.2004 р. № 10729/6/17-3116, лист Мінфіну від 21.05.2008 р. № 31-18030-07-29/18972, лист Держпідприємництва від 11.10.2004 р. № 6830), та інших варіантів (скажімо, копій, у тому числі з використанням факсу, довідок) нормативні акти не передбачають. Причому податківці дуже ретельно ставляться до цього питання і вказують на те, що за відсутності оригіналів права на валові витрати немає (див. консультацію «Витрати на відрядження, які підтверджені копіями, а не оригіналами документів, що засвідчують вартість таких витрат, не включаються до складу валових витрат» «Вісник податкової служби України», 2008, № 25).Отже,
без надання оригіналів підстав для відшкодування витрат немає. Тому в ситуації, коли, наприклад, виникає необхідність направлення працівника у відрядження за основним місцем роботи і сумісництвом, витрати на проживання йому фактично може відшкодувати лише одне підприємство (лист МФУ від 29.12.2007 р. № 31-18030-07-27/29310).Є ще один момент, на який слід звернути увагу тим особам, які отримували
готельні послуги від фізичних осіб — підприємців (далі — ФОП). Як відомо, податківці для обґрунтування факту неутримання податку з доходів фізичних осіб вимагають у таких випадках при отриманні послуг від ФОП надання копій Свідоцтва про реєстрацію суб’єктом підприємницької діяльності, Свідоцтва платника єдиного податку і платіжного документа про його сплату (для ФОП на спрощеній системі оподаткування), копії платіжного документа про сплату авансових платежів щодо податку з доходів фізичних осіб — для ФОП на загальній системі (див. із цього приводу листи ДПАУ від 01.09.2006 р. № 9732/6/17-0716, від 13.03.2006 р. № 2241/6/17-0716, від 06.02.2007 р. № 2174/7/17-0717, консультацію в журналі «Вісник податкової служби України», 2008, № 6, а в частині готельних послуг — консультацію «Щодо підтвердження оплати готельних услуг» у газеті «Податковий, банківський, митний консультант», 2007, № 14).І хоча ми вважаємо такі вимоги необґрунтованими, оскільки чинним законодавством їх не передбачено, у безпечному варіанті для уникнення конфліктів з місцевими перевіряючими ксерокопію таких документів від готелю краще все-таки отримати.
Яким має бути готельний рахунок
Форма готельного рахунка
. На сьогодні не існує типової форми готельного рахунка, обов’язкової до застосування всіма суб’єктами господарювання. Відповідно до п. 12 Порядку № 297 зразки форм документів первинного обліку у сфері надання послуг з тимчасового розміщення (проживання) розробляє та затверджує Міністерство культури і туризму, але їх досі не затверджено. У зв’язку з цим після того, як було скасовано бланки суворого обліку в частині оформлення готельних послуг (спільний наказ Держбуду, Держкомітету молодіжної політики, спорту, туризму України від 24.07.2000 р. № 160/1261), залишилися тільки рекомендовані форми, розроблені для ДП «Укркомунобслуговування» (наказ Держбуду від 13.10.2000 р. № 230).Ці форми було рекомендовано для застосування готельними підприємствами незалежно від підпорядкованості та форм власності Держбудом (
лист від 06.03.2002 р. № 5/3-197) і Держтурадміністрацією (лист від 27.03.2002 р. № 14/08-78). Але оскільки ці документи саме рекомендовані, а не обов’язкові до використання, вони застосовуються аж ніяк не всіма готелями.Статус готельного рахунка
. У зв’язку з цим виникає запитання, які ж реквізити має містити готельний рахунок, щоб відповідати вимогам чинного законодавства? Відповідь на нього передусім залежить від того, чи є готельний рахунок первинним документом. Визначення первинного документа міститься у ст. 1 Закону про бухоблік та Положенні № 88 (див. «Що таке первинний документ»).
| Що таке первинний документ Витяг зі ст. 1 Закону про бухоблік «Первинний документ — документ, що містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення». Витяг із Положення № 88 «Первинні документи — це письмові свідоцтва, що фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження і дозволи адміністрації (власника) на їх проведення». |
Ми вважаємо, що
готельний рахунок відповідає цим критеріям та має статус первинного документа. Так, незважаючи на те, що обов’язкової форми готельного рахунка на сьогодні немає, з рекомендованих зразків можна зробити висновок, що в ньому повинна міститися інформація про вартість проживання та надані клієнту послуги. Він фактично є єдиним документом, на підставі якого здійснюється оплата готельних послуг, а розрахунковий документ про таку оплату підтверджує укладення договору про надання готельних послуг (п. 3.6 Правил користування готелями). Виходячи з цього можна говорити, що готельний рахунок є письмовим свідоцтвом, що фіксує та підтверджує факт надання готельних послуг (господарської операції), своєрідним аналогом акта приймання-передачі готельних послуг .Очевидно, унаслідок цих обставин готельний рахунок і наводиться в нормативних актах як документ, що підтверджує витрати на проживання відрядженої особи.
Податківці також дотримуються думки, що документом, який підтверджує факт надання послуги, крім акта приймання-передачі, може бути і будь-який інший документ, зокрема інвойс, що містить обов’язкові реквізити первинного документа (
лист ДПАУ від 30.06.2006 р. № 12304/7/15-0517). А от Мінфін у листі від 27.11.2006 р. № 31-34000-20-23/25136 зауважив, що рахунок (рахунок-фактура) не є первинним документом і його форма не належить до типових, оскільки ним не фіксується будь-яка господарська операція, розпорядження або дозвіл на проведення господарської операції, а він має тільки інформаційний характер. Однак виходячи з поставленого в листі запитання у ньому, мабуть, малися на увазі звичайні рахунки, що виписуються при поставці товарів, матеріалів, готової продукції. А готельний рахунок є особливим документом, винятком із загальних правил, в якому зафіксовано обсяг фактично наданих готельних послуг.Реквізити готельного рахунка.
Як первинний документ готельний рахунок має насамперед містити всі реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік, а саме:— назву документа;
— дату і місце складання;
— назву підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст і обсяг операції, одиницю виміру господарської операції;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
— особистий підпис та інші дані, що можуть ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Крім того, при розробленні форми готельного рахунка доцільно враховувати вимоги й інших нормативних документів, а також роз’яснення офіційних органів з цього питання.
Так, згідно з
п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ для того, щоб готельний рахунок підтверджував право на податковий кредит без податкової накладної, він має містити такі реквізити: загальну суму платежу, суму податку і податковий номер продавця.З положень
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток можна дійти висновку, що в готельному рахунку має міститися також інформація про витрати на харчування, побутові послуги (прання, чищення, ремонт і прасування одягу, взуття чи білизни), якщо вони надавалися.Виходячи з вимог
ДСТУ 4269:2003 «Послуги туристичні. Класифікація готелів» у квитанції має бути зазначено категорію готелю (п’ять зірок тощо), саме ця вимога застосовна і до готельного рахунка.На думку Мінфіну (
листи від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020 і від 28.02.2002 р. № 041-407-133/12-1943), з якою погоджуються і представники податкових органів (див. консультацію «Документальне оформлення службових відряджень у межах України та за кордон» у журналі «Вісник податкової служби України», 2004, № 10), у рахунку готелю мають зазначатися:— прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату;
— термін їх проживання;
— вартість найманих номерів;
— види включених до рахунка витрат (основних і додаткових послуг).
На необхідність деталізації витрат у готельному рахунку Мінфін звертав увагу і в
листі від 31.08.2007 р. № 31-26030-13-16/17569.Рекомендована Держбудом форма рахунка (
форма № 4-г), у принципі, містить усі наведені вище реквізити, за винятком податкового номера продавця та категорії готелю. Податковий номер, на нашу думку, готелям — платникам ПДВ слід зазначати обов’язково в тих випадках, коли не виписується податкова накладна і не видається відповідний фіскальний чек РРО чи розрахункова квитанція згідно з Положенням № 614. Тоді за відсутності цього реквізиту в готельному рахунку готель зобов’язаний на вимогу клієнта видати податкову накладну.Особливу увагу потрібно приділити заповненню реквізиту
«зміст і обсяг операції», який у готельному рахунку є переліком наданих основних і додаткових послуг. Ступінь деталізації таких послуг у готельному рахунку в нормативних актах не застерігається, але деяку інформацію про це можна знайти у Правилах користування готелями.Згідно з
п. 1.3 Правил до основних відносять послуги готелів (проживання, харчування тощо), що включаються до ціни номера (місця) і надаються споживачу згідно з укладеним договором. Додатковими послугами відповідно вважають послуги, що не належать до основних послуг готелю, замовляються і оплачуються споживачем додатково за окремим договором. Перелік та вартість основних і додаткових послуг установлюються готелями самостійно (п. 3.5 Правил користування готелями). При цьому готель зобов’язаний надати споживачу необхідну, достовірну, доступну і своєчасну інформацію про готельні послуги, яка, зокрема, включає (п. 2.2 Правил користування готелями*):— ціну номера (місця в номері);
— перелік основних послуг, що входять до ціни номера (місця в номері);
— перелік і ціну додаткових послуг, що надаються за окрему плату.
* Ці вимоги кореспондують із нормами ст. 4 Закону про захист прав споживачів.
Аналогічна інформація, на нашу думку, має наводитися і
в готельному рахунку. Так, по-перше, у рахунку слід зазначити:1) у частині основних послуг:
— ціну номера, його категорію (одно-, дво-, тримісний, «люкс», «напівлюкс» тощо);
— вартість одного місця в номері;
— кількість оплачених місць у номері;
— інформацію про харчування (одно-, дво-, триразове), якщо воно включається до ціни номера (місця в номері);
— перелік інших послуг, що включаються до ціни номера;
2) у частині додаткових послуг — перелік і вартість додатково наданих клієнту послуг.
Якщо справлялася окрема
плата за бронювання місця в номері, що не зараховувалася до вартості його оплати, інформацію про це також слід зазначити в готельному рахунку .За бажання суб’єкт підприємницької діяльності (далі — СПД) має право
доповнити зазначену форму рахунка додатковими реквізитами, можливість чого стосовно будь-яких первинних документів підтвердив Держкомстат у листі від 27.11.2006 р. № 14/2-25/89. Зокрема, до таких реквізитів можна віднести інформацію про форму оплати готельних послуг, яку виходячи з листа Мінфіну від 23.03.2006 р. № 31-26030-12-29/6045 також бажано зазначати в готельному рахунку.Наявність печатки
на готельному рахунку не передбачена ні Законом про бухоблік, ні Положенням № 88, тому її ставити не обов’язково. Згідно з Положенням № 88 первинний документ, у тому числі готельний рахунок, може бути підписано як особисто, так й із застосуванням факсиміле, що стосовно первинних документів підтверджують і офіційні органи (див. листи Мін’юсту від 10.01.2005 р. № 19-45-1590, Мінфіну від 19.01.2005 р. № 31-04200-30-29/819).Мова, якою складають готельний рахунок
. Реквізити готельного рахунка відповідно до Закону «Про мови в Українській РСР» від 28.10.89 р. № 8312-XI та Положення № 88 доцільно заповнювати українською мовою, а паралельно, за необхідності, можна продублювати іноземною (як правило, англійською). Утім, у тих випадках, коли з будь-яких причин замість української застосовується інша мова, зокрема російська, легітимність складеного рахунка можна підтвердити посиланням на ст. 11 згаданого вище Закону, що підтверджується Положенням № 88, а також роз’ясненнями Мін’юсту (лист від 18.06.2002 р. № 21-44-840), Мінфіну (листи від 14.03.2008 р. № 31-28000-03-21/8604, від 13.06.2007 р. № 31-34000-10/23-3986/4424).Що ж стосується податкового обліку, то ДПАУ допускає заповнення російською мовою навіть такого значущого для неї документа, як податкова накладна (
листи від 15.08.2003 р. № 12846/7/15-2317-22, № 7068/6/15-2317-22), у зв’язку з чим і щодо «російськомовного» готельного рахунка претензій виникнути не повинно.Примірний зразок «доопрацьованого» готельного рахунка, що ґрунтується на
формі № 4-г, показано на рисунку с. 35.Зауважимо, що такі рахунки, у принципі, може бути використано не лише готелями, а й іншими засобами розміщення (мотелі, кемпінги тощо), що надають послуги з тимчасового розміщення громадян.
Склад і реквізити розрахункових документів
Як зазначалося вище, згідно з
Інструкцією № 59 розрахункові документи повинні складатися відповідно до Закону про РРО, що підтверджує і Мінфін (листи від 02.03.2009 р. № 31-34000-10-25/5704, від 11.10.2007 р. № 31-18030-07-29/20911).Водночас зі
ст. 1 Закону про РРО можна дійти висновку, що його вимоги поширюються на певні форми розрахунків, а саме: на готівкові та/або безготівкові розрахунки із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо. Як бачимо, до цього переліку не потрапляють звичайні безготівкові розрахунки, коли перерахування здійснюється з одного поточного рахунка в банку на інший з оформленням платіжних доручень, а також розрахунки, при яких відряджена особа оплачує готельні послуги шляхом унесення грошових коштів на поточний рахунок готелю через банк. У другому варіанті така форма оплати для готелю розцінюватиметься як безготівкова, а для відрядженої особи — як готівкова.
Проживання оплачувалося в безготівковій формі з використанням платіжних доручень.
У таких випадках, на нашу думку, розрахунковим документом, що підтверджує факт оплати проживання, будуть платіжне доручення і виписка банку. Але при цьому вкрай бажано, щоб документи показували зв’язок здійсненої оплати з проживанням конкретної особи. Цього можна досягти різними способами, наприклад, зазначити в полі «Призначення платежу» платіжного доручення: «За проживання такої-то особи». Не зашкодить також зазначити в готельному рахунку інформацію про те, що проживання особи оплачувалося в безготівковій формі.Проживання оплачувалося в готівковій формі шляхом унесення грошових коштів на поточний рахунок готелю через банк.
У цьому варіанті необхідно, щоб працівник заповнював документи на переказ готівки не від себе особисто, а від імені СПД. Згідно з п. 2 глави 2 Інструкції № 337 при внесенні грошових коштів юридичною або фізичною особою іншій особі оформляється заява на переказ готівки. І оскільки при внесенні готівки фізичною особою юридичній особі використовується інший документ — рахунок на оплату платежів, важливо не переплутати ці документи, тобто повідомити обслуговуючий банк про те, що внесення грошових коштів здійснюється від імені юридичної особи. Документом, що підтверджує факт унесення готівкових грошових коштів, у цьому випадку виступатиме квитанція до заяви на переказ готівки, в якій у полі «Призначення платежу» також бажано записати: «За проживання такої-то особи».Проживання оплачувалося готівкою або в безготівковій формі за допомогою платіжної картки.
Усі інші форми грошової оплати, за винятком наведених вище, підпадають під дію Закону про РРО. Згідно зі ст. 2 цього Закону розрахунковим документом є документ установленої форми та змісту, зокрема касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, що підтверджують факт продажу (повернення) товару, надання послуг. Повноваження щодо встановлення форми та змісту розрахункових документів ст. 8 Закону про РРО делеговано ДПАУ, що вона й виконала в Положенні № 614.Що стосується безпосередньо платіжних карток, то є два варіанти проведення розрахунків за готельні послуги з використанням платіжної картки. У першому варіанті службовець готелю приймає платіжну картку і з її допомогою здійснює оплату через платіжний термінал. Тоді у квитанції платіжного термінала буде зафіксовано, за що саме було проведено оплату, у нашому випадку — за готельні послуги. Якщо платіжний термінал сполучений з РРО, буде видано фіскальний касовий чек, що містить додаткові реквізити щодо проведення операції з використанням платіжної картки. При цьому слід ураховувати: на думку ДПАУ (
лист ДПАУ від 05.12.2005 р. № 11873/6/23-8019), у разі проведення розрахунків з використанням платіжного термінала в будь-якому разі має бути видано два документи:1) документ, що підтверджує переказ коштів із рахунка;
2) документ, що підтверджує факт придбання товару (послуги).
Отже, представники податкового відомства вважають: незалежно від того, чи використовується термінал разом з РРО чи без нього, крім першого документа (квитанції платіжного термінала), має бути надано ще й другий документ (чек РРО, товарний чек тощо).
У другому варіанті працівник самостійно знімає гроші з корпоративної платіжної картки через банкомат і розраховується готівкою. Тоді йому буде видано звичайні документи, як при розрахунку готівкою (див. табл. 1 нижче), але додатково до
Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, необхідно буде долучити підтверджуючий документ про зняття готівки: чек банкомату, сліп (п. 2.12 Положення № 637, консультація «Порядок звітності про використання коштів, виданих на відрядження» в журналі «Вісник податкової служби України», 2008, № 32). Однак потрібно враховувати, що сліп та чек банкомата не є розрахунковими документами в розумінні Закону про РРО, на що звертають увагу податківці (див. консультацію в журналі «Вісник податкової служби України», 2006, № 31), тому лише ними проведення розрахунків за готельні послуги підтвердити не вдасться.Водночас незалежно від форми проведення оплати готельний рахунок відрядженій особі мають надати в будь-якому разі
.Разом з тим слід ураховувати, що існують ситуації, при яких СПД застосовувати РРО не зобов’язані, і тоді форма розрахункового документа може відрізнятися від наведеної в
Положенні № 614.
Форма розрахункового документа на проведення оплати готельних
послуг та особливості його заповнення
| Розрахунковий документ і підстави для застосування | Особливості заповнення для готелів |
| 1 | 2 |
| 1. Фіскальний касовий чек РРО, використовується при проведенні операцій через РРО (Закон про РРО, Положення № 614) | Ступінь деталізації найменувань наданих готельних послуг у нормативних актах не застерігається. На нашу думку, тут доцільно продублювати той же перелік послуг, що і в готельному рахунку.Якщо надана послуга не збігається з одиницею виміру (наприклад, оплату за проживання встановлено за одне місце в номері, а особа оплатила весь дво- чи тримісний номер), то в касовому чеку РРО потрібно зазначити кількість і вартість придбаної послуги |
| 2. Прибутковий касовий ордер (ПКО) може використовуватися юридичними особами*, які надають готельні послуги (крім підприємств торгівлі та громадського харчування) замість чека РРО при проведенні розрахунків у касах цих підприємств з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів (п. 1 ст. 9 Закону про РРО, Положення № 637) | Типову форму ПКО на сьогодні наведено в додатку 2 до Положення № 637. Поле «Підстава» цієї форми ПКО у принципі не передбачає докладної інформації про надані послуги, тому там можна написати загальну фразу, наприклад «за готельні послуги згідно з рахунком №___ »
|
| 3. Товарний чек, розрахункова квитанція довільної форми може застосовуватися ФОП — платниками єдиного податку, які не використовують РРО** (п. 6 ст. 9 Закону про РРО) | Типової форми на сьогодні немає, але, на думку ДПАУ (лист від 30.12.2005 р. № 13365/6/23-8019) та НБУ (лист від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507), унаслідок того, що товарний чек також є розрахунковим документом, він повинен містити всі реквізити, передбачені п. 3.2 Положення № 614, за винятком напису «Фіскальний чек». І хоча з таким висновком можна не погодитися, наполягаючи на зазначенні тільки обов’язкових реквізитів зі ст. 9 Закону про бухоблік, при обережному варіанті його слід мати на увазі. До того ж і Мінфін зауважив, що розрахункові документи, що підтверджують факт оплати витрат на проживання, мають відповідати Положенню № 614 (див. листи Мінфіну від 31.05.2008 р. № 31-18030-07-27/20644, від 11.10.2007 р. № 31-18030-07-29/20911). У зв’язку з цим особливості заповнення товарного чека стосовно готельних послуг див. у п. 1. Особливості складання товарного чека для ФОП описано в консультації «Чек, виписаний приватним підприємцем уручну, дійсний за наявності в ньому всіх обов’язкових реквізитів» // «БТ», 2008, № 8, с. 46, а приклад — у консультації «Чи має право підприємство на валові витрати, якщо їх підтверджено чеком з написом «Недійсний чек» // «БТ», 2009, № 16, с. 42 |
| 4. Розрахункова квитанція ф. № РК-1 може використовуватися СПД, які не застосовують РРО, у разі проведення розрахунків у безготівковій формі з використанням платіжних карток і платіжних чеків (ст. 10 Закону про РРО, п. 24 постанови № 1336, Положення № 614) | Який саме перелік готельних послуг потрібно вказувати в цьому випадку, у нормативних актах не зазначається. Ми вважаємо, що й тут є сенс продублювати той же перелік послуг, що і в готельному рахунку. Однак потрібно враховувати, що кількість полів для записів у встановленій формі розрахункової квитанції (ф. № РК-1) обмежена, тому при їх недостатності залишається або виписувати кілька квитанцій, або наводити перелік послуг в укрупненому вигляді (основні та додаткові) |
| *Для ФОП ця норма непридатна, оскільки в п. 1 ст. 9 Закону про РРО йдеться про підприємства, установи та організації. Докладніше щодо проблеми застосування РРО для операцій надання послуг див. статті «РРО та послуги: застосовувати чи не застосовувати» //«БТ», 2008, № 13, с. 10 і «Приватний пансіонат: організація діяльності та податковий облік» //«БТ», 2008, № 29. ** Нагадаємо, що відповідно до Положення № 637 ПКО не може використовуватися ФОП, на що звертають увагу й офіційні органи (див. листи НБУ від 30.10.2006 р. № 25-113/2453-11507, від 22.11.2005 р. № 11-113/3961-11594, лист Держпідприємництва від 16.03.2005 р. № 1679). Існує також думка, що ФОП — платники єдиного податку можуть як розрахунковий документ використовувати готельний рахунок зі штампом «оплачено». Водночас ураховуючи позицію ДПАУ та Мінфіну щодо питання заповнення розрахункових документів такими особами, цей варіант оформлення розрахунків за готельні послуги ми використовувати не радимо. | |
Відряджений працівник надав документи на проживання — на що потрібно звернути увагу
Як зазначалося вище, порядок відображення в обліку операції з відшкодування витрат відрядженої особи залежатиме від того, які документи на проживання він надасть.
На нашу думку,
при перевірці готельних документів слід звернути увагу на такі моменти.1. Склад документів.
Як зазначалося вище, відшкодування витрат на проживання можна провадити в тому випадку, коли працівник надає готельний рахунок і розрахунковий документ про оплату.Щоправда, за певних обставин власник може прийняти рішення про відшкодування витрат і без надання всіх підтверджуючих документів, але така компенсація вже розглядатиметься як фінансування особистих потреб працівника з іншими правилами оподаткування. Зокрема, ці суми не включатимуться до валових витрат і до податкового кредиту з ПДВ, але потраплять під обкладення податком з доходів фізичних осіб за аналогією з наднормативними добовими, з приводу яких див.
листи ДПАУ від 21.04.2004 р. № 3928/5/17-3116, від 27.04.2004 р. № 7534/7/17-3117, від 25.03.2004 р. № 2776/5/17-2116, лист Мінфіну від 31.12.2004 р. № 31-03170-07-10/24030, консультації в журналі «Вісник податкової служби України» «Податковий облік витрат на відрядження та сплата соціальних внесків» 2007, № 27; «Перевищення суми коштів на відрядження» 2004, № 28; «Збільшення підприємством добових витрат» 2006, № 36).Водночас надміру витраченою ця сума вважатися не повинна (
листи ДПАУ від 27.04.2004 р. № 7534/7/17-3117, від 17.05.2005 р. № 4347/6/17-3116). Що ж до нарахування на ці суми пенсійно-соцстрахівських нарахувань, то можна відстоювати таке неоподаткування за аналогією з наднормативними добовими як витрати, пов’язані з відрядженнями. Про неоподаткування таких витрат див. листи ПФУ від 16.07.2007 р. № 13184/03-20, від 06.11.2007 р. № 27876/03, листи ФНС від 07.07.2006 р. № 01-16-1457, від 22.06.2006 р. № 161-07-2. Хоча при обережному підході можна порадити збільшити на суму непідтверджених витрат добові і показати цю компенсацію як наднормативні добові.Зауважимо також, що деякі працівники податкового відомства дотримуються позиції, що за ненадання розрахункового документа про оплату готельних послуг може бути накладено санкцію за
ст. 1 Указу № 436* (див. консультацію «Чи може готельний рахунок за відсутності фіскального чека підтверджувати витрати?» у газеті «Податковий, банківський, митний консультант», 2001, № 36). Водночас ми з таким підходом погодитися не можемо, оскільки в цьому випадку послуги з проживання отримує не підприємство, а його працівник. Підприємство ж просто компенсує працівнику понесені витрати на підставі ст. 121 КЗпП.* Штраф за проведення готівкових розрахунків без надання одержувачем коштів копії платіжного документа (товарного чи касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів, — у розмірі сплачених коштів.
2. Обов’язкові реквізити
. Про них уже йшлося вище. Додамо: на думку ДПАУ (лист від 09.12.2008 р. № 12115/6/23-7019), яка посилається на п.п. 2.1 Положення № 614, за відсутності хоча б одного з обов’язкових реквізитів чи недотримання сфери застосування документ не є розрахунковим. А в консультації «Документальне оформлення службових відряджень в межах України та за кордон» у журналі «Вісник податкової служби України», 2004, № 10 представники органів ДПС зауважили, що забороняється здійснювати оплату витрат на наймання житла за спільними рахунками (один на двох чи декількох відряджених) без відображення в них прізвища особи та вартості найнятого номера, терміну перебування та видів витрат. Тому наявності всіх обов’язкових реквізитів у розрахунковому документі слід приділити особливу увагу.Крім того, необхідно виконати звичайні дії щодо перевірки складу отриманих послуг, зокрема, проаналізувати:
— за скільки місць провадилася оплата готельних послуг (згідно з
п. 1.6 розділу I Інструкції № 59 відшкодовуються лише фактичні витрати на наймання житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готельному номері за кожну добу проживання). Якщо така інформація з готельного рахунка не вбачається, можна запитати в готелі довідку (у довільній формі), яка, на думку Мінфіну (лист від 26.05.2006 р. № 31-14010-03-25/11239), при зазначенні в ній обов’язкових реквізитів, передбачених Законом про бухоблік та Положенням № 88, також матиме статус первинного документа;— чи включалося до вартості готельного номера харчування (від цього відповідно до
постанови КМУ № 663 залежить сума добових);— при виділенні у вартості послуг ПДВ — чи вказувався індивідуальний податковий номер у готельному рахунку, у фіскальному касовому чеку РРО чи в розрахунковій квитанції (якщо він відсутній та немає податкової накладної, то при сумі оплати понад 240 грн. сума ПДВ не включається ні до податкового кредиту, ні до валових витрат);
— які додаткові послуги оплачувалися відрядженою особою (у
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток та в Інструкції № 59 міститься перелік послуг, що не підлягають компенсації. Наприклад, податківці не дозволяють відшкодовувати послуги з оплати кабельного телебачення — див. консультацію «Сума ПДВ, сплачена за послуги кабельного телебачення в готелі, не відноситься, а за бронювання місця відноситься до складу податкового кредиту» у журналі «Вісник податкової служби України», 2008, № 37).Ну а перевірка документів, що підтверджують «валововитратність» будь-яких витрат на відрядження (запрошення сторони, наявність укладеного договору тощо), заслуговує на окрему увагу.
Отже,
підіб’ємо підсумок. Для відшкодування витрат на проживання відрядженої особи потрібно мати:— рахунок готелю (мотелю) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;
— розрахунковий документ (це можуть бути різні документи залежно від способу розрахунків і від того, хто є одержувачем платежу).
А якщо послуги з проживання надає ФОП, то будуть потрібні ще й документи, що підтверджують його статус (це дозволить не утримувати податок з доходів із суми виплачуваного йому доходу).
