ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ:
особенности составления обновленной формы
Количество вопросов, поступающих в адрес редакции о порядке заполнения табеля учета использования рабочего времени, свидетельствует об актуальности данного вопроса.
Значения табеля нельзя не дооценивать. Его данные являются основанием для начисления зарплаты работников, оплата труда которых зависит от отработанного времени. Кроме того, при расчете больничных, отпускных и других выплат данные табелей являются источником информации об отработанном работником времени.
Порядок заполнения обновленного табеля рассмотрим в сегодняшней статье.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Обновленная форма табеля с 2009 года
Приказом № 489*
Госкомстат утвердил новые типовые формы по учету расчетов с работниками по заработной плате, личного состава и использования рабочего времени, которые вступили в силу с 1 января 2009 года. Среди них и новая форма табеля учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5). Этим же приказом № 489 отменены табеля учета использования рабочего времени типовых форм № П-12, № П-13 и № П-14, утвержденных приказом Минстата от 09.10.95 г. № 253.* Приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.
Таким образом, с 1 января 2009 года для учета отработанного работником времени необходимо применять
табель типовой формы № П-5.В обновленном
табеле изменены отдельные буквенные символы, используемые при его заполнении, дополнены новыми и исключены те, которые в настоящее время не действуют (см. табл. 1 на с. 41).Для работодателя
составлять табель необходимо для:1) учета количества отработанного рабочего времени работниками, в том числе для расчета зарплаты работникам, оплата труда которых зависит от отработанного времени;
2) контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени;
3) получения данных об отработанном времени для расчета выплат работникам. Так, для расчета оплаты дней болезни, отпуска в связи с беременностью и родами, отпусков, дней командировок и других выплат, расчет которых осуществляют согласно
Порядку исчисления средней заработной платы, утвержденному постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100, необходимы данные об отработанном в расчетном периоде времени;4) составления статистической отчетности по труду.
Несмотря на то что в
п. 1 приказа № 489 сказано об обязательном составлении табеля только юридическими лицами, его уместно вести и физлицу — предпринимателю, когда размер зарплаты зависит от отработанного времени**.** Подробнее см. статью «Частный предприниматель и наемные работники» в рубрике «Тема недели»// «БН», 2009, № 25, с. 36.
Табель
обычно составляют в одном экземпляре уполномоченным на то лицом в порядке, установленном графиком документооборота.Данные о неявках на работу должны быть документально подтверждены.
Например, дни болезни должны подтверждаться листком нетрудоспособности, дни командировок — командировочными удостоверениями, прогулы — составленными актами и т. п.Для отражения использованного рабочего времени за каждый день в
табеле отведено две строки (в таком же порядке ранее заполняли табеля форм № П-12 и № П-13):одна
— для отметки условных обозначений видов затрат рабочего времени;вторая
— для записи количества часов по ним.
Отличия в кодировании использования рабочего времени — анализируем изменения
В обновленном
табеле несколько изменены коды для условного обозначения видов затрат рабочего времени. Приведем сравнение старых и новых кодов в табл. 1 на с. 41
Таблица 1.
Сравнение старых и новых кодов для условного обозначения видов затрат рабочего времени| Условное обозначение видов затрат рабочего времени (наименование из табеля типовой ф. № П-5)
| Код в | |||
| табеле типовой ф. № П-5 | табелях типовых ф. № П-12, П-13 и П-14 | |||
| буквенный | цифровой | буквенный | цифровой | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Часы работы, предусмотренные колдоговором | Р | 01 | р | 01 |
| рвц | 05 | |||
| рвв | 06 | |||
| — | 07 | |||
| лч | 23 | |||
| Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) согласно законодательству | РС | 02 | — | — |
| Вечерние часы работы | ВЧ | 03 | — | — |
| Ночные часы работы | РН | 04 | н | 02 |
| Сверхурочные часы работы | НУ | 05 | нув | 08 |
| нуп | 04 | |||
| Часы работы в выходные и праздничные дни | РВ | 06 | — | — |
| Командировка | ВД | 07 | к | 08 |
| вс | 09 | |||
| зс | 10 | |||
| Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках*) | В | 08 | в | 11 |
| Ежегодный дополнительный отпуск (ст. 7, 8 Закона об отпусках) | Д | 09 | — | — |
| Дополнительный отпуск, предусмотренный ст. 20, 21, 30 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XII
| Ч | 10 | — | — |
| Творческий отпуск (ст. 16 Закона об отпусках) | ТВ | 11 | — | — |
| Дополнительный отпуск в связи с учебой (ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках) | Н | 12 | ву | 13 |
| л | 14 | |||
| Отпуск без сохранения заработной платы в связи с учебой (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках) | НБ | 13 | лс | 15 |
| щ | 26 | |||
| Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25, кроме пп. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках) | ДБ | 14 | а | 28 |
| Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, которые имеют детей (ст. 19 Закона об отпусках) | ДО | 15 | — | — |
| Отпуск по беременности и родам (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках) | ВП | 16 | вв | 17 |
| вж | 12 | |||
| Отпуск для ухода за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (п. 3 ст. 25 Закона об отпусках) | ДД | 17 | вж | 12 |
| Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках) | НА | 18 | а | 28 |
| Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работы) | БЗ | 19 | — | — |
| Неявка в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю) | НД | 20 | — | — |
| Неявка в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования | НП | 21 | — | — |
| Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и т. др.) | ІН | 22 | цн | 18 |
| д | 21 | |||
| ч | 22 | |||
| м | 24 | |||
| Простои | П | 23 | пц | 19 |
| пв | 20 | |||
| цп | 30 | |||
| вп | 31 | |||
| Прогулы | ПР | 24 | пр | 32 |
| Массовые невыходы на работу (забастовка) | С | 25 | мн | 36 |
| Оплачиваемая временная нетрудоспособность | ТН | 26 | х | 16 |
| Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и др., подтвержденная справкой лечебных заведений) | НН | 27 | т | 27 |
| ж | 25 | |||
| Неявки по невыясненным обстоятельствам | НЗ | 28 | зп | 33 |
| пз | 34 | |||
| Другие виды неявок, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями | ІВ | 29 | пр | 32 |
| Другие причины неявок | I | 30 | пр | 32 |
| Не имеет аналога в обновленном табеле по ф. № 5-П
| Х | Х | аа | 29 |
| вщ | 35 | |||
| * Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР. | ||||
Особенности заполнения табеля в отдельных случаях
Записи о выходных днях.
В обновленном табеле не предусмотрена кодировка для выходных дней (дней еженедельного отдыха), а также для праздничных и нерабочих дней, как это было в старых табелях («вщ» — 35). Это вполне логично, потому что, судя по названию документа, в табеле следует накапливать информацию об использовании именно рабочего времени. А период отдыха таковым не является. Поэтому в полях напротив таких дней можно поставить как прочерк, так и оставить их незаполненными (на свое усмотрение).В то же время если работник работает в выходные, праздничные дни и для него работа в это время не является обычной (т. е. предусмотренной трудовым договором по его графику работы), то отработанное время табелируют кодом «РВ» (06).
Неполное рабочее время
. Для часто применяемого в последнее время режима работы с неполным рабочим временем (днем, неделей) в обновленном табеле предусмотрены два кода:«РС» (02) — часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) согласно законодательству;
«НД» (20) — неявка в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю).
Понятно, что вторым кодом («НД» (20)) обозначают работу в режиме неполного рабочего времени, установленном по инициативе работодателя (это следует из его названия). Что касается первого кода («РС» (02)), то, вероятнее всего, им необходимо кодировать отработанное неполное время, установленное по инициативе работника.
Если работник заболел в командировке (в отпуске)
. Если работник заболел в командировке (в табеле отражают кодом «ВД»), то дни болезни не включаются в срок командировки, а временная нетрудоспособность, подтвержденная больничным, оплачивается в общем порядке*.* О том, как получить работнику больничный в командировке, см. в статье «Заполняем больничный лист» // «БН», 2008, № 25, с. 41; об особенностях командировки в период болезни – в статье «Если работник заболел в командировке» // «БН», 2008, № 49, с. 36; об оплате дней болезни в статье «Больничные-2009» в рубрике «Тема недели» // «БН», 2009, № 17, с. 35.
В
табеле за дни болезни в командировке можно отразить:— как временную нетрудоспособность с отметкой «
ТН»;— одновременно двумя кодами, например, через дробь («
ВД/ ТН»).Так как отметки в
табеле проставляют ежедневно, а о болезни работника в командировке на предприятии могут узнать позже, в том числе и по возращении его из командировки, то необходимо внести изменения в табель. Для этого на основании предоставленного работником больничного листа можно составить бухгалтерскую справку, в которой приводят уточненные данные об использовании работником рабочего времени и сделана соответствующая пометка в табеле. Не дооценивайте важность исправления в табеле такого периода, ведь в последующем данные об отработанном работником времени могут учитываться при расчете ему выплат. А, в свою очередь, данные об отработанном времени, как правило, берут из табеля.В таком же порядке необходимо отразить дни болезни, если работник заболел в период отпуска, простоя и т. п.
Отъезд и возвращение работника из командировки в выходной день
. Если работник отбыл в командировку или прибыл из нее в выходной (праздничный, нерабочий) день или он работает в командировке в такие нерабочие дни, то ему предоставляют отгул или выплачивают компенсацию в двойном размере*. При этом в табеле этот период отмечают так:* Подробнее см. статью «Внутриукраинские командировки: интересные вопросы в разъяснениях официальных органов»// «БН», 2009, № 13, с. 42.
1)
если работник направляется в командировку специально для работы в выходной день, то он имеет право либо на оплату этого рабочего времени в двойном размере, либо на другой день отдыха (отгул) — в табеле работу в командировке в нерабочий день отмечают кодом «ВД» (07). Если в последующем предоставляют отгул, то такой день отмечают кодом «ІН» (22);2) если работник выезжает в командировку в выходной день
, то ему в обязательном порядке предоставляется другой выходной день — в табеле день отъезда в командировку отмечают кодом «ВД» (07), а предоставленный в последующем отгул — кодом «ІН» (22);3)
если работник возвращается из командировки в выходной день (такой день возвращения указан в приказе), то работнику может быть предоставлен другой день отдыха, если это предусмотрено правилами внутреннего распорядка — в табеле день приезда из командировки отмечают кодом «ВД» (07). Если в последующем предусмотрено предоставление отгула, то этот день отмечают кодом «ІН» (22).При возникновении тех или иных вопросов по поводу заполнения
табеля исходите из того, что в примечании к нему даны рекомендации по заполнению формы и что она составляется с минимальным количеством показателей, необходимых для заполнения форм государственных статических наблюдений. Поэтому при необходимости данную форму можно дополнять другими показателями (подобную информацию Госкомстат разместил на своем сайте — www.ukrstat.gov.ua). Считаем, что это дает возможность видоизменять предложенные формы первичных документов с учетом специфики деятельности предприятия. На практике и ранее многие предприятия корректировали подобные формы первичных документов, дополняя необходимой информацией или убирая излишнюю, исходя из практической целесообразности.
Пример
На предприятии установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье).
В июне 2009 года на предприятии работники отработали:
Орлов К. К., директор, работает по основному месту работы, отработал все рабочие дни по графику работы (20 рабочих дней), рабочий день 8 часов.
Саблина Л. В., бухгалтер, работает по совместительству (4 часа в понедельник, среду и пятницу и 8 часов в субботу), болела с 15 по 19 июня 2009 г., все другие рабочие дни отработала по своему графику.
Проценко О. С., менеджер по сбыту, работает по основному месту работы, отработал все рабочие дни по графику работы (рабочий день 8 часов) за исключением дней ежегодного отпуска в период 01.06.2009 г. — 07.06.2009 г. Кроме того, с 21 (выходной день) по 30 июня находился в командировке.
Коваленко И. И., секретарь, работает по основному месту работы, работает по своему желанию (заявление) в режиме неполного рабочего дня — 4 часа в день. В период 01.06.2009 г. — 14.06.2009 г. находилась в отпуске без сохранения зарплаты, предоставленной на основании
ст. 26 Закона об отпусках. За июнь отработала 11 рабочих дней.Ивченко О. О., водитель, находился в простое весь месяц.
На основании приведенных данных заполним
табель (с. 44).В сегодняшней статье мы максимально полно рассмотрели порядок заполнения табеля. Если же у вас возникнут вопросы, пишите нам, мы с радостью поможем разобраться с нюансами заполнения этого документа.
