ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ:
особливості складання оновленої форми
Велика кількість запитань, що надходять на адресу редакції, про порядок заповнення табеля обліку використання робочого часу свідчить про актуальність цього питання.
Значення табеля не можна недооцінювати. Його дані є підставою для нарахування зарплати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу. Крім того, при розрахунку лікарняних, відпускних та інших виплат дані табелів є джерелом інформації про відпрацьований працівником час.
Порядок заповнення оновленого табеля розглянемо в сьогоднішній статті.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Оновлена форма Табеля з 2009 року
Наказом № 489*
Держкомстат затвердив нові типові форми з обліку розрахунків з працівниками щодо заробітної плати, особового складу і використання робочого часу, що набрали чинності з 1 січня 2009 року. Серед них — і нова форма табеля обліку використання робочого часу (типова форма № П-5). Цим же наказом № 489 скасовано табелі обліку використання використання робочого часу типових форм № П-12, № П-13 і № П-14, затверджені наказом Мінстату від 09.10.95 р. № 253.* Наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.
Таким чином, з 1 січня 2009 року для обліку відпрацьованого працівником часу необхідно застосовувати
табель типової форми № П-5.В оновленому
табелі змінено окремі буквені символи, що використовуються при його заповненні, доповнено новими та виключено ті, що на сьогодні не діють (див. табл. 1 на с. 41).Роботодавцю
складати табель необхідно для:1) обліку кількості відпрацьованого працівниками робочого часу, у тому числі для розрахунку зарплати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу;
2) контролю за дотриманням працюючими режиму робочого часу;
3) для отримання даних про відпрацьований час, необхідних для розрахунку виплат працівникам. Так, для розрахунку оплати днів хвороби, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпусток, днів відряджень та інших виплат, розрахунок яких здійснюють відповідно до
Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100, необхідні дані про відпрацьований у розрахунковому періоді час;4) для складання статистичної звітності з праці.
Незважаючи на те що в
п. 1 наказу № 489 ідеться про обов’язкове складання табеля тільки юридичними особами, його доречно вести і фізичній особі — підприємцю в тих випадках, коли розмір зарплати залежить від відпрацьованого часу**.** Докладніше див. статтю «Приватний підприємець і наймані працівники» у рубриці «Тема тижня» // «БТ», 2009, № 25, с. 36.
Табель
зазвичай складається в одному примірнику уповноваженою на те особою в порядку, установленому графіком документообігу.Дані про неявку на роботу має бути документально підтверджено.
Наприклад, дні хвороби мають підтверджуватися листком непрацездатності, дні відряджень — посвідченням про відрядження, прогули — складеними актами тощо.Для відображення використаного робочого часу за кожен день у
табелі відведено два рядки (у такому ж порядку раніше заповнювали табель форм № П-12 і № П-13):один
— для умовних позначень видів витрат робочого часу;другий
— для запису кількості годин щодо них.
Відмінності в кодуванні використання робочого часу — аналізуємо зміни
В оновленому
табелі дещо змінено коди для умовного позначення видів витрат робочого часу. Наведемо порівняння старих та нових кодів у табл. 1.
Таблиця 1.
Порівняння старих і нових кодів для умовного позначення видів витрат робочого часу| Умовне позначення видів витрат робочого часу (найменування з табеля типової ф. № П-5) | Код у | |||
| табелі типової ф. № П-5 | табелях типових ф. № П-12, 13 і 14 | |||
| буквений | цифровий | буквений | цифровий | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Години роботи, передбачені колдоговором | Р | 01 | р | 01 |
| рвц | 05 | |||
| рвв | 06 | |||
| — | 07 | |||
| лч | 23 | |||
| Години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства | РС | 02 | — | — |
| Вечірні години роботи | ВЧ | 03 | — | — |
| Нічні години роботи | РН | 04 | н | 02 |
| Наднормові години роботи | НУ | 05 | нув | 08 |
| нуп | 04 | |||
| Години роботи у вихідні та святкові дні | РВ | 06 | — | — |
| Відрядження | ВД | 07 | к | 08 |
| вс | 09 | |||
| зс | 10 | |||
| Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки*) | В | 08 | в | 11 |
| Щорічна додаткова відпустка (ст. 7, 8 Закону про відпустки) | Д | 09 | — | — |
| Додаткова відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII
| Ч | 10 | — | — |
| Творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки) | ТВ | 11 | — | — |
| Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 151 Закону про відпустки) | Н | 12 | ву | 13 |
| л | 14 | |||
| Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (п. 12, 13, 17 ст. 25 Закону про відпустки) | НБ | 13 | лс | 15 |
| щ | 26 | |||
| Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25, крім п. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки) | ДБ | 14 | а | 28 |
| Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки) | ДО | 15 | — | — |
| Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону про відпустки) і відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки) | ВП | 16 | вв | 17 |
| вж | 12 | |||
| Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (п. 3 ст. 25 Закону про відпустки) | ДД | 17 | вж | 12 |
| Відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) | НА | 18 | а | 28 |
| Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання роботи) | БЗ | 19 | — | — |
| Неявки у зв’язку з переведенням з ініціативи роботодавця на неповний робочий день (тиждень) | НД | 20 | — | — |
| Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання | НП | 21 | — | — |
| Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних та громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо) | ІН | 22 | цн | 18 |
| д | 21 | |||
| ч | 22 | |||
| м | 24 | |||
| Простої | П | 23 | пц | 19 |
| пв | 20 | |||
| цп | 30 | |||
| вп | 31 | |||
| Прогули | ПР | 24 | пр | 32 |
| Масові невиходи на роботу (страйки) | С | 25 | мн | 36 |
| Оплачувана тимчасова непрацездатність | ТН | 26 | х | 16 |
| Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою тощо, підтверджена довідкою лікувальних закладів) | НН | 27 | т | 27 |
| ж | 25 | |||
| Неявки з нез’ясованих обставин | НЗ | 28 | зп | 33 |
| пз | 34 | |||
| Інші види неявок, передбачені колективними договорами, угодами | ІВ | 29 | пр | 32 |
| Інші причини неявок | I | 30 | пр | 32 |
| Не має аналогу в оновленому табелі за ф. № 5-П
| Х | Х | аа | 29 |
| вщ | 35 | |||
* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Особливості заповнення табеля в окремих випадках
Записи про вихідні дні.
В оновленому табелі не передбачено кодування для вихідних днів (днів щотижневого відпочинку), а також для святкових та неробочих днів, як це було у старих табелях («вщ» — 35). Це цілком логічно, тому що, судячи з назви документа, у табелі слід накопичувати інформацію про використання саме робочого часу. А період відпочинку не є таким. Тому в полях напроти таких днів можна як поставити прокреслення, так і залишити його незаповненим (на власний розсуд).Водночас, якщо працівник працює у вихідні, святкові дні та для нього робота в цей час не є звичайною (тобто передбаченою трудовим договором за його графіком роботи), то відпрацьований час табелюють кодом «РВ» (06).
Неповний робочий час
. Для режиму роботи з неповним робочим часом (днем, тижнем), що часто застосовується останнім часом, в оновленому табелі передбачено два коди:«РС» (02) — години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства;
«НД» (20) — неявки у зв’язку з переведенням з ініціативи роботодавця на неповний робочий день (тиждень).
Зрозуміло, що другим кодом («НД» (20)) позначають роботу в режимі неповного робочого часу, установленою з ініціативи роботодавця (це випливає з його назви). Що стосується першого коду («РС» (02)), то, найімовірніше, ним необхідно кодувати відпрацьований неповний час, установлений з ініціативи працівника.
Якщо працівник захворів у відрядженні (у відпустці)
. Якщо працівник захворів у період перебування у відрядженні (у табелі відображають з кодом «ВД»), то дні хвороби не включаються до терміну відрядження, а тимчасова непрацездатність, підтверджена лікарняним, оплачується в загальному порядку*.* Про те, як працівнику отримати лікарняний у відрядженні, див. у статті «Заповнюємо лікарняний листок» // «БТ», 2008, № 25, с. 41; про особливості відрядження в період хвороби — у статті «Якщо працівник захворів у відрядженні» // «БТ», 2008, № 49, с. 36; про оплату днів хвороби — у статті «Лікарняні-2009» у рубриці «Тема тижня» // «БТ», 2009, № 17, с. 35.
У
табелі дні хвороби у відрядженні можна відобразити такими способами:— як тимчасову непрацездатність з позначкою
«ТН»;— одночасно двома кодами, наприклад, через дріб (
«ВД/ТН»).Оскільки позначки в
табелі проставляють щодня, а про хворобу працівника у відрядженні на підприємстві можуть дізнатися пізніше, у тому числі й після повернення його з відрядження, то необхідно внести зміни до табеля. Для цього на підставі наданого працівником лікарняного листка можна скласти бухгалтерську довідку, в якій наводяться уточнені дані про використання працівником робочого часу та проставляється відповідна позначка в табелі. Не можна недооцінювати важливість виправлення в табелі такого періоду, адже в подальшому дані про відпрацьований працівником час можуть ураховуватися при розрахунку йому виплат. У свою чергу, дані про відпрацьований час, як правило, беруть із табеля.У такому ж порядку необхідно відобразити дні хвороби, якщо працівник захворів у період відпустки, простою тощо.
Від’їзд і повернення працівника з відрядження у вихідний день
. Якщо працівник відбув у відрядження або прибув з нього у вихідний (святковий, неробочий) день або він працює у відрядженні в такі неробочі дні, то йому надають відгул або виплачують компенсацію в подвійному розмірі*. При цьому в табелі цей період позначають так:* Докладніше див. статтю «Внутрішньоукраїнські відрядження: цікаві питання в роз’ясненнях офіційних органів» // «БТ», 2009, № 13, с. 42.
1)
якщо працівник направляється у відрядження спеціально для роботи у вихідний день, то він має право або на оплату цього робочого часу в подвійному розмірі, або на інший день відпочинку (відгул) — у табелі роботу у відрядженні в неробочий день позначають кодом «ВД» (07). Якщо в подальшому надають відгул, то такий день позначають кодом «ІН» (22);2)
якщо працівник виїжджає у відрядження у вихідний день, то йому обов’язково надається інший вихідний день — у табелі день від’їзду у відрядження позначають кодом «ВД» (07), а наданий у подальшому відгул — кодом «ІН» (22);3)
якщо працівник повертається з відрядження у вихідний день (такий день повернення зазначено в наказі), то працівнику може бути надано інший день відпочинку, якщо це передбачено правилами внутрішнього розпорядку: у табелі день приїзду з відрядження позначають кодом «ВД» (07), а якщо в подальшому передбачено надання відгулу, то цей день позначають кодом «ІН» (22).При виникненні тих чи інших запитань з приводу заповнення
табеля виходьте з того, що у примітці до нього вказано на рекомендаційний характер форми, а також на те, що вона складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статичних спостережень. Тому за необхідності цю форму можна доповнювати іншими показниками (подібну інформацію Держкомстат розмістив на своєму сайті — www.ukrstat.gov.ua). Вважаємо, що це дає можливість видозмінювати запропоновані наказом № 489 форми первинних документів з урахуванням специфіки діяльності підприємства. На практиці й раніше багато підприємств коригували подібні форми первинних документів, доповнюючи необхідною інформацією або видаляючи зайву, виходячи з практичної доцільності.
Приклад
На підприємстві встановлено п’ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями (субота і неділя).
У червні 2009 року на підприємстві працівники відпрацювали:
Орлов К. К., директор, працює за основним місцем роботи, відпрацював усі робочі дні за графіком роботи (20 робочих днів), робочий день — 8 годин.
Сабліна Л. В., бухгалтер, працює за сумісництвом (4 години в понеділок, середу і п’ятницю та 8 годин у суботу), хворіла з 15 по 19 червня 2009 року, решту робочих днів відпрацювала за своїм графіком.
Проценко О. С., менеджер зі збуту, працює за основним місцем роботи, відпрацював усі робочі дні за графіком роботи (робочий день — 8 годин), за винятком днів щорічної відпустки в період 01.06.2009 р. — 07.06.2009 р. Крім того, з 21 (вихідний день) по 30 червня перебував у відрядженні.
Коваленко І. І., секретар, працює за основним місцем роботи, працює за своїм бажанням (заявою) в режимі неповного робочого дня — 4 години на день. У період 01.06.2009 р. — 14.06.2009 р. перебувала у відпустці без збереження зарплати, наданій на підставі
ст. 26 Закону про відпустки. За червень відпрацювала 11 робочих днів.Івченко О. О., водій, перебував у простої весь місяць.
На підставі наведених даних заповнимо
табель (с. 44).У сьогоднішній статті ми спробували максимально повно розглянути порядок заповнення
табеля. Якщо ж у вас виникнуть запитання, пишіть нам, і ми з радістю допоможемо розібратися з нюансами заповнення цього документа.
