ВНУТРИУКРАИНСКИЕ КОМАНДИРОВКИ:
интересные вопросы в разъяснениях официальных органов
В сегодняшней статье мы собрали наиболее интересные разъяснения официальных органов, касающиеся командировок в пределах Украины. В законодательных и нормативно-правовых актах описаны, как правило, основные положения, которые дают ответы на стандартные ситуации, но в жизни, как известно, все намного сложнее и запутаннее. Это и вызывает большое количество спорных и неоднозначных «командировочных» вопросов, позицию контролирующих органов по которым желательно знать бухгалтеру.
Наталия ЖУРАВЛЕВА, консультант газеты «Бухгалтерская неделя»
Документы статьи
КоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Постановление № 663
— постановление КМУ «О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.Порядок № 100
— Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.Инструкция № 59
— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59.
Продолжительность командировки
Может ли работник, находясь в командировке, взять отпуск «за свой счет» на несколько дней и по его окончании вернуться к выполнению служебного поручения?
Нет, не может.
Возможности пребывания работника в отпуске во время служебной командировки, а также выполнения работником служебных обязанностей в период пребывания в отпуске действующим законодательством не предусмотрены (
письмо Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854).
Можно ли отправить в командировку работника в период болезни?
В
письме Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854 сделан однозначный ответ, что этого делать нельзя.Если же в нарушение законодательства работодатель все-таки направил находящегося «на больничном» работника в командировку, то нужно учитывать, что эти дни будут оплачены ему как командировка в полном объеме. При этом права на получение пособия по временной нетрудоспособности у работника не будет, так как он в эти дни выполнял служебное задание по поручению работодателя и эту работу работодатель должен оплатить (т. е. работник не терял заработок).
Иное дело, если работник заболел в командировке. В этом случае за дни болезни в командировке работодатель должен выплатить командированному работнику суточные и оплатить дни болезни согласно
больничному листу (подробнее см. статью «Если работник заболел в командировке» // «БН», 2008, № 49, с. 36).
Работник несанкционированно задержался в командировке на несколько дней. Оплачиваются ли ему суточные, проживание в гостинице за эти дни, а также расходы на проезд?
Если работник без уважительной причины задержался в командировке на несколько дней, то
ни суточные, ни расходы на проживание за эти дополнительные дни ему не оплачиваются. Затраты на проезд возмещаются в полном объеме (письмо ГНАУ от 08.12.2005 г. № 9146/н/15-0314).Иного мнения придерживается Минфин. В
письме от 05.12.2005 г. № 31-18030-07-13/26216 он запрещает возмещать работнику и суточные, и расходы на проживание, и затраты на обратный проезд, так как дата на транспортном документе не будет совпадать с датой на командировочном удостоверении.В этом вопросе мы солидарны с ГНАУ и считаем, что
проезд к месту постоянного проживания должен оплачиваться независимо от того, задержался работник в командировке или нет.Добавим, что за дни беспричинной задержки в командировке, если они приходятся на рабочие дни, за работником не сохраняется средний заработок (
п. 1.10 раздела І Инструкции № 59). Такой день, по сути, является прогулом.Если руководитель издаст приказ о продлении командировки, то работнику будут возмещены все расходы за период задержки в командировке в полном объеме, а также сохранена зарплата за эти дни.
Можно ли выплачивать суточные и оплачивать другие расходы, связанные с командировкой лица, выполняющего работу на предприятии на основании гражданско-правового договора?
Минфин в
письме от 23.03.2006 г. № 31-26030-12-29/6045 справедливо отмечает, что такая поездка в соответствии с положениями Инструкции № 59 не будет считаться командировкой, а следовательно, такому лицу не могут возмещаться суточные расходы, а также расходы на проезд и проживание.По решению руководителя понесенные затраты могут быть возмещены физическому лицу без включения этих сумм в валовые расходы и с удержанием с них налога с доходов.
От себя отметим, что такие затраты можно завуалировать под вознаграждение по договору подряда и на этом основании возместить их командированному лицу и включить в состав валовых расходов на основании
п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль. Можно также заключить с физическим лицом договор поручения на выполнение каких-либо юридических действий. На основании предоставленного отчета поверенному возмещаются все затраты, связанные с выполнением поручения.
Может ли работник отказаться от командировки?
Этому вопросу посвящено
письмо Минтруда от 29.05.2007 г. № 134/06/187-07, где разъясняется, что командировки представляют собой исполнение работником своих служебных обязанностей на определенный срок вне места его работы, но в рамках трудовой функции, предусмотренной трудовым договором между работником и работодателем, а также служебной инструкцией работника.В связи с этим поездка в командировку для работника
обязательна. Отказ от поездки в командировку — это нарушение трудовой дисциплины. Для привлечения работника к дисциплинарной ответственности необходимым является наличие виновного нарушения трудовой дисциплины. Поэтому до применения дисциплинарного взыскания собственник или уполномоченный им орган должен потребовать от нарушителя трудовой дисциплины письменные объяснения (ч. 1 ст. 149 КЗоТ). При наличии уважительных причин неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей, как нарушение трудовой дисциплины, не влечет наложения дисциплинарного взыскания*.* По этому поводу см. также статью «Поощрения и взыскания: боремся за дисциплину и ответственное отношение к работе» // «БН», 2008, № 23, с. 14.
Минтруда напоминает также, что некоторые категории работников не могут направляться в командировки. Речь идет о беременных женщинах и женщинах, имеющих детей в возрасте до трех лет (
ст. 176 КЗоТ). Женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет или детей-инвалидов, не могут направляться в командировки без их согласия (ст. 177 КЗоТ).
Обеспечение работника авансом
За сколько дней до начала командировки работника нужно обеспечить авансом?
И Минфин (
письмо от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780), и Нацбанк (письмо от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866) сошлись во мнении, что четкий срок здесь законодательством не установлен. Главное, чтобы работник был обеспечен авансом до начала командировки в любое время после издания приказа о командировке.Напомним, что необеспечение работника авансом на командировку классифицируется как нарушение законодательства о труде, что влечет за собой ответственность по
ст. 41 КоАП (это подтверждает и Минфин в письме от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504). В соответствии с этой статьей на должностных лиц предприятия, нарушивших трудовое законодательство, налагается штраф в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 грн. до 1700 грн.). Данный штраф налагается районными, районными в городе, городскими судами на основании админпротоколов, составленных инспекциями по труду.
Можно ли работнику, находящемуся в командировке, выдавать или перечислять дополнительные средства в подотчет?
НБУ в
письме от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658 разъясняет, что выдача или перечисление предприятием командированному работнику дополнительной суммы средств на командировку не будет нарушением требований действующих нормативно-правовых актов Украины при условии наличия приказа предприятия относительно продления срока командировки такого работника и предоставления отчета работником об использовании всей суммы полученных им средств до окончания третьего банковского дня после завершения такой командировки.Мы считаем, что в пределах одной командировки работнику можно выдавать (перечислять) аванс частями*.
* См. также статью «Пять хитов внутриукраинских командировок» // «БН», 2007, № 15, с. 41.
Выплата суточных
Работник в один и тот же день прибывает из одной командировки и выбывает в следующую. Как выплачивать суточные?
Если работник выехал в командировку в 23 ч 55 мин (время отправления поезда), надо ли ему выплачивать суточные за этот день?
Что касается
первого вопроса, то суточные в этом случае возмещаются за один день. Такой ответ дан Минфином в письме от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854, и мы с ним полностью согласны.По поводу второго вопроса Минтруда в
письме от 05.10.2007 г. № 327/13/116-07 совершенно справедливо отметило, что при отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки засчитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день прибытия командированного работника к месту постоянной работы. Поэтому за день отбытия в командировку, даже если время отбытия — 23 ч 55 мин., работнику нужно выплатить суточные.
Работники имеют право ежедневно возвращаться из командировки к постоянному месту проживания. Нужно ли выплачивать суточные или только за проезд?
Если возможность ежедневного возвращения предусмотрена в приказе руководителя о направлении работника в командировку, то возмещаются как расходы на командировку, так и суточные (
письмо Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854). Аналогичный вывод сделан и в письме Минфина от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504, где также отмечено, что если решение о ежедневном возвращении зафиксировано в приказе, то в командировочном удостоверении отметки о ежедневном прибытии и выбытии не проставляются. Работнику возмещаются и суточные, и расходы на проезд. При этом, если работник самостоятельно решит не возвращаться к месту проживания, а воспользоваться услугами гостиницы, то расходы на проживание ему не возмещаются.
Возмещение прочих командировочных расходов
Возмещаются ли работнику, отправленному в командировку на служебном легковом автомобиле, расходы на приобретение ГСМ, парковку и стоянку такого автомобиля? Подтверждающие документы предоставлены. Поездка осуществляется в пределах Украины.
По этому вопросу существуют разные мнения официальных органов. Так, в
письмах Минфина от 01.12.2003 г. № 31-03173-07-10/6477 и от 20.06.2007 г. № 31-18030-07/23-4477/4527, а также в письме ГНАУ от 09.12.2008 г. № 12119/6/17-0716 сделан вывод, что затраты на ГСМ при командировке работника в пределах Украины в состав командировочных расходов не включаются. Основание для такой позиции — Инструкция № 59 разрешает возмещать такие затраты только при загранкомандировках. Напомним, что согласно п. 1.13 раздела II Инструкции № 59 в случае командировки за границу на служебном автомобиле затраты на ГСМ возмещаются в соответствии с действующими нормами за километр пробега и утвержденным маршрутом, что должно быть определено в приказе (распоряжении) руководителя предприятия. Мы считаем, что эту норму нужно воспринимать как конкретизирующую (при загранкомандировках затраты на ГСМ определяются так), а не как ограничивающую норму для внутриукраинских командировок на служебном автомобиле предприятия.Отметим, что эта позиция официальных органов является устоявшейся и общепризнанной, однако это не означает, что данные затраты не возмещаются работнику. Такие расходы, как связанные с хозяйственной деятельностью, подлежат возмещению работнику на основании составленного им авансового отчета и включаются в валовые расходы на основании
п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль. Однако тут нельзя забывать об ограничении, установленном п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль: не включаются в валовые расходы затраты на стоянку и парковку легковых автомобилей и 50 % стоимости приобретенных ГСМ для легковых автомобилей.Примечательно, что в
письме от 15.12.2006 г. № 31-26030-12/19868 Минфин не видит каких-либо причин для отказа в признании командировочными расходами затрат на ГСМ, техническое обслуживание, парковку и стоянку автомобиля, на котором работник едет в командировку. Главное, чтобы такой автомобиль был служебным, а не личным авто работника.
Какие расходы, связанные с проездом работника до места командирования и обратно, а также с передвижением по месту командировки, можно возмещать работнику? Все ли из этих затрат можно включать в валовые расходы?
Действительно, в дороге и при передвижении по месту командировки работник может пользоваться разными видами транспорта, а также разными сопутствующими переездам услугами. В таблице приведем наиболее часто встречающиеся расходы командированных работников и мнение официальных органов относительно их возмещения и «валовозатратности»:
| Вид расходов | Как решается вопрос о возмещении |
| 1 | 2 |
| Проезд городским транспортом общего пользования по месту командировки (кроме такси)
| Расходы, подтвержденные документально, подлежат компенсации, но для этого, по мнению ГНАУ (письмо от 17.08.2005 г. № 31-03173-07/8/17365), маршрут передвижения должен быть согласован и утвержден руководителем предприятия. Причем сделать это можно и после возвращения из командировки. Согласны с таким подходом (п. 1.7 раздела І Инструкции № 59) |
| Расходы на оплату проезда в маршрутном такси
| Расходы, подтвержденные документально, подлежат компенсации (см. письмо ГНАУ от 12.07.2006 г. № 13098/7/15-0317)
|
| Расходы на оплату проезда в метро
| Компенсация невозможна из-за отсутствия подтверждающих расходы документов (компенсировать такие расходы можно только за счет прибыли предприятия; ее сумма включается в налогооблагаемый доход работника). Если проездные документы по безналичному расчету, есть право на валовые расходы
|
| Расходы на оплату пользования услугами камеры хранения
| Расходы не компенсируются. Компенсация возможна только за счет прибыли предприятия; ее сумма включается в налогооблагаемый доход работника (письмо Минфина от 17.08.2005 г. № 31-03173-07/8/17365). В Инструкции № 59 и в п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль о таких затратах ничего не сказано, поэтому считать их командировочными оснований нет
|
| Расходы на оплату пользования услугами платного зала ожидания
| Расходы не компенсируются (компенсация возможна только за счет прибыли предприятия; ее сумма включается в налогооблагаемый доход работника) (см. письмо Минфина от 21.09.2005 г. № 31-03173-07-13/20079). В Инструкции № 59 и в п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль о таких затратах ничего не сказано, поэтому считать их командировочными оснований нет
|
| Расходы на провоз багажа
| П.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль прямо разрешает расходы на провоз багажа включать в валовые расходы |
| Расходы при возврате транспортного билета
| Расходы в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.) при наличии документа, подтверждающего эти расходы (п. 1.12 раздела І Инструкции № 59) |
| Расходы на оплату услуг сервисных центров по приобретению билетов
| Согласно п. 1.7 раздела І Инструкции № 59 расходы на проезд возмещаются с учетом всех затрат, связанных с приобретением проездных билетов. Это, на наш взгляд, дает основания компенсировать работнику такие затраты и включать их сумму в валовые расходы
|
| Расходы на оплату постельного белья
| Расходы, связанные с пользованием постельными вещами, возмещаются работнику согласно п. 1.7 раздела І Инструкции № 59
|
| Расходы на приобретение электронного авиабилета
| Минфин в письме от 10.01.2008 г. № 31-18030-07-21/147 указал, что распечатка маршрута (а именно этот документ перевозчик выдает пассажиру, путешествующему по электронному авиабилету) не подтверждает понесенные работником расходы на проезд. Подтверждать расходы могут проездные документы, зарегистрированные РРО, приходные кассовые ордера или квитанции. На наш взгляд, распечатка маршрута подтверждает понесенные работником расходы, так как этот документ выдается по факту приобретения авиабилета пассажиром (подробнее см. комментарий к указанному письму, «БН», 2008, № 10, с. 9)
|
Директор предприятия рассчитался за проживание в гостинице корпоративной карточкой за себя и за двух своих работников. Можно ли возместить ему такие расходы?
Минфин в
письме от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020 говорит, что в таком случае директор к авансовому отчету прилагает оригиналы квитанций (счетов) гостиницы, в которых должны быть отражены фамилии лиц, за проживание которых осуществлена оплата, сроки проживания в гостинице указанных лиц, стоимость снятых ими номеров и виды включенных в квитанции (счета) расходов.При этом следует обратить внимание, что выданная на имя директора предприятия квитанция на оплату проживания в гостинице всех работников предприятия на полную (общую) сумму без определения указанных выше реквизитов не может быть принята к отчету.
Учет и оплата рабочего времени во время командировки
Должен ли работник выходить на работу в те дни, когда он уезжает в командировку поздно вечером или возвращается из нее рано утром?
Минтруда в
письме от 05.10.2007 г. № 327/13/116-07 считает, что в Инструкции № 59 не оговорена обязанность работника находиться на работе в день отъезда в командировку или в день прибытия из нее. Такие вопросы могут устанавливаться в коллективном договоре. Мы полностью согласны с Минтруда.В этом же
письме Минтруда попыталось дать ответ на этот вопрос о том, как оплачивать день отъезда в командировку или возвращения из нее, если работник в этот день вышел на работу. Однако четкий вывод им так и не был сделан. Тем не менее логика Минтруда такова: отметки в табеле учета использования рабочего времени о причинах неявок на работу или о фактически отработанном времени и расчета заработной платы делаются на основании документов, оформленных надлежащим образом. Если работник не вышел на работу по причине командировки, то в табеле делается отметка «ВД» или «07» (командировка), и этот день оплачивается ему исходя из среднего заработка за последние два месяца.Соответственно если работник вышел на работу в день отъезда в командировку или приезда из нее, то в табеле делается отметка о фактически отработанном времени
(«р» или «01»). В таком случае этот день оплачивается исходя из фактического заработка (установленного оклада, ставки, сдельных расценок и т. п.). Причем суточные за день отъезда в командировку или приезда из нее выплачиваются в полном объеме вне зависимости от того, вышел на работу в этот день работник или нет.
Нужно ли предоставлять отгул или платить компенсацию в двойном размере заработка работнику, отбывающему в командировку в выходной день или прибывающему из нее в выходной день?
Данный вопрос урегулирован
ст. 72, 73 и 107 КЗоТ, а также абзацами одиннадцатым — тринадцатым раздела «Общие положения» Инструкции № 59.Минтруда в
письме от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08 разъясняет, что в соответствии с Инструкцией № 59, если работник специально командируется для работы в праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается ему согласно действующему законодательству. Это значит, что для того чтобы у работника появилось право на компенсацию (оплата в двойном размере по ст. 107 КЗоТ), работник должен именно работать в командировке в выходной день. Время проезда к месту командировки и назад работой не считается, и поэтому Минтруда приходит к выводу, что если день выезда или приезда из командировки приходятся на выходной день, то компенсация за работу в эти дни не выплачивается.Таким образом:
—
если работник направляется в командировку специально для работы в выходной день, то он имеет право либо на оплату этого рабочего времени в двойном размере, либо на другой день отдыха (ст. 72, 73, 107 КЗоТ);— если работник выезжает в командировку в выходной день
, то ему в обязательном порядке предоставляется другой выходной день;—
если работник возвращается из командировки в выходной день (такой день возвращения указан в приказе), то работнику может быть предоставлен другой день отдыха, если это предусмотрено правилами внутреннего распорядка.Добавим, что предоставление другого дня отдыха в табеле учета рабочего времени отражается как другое неотработанное время, предусмотренное законодательством. В этом случае в табеле используют следующие коды: буквенный —
«ІН», цифровой — «22».
В случае повышения окладов (ставок) на предприятии нужно ли корректировать заработную плату работника на коэффициент повышения при расчете средней зарплаты, которая сохраняется за ним на период командировки?
Да, нужно.
Минтруда в
письме от 04.04.2006 г. № 260/13/84-06 разъясняет, что п. 10 Порядка № 100, касающийся корректировки зарплаты в расчетном периоде при повышении окладов (ставок, тарифов и т. п.), применяется при расчете средней зарплаты во всех случаях ее сохранения.Таким образом, если на предприятии состоялось повышение окладов по решениям, предусмотренным в коллективном договоре (соглашении) для всех работников предприятия, заработная плата за период времени до повышения корректируется на коэффициент ее повышения.
В случае изменения тарифной ставки (должностного оклада) работника в связи с присвоением более высокого разряда, переводом на другую более высокооплачиваемую работу (должность) и т. п. такая корректировка средней заработной платы не осуществляется.
Вот на такие разъяснения мы хотели обратить ваше внимание. Надо сказать, что тема командировок по истине неисчерпаема, и мы уделяем ей немало внимания на страницах нашего издания. Напомним некоторые статьи, из которых вы сможете почерпнуть интересную информацию о командировках:
— статья «Загранкомандировки: суточные в валюте» // «БН», 2009, № 11, с. 28;
— статья «Если работник заболел в командировке» // «БН», 2008, № 49, с. 36;
— вкладыш «Служебные командировки — самое важное» // «БН», 2008, № 16, с. 23;
— статья «Проживание в командировке на съемной квартире — возможно ли это?» // «БН», 2008, № 9, с. 19;
— тема «Хиты загранкомандировок» // «БН», 2007, № 43, с. 37;
— тема «Пять хитов внутриукраинских командировок» // «БН», 2007, № 15, с. 41;
— статья «Оплата «командировки» чужого работника» // «БН», 2007, № 9, 15;
— статья «Расходы на страхование работника в командировке» // «БН», 2007, № 5, с. 42;
— статья «В командировку — на собственном автомобиле» // «БН», 2006, № 20, с. 37;
— статья «Сверхнормативные суточные: учет и налогообложение» // «БН», 2006, № 16, с. 20;
— статья «В командировку с «пластиковым» кошельком» // «БН», 2006, № 8, с. 12.
