Теми статей
Обрати теми

Внутрішньоукраїнські відрядження: цікаві питання в роз’ясненнях офіційних органів

Редакція БТ
Стаття

ВНУТРІШНЬОУКРАЇНСЬКІ ВІДРЯДЖЕННЯ:

цікаві питання в роз’ясненнях офіційних органів

 

У сьогоднішній статті ми зібрали найцікавіші роз’яснення офіційних органів щодо відряджень у межах України. У законодавчих та нормативно-правових актах прописуються, як правило, основні положення, що дають відповіді на стандартні ситуації, але в житті, як відомо, усе набагато складніше і заплутаніше. Це й викликає велику кількість спірних та неоднозначних «відряджувальних» запитань, позицію контролюючих органів щодо яких бухгалтеру бажано знати.

Наталія ЖУРАВЛЬОВА, консультант газети «Бухгалтерський тиждень»

 

Документи статті

КУпАП

— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.

КЗпП

— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Закон про податок на прибуток

— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.

Постанова № 663

— постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.

Порядок № 100

— Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

Інструкція № 59

— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59.

 

Тривалість відрядження

 

Чи може працівник, перебуваючи у відрядженні, узяти відпустку «за свій рахунок» на кілька днів і після її закінчення повернутися до виконання службового доручення?

 

Ні, не може

.

Можливості перебування працівника у відпустці під час службового відрядження, а також виконання працівником службових обов’язків у період перебування у відпустці чинним законодавством не передбачено (

лист Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854).

 

Чи можна відправити працівника у відрядження в період хвороби?

 

У

листі Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854 надано однозначну відповідь, що цього робити не можна.

Якщо ж на порушення законодавства роботодавець усе-таки направив працівника, який перебуває на лікарняному, у відрядження, то потрібно враховувати, що ці дні буде оплачено йому як відрядження в повному обсязі. При цьому права на отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності у працівника не буде, оскільки він у ці дні виконував службове завдання за дорученням роботодавця і цю роботу роботодавець має оплатити (тобто працівник не втрачав заробітку).

Інша справа, якщо працівник захворів у відрядженні. У цьому випадку за дні хвороби у відрядженні роботодавець має виплатити відрядженому працівнику добові та оплатити дні хвороби згідно з

лікарняним листком (докладніше див. статтю «Якщо працівник захворів у відрядженні» // «БТ», 2008, № 49, с. 36).

 

Працівник несанкціоновано затримався у відрядженні на кілька днів. Чи виплачуються йому добові та чи оплачується проживання в готелі за ці дні, а також витрати на проїзд?

 

Якщо працівник без поважної причини затримався у відрядженні на кілька днів, то

ні добові, ні витрати на проживання за ці додаткові дні йому не оплачуються. Витрати на проїзд відшкодовуються в повному обсязі (лист ДПАУ від 08.12.2005 р. № 9146/н/15-0314).

Іншої думки дотримується Мінфін. У

листі від 05.12.2005 р. № 31-18030-07-13/26216 він забороняє відшкодовувати працівнику і добові, і витрати на проживання, і витрати на зворотний проїзд, оскільки дата на транспортному документі не збігатиметься з датою на посвідченні про відрядження.

У цьому питанні ми солідарні з ДПАУ та вважаємо, що

проїзд до місця постійного проживання має оплачуватися незалежно від того, затримався працівник у відрядженні чи ні.

Додамо, що за дні безпричинної затримки у відрядженні, якщо вони припадають на робочі дні, за працівником не зберігається середній заробіток (

п. 1.10 розділу І Інструкції № 59). Такий день, по суті, є прогулом.

Якщо керівник видасть наказ про продовження відрядження, то працівнику буде відшкодовано всі витрати за період затримки у відрядженні в повному обсязі, а також збережено зарплату за ці дні.

 

Чи можна виплачувати добові та оплачувати інші витрати, пов’язані з відрядженням особи, яка виконує роботу на підприємстві на підставі цивільно-правового договору?

 

Мінфін у

листі від 23.03.2006 р. № 31-26030-12-29/6045 справедливо зазначає, що така поїздка відповідно до положень Інструкції № 59 не вважатиметься відрядженням, а отже, такій особі не можуть відшкодовуватися добові витрати, а також витрати на проїзд і проживання.

За рішенням керівника понесені витрати може бути відшкодовано фізичній особі без уключення цих сум до валових витрат і з утриманням податку з доходів з них.

Від себе зауважимо, що такі витрати можна завуалювати під винагороду за договором підряду і на цій підставі відшкодувати їх відрядженій особі та включити до складу валових витрат на підставі

п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток. Можна також укласти з фізичною особою договір доручення на виконання будь-яких юридичних дій. На підставі наданого звіту повіреному відшкодовуються всі витрати, пов’язані з виконанням доручення.

 

Чи може працівник відмовитися від відрядження?

 

Цьому питанню присвячено

лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 134/06/187-07, де роз’яснюється, що відрядження — це виконання працівником своїх службових обов’язків на певний термін поза місцем його роботи, але в межах трудової функції, передбаченої трудовим договором між працівником і роботодавцем, а також службовою інструкцією працівника.

У зв’язку з цим поїздка у відрядження для працівника є

обов’язковою. Відмова від поїздки у відрядження є порушенням трудової дисципліни. Для притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності необхідною є наявність винного порушення трудової дисципліни. Тому до застосування дисциплінарного стягнення власник чи уповноважений ним орган має затребувати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення (ч. 1 ст. 149 КЗпП). За наявності поважних причин невиконання чи неналежне виконання працівником трудових обов’язків як порушення трудової дисципліни не спричинює накладення дисциплінарного стягнення*.

* Із цього приводу див. також статтю «Заохочення і стягнення: боремося за дисципліну та відповідальне ставлення до роботи» // «БТ», 2008, № 23, с. 14.

Мінпраці також нагадує, що деякі категорії працівників не можуть направлятися у відрядження. Ідеться про вагітних жінок та жінок, які мають дітей віком до трьох років (

ст. 176 КЗпП). Жінки, які мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей-інвалідів, не можуть направлятися у відрядження без їх згоди (ст. 177 КЗпП).

 

Забезпечення працівника авансом

 

За скільки днів до початку відрядження працівника потрібно забезпечити авансом?

 

І Мінфін (

лист від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780), і Нацбанк (лист від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866) погодилися з думкою, що тут чіткого строку законодавством не встановлено. Головне, щоб працівника було забезпечено авансом до початку відрядження в будь-який час після видання наказу про відрядження.

Нагадаємо, що незабезпечення працівника авансом на відрядження класифікується як порушення законодавства про працю, що тягне за собою відповідальність за

ст. 41 КУпАП (це підтверджує і Мінфін у листі від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504). Відповідно до цієї статті на посадових осіб підприємства, які порушили трудове законодавство, накладається штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.). Цей штраф накладається районними, районними в місті, міськими судами на підставі адмінпротоколів, складених інспекціями з праці.

Чи можна працівнику, який перебуває у відрядженні, видавати чи перераховувати додаткові кошти у підзвіт?

 

НБУ в

листі від 15.03.2007 р. № 11-113/981-2658 роз’яснює, що видача або перерахування підприємством відрядженому працівнику додаткової суми коштів на відрядження не буде порушенням вимог чинних нормативно-правових актів України за умови наявності наказу підприємства щодо продовження терміну відрядження такого працівника і надання працівником звіту про використання всієї суми отриманих ним коштів до закінчення третього банківського дня після завершення такого відрядження.

Ми вважаємо, що в межах одного відрядження працівнику можна видавати (перераховувати) аванс частинами*.

* Див. також статтю «П’ять хітів внутрішньоукраїнських відряджень» // «БТ», 2007, № 15, с. 41.

 

Виплата добових

 

Працівник у той самий день прибуває з одного відрядження та від’їжджає в наступне. Як виплачувати добові?

Якщо працівник вирушив у відрядження о 23 год 55 хв (час відправлення поїзда), чи потрібно йому виплачувати добові за цей день?

 

Що стосується

першого запитання, то добові в цьому випадку відшкодовуються за один день. Таку відповідь дав Мінфін у листі від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854, і ми з ним повністю згодні.

З приводу другого запитання Мінпраці в

листі від 05.10.2007 р. № 327/13/116-07 цілком справедливо зауважило, що при відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, до терміну відрядження зараховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи. Тому за день від’їзду у відрядження, навіть якщо час від’їзду — 23 год. 55 хв, працівнику потрібно виплатити добові.

 

Працівники мають право щодня повертатися з відрядження до постійного місця проживання. Потрібно виплачувати добові чи тільки оплачувати проїзд?

 

Якщо можливість щоденного повернення передбачено в наказі керівника про направлення працівника у відрядження, то відшкодовуються як витрати на відрядження, так і добові (

лист Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854). Аналогічний висновок зроблено і в листі Мінфіну 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504, де також зауважено: що якщо рішення про щоденне повернення зафіксоване в наказі, то у посвідченні про відрядження позначки про щоденне прибуття і вибуття не проставляються. Працівнику відшкодовуються і добові, і витрати на проїзд. При цьому, якщо працівник самостійно вирішить не повертатися до місця проживання, а скористатися послугами готелю, то витрати на проживання йому не відшкодовуються.

 

Відшкодування інших витрат на відрядження

 

Чи відшкодовуються працівнику, відправленому у відрядження на службовому легковому автомобілі, витрати на придбання ПММ, паркування і стоянку такого автомобіля? Підтверджуючі документи надано. Поїздка здійснюється в межах України.

 

З цього питання існують різні думки офіційних органів. Так, у

листах Мінфіну від 01.12.2003 р. № 31-03173-07-10/6477 і від 20.06.2007 р. № 31-18030-07/23-4477/4527, а також у листі ДПАУ від 09.12.2008 р. № 12119/6/17-0716 зроблено висновок, що витрати на ПММ при відрядженні працівника в межах України до складу витрат на відрядження не включаються. Підстава для такої позиції — Інструкція № 59 дозволяє відшкодовувати такі витрати лише при закордонних відрядженнях. Нагадаємо, що згідно з п. 1.13 розділу II Інструкції № 59 у разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на ПММ відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту, що має бути визначено в наказі (розпорядженні) керівника підприємства. Ми вважаємо, що цю норму потрібно сприймати як конкретизуючу (при закордонних відрядженнях витрати на ПММ визначаються саме так), а не як обмежуючу норму для внутрішньоукраїнських відряджень на службовому автомобілі підприємства.

Зауважимо, що ця позиція офіційних органів є усталеною та загальновизнаною, однак це не означає, що ці витрати не відшкодовуються працівнику. Такі витрати як пов’язані з господарською діяльністю підлягають відшкодуванню працівнику на підставі складеного ним авансового звіту і включаються до валових витрат на підставі

п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток. Однак тут не можна забувати про обмеження, установлене п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток: не включаються до валових витрат витрати на стоянку і паркування легкових автомобілів і 50 % вартості придбаних ПММ для легкових автомобілів.

Варте уваги, що в

листі від 15.12.2006 р. № 31-26030-12/19868 Мінфін не вбачає жодних причин для відмови у визнанні витратами на відрядження витрат на ПММ, технічне обслуговування, паркування і стоянку автомобіля, на якому працівник вирушає у відрядження. Головне, щоб такий автомобіль був службовим, а не власним авто працівника.

 

Які витрати, пов’язані з проїздом працівника до місця відрядження і назад, а також з пересуванням у місці відрядження, можна відшкодовувати працівнику? Чи всі з цих витрат можна включати до валових витрат?

 

Дійсно, їдучи до місця відрядження та пересуваючись за місцем відрядження, працівник може користуватися різними видами транспорту, а також різними супутніми переїздам послугами. У таблиці наведемо витрати відряджених працівників, що найчастіше зустрічаються, і думку офіційних органів щодо їх відшкодування та «валововитратності».

 

Вид витрат

Як вирішується питання про відшкодування

1

2

Проїзд міським транспортом загального користування в місці відрядження (крім таксі)

Витрати, підтверджені документально, підлягають компенсації, але для цього, на думку ДПАУ (лист від 17.08.2005 р. № 31-03173-07/8/17365), маршрут пересування має бути погоджено та затверджено керівником підприємства. Причому зробити це можна і після повернення з відрядження. Згодні з таким підходом (п. 1.7 розділу І Інструкції № 59)

Витрати на оплату проїзду в маршрутному таксі

Витрати, підтверджені документально, підлягають компенсації (див. лист ДПАУ від 12.07.2006 р. № 13098/7/15-0317)

Витрати на оплату проїзду в метро

Компенсація неможлива через відсутність документів, що підтверджують витрати (компенсувати такі витрати можна лише за рахунок прибутку підприємства; сума компенсації включається до оподатковуваного доходу працівника). Якщо проїзд оплачено за безготівковим розрахунком, то право на валові витрати є

Витрати на оплату користування послугами камери схову

Витрати не компенсуються. Компенсація можлива тільки за рахунок прибутку підприємства; її сума включається до оподатковуваного доходу працівника (лист Мінфіну від 17.08.2005 р. № 31-03173-07/8/17365). В Інструкції № 59 та в п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток про такі витрати нічого не йдеться, тому вважати їх відряджувальними немає підстав

Витрати на оплату користування послугами платного залу чекання

Витрати не компенсуються (компенсація можлива тільки за рахунок прибутку підприємства; її сума включається до оподатковуваного доходу працівника) (див. лист Мінфіну від 21.09.2005 р. № 31-03173-07-13/20079). В Інструкції № 59 та в п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток про такі витрати нічого не йдеться, тому вважати їх відряджувальними немає підстав

Витрати на перевезення багажу

Безпосередньо п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток дозволяє витрати на перевезення багажу включати до валових витрат

Витрати при поверненні транспортного квитка

Витрати у зв’язку з поверненням квитка на поїзд, літак чи інший транспортний засіб може бути відшкодовано з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що підтверджує ці витрати (п. 1.12 розділу І Інструкції № 59)

Витрати на оплату послуг сервісних центрів з придбання квитків

Згідно з п. 1.7 розділу І Інструкції № 59 витрати на проїзд відшкодовуються з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків. Це, на наш погляд, дає підстави компенсувати працівнику такі витрати і включити їх суму до валових витрат

Витрати на оплату постільної білизни

Витрати, пов’язані з користуванням постільними речами, відшкодовуються працівнику згідно з п. 1.7 розділу І Інструкції № 59

Витрати на придбання електронного авіаквитка

Мінфін у листі від 10.01.2008 р. № 31-18030-07-21/147 зауважив, що роздруківка маршруту (а саме цей документ перевізник видає пасажиру, який подорожує за електронним авіаквитком) не підтверджує понесені працівником витрати на проїзд. Підтверджувати витрати можуть проїзні документи, зареєстровані РРО, прибуткові касові ордери чи квитанції. На наш погляд, роздруківка маршруту підтверджує понесені працівником витрати, оскільки цей документ видається за фактом придбання авіаквитка пасажиром (докладніше див. коментар до зазначеного листа, «БТ», 2008, № 10, с. 9)

 

Директор підприємства розрахувався за проживання в готелі корпоративною карткою за себе та за двох своїх працівників. Чи можна відшкодувати йому такі витрати?

 

Мінфін у

листі від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020 зазначає, що в такому разі директор до авансового звіту долучає оригінали квитанцій (рахунків) готелю, в яких має бути відображено прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату, терміни проживання в готелі зазначених осіб, вартість знятих ними номерів та види включених до квитанцій (рахунків) витрат.

При цьому слід звернути увагу, що видану на ім’я директора підприємства квитанцію на оплату проживання в готелі всіх працівників підприємства на повну (загальну) суму без визначення зазначених вище реквізитів не може бути прийнято до звіту.

 

Облік та оплата робочого часу під час відрядження

 

Чи повинен працівник виходити на роботу в ті дні, коли він вирушає у відрядження пізно ввечері або повертається з нього рано-вранці?

 

Мінпраці в

листі від 05.10.2007 р. № 327/13/116-07 вважає, що в Інструкції № 59 не застережено обов’язок працівника перебувати на роботі в день від’їзду у відрядження або в день прибуття з нього. Такі питання можуть установлюватися в колективному договорі. Ми повністю згодні з Мінпраці.

У цьому ж

листі Мінпраці спробувало дати відповідь на запитання про те, як оплачувати день від’їзду у відрядження чи повернення з нього, якщо працівник у цей день вийшов на роботу. Однак чіткого висновку Мінпраці так і не дійшло. Проте логіка авторів листа така: позначки в табелі обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати про причини нез’явлень на роботу або про фактично відпрацьований час проставляються на підставі документів, оформлених належним чином. Якщо працівник не вийшов на роботу внаслідок відрядження, то в табелі проставляється позначка «ВД» або « 07» (відрядження), і цей день оплачується йому виходячи із середнього заробітку за останні два місяці.

Відповідно, якщо працівник вийшов на роботу в день від’їзду у відрядження або приїзду з нього, то в табелі проставляється позначка про фактично відпрацьований час (

«Р» або «01»). У такому разі цей день оплачується виходячи з фактичного заробітку (установленого окладу, ставки, відрядних розцінок тощо). Причому добові за день від’їзду у відрядження або приїзду з нього виплачуються в повному обсязі незалежно від того, чи вийшов працівник на роботу в цей день.

 

Чи потрібно надавати відгул або виплачувати компенсацію в подвійному розмірі заробітку працівнику, який відбуває у відрядження чи прибуває з нього у вихідний день?

 

Це питання врегульоване

ст. 72, 73 і 107 КЗпП, а також абзацами одинадцятим — тринадцятим розділу «Загальні положення» Інструкції № 59.

Мінпраці в

листі від 19.06.2008 р. № 154/13/116-08 роз’яснює, що відповідно до Інструкції № 59 у разі, якщо працівник спеціально відряджається для роботи у святкові та неробочі дні, компенсація за роботу в ці дні виплачується йому згідно з чинним законодавством. Це означає, що для того, щоб у працівника з’явилося право на компенсацію (оплата в подвійному розмірі за ст. 107 КЗпП), працівник має саме працювати у відрядженні у вихідний день. Час проїзду до місця відрядження і назад роботою не вважається, і тому Мінпраці доходить до висновку: якщо день виїзду або приїзду з відрядження припадає на вихідний день, то компенсація за роботу в ці дні не виплачується.

Таким чином:

якщо працівник направляється у відрядження спеціально для роботи у вихідний день, то він має право або на оплату цього робочого часу в подвійному розмірі, або на інший день відпочинку (ст. 72, 73, 107 КЗпП);

— якщо працівник виїжджає у відрядження у вихідний день

, то йому обов’язково надається інший вихідний день;

якщо працівник повертається з відрядження у вихідний день (такий день повернення зазначено в наказі), то працівнику може бути надано інший день відпочинку, якщо це передбачено правилами внутрішнього розпорядку.

Додамо, що надання іншого дня відпочинку в табелі обліку робочого часу відображається як інший невідпрацьований час, передбачений законодавством. У цьому випадку в табелі використовують такі коди: літерний —

«ІН», цифровий — «22».

 

Чи потрібно у разі підвищення окладів (ставок) на підприємстві коригувати заробітну плату працівника на коефіцієнт підвищення при розрахунку середньої зарплати, що зберігається за ним на період відрядження?

 

Так, потрібно

.

Мінпраці в

листі від 04.04.2006 р. № 260/13/84-06 роз’яснює, що п. 10 Порядку № 100 щодо коригування зарплати в розрахунковому періоді при підвищенні окладів (ставок, тарифів тощо) застосовується при розрахунку середньої зарплати в усіх випадках її збереження.

Таким чином, якщо на підприємстві відбулося підвищення окладів за рішеннями, передбаченими в колективному договорі (угоді), для всіх працівників підприємства заробітна плата за період часу до підвищення коригується на коефіцієнт її підвищення.

У випадку зміни тарифної ставки (посадового окладу) працівника у зв’язку з присвоєнням йому вищого розряду, переведенням на іншу більш високооплачувану роботу (посаду) тощо таке коригування середньої заробітної плати не здійснюється.

Ось на такі роз’яснення ми хотіли звернути вашу увагу. Слід зауважити, що тема відряджень насправді невичерпна, і ми приділяємо їй чимало уваги на сторінках нашого видання. Нагадаємо деякі матеріали, з яких ви зможете отримати цікаву інформацію про відрядження:

— стаття «Закордонні відрядження: добові у валюті» // «БТ», 2009, № 11, с. 28;

— стаття «Якщо працівник захворів у відрядженні» // «БТ», 2008, № 49, с. 36;

— вкладиш «Службові відрядження — найважливіше» // «БТ», 2008, № 16, с. 23;

— стаття «Проживання у відрядженні на квартирі, що здається для проживання: чи можливо це?» // «БТ», 2008, № 9, с. 19;

— тема «Хіти закордонних відряджень» // «БТ», 2007, № 43, с. 37;

— тема «П’ять хітів внутрішньоукраїнських відряджень» // «БТ», 2007, № 15, с. 41;

— стаття «Оплата «відрядження» чужого працівника» // «БТ», 2007, № 9,. 15;

— стаття «Витрати на страхування працівника у відрядженні» // «БТ», 2007, № 5, с. 42;

— стаття «У відрядження — на власному автомобілі» // «БТ», 2006, № 20, с. 37;

— стаття «Наднормативні добові: облік та оподаткування» // «БТ», 2006, № 16, с. 20;

— стаття «У відрядження з «пластиковим» гаманцем» // «БТ», 2006, № 8, с. 12.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі