ДОВЕРЕННОСТЬ НА ПОЛУЧЕНИЕ ТМЦ:
ответы на актуальные вопросы
В последнее время в редакцию поступают письма, в которых читатели спрашивают о нюансах использования доверенностей на получение товарно-материальных ценностей. Поэтому данная статья посвящена ответам на наиболее актуальные, на наш взгляд, вопросы.
Сергей ДЕЦЮРА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
ГКУ —
Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.КоАП —
Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.Закон о бухучете —
Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.Инструкция № 99 —
Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом МФУ от 16.05.96 г. № 99.
Использование старых бланков доверенностей
Предприятие обнаружило на складе бланки доверенностей на получение ценностей типовой формы № М-2 старого образца, приобретенные в то время, когда они считались документами строгого учета. Можно ли использовать их? Если да, то как обеспечить соблюдение требований Инструкции № 99 об их сквозной нумерации в течение года, поскольку они имеют типографскую нумерацию?
Для ответа на этот вопрос обратимся к разъяснениям Минфина, предоставленным в
журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 22, с. 6. В этой консультации Валерий Пархоменко, начальник Управления методологии бухгалтерского учета Минфина, пришел к выводу, что бланки доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) типовой формы № М-2 с напечатанными типографским способом данными о серии и номере можно продолжать применять до их окончательного использования. Следовательно, если предприятие имеет в своем распоряжении старые бланки доверенностей, смело можете их использовать.Что касается соблюдения требований
Инструкции № 99 о сквозной нумерации доверенности в течение года, то здесь следует отметить, что субъект хозяйствования, использующий доверенности согласно п. 3 Инструкции № 99, должен начиная с 1 января каждого года осуществлять сквозную нумерацию доверенностей. Но поскольку старые бланки доверенностей уже имеют напечатанные данные о серии и номере, то закономерно возникает вопрос: как осуществлять сквозную нумерацию таких доверенностей?Минфин в упомянутой выше консультации нашел выход: после печатного номера бланка доверенности старого образца (форма № М-2)
через дробь указывать сквозной номер выданной доверенности, который должен соответствовать записи в Журнале регистрации доверенностей (например, ААД № 075639/1).
Доверенность и факсимиле
Предприятие при выписке доверенности на получение ТМЦ вместо подписи руководителя ставит факсимиле. Правильно ли оно поступает, применяя факсимильную подпись на доверенности?
Начнем с того, что Минфин (
письмо от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991*) считает доверенность первичным документом, а поэтому согласно Закону о бухучете на ней нельзя проставлять факсимиле. Свое мнение он обосновывает тем, что первичные документы согласно Закону о бухучете могут подписываться лично и/или с применением электронной подписи, т. е. другие способы подписи таких документов применять нельзя.* См. ком. «Доверенность на получение ценностей: Минфин разъяснил некоторые моменты ее заполнения» // «БН», 2009, № 33, с. 10.
С такой позицией Минфина согласиться сложно, поскольку согласно
ст. 244 ГКУ выдача доверенности является односторонней сделкой. А раз это сделка, то порядок ее удостоверения подчиняется правилам ГКУ.Так, в
ч. 3 ст. 207 ГКУ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-числовой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. То есть для того, чтобы предприятие могло проставлять на доверенности факсимиле, предприятиям необходимо обменяться между собой соглашением о возможности использования такого факсимиле.Следует также обратить внимание, что в
Инструкции № 99, регламентирующей порядок оформления доверенностей, указано, что подписывать доверенность имеет право руководитель и главный бухгалтер предприятия или их заместитель и лица, уполномоченные на то руководителем предприятия. Как видим, прямого запрета на применение факсимиле на доверенностях на получение ценностей и в настоящем документе нет.
Частные предприниматели и доверенность на получение ТМЦ
Частный предприниматель — плательщик единого налога направил своего работника для получения ТМЦ у контрагента без выписки доверенности. Предприятие, которое должно было отгрузить ТМЦ, отказалось их выдавать, мотивируя это отсутствием доверенности. Нужно ли предпринимателю оформлять доверенность на получение ТМЦ? Как выйти из такой ситуации, если частный предприниматель не имеет печати?
Напомним, что согласно
п. 1 Инструкции № 99 действие этой Инструкции распространяется на предприятия, учреждения и организации, их отделения, филиалы, другие обособленные подразделения и представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности. Поэтому возникает вопрос, нужно ли частному предпринимателю — физическому лицу предоставлять предприятию доверенность для получения ТМЦ?На этот вопрос дал ответ Минфин в
письмах от 06.11.2000 г. № 053-4154 и от 31.10.2000 г. № 053-29151, где указал, что получать ТМЦ у контрагентов (предприятий, организаций, учреждений) частные предприниматели имеют право без предоставления доверенности, но только в том случае, когда получение ТМЦ осуществляется лично частным предпринимателем. При этом при получении ТМЦ он должен предъявить предприятию:— паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
— Свидетельство о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности.
Предоставление таких документов, по мнению Минфина, требуется для внесения данных (номера, органа и даты выдачи) в документы, которыми предприятие оформляет отпуск ТМЦ (накладная-требование, товарно-транспортная накладная). С этой точкой зрения соглашается и КРУ в
письме от 18.01.2005 г. № 13-14/23.Если же частный предприниматель поручает получить ТМЦ
другому лицу, например наемному работнику, то вместе с паспортом или другим документом, удостоверяющим его личность, такому работнику нужно предъявлять доверенность. При этом оформлять такую доверенность Минфин разрешает двумя способами:1)
доверенность составляется в произвольной форме и в ней обязательно указываются данные Свидетельства о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности (ст. 244 — 255 ГКУ);2)
доверенность составляется с соблюдением всех норм Инструкции № 99, с подписью и печатью частного предпринимателя. При отсутствии у предпринимателя печати этим способом воспользоваться нельзя.Следовательно, если частный предприниматель для получения ТМЦ от предприятия отправляет наемного работника, то он обязательно должен предоставить ему доверенность, которая должна быть оформлена в соответствии с требованиями одного из указанных способов. Если же частный предприниматель не имеет печати (как в вашем случае), то он выписывает гражданскую доверенность, оформленную согласно требованиям
ГКУ.
Выдача доверенности неработнику предприятия
Предприятие «А» перечислило предоплату за 15 столов предприятию «Б» и при этом заключило договор на их продажу предприятию «В». Может ли предприятие «А» выдать доверенность на получение столов работнику предприятия «В» со склада предприятия-поставщика «Б»?
Напомним, что
по общему правилу доверенность на получение ТМЦ выдается только лицам, работающим на данном предприятии (п. 4 Инструкции № 99). Однако в некоторых случаях она может быть выдана и неработнику.В частности, выдача доверенности неработнику предприятия допускается с разрешения руководителя предприятия, которое выдает доверенность неработнику, и только в том случае, если предприятие, на котором такое лицо работает, выдало ему доверенность на получение тех же ценностей и в том же количестве с этого предприятия. Иначе говоря,
предприятие может выдать доверенность неработнику только при наличии у него доверенности на получение таких же ценностей с предприятия, где работает это лицо.Причем, отметим, по мнению Минфина (
письмо от 19.01.2005 г. № 31-04200-20-10/821), разрешением на выдачу доверенности неработнику может считаться наличие подписи руководителя предприятия на выданной такому лицу доверенности. Это значит, что разрешение на выдачу доверенности неработнику предприятия отдельным документом оформлять не нужно.В ситуации, описанной в вопросе, для того чтобы предприятие «А» выписало работнику предприятия «В» доверенность, следует:
1) предприятию «А» получить доверенность от предприятия «В» на получение столов в количестве 15 штук. Доверенность должна быть выписана на имя предприятия «А» через работника предприятия «В»;
2) предприятие «А» на основании полученной от предприятия «В» доверенности выписывает свою доверенность (от своего имени, но на работника предприятия «В») на получение 15 столов со склада предприятия «Б».
Ответственность за неиспользование доверенности
Предприятие отгрузило покупателям ТМЦ без получения от них доверенности. Предусмотрена ли ответственность за такие действия?
В соответствии с
п. 15 Инструкции № 99 ответственность за соблюдение поставщиком установленного порядка отпуска ТМЦ по доверенности возлагается на должностных лиц предприятия-поставщика, имеющих право подписывать первичные документы. Кроме того, является обязательным соблюдение положений указанной Инструкции и для должностных или других лиц субъектов хозяйственной деятельности — покупателей.За такое нарушение к должностным лицам предприятия или другим лицам, виновным в нарушении
Инструкции № 99, согласно ст. 1642 КоАП может быть применен административный штраф в размере от 8 до 15 ннмдг (от 136 до 255 грн.). При установлении таких нарушений повторно в течение года размер административных взысканий будет составлять от 10 до 20 ннмдг (от 170 до 340 грн.).Правда, этот штраф маловероятен, потому что его налагают органы государственной контрольно-ревизионной службы (
ст. 2341 КоАП) на основании протоколов, составленных ими самими либо органами внутренних дел. Причем они могут проверять только те предприятия, которые работают с бюджетными средствами, а также используют государственное и коммунальное имущество. Это подтверждают и налоговики (см. консультацию в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 40, с. 10).
Другие вопросы
| Вопрос | Ответ |
| 1 | 2 |
| В каких случаях нужно оформлять доверенность на получение ценностей? | Доверенность оформляется согласно п. 3 Инструкции № 99 при отпуске покупателям или передаче безвозмездно сырья, материалов, топлива, запчастей, инвентаря, скота, семян, удобрений, инструментов, товаров, основных средств и других товарно-материальных ценностей, а также нематериальных активов, денежных документов и ценных бумаг, например, акций (письмо МФУ от 28.04.2001 г. № 061-303/11-2263) и векселей (письмо МФУ от 26.02.2001 г. № 061-307/13-207). Кроме того, доверенности используются и при передаче: — ценностей на ответственное хранение (письмо МФУ от 30.07.2003 г. № 04220-92) и на комиссию (письмо МФУ от 09.12.2003 г. № 31-04200-30-5/7021); — возвратной тары (письмо МФУ от 30.07.2003 г. № 04220-92); — техники из ремонта (письмо МФУ от 09.12.2003 г. № 31-04200-30-5/70218); — на переработку давальческого сырья и при возврате готовой продукции; — ценностей в рамках договора о совместной деятельности, если получателями ценностей являются предприятия (письмо МФУ от 06.11.2000 г. № 053-4154) |
| Какой установлен предельный срок действия доверенности? | Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, однако не более чем на 10 дней. В случае если доверенность на получение ценностей выдается по операциям, по которым доставка ценностей осуществляется централизованно-кольцевыми перевозками*, или когда расчеты за ТМЦ происходят в порядке плановых платежей, то допускается выдача таких доверенностей на календарный месяц (п. 8 Инструкции № 99). Отсчет срока действия доверенности ведется с указанной в доверенности даты выдачи (письмо МФУ от 27.07.2009 г. № 31-34000-10-10/20370)
|
| Кто имеет право подписывать доверенность на получение ТМЦ? | Подписывать доверенность имеют право руководитель и главный бухгалтер предприятия или их заместитель и лица, уполномоченные на то руководителем предприятия. Если бухгалтерский учет ведется непосредственно руководителем (собственником) предприятия, доверенность на получение ценностей подписывается руководителем (собственником) лично (п. 5 Инструкции № 99) |
| Как выписать доверенность на лицо, которое должно получить ТМЦ с одного склада, но по нескольким нарядам? | В этом случае для получения ТМЦ лицу может выдаваться одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов. Если получение ценностей происходит на разных складах, лицу можно выписывать несколько доверенностей |
| Как отпускаются ценности частями по одной доверенности? | При первом отпуске ТМЦ лицо, прибывшее для их получения, передает доверенность независимо от срока ее действия поставщику, у которого она остается. При отпуске ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (акт приема-сдачи или другой аналогичный документ) с указанием на ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этом случае один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) передается получателю ценностей, а второй — прилагается к оставленной у поставщика доверенности и используется для надзора и контроля за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для проведения расчетов с получателем. По окончании отпуска ценностей службы, осуществлявшие их отпуск, сдают доверенность вместе с документами на отпуск последней партии ценностей работникам, на которых возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета |
| В каких случаях запрещается отпускать ценности по доверенностям? | Согласно п. 12 Инструкции № 99 запрещается отпускать ценности по доверенностям в случаях: а) предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка заполнения или с незаполненными реквизитами; б) предъявления доверенности, имеющей исправления и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность; в) отсутствия у доверенного лица указанного в доверенности паспорта или другого документа, удостоверяющего доверенную личность; г) окончания срока действия доверенности; д) получения уведомления предприятия — получателя ценностей об аннулировании доверенности |
| Когда нужно отчитываться об использовании доверенности? | За использованную доверенность лицо, которому она была выдана, обязано отчитаться не позднее следующего дня после каждого случая доставки на предприятие полученных по доверенности ценностей независимо от того, получены ценности по доверенности полностью или частично. Для этого такое лицо подает работнику предприятия, осуществляющему выписку и регистрацию доверенностей, документ о получении им ценностей и их сдаче на склад (в кладовую) или материально ответственному лицу. При неиспользовании доверенности лицо, которому она была выдана, должно вернуть такую доверенность работнику предприятия, осуществлявшему выписку и регистрацию доверенностей, не позднее следующего дня по окончании срока действия доверенности. Следует также отметить, что лицам, не отчитавшимся об использовании доверенности или не вернувшим неиспользованную доверенность, срок действия которой истек, новая доверенность не выдается (п. 10 Инструкции № 99) |
| * Под централизованно-кольцевыми перевозками понимаются перевозки, по которым грузоотправителем (товаропроизводителем, товаропоставщиком и т. п.) осуществляется систематический завоз товарно-материальных ценностей по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и т. п.) по адресу одного или более заказчиков (юридических лиц либо их отделений, участков, филиалов). На это указывает Минфин в письме от 09.12.2003 г. № 31-04200-30-5/7021.
| |
На этом все. Надеемся, что наши советы помогут вам сориентироваться и найти ответы на многие вопросы о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ТМЦ, а также избежать наложения административных санкций за невыполнение требований
Инструкции № 99.
