ДОВІРЕНІСТЬ НА ОТРИМАННЯ ТМЦ:
відповіді на актуальні запитання
Останнім часом до редакції надходять листи, в яких читачі запитують про нюанси використання довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей. Тому цю статтю присвячено відповідям на найбільш актуальні, на наш погляд, запитання.
Сергій ДЕЦЮРА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
ЦКУ —
Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.КУпАП —
Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.Закон про бухоблік —
Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.Інструкція № 99 —
Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена наказом МФУ від 16.05.96 р. № 99.
Використання старих бланків довіреностей
Підприємство виявило на складі бланки довіреностей на одержання цінностей типової форми № М-2 старого зразка, які були придбанні в той час, коли вони вважалися документами суворого обліку. Чи можна використовувати їх? Якщо так, то як забезпечити додержання вимог Інструкції № 99 щодо їх наскрізної нумерації протягом року, оскільки вони мають друкарську нумерацію?
Для відповіді на це запитання звернемося до роз’яснень Мінфіну, які надані в
журналі «Вісник податкової служби України», 2008, № 22, с. 6. У цій консультації Валерій Пархоменко, начальник Управління методології бухгалтерського обліку Мінфіну, прийшов до висновку, що бланки довіреностей на одержання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) типової форми № М-2 з друкарським способом зазначеними даними про серію та номер можна продовжувати застосовувати до їх остаточного використання. Отже, якщо підприємство має у своєму розпорядження старі бланки довіреностей, сміливо може їх використовувати.Що стосується додержання вимог
Інструкції № 99 щодо наскрізної нумерації довіреності протягом року, то тут варто сказати, що суб’єкт господарювання, який використовує довіреності згідно з п. 3 Інструкції № 99, має починаючи з 1 січня кожного року здійснювати наскрізну нумерацію довіреностей. Але оскільки старі бланки довіреностей уже мають друкарсько зазначені дані про серію та номер, тому закономірно постає запитання: як проводити наскрізну нумерацію таких довіреностей?Мінфін у вищевказаній консультації знайшов вихід: після друкарського номера бланку довіреності старого зразка (форма № М-2)
через дріб зазначати наскрізний номер виданої довіреності, що повинен відповідати запису в Журналі реєстрації довіреностей (наприклад, ААД № 075639/1).
Довіреність і факсиміле
Підприємство при виписуванні довіреності на отримання ТМЦ замість підпису керівника ставить факсиміле. Чи вірно робить підприємство, застосовуючи факсимільний підпис на довіреності?
Розпочнемо з того, що Мінфін (
лист від 03.08.2009 р. № 31-34000-20-16/20991*) вважає довіреність первинним документом, а тому згідно із Законом про бухоблік на неї не можна проставляти факсиміле. Обґрунтовує він свою думку тим, що первинні документи згідно із Законом про бухоблік можуть підписуватися особисто та/або із застосуванням електронного підпису, тобто інші способи підпису таких документів застосовувати не можна.* Див. ком. «Довіреність на отримання цінностей: Мінфін роз’яснив деякі моменти її заповнення» // «БТ», 2009, № 33, с. 10.
З такою позицією Мінфіну погодитися складно. Тому що згідно із
ст. 244 ЦКУ видача довіреності є одностороннім правочином. А оскільки це правочин, то порядок його посвідчення підпорядковується правилам ЦКУ.Так, у
ч. 3 ст. 207 ЦКУ встановлено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства або за письмовою згодою сторін, де мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Тобто для того щоб підприємство могло проставляти на довіреності факсиміле, необхідно, щоб ці підприємства обмінялися між собою угодою про можливість використання факсиміле.Слід також звернути увагу на те, що в
Інструкції № 99, яка регламентує порядок оформлення довіреностей, вказано, що підписувати довіреність має право керівник та головний бухгалтер підприємства або їх заступник та особи, які на те уповноважені керівником підприємства. Як бачимо, прямої заборони на застосування факсиміле на довіреностях на отримання цінностей і в цьому документі немає.
Приватні підприємці та довіреність на отримання ТМЦ
Приватний підприємець — платник єдиного податку направив свого працівника для отримання ТМЦ у контрагента без виписування довіреності. Підприємство, яке повинно було відвантажити ТМЦ, відмовилося їх видавати, мотивуючи це відсутністю довіреності. Чи потрібно підприємцю оформляти довіреність на отримання ТМЦ? Як вийти з такої ситуації, якщо приватний підприємець немає печатки?
Нагадаємо, що згідно з
п. 1 Інструкції № 99 дія цієї Інструкції поширюється на підприємства, установи та організації, їхні відділення, філії, інші відособлені підрозділи та представництва іноземних суб’єктів господарської діяльності. Тому постає запитання: чи потрібно приватному підприємцеві — фізичній особі надавати підприємству довіреність для отримання ТМЦ?На це питання дав відповідь Мінфін у
листах від 06.11.2000 р. № 053-4154 та від 31.10.2000 р. № 053-29151, де вказав, що отримувати ТМЦ у контрагентів (підприємств, організацій, установ) приватні підприємці мають право без надання довіреності, але лише в тому випадку, коли отримання ТМЦ здійснюється особисто приватним підприємцем. При цьому для отримання ТМЦ підприємець повинен пред’явити підприємству при отриманні ТМЦ:— паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
— Свідоцтво про державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності.
Подання таких документів, на думку Мінфіну, потрібне для занесення даних (номера, орган і дату видачі) у документи, якими підприємство оформлює відпуск ТМЦ (накладна-вимога, товарно-транспортна накладна). З цією точкою зору погоджується і КРУ у
листі від 18.01.2005 р. № 13-14/23.Якщо ж приватний підприємець доручає одержати ТМЦ
іншій особі, наприклад, найманому працівникові, то разом з паспортом або іншим документом, що посвідчує його особу, такому працівникові потрібно пред’являти довіреність. При цьому оформлювати таку довіреність Мінфін дозволяє двома способами:1)
довіреність складається в довільній формі і в ній обов’язково вказуються дані Свідоцтва про державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності (ст. 244 — 255 ЦКУ);2)
довіреність складається з дотримуванням усіх норм Інструкції № 99 з підписом і печаткою приватного підприємця. У разі відсутності у підприємця печатки цим способом скористатися не можнаОтже, якщо приватний підприємець для отримання ТМЦ від підприємства відправляє найманого працівника, то він обов’язково повинен надати йому довіреність, яка має бути оформлена відповідно до вимог одного із зазначених способів. Якщо ж приватний підприємець немає печатки (як у вашому випадку), то він виписує цивільну довіреність, оформлену відповідно до вимог
ЦКУ.
Видача довіреності непрацівнику підприємства
Підприємство «А» перерахувало передоплату за 15 столів підприємству «Б» і при цьому уклало договір на їх продаж підприємству «В». Чи може видати підприємство «А» довіреність на отримання столів працівникові підприємства «В» із складу підприємства-постачальника «Б»?
Нагадаємо, що
за загальним правилом довіреність на одержання ТМЦ видається тільки особам, які працюють на даному підприємстві (п. 4 Інструкції № 99). Однак у деяких випадках вона може бути видана і непрацівнику.Зокрема, видача довіреності непрацівнику підприємства допускається з дозволу керівника підприємства, яке видає довіреність непрацівникові та лише в тому випадку, якщо підприємство, на якому така особа працює, видало їй довіреність на отримання тих самих цінностей і в тій самій кількості з цього підприємства. Інакше кажучи,
підприємство може видати довіреність непрацівнику тільки за наявності в нього довіреності на отримання тих самих цінностей з підприємства, де працює ця особа.Причому слід зазначити, що на думку Мінфіну (
лист від 19.01.2005 р. № 31-04200-20-10/821), дозволом на видачу довіреності непрацівнику може вважатися наявність підпису керівника підприємства на виданій такій особі довіреності. Це означає, що дозвіл на видачу довіреності непрацівнику підприємства окремим документом оформляти не потрібно.У ситуації, зазначеній у запитанні, для того щоб підприємство «А» виписало працівнику підприємства «В» довіреність, потрібно:
1) підприємству «А» одержати довіреність від підприємства «В» на отримання столів у кількості 15 штук. Довіреність повинна бути виписана на ім’я підприємства «А» через працівника підприємства «В»;
2) підприємство «А» на підставі отриманої довіреності від підприємства «В» виписує свою довіреність (від свого імені, але на працівника підприємства «В») на отримання 15 столів із складу підприємства «Б».
Відповідальність за невикористання довіреності
Підприємство відвантажило покупцям ТМЦ без отримання від них довіреності. Чи передбачена відповідальність за такі дії?
Відповідно до
п. 15 Інструкції № 99 відповідальність за дотримання постачальником установленого порядку відпуску ТМЦ за довіреністю покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати первинні документи. Крім того, є обов’язковим дотримання положень указаної Інструкції і для посадових або інших осіб суб’єктів господарської діяльності — покупців.За таке порушення до посадових осіб підприємства або інших осіб, винних у порушенні
Інструкції № 99, згідно зі ст. 1642 КУпАП може бути застосовано адміністративний штраф у розмірі від 8 до 15 нмдг (від 136 грн. до 255 грн.). При встановленні таких порушень повторно протягом року розмір адміністративних стягнень становитиме від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.).Щоправда, цей штраф малоймовірний тому, що його накладають органи державної контрольно-ревізійної служби (
ст. 2341 КУпАП) на підставі протоколів, складених ними самими або органами внутрішніх справ. Причому вони можуть перевіряти тільки ті підприємства, що працюють із бюджетними коштами, а також використовують державне та комунальне майно. Це підтверджують і податківці (див. консультацію в журналі «Вісник податкової служби України», 2008, № 40, с. 10).
Інші запитання
| Запитання | Відповідь |
| 1 | 2 |
| У яких випадках потрібно оформлювати довіреність на одержання цінностей? | Довіреність оформляється згідно з п. 3 Інструкції № 99 при відпуску покупцям або передачі безплатно сировини, матеріалів, палива, запчастин, інвентарю, худоби, насіння, добрив, інструментів, товарів, основних засобів та інших товарно-матеріальних цінностей, а також нематеріальних активів, грошових документів і цінних паперів, наприклад, акцій (лист МФУ від 28.04.2001 р. № 061-303/11-2263) та векселів (лист МФУ від 26.02.2001 р. № 061-307/13-207). Крім того, довіреності використовуються і при передачі: — цінностей на відповідальне зберігання (лист МФУ від 30.07.2003 р. № 04220-92) та на комісію (лист МФУ від 09.12.2003 р. № 31-04200-30-5/7021); — зворотної тари (лист МФУ від 30.07.2003 р. № 04220-92); — техніки з ремонту (лист МФУ від 09.12.2003 р. № 31-04200-30-5/70218); — на переробку давальницької сировини та при поверненні готової продукції;— цінностей у межах договору про спільну діяльність, якщо одержувачами цінностей є підприємства (лист МФУ від 06.11.2000 р. № 053-4154) |
| Який установлено граничний строк дії довіреності? | Строк дії довіреності встановлюється залежно від можливості одержання та вивозу відповідних цінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видана довіреність, однак не більше як на 10 днів. |
|
| У випадку, коли довіреність на одержання цінностей видається за операціями, за якими доставка цінностей здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями*, або коли розрахунки за ТМЦ відбуваються у порядку планових платежів, то допускається видача таких довіреностей на календарний місяць (п. 8 Інструкції № 99). Відлік строку дії довіреності ведеться із зазначеної у довіреності дати видачі (лист МФУ від 27.07.2009 р. № 31-34000-10-10/20370)
|
| Хто має право підписувати довіреність на одержання ТМЦ? | Підписувати довіреність має право керівник та головний бухгалтер підприємства або їх заступники та особи, які на те уповноважені керівником підприємства. Якщо бухгалтерський облік ведеться безпосередньо керівником (власником) підприємства, довіреність на одержання цінностей підписується керівником (власником) самостійно (п. 5 Інструкції № 99)
|
| Як виписати довіреність на особу, яка має одержати ТМЦ з одного складу, але за декількома нарядами? | У цьому випаду для отримання ТМЦ особі може видаватися одна довіреність із зазначенням у ній номерів і дат видачі всіх нарядів, рахунків та інших аналогічних документів. У випадку, якщо цінності одержуються на різних складах, особі можна виписувати декілька довіреностей |
| Як відпускаються цінності частинами за однією довіреністю? | При першому відпуску ТМЦ особа, яка прибула для їх отримання, передає довіреність незалежно від строку її дії постачальнику, у якого вона залишається.У випадку відпуску цінностей частинами на кожний частковий відпуск складається накладна (акт приймання-здачі або інший аналогічний документ) із зазначенням на ній номера довіреності та дати її видачі. У цьому разі один примірник накладної (або документа, що її заміняє) передається одержувачу цінностей, а другий — додається до залишеної у постачальника довіреності й використовується для спостереження і контролю за відпуском цінностей згідно з довіреністю, а також для проведення розрахунків з одержувачем. Після закінчення відпуску цінностей служби, що здійснювали їх відпуск, здають довіреність разом з документами на відпуск останньої партії цінностей працівникам, на яких покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку |
| У яких випадках забороняється відпускати цінності за довіреностями? | Згідно з п. 12 Інструкції № 99 забороняється відпускати цінності за довіреностями у випадках: а) подання довіреності, виданої з порушенням установленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами; б) подання довіреності, яка має виправлення і помарки, що не підтверджені підписами тих же осіб, які підписали довіреність; в) відсутності у довіреної особи вказаного у довіреності паспорта або іншого документа, що засвідчує довірену особу; г) закінчення строку дії довіреності; д) одержання повідомлення підприємства-одержувача цінностей про анулювання довіреності |
| Коли потрібно звітувати про використання довіреності? | За використану довіреність особа, якій вона була видана, зобов’язана відзвітувати не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки на підприємство одержаних за довіреністю цінностей, незалежно від того, одержані цінності за довіреністю повністю або частково. Для цього така особа подає працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад (комору) або матеріально відповідальній особі. У випадку невикористання довіреності особа, якій вона була видана, повинна повернути таку довіреність працівникові підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довіреностей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності. Слід також зазначити, що особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається (п. 10 Інструкції № 99) |
| * Під централізовано-кільцевими перевезеннями розуміються перевезення, за якими вантажовідправником (товаровиробником, товаропостачальником тощо) здійснюється систематичне завезення товарно-матеріальних цінностей за узгодженими на певний період параметрами (кількість, асортимент, час тощо) на адресу одного або більше замовників (юридичних осіб або їх відділень, дільниць, філій). Про це зазначає Мінфін у листі від 09.12.2003 р. № 31-04200-30-5/7021.
| |
На цьому все. Сподіваємося, що наші поради допоможуть вам зорієнтуватися і знайти відповіді на багато запитань стосовно порядку реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на отримання ТМЦ, а також уникнути накладання адміністративних санкцій за невиконання вимог
Інструкції № 99.
