КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ —
кто вправе их подписывать, в том числе с использованием факсимиле
Письмо Национального банка Украины от 13.10.2009 г. № 11-113/4546-19079
«Об оформлении кассовых операций»
В комментируемом
письме Нацбанк разъяснил порядок распределения полномочий при подписании кассовых документов в обособленных подразделениях, в том числе с помощью факсимиле.1. Кассовые документы подразделений.
Согласно п. 3.4 Положения о кассовых операциях* расходные документы подписывают руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, который на это уполномочен руководителем. Руководствуясь данным пунктом, а также ст. 64 и 65 Хозяйственного кодекса Украины, п. 5 ст. 8 Закона о бухучете**, трудовым законодательством, а также гражданским законодательством (ст. 95 Гражданского кодекса Украины), Нацбанк указал на возможность подписания расходных кассовых ордеров (РКО), выписанных в кассе обособленного подразделения, руководителем такого подразделения. При этом такие полномочия руководителю подразделения должны быть предоставлены и зафиксированы во внутренних распорядительных документах (положениях). Подобную позицию Нацбанк озвучивал ранее в своем письме от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75 («БН», 2008, № 41, с. 9).* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
** Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
При сдаче наличной выручки из кассы обособленного подразделения в кассу предприятия оформляемые кассовые документы подписывают так:
— в обособленном подразделении выписывают РКО, который подписывает руководитель такого подразделения, бухгалтер и кассир;
— в кассе предприятия прием выручки оформляют приходным кассовым ордером, который подписывают главный бухгалтер и кассир.
При этом согласно
п. 4.8 Положения о кассовых операциях в случае отсутствия в штатном расписании должности кассира исполнение его обязанностей может быть возложено на бухгалтера или другое лицо на основании письменного распоряжения руководителя, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности. Считаем, что данная норма не исключает возможность исполнения обязанностей кассира и самим руководителем, в том числе обособленного подразделения.2. Факсимиле на кассовых ордерах.
Что касается применения факсимиле для подписания кассовых ордеров, то Нацбанк указывает, что Положение о кассовых операциях не содержит запрета на использование факсимиле, что дает возможность его применения (см. «Нацбанк не против применения факсимиле для подписания руководителем приходных и расходных кассовых ордеров»).
Нацбанк не против применения факсимиле для подписания руководителем приходных и расходных кассовых ордеров Извлечение из комментируемого письма « Пунктом 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88 <...>, предусмотрено, что первичный документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения.В то же время частью 3 статьи 207 Гражданского кодекса Украины определено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-числовой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или с письменного согласия сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.Следовательно, учитывая, что Положение не содержит запрета на использование факсимиле при подписании руководителем предприятия приходных и расходных кассовых ордеров, считаем, что по усмотрению руководителя предприятия им при подписании приходных и расходных кассовых ордеров может применяться факсимильное воспроизведение его подписи.» |
В то же время Минфин в
письме от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991, отвечая на вопрос о применении на доверенностях факсимильной подписи, со ссылкой на Закон о бухучете указал, что для подписания первичных документов применение факсимиле не предусмотрено. Эти документы могут подписываться лично и/или с применением электронной подписи, т. е. другие способы подписи таких документов применять нельзя. Мы с таким походом не соглашались, подробнее см. в комментарии к этому письму («БН», 2009, № 33, с. 10).Учитывая, что согласно п. 6 ст. 33 Закона Украины «О Национальном банке Украины» от 20.05.99 г. № 679-XIV определение порядка ведения кассовых операций определяет именно Нацбанк, считаем возможным применять положения комментируемого письма.