ФОРМА № 1ДФ —
ответы на распространенные вопросы
В сегодняшней статье мы собрали наиболее часто задаваемые вопросы по заполнению ф. № 1ДФ, ответы на которые, надеемся, будут очень кстати в разгар предоставления данной отчетности за первый квартал 2010 года. Спешим успокоить вас, уважаемые коллеги: никаких изменений ни в порядке заполнения, ни в порядке предоставления данной формы не произошло, и тем не менее достаточно много текущих рабочих вопросов возникает у налоговых агентов при ее заполнении.
Наталия ЖУРАВЛЕВА, консультант газеты «Бухгалтерская неделя»
Когда ф. № 1ДФ нужно обязательно заполнять в электронном виде?
Частный предприниматель имеет восемь наемных работников. Ф. № 1ДФ заполняет от руки. Сотрудники налогового органа при приеме ф. № 1ДФ требуют подачи ее не только на бумаге, но и в электронном виде (на дискете). Правомерно ли это?
Согласно
п.п. 2.3.1 Порядка № 451 Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налога и сумм удержанного с них налога по форме № 1ДФ (далее — ф. № 1ДФ), подается на неповрежденном бумажном носителе формата А4 (количество листов не ограничивается). Расчет заполняется машинописным текстом или печатными буквами без замазываний, зачеркиваний, исправлений и уточнений.При наличии компьютерной техники налоговые агенты формируют и подают информацию о доходах и удержанных с них налогах в виде файла данных
, который передается в электронном виде (можно на дискете), и его распечатанной копии (по форме расчета) (п.п. 2.3.2 Порядка № 451).Как видно, здесь прописана не возможность, а обязанность налогового агента формировать отчет в электронном виде, если у него есть компьютерная техника. При этом ГНАУ разработала специальное программное обеспечение по формированию
ф. № 1ДФ в электронном виде, которое бесплатно предоставляется налоговым агентам (письмо ГНАУ от 18.03.04 г. № 19/28-3517). Требование налоговых органов о подаче ф. № 1ДФ в электронном виде понятно, так как перенос данных в базу с бумаги (а не с файла данных) может привести к ошибкам. Однако если у предпринимателя нет компьютера (подтверждением тому может быть то, что отчеты, включая и ф. № 1ДФ, заполнены вручную, а не с помощью компьютерной программы), то налоговые органы не имеют права требовать подачи ф. № 1ДФ в электронном виде. В таком случае налоговый агент вправе подавать ф. № 1ДФ только на бумаге вне зависимости от количества работающих у него человек.
Куда и кто подает ф. № 1ДФ при наличии обособленного подразделения, находящегося в другом населенном пункте
Предприятие собирается открыть в другом населенном пункте производственный цех. Кто и куда должен уплачивать НДФЛ с работников этого цеха? Какой порядок подачи ф. № 1ДФ в этом случае?
Начать хотим с того, что порядок уплаты НДФЛ и подачи отчета по ф. № 1ДФ зависит от нескольких факторов:
— является ли подразделение обособленным или необособленным. Это, в свою очередь, разделяет подразделения на имеющие отдельный код по ЕГРПОУ и на не имеющие такового;
— является подразделение уполномоченным или неуполномоченным на начисление зарплаты работникам, удержание и перечисление НДФЛ в бюджет.
К сожалению, дать четкий и однозначный ответ на вопрос, кто куда должен платить НДФЛ и подавать отчет по ф. № 1ДФ, на данный момент не позволяет существующая терминологическая путаница в документах, касающихся этого вопроса. Жонглирование словами «обособленное подразделение», «подразделение», «структурное подразделение», «необособленное», «уполномоченное», «неуполномоченное», «имеющее отдельный код по ЕГРПОУ» по тексту законодательных и нормативных документов в разных вариациях и сочетаниях в большинстве случаев заставляет лишь догадываться, о каком именно подразделении идет речь.
Сначала выскажем мнение, которое можно назвать смелым, но, на наш взгляд, оно более всего соответствует требованиям законодательства по этому вопросу (
БКУ, Закона о налоге с доходов, Порядка № 451, Налогового разъяснения № 232, Порядка № 80, Методрекомендаций). Так, приходим к выводу, что уплачивать налог с доходов по местонахождению подразделения предприятию нужно только в том случае, если такое подразделение является обособленным (включено в ЕГРПОУ). Соответственно и регистрироваться в качестве плательщика отдельного налога (НДФЛ) предприятию нужно в налоговом органе по местонахождению подразделения нужно только в том случае, если такое подразделение является обособленным, но неуполномоченным на уплату НДФЛ в бюджет (см. «Куда платить НДФЛ и подавать ф. № 1ДФ за работников подразделений предприятия»). За работников необособленных (т. е. структурных) подразделений налог с доходов уплачивает предприятие в местный бюджет по своему местонахождению. К такому выводу подталкивают требования появившихся не так давно Методрекомендаций, которые разработаны во исполнение п. 9.1 Порядка № 80 .Более безопасный вариант,
который в основном базируется на требованиях Налогового разъяснения № 232 (хотя нормы этого документа вряд ли можно назвать четкими и однозначными), заключается в том, что предприятию нужно уплачивать НДФЛ и по месту нахождения его необособленных (структурных) подразделений. Соответственно для этого предприятию необходимо стать на учет в налоговом органе по месту нахождения подразделения как плательщику отдельного налога. Учитывая неоднозначность действующего законодательства, плательщикам целесообразно придерживаться именно этого, более безопасного варианта.
| Куда платить НДФЛ и подавать ф. № 1ДФ Извлечение из ст. 16 Закона о налоге с доходов «16.3. Этот порядок применяется всеми юридическими лицами, в том числе имеющими филиалы, отделения, другие обособленные подразделения, расположенные на территории другой территориальной громады, чем такое юридическое лицо, а также обособленными подразделениями юридических лиц, которым в установленном порядке предоставлены полномочия по начислению, удержанию и уплате (перечислению) в бюджет налога (далее — уполномоченное подразделение). 16.3.1. Сумма налога за отчетный месяц, подлежащая перечислению в местный бюджет по местонахождению таких обособленных подразделений, определяется юридическим лицом либо уполномоченным подразделением самостоятельно исходя из общего количества граждан, работающих в этих подразделениях, и суммы уплаченного (начисленного) налогооблагаемого дохода. 16.3.2. Юридическое лицо по своему местонахождению и местонахождению своих подразделений, а уполномоченное подразделение по своему местонахождению, одновременно с подачей документов на получение средств для выплаты причитающихся плательщикам налога доходов, уплачивает (перечисляет) суммы удержанного налога на соответствующие распределительные счета, открытые в территориальных управлениях Государственного казначейства Украины».
Извлечение из Налогового разъяснения № 232 «Что касается всех других обособленных подразделений хозяйственных организаций (структурных единиц), которые созданы для осуществления хозяйственной деятельности и которым в установленном порядке не предоставлены полномочия по начислению, удержанию и уплате (перечислению) в бюджет налогов и сборов (обязательных платежей), в том числе налога с доходов физических лиц, то такие хозяйственные организации, как плательщики отдельных налогов, должны состоять на учете в органах государственной налоговой службы по местонахождению таких обособленных подразделений. То есть: хозяйственная организация состоит на учете в органе государственной налоговой службы по своему местонахождению (регистрации); филиалы, представительства и другие обособленные подразделения, наделенные полномочиями начисления и уплаты налога с доходов физических лиц, либо обособленные подразделения, включенные в ЕГРПОУ, должны быть взяты на учет в органе государственной налоговой службы по своему местонахождению; вместо структурных подразделений, которые не включены в ЕГРПОУ и не наделены полномочиями начисления и уплаты налога с доходов физических лиц, на учете должны состоять хозяйственные организации в органах государственной налоговой службы по местонахождению таких структурных единиц как плательщики отдельного налога (налога с доходов физических лиц)».
Извлечение из п. 2.1 Методрекомендаций «В соответствии с пунктом 5.3 раздела 5 Порядка заполнения и подачи налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного из них налога, утвержденного приказом ГНА Украины от 29.09.2003 № 451, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 22.10.2003 под № 960/8281, в случае если юридическое лицо имеет филиал или другое обособленное подразделение с отдельным идентификационным кодом по ЕГРПОУ и другим местонахождением, чем главное предприятие, наделенные полномочиями начисления, удержания и уплаты (перечисления) налога с доходов физических лиц, налоговый расчет по форме № 1ДФ таким уполномоченным подразделением подается в орган ГНС по своему местонахождению. В случае если филиал не является уполномоченным подразделением, налоговый расчет по форме № 1ДФ в виде отдельной порции за филиал подает главное предприятие в орган ГНС по своему местонахождению. Ответственность за своевременное и полное перечисление сумм налога в соответствующий местный бюджет несет юридическое лицо или его уполномоченное подразделение, которые начисляют (выплачивают) налогооблагаемый доход. Учитывая изложенное, если обособленное подразделение является уполномоченным подразделением по начислению, удержанию и уплате (перечислению) в бюджет налога с доходов физических лиц, то оно состоит на учете в органе ГНС по своему местонахождению, и главное предприятие, в составе которого находится такое подразделение, не подлежит зачислению в категорию плательщиков отдельных видов налогов в таком органе ГНС. Если обособленное подразделение не является уполномоченным подразделением по начислению, удержанию и уплате (перечислению) в бюджет налога с доходов физических лиц, то в органе ГНС по местонахождению такого подразделения должно находиться главное предприятие как плательщик налога с доходов физических лиц». |
Таблица 1.
Порядок уплаты НДФЛ и подачи ф. № 1ДФза работников подразделений предприятия — наше видение вопроса
| Показатель | Уполномоченный филиал | Неуполномоченный филиал | Неуполномоченное структурное подразделение |
| Наличие отдельного кода по ЕГРПОУ | Есть | Есть | Нет* |
| Регистрация в качестве плательщика налога с доходов | Регистрируется филиал по своему местонахождению | Регистрируется головное предприятие по местонахождению филиала как плательщик отдельного налога (НДФЛ) | Регистрируется предприятие по местонахождению подразделения как плательщик отдельного налога (НДФЛ)** |
| Уплата налога с доходов | Филиал по своему местонахождению | Головное предприятие по местонахождению филиала | Предприятие по местонахождению подразделения** |
| Предоставление ф. № 1ДФ | Филиал по своему местонахождению | Головное предприятие в виде отдельной порции по своему местонахождению*** | Предприятие в виде отдельной порции по своему местонахождению*** |
| * Рассматриваем случай, если у структурного подразделения нет отдельного кода по ЕГРПОУ. В противном случае головное предприятие действует в том же порядке, что и при наличии неуполномоченного филиала. ** О том, что предприятию в этом случае нужно становиться на учет по местонахождению подразделения в качестве плательщика отдельного налога, говорится в Налоговом разъяснении № 232. В то же время из Методрекомендаций можно заключить, что такая регистрация возможна только по местонахождению обособленного подразделения. Ввиду отсутствия четких требований законодательства рекомендуем обратиться в свою ГНИ для предоставления разъяснений по этому вопросу. *** В Порядке № 451 сказано, что при наличии у подразделения отдельного кода по ЕГРПОУ ф. № 1ДФ подается по местонахождению подразделения, а при отсутствии отдельного кода по ЕГРПОУ — по местонахождению предприятия в виде отдельной порции на работников подразделения. Однако в Методрекомендациях используют только термин «обособленное подразделение» (и не упоминают о структурных): если обособленное подразделение является уполномоченным, то ф. № 1ДФ подается по местонахождению подразделения, если неуполномоченным — по местонахождению предприятия в виде отдельной порции на работников подразделения. | |||
В соответствии с
пп. 9.10.1 и 9.10.3 Закона о налоге с доходов сумма 15 % штрафа и НДФЛ, удержанного с суммы невозвращенных подотчетных сумм, взимается с любого налогооблагаемого дохода плательщика за соответствующий месяц, а при недостаточности такого дохода — с налогооблагаемого дохода следующих месяцев до полного их удержания*.* Подробнее см. статью «Подотчетный» штраф: основные правила»// «БН», 2009, № 12, с. 36.
В Справочнике признаков доходов (приложение к приказу № 451) сказано, что с признаком дохода «16» отражается сумма средств, выданная плательщику на командировку или под отчет, с учетом норм п. 9.10 Закона о налоге с доходов (пп. 4.2.15 и 4.3.2 данного Закона). Ссылка на указанные нормы Закона о налоге с доходов говорит о том, что под признаком «16» в ф. № 1ДФ нужно показывать не все выданные работнику средства под отчет, а лишь те, которые израсходованы сверх норм и остались невозвращенными плательщиком в установленные сроки. Этого подхода придерживаются и представители налоговых органов. В консультации в «ВНСУ»** сказано, что с признаком дохода «16» отражаются:
— вовремя невозвращенная сумма превышения над суммой расходов на командировку;
— вовремя не возвращенная сумма превышения над суммой фактических расходов налогоплательщика на осуществление отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, которое их предоставило;
— сумма 15 % штрафа, который взыскивается в соответствии с п.п. 9.10.3 Закона о налоге с доходов.
** Здесь и далее: консультация «Вспомогательная таблица для заполнения ф. № 1ДФ», опубликованная в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2009, № 27, с. 15.
На наш взгляд, не будет ошибкой, если сумма 15 % штрафа будет отражена в ф. № 1ДФ с признаком дохода «01» (зарплата)***. Особенно это касается ситуации, когда работник вернул остаток подотчетных сумм с нарушением 3-дневного срока, но до окончания отчетного месяца. Если следовать разъяснениям налоговиков и отражать сумму 15 % штрафа с признаком дохода «16», то при возврате подотчетных сумм в пределах отчетного месяца в гр. 3 и 3а нужно ставить нули, а в гр. 4 и 4а — сумму начисленного и перечисленного штрафа соответственно.
*** Эти суммы фактически будут удержаны из дохода в виде заработной платы. В бухгалтерском учете сумма 15 % штрафа и налога с доходов будет отражена на отдельном субсчете «Штрафные санкции» к субсчету 641 «Налог с доходов физических лиц», чтобы не спутать эти суммы с текущими обязательствами. Напомним также, что за искажение данных в ф. № 1ДФ штрафа нет.
Заполним ф. № 1ДФ, следуя рекомендациям налоговых органов. При этом рассмотрим две ситуации:
1) возврат подотчетных средств с нарушением 3-дневного срока, но в пределах отчетного месяца;
2) возврат подотчетных средств по окончании отчетного месяца, на который приходится окончание предельного срока сдачи Отчета.
ГРАФЫ Ф. № 1ДФ
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 1. Если деньги были возвращены сверх 3-дневного срока, но в пределах отчетного месяца | ||||||||||
| Ф. № 1ДФ за 1 квартал 2010 года | ||||||||||
| … | 1122334455 | 0,00 | 0,00 | 30,00 | 30,00 | 16 | — | — | — | — |
| 2. Если деньги не были возвращены до окончания отчетного месяца, на который приходится предельный срок возврата | ||||||||||
| Ф. № 1ДФ за 1 квартал 2010 года | ||||||||||
| … | 1122334455 | 235,29 | 235,29 | 65,29* | 0,00 | 16 | — | — | — | — |
| Ф. № 1ДФ за 2 квартал 2010 года | ||||||||||
| … | 1122334455 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 65,29 | 16 | — | — | — | — |
| * Расчет: 65,29 = 30 + 35,29. | ||||||||||
Как исправить ошибку, если работнику в месяце увольнения предоставлена НСЛ
Во 2 квартале 2010 года была обнаружена ошибка по НДФЛ: уволенному в ноябре 2009 года работнику в месяце увольнения была предоставлена налоговая социальная льгота (НСЛ). Сумма недоплаты составила 45,37 грн. Как правильно исправить эту ошибку?
При увольнении работника работодатель должен был провести перерасчет НДФЛ. Так как уволенному работнику ошибочно в месяце увольнения была предоставлена НСЛ, обязанность по возмещению в бюджет возникшей недоплаты согласно
п.п. 20.3.2 Закона о налоге с доходов ложится на плечи работодателя. При этом плательщик налога — получатель таких доходов освобождается от обязательства погашения такой суммы налоговых обязательств или долга.Исправить допущенную ошибку можно только путем подачи уточненного расчета по
ф. № 1ДФ за 4 квартал 2009 года. Для наглядности заполнения ф. № 1ДФ допустим, что в месяце увольнения (ноябре 2009 года) работнику было начислено 800 грн.Фактически удержанная сумма НДФЛ:
(800 - 16 - 8 - 4,8 - 302,5) х 15 % = 70,31 (грн.).
Правильная сумма НДФЛ:
(800 - 16 - 8 - 4,8) х 15 % = 115,68 (грн.).
Сумма недоплаты НДФЛ в бюджет:
115,68 - 70,31 = 45,37 (грн.).
Расчет можно произвести и путем умножения суммы НСЛ, ошибочно предоставленной работнику, на 15 %. Расчет:
302,5 х 15 % = 45,37 (грн.).
Итак, работодатель погашает сумму задолженности за свой счет и, конечно, не включает ее в состав валовых расходов. Излишне выплаченная работнику сумма НДФЛ не подлежит взысканию с него, а значит, представляет собой чистый выплаченный ему доход. Такой доход можно расценивать как дополнительное благо от работодателя. Соответственно, для расчета «грязной» суммы выплаченного налогооблагаемого дохода необходимо применить «натуральный» коэффициент*.
* Необходимость применения «натурального» коэффициента обусловлена тем, что фактически мы выплатили работнику «чистыми» лишних 45,37 грн., следовательно, должны сверху накрутить налог с доходов, чтобы определить начисленную ему сумму дохода.
Рассчитаем сумму налогооблагаемого дохода, фактически выплаченного уволенному работнику:
45,37 х 1,176471 = 53,38 (грн.).
Сумма НДФЛ с излишне выплаченного дохода:
53,38 х 15 % = 8,01 (грн.).
Итого правильная сумма НДФЛ, которая должна была быть удержана с работника за ноябрь 2009 года:
115,68 + 8,01 = 123,69 (грн.).
Приведем порядок исправления ошибки в уточняющей
ф. № 1ДФ (с пометкой реквизита «Уточнюючий») за IV квартал 2009 года (например, ИНН работника — 1122334455, порядковый номер строки в расчете — 31, всего заполнено строк в расчете — 50). За октябрь 2009 года работнику начислена зарплата в размере 700 грн., с которой удержан НДФЛ в сумме 55,85 грн.
ГРАФЫ Ф. № 1ДФ
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| Так была заполнена ф. № 1ДФ за 4 квартал 2009 года | ||||||||||
| 31 | 1122334455 | 1500,00 | 1500,00 | 126,16* | 126,16 | 01 | — | 30.11.2009 | 01 | — |
| Так нужно исправить ошибку в уточняющем расчете ф. № 1ДФ за IV квартал 2009 года | ||||||||||
| 31 | 1122334455 | 1500,00 | 1500,00 | 126,16 | 126,16 | 01 | — | 30.11.2009 | 01 | 1 |
| 31 | 1122334455 | 1500,00 | 1500,00 | 171,53 | 126,16 | 01 | — | 30.11.2009 | 01 | 0 |
| 52 | 1122334455 | 53,38 | 53,38 | 8,01 | 0,00 | 09 | — | — | — | 0 |
|
| Итого | 3053,38 | 3053,38 | 305,70 | 252,32 | х | х | х | х | х |
| В ф. № 1ДФ за I квартал 2010 года отражается сумма фактически перечисленного НДФЛ | ||||||||||
| 44 | 1122334455 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 45,37 | 01 | — | 30.11.2009 | — | — |
| 45 | 1122334455 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 8,01 | 09 | — | — | — | — |
| * Расчет: 126,16 = 55,85 + 70,31. | ||||||||||
Уплата в бюджет доначисленного НДФЛ отражается в обычном порядке: Дт 641/«НДФЛ» — Кт 311 на сумму 53,38 грн. (45,37 + 8,01).
Дадим некоторые пояснения по исправлению данной ошибки в
ф. № 1ДФ.Во-первых
, правила исправления ошибок в ф. № 1ДФ приведены в п. 4 Порядка № 451. Так, для исключения одной ошибочной строки (или строки, в которой допущены ошибки) из предварительно введенной информации нужно повторить все графы такой строки и в гр. 9 указать «1» — строка на исключение. Для введения новой, пропущенной строки или с правильными откорректированными данными нужно полностью заполнить все ее графы и в гр. 9 указать «0» — строка на введение.Во-вторых
, в 4 квартале 2009 года в одном месяце работник пользовался НСЛ, а во втором (после исправления ошибки) нет. Но несмотря на это на работника заполняют одну строку, указав в гр. 8 признак НСЛ «01.В-третьих
, при исправлении ошибок в ф. № 1ДФ следует учитывать разъяснения ГНАУ, изложенные в ее письме от 07.02.08 г. № 2155/7/17-0217. Суть их сводится к тому, что в уточняющем расчете в строке на введение гр. 4 (сумма перечисленного НДФЛ) не изменяется (т. е. показатель этой графы просто переносится из исправляемого расчета без изменений). Это объяснимо — из-за проведенных исправлений сумма фактически уплаченного НДФЛ за тот квартал не изменяется. Сумма недоплаты, как уплаченная в бюджет, отражается в гр. 4 за тот отчетный квартал, в котором она фактически перечислена в бюджет (в приведенном примере в расчете за 2 квартал 2010 года)*.* Нужно сказать, что четкие правила действий в этом случае Порядком № 451 не описаны, поэтому если в уточняющем расчете в гр. 4 вы отразите правильную (исправленную) сумму налога, а не просто перенесете в нее неправильный показатель из ранее поданного отчета, то вряд ли вас смогут за это наказать. Особенно это касается ошибок по налогу, удержанному с дохода в виде регулярно выплачиваемой зарплаты. Более того, ранее ГНАУ именно так (в гр. 4 уточняющего расчета приводится исправленная сумма налога с доходов) разъясняла правила исправления ошибок (письмо от 02.02.05 г. № 639/Х/17-3115).
Напомним, что порядок проведения корректировок в ф. № 1ДФ мы рассматривали в статье «Ошибки в форме № 1ДФ — исправляем без проблем» // «БН», 2007, № 16, с. 17.
Ответственность налоговых агентов
Какие штрафные санкции налагаются за просрочку предельных сроков подачи ф. № 1ДФ? Смогут ли наказать налогового агента, если в ранее поданном отчете обнаружена ошибка: неправильно указана сумма выплаченного стороннему физлицу дохода (вместо 100 грн. нужно было показать 1000 грн.).
Налоговый расчет
по ф. № 1ДФ не является налоговой декларацией в понимании Закона № 2181, поэтому штрафы, предусмотренные им за непредоставление или несвоевременное предоставление этого отчета, не могут быть применены к субъектам хозяйствования. С этим согласна и ГНАУ (письмо от 09.08.05 г. № 7584/6/17-3116).В то же время на налогового агента может быть наложена административная ответственность согласно
ст. 1634 КоАП:
Таблица 2.
Административная ответственность на основании ст. 1634 КоАП| Вид нарушения | Административная ответственность | Кого привлекают |
| Неудержание или неперечисление в бюджет сумм НДФЛ при выплате физлицу доходов
| Предупреждение или штраф от 34 до 51 грн. (при повторном в течение года нарушении — штраф от 51 до 85 грн.)
| Должностные лица предприятий, учреждений, организаций, а также граждан — субъектов предпринимательской деятельности |
| Перечисление НДФЛ за счет средств предприятий, учреждений и организаций (кроме случаев, когда такое перечисление разрешено законодательством) | ||
| Неуведомление или несвоевременное уведомление ГНИ по установленной форме сведений о доходах граждан |
Что касается ошибки по неправильно приведенной в отчете сумме дохода, то, на наш взгляд, ее можно классифицировать как
искажение данных (недостоверные данные), но работодатель уведомил ГНИ о сведениях на работника. Поэтому за такие нарушения сейчас не наказывают. Нам представляется так: если налоговый агент привел сведения о начисленном (выплаченном) доходе физическому лицу в ф. № 1ДФ, но ошибся в заполнении одного из реквизитов (идентификационном номере плательщика, сумме дохода, сумме НДФЛ, признака дохода, признака НСЛ, даты приема или увольнения с работы), то административный штраф к нему не должен применяться. Налоговые органы могут усмотреть в этом нарушении неуведомление о выплаченном физлицу доходе (в нашем случае — в сумме 900 грн.), но если сумма удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ будет отражена верно, то у налогового агента есть все шансы отбиться от штрафа. Другое дело, если бы предприятие вообще не привело такой доход в ф. № 1ДФ, тогда да, админштраф по ст. 1634 КоАП был бы правомерен.Говоря о штрафах, не можем не напомнить о существовании
штрафа в двойном размере от суммы недоплаты по ст. 17.1.9 Закона № 2181, если плательщик осуществил выплату дохода без предварительного удержания и уплаты НДФЛ в бюджет, если такое удержание было обязательным. Данный штраф может быть наложен на налогового агента, если недоплата обнаружится налоговыми органами при проверке, поэтому лучше самостоятельно исправить допущенную ошибку до начала проверки. В письме ГНАУ от 15.11.05 г. № 11069/6/17-2116 говорится, что при самостоятельном исправлении ошибки админштраф на налогового агента не налагается. И хотя аргументация в этом письме не совсем корректна, при необходимости им можно воспользоваться. Другие штрафы, пеня, в том числе 5 % «самоштраф», по Закону № 2181 на налогового агента не налагаются.
Экспресс-ответы по ф. № 1ДФ
| Вопрос | Ответ |
| 1 | 2 |
| 1. Нужно ли подавать ф. № 1ДФ с прочерками, если предприятие не ведет деятельности (нет ни одного наемного работника)?
| Нет, не нужно. Если налоговый агент в отчетном квартале не начислял и не выплачивал доходы физическим лицам, то подавать ф. № 1ДФ не нужно (п. 2.2 Порядка № 451)
|
| 2. Нужно ли сшивать отчет по ф. № 1ДФ, состоящий из нескольких листов, если вместе с бумажным отчетом налоговому органу предоставляется отчет в электронном виде?
| Нет, не нужно. Если отчет подается в виде файла данных, то он подается вместе с его распечатанной копией по форме расчета (п. 2.3.2 Порядка № 451). Распечатанная копия заверяется на последнем листе подписями руководителя и главного бухгалтера, а также печатью предприятия. Если отчет подается физическим лицом — предпринимателем, то он заверяется его подписью и при наличии — печатью (п. 5.4 Порядка № 451) |
| 3. На работу принят работник, у которого нет справки об идентификационном номере. Можно ли в ф. № 1ДФ указывать его Ф.И.О. и паспортные данные до тех пор, пока он не получит номер?
| Нет, нельзя. Выплачивать доходы физическому лицу можно только при наличии у него идентификационного номера. Единственное исключение составляют лица, у которых в паспорте стоит отметка о том, что они отказались от получения идентификационного номера по религиозным соображениям. Данная отметка делается в паспорте на основании решения суда. Во всех остальных случаях (отметка в паспорте отсутствует) налоговый агент в ф. № 1ДФ должен приводить идентификационный номер физического лица, которому начислен и/или выплачен доход |
| 4. Как заполнять ф. № 1ДФ, если работник в отчетном квартале был уволен и вновь принят на работу?
| На такого работника будут заполнены две строки: первая с доходом до увольнения и с заполнением в гр. 7 даты увольнения; вторая — с доходом после обратного приема на работу с заполнением в гр. 6 даты приема на работу
|
| 5. Как заполнить ф. № 1ДФ, если в январе и феврале работнице предоставлялась обычная НСЛ, а в марте (в связи со смертью мужа) — повышенная НСЛ как вдове?
| В таком случае по доходу работницы в виде заработной платы (признак «01») заполняются две строки: — в первой строке приводятся зарплаты за январь и февраль. В гр. 8 ставится признак НСЛ «01»; — во второй строке отражается зарплата за март. В гр. 8 ставится признак НСЛ «02» |
| 6. Как в ф. № 1ДФ отражается зарплата работников, имеющих право на НСЛ «на себя» и «на детей»?
| Зарплата таких работников приводится двумя строками: — в первой строке отражается сумма начисленного дохода в отчетном квартале и удержанного с него НДФЛ и в гр. 8 ставится признак НСЛ «02» или «03» (при наличии трех и более детей до 18 лет); — во второй строке приводится идентификационный номер плательщика, в гр. 3а, 3, 4а и 4 ставятся прочерки, а в гр. 8 ставится признак НСЛ «04»
|
| 7. С каким признаком дохода отражаются больничные с 6 дня, т. е. оплачиваемые за счет средств Фонда соцстраха? | Общая сумма больничных, как за счет средств предприятия, так и за счет средств Фонда соцстраха, отражается в ф. № 1ДФ с признаком дохода «01» (зарплата для целей Закона о налоге с доходов)
|
| 8. С каким признаком дохода в ф. № 1ДФ отражается плата по договору аренды транспортного средства?
| Специальный признак для платы за аренду движимого имущества в ф. № 1ДФ не предусмотрен. На наш взгляд, такие доходы можно отражать с признаком «08» (аренда недвижимого имущества), что позволит отделить арендные платежи от других видов дохода. В консультации в «ВНСУ» такой доход рекомендуется показывать с признаком «01» (зарплата). По всей видимости, ГНАУ считает это верным для тех случаев, когда арендатором является работодатель физического лица. На наш взгляд, это неверно: такой доход нужно приводить с признаком «08» или «14» (прочие доходы)
|
| 9. Выплачиваем физическому лицу вознаграждение по договору подряда за уборку помещения (акт подписываем ежемесячно), оплата в течение 10 дней по окончании отчетного месяца. Можно ли при своевременной выплате вознаграждения заполнять ф. № 1ДФ так же, как и при своевременной выплате зарплаты (гр. 3 равна 3а, гр. 4 равна гр. 4а)?
| Нет, нельзя. Особый порядок заполнения ф. № 1ДФ при своевременной выплате дохода распространяется только на доход в виде заработной платы. Доход в виде вознаграждения, несмотря на то, что в ф. № 1ДФ также приводится с признаком дохода «01» (зарплата) в гр. 3 (сумма выплаченного дохода), отражается в том отчетном периоде, в котором фактически выплачен доход. Соответственно, гр. 4 (сумма перечисленного НДФЛ) заполняется в том отчетном периоде, в котором сумма удержанного с вознаграждения НДФЛ была фактически уплачена в бюджет
|
| 10. Как в ф. № 1ДФ отражаются суточные на командировку в пределах и сверх установленных норм?
| Суточные в пределах норм, на наш взгляд, не отражаются в ф. № 1ДФ. Сверхнормативные суточные приводятся с признаком дохода «09» (допблаго)
|
| 11. Нужно ли в ф. № 1ДФ отражать стоимость путевки, выданной работнику со 100 % оплатой за счет средств Фонда соцстраха?
| Да, нужно. Стоимость такой путевки отражается в ф. № 1ДФ с признаком «41». Если часть такой путевки оплачивает работник, то она не является его доходом и, соответственно, не отражается в ф. № 1ДФ
|
| 12. Нужно ли показывать в ф. № 1ДФ выплаченный физлицу доход за приобретенные у него ценные бумаги (облигации)?
| Если сделка по покупке облигаций заключалась через торговца ценных бумаг, с которым физическое лицо заключило договор на оказание услуг налогового агента, то покупатель не должен показывать такие сведения в ф. № 1ДФ. В других случаях, по мнению налоговых органов, сумму выплаченного физическим лицам дохода от операций с инвестиционными активами нужно приводить в ф. № 1ДФ (признак дохода «15»). При этом в гр. 4а и 4 ставятся нули, так как покупатель не является налоговым агентом по таким операциям. Требование налоговиков понятно — в противном случае они теряют контроль над этим видом доходов физлиц. Тем не менее мы считаем, что предприятие не должно отражать выплачиваемый физическому лицу инвестдоход ни в первом ни во втором случае
|
| 13. Нужно ли сумму выплаты приводить в ф. № 1ДФ при покупке у частного предпринимателя товаров? | Да, нужно*. Выплата дохода частному предпринимателю за приобретенные у него товары (работы, услуги) при осуществлении им предпринимательской деятельности отражается в ф. 1ДФ с признаком «42». При этом в гр. 4а и 4 ставятся нули. Если товары приобретены у частного предпринимателя не в рамках его предпринимательской деятельности (например, вид деятельности не указан в Свидетельстве единоналожника), то такой доход отражается с признаком «14» (прочие доходы). При этом в гр. 4а и 4 указывается сумма удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ. Стоит отметить, что аналогичным образом отражаются в ф. № 1ДФ сведения, если товары (работы, услуги) приобретены у частных предпринимателей подотчетными лицами налогового агента, в том числе находящимися в командировке
|
| 14. Нужно ли отражать в ф. № 1ДФ выданный работнику беспроцентный заем?
| Нет, сумма выданного работнику займа не отражается в ф. № 1ДФ, так как не соответствует понятию «доход» для целей Закона о налоге с доходов |
| 15. Нужно ли отражать в ф. № 1ДФ сумму займа, оставшуюся невозвращенной на момент увольнения работника?
| Нет, не нужно. Правоотношения по договору займа регулируются гражданско-правовым, а не трудовым законодательством, поэтому увольнение работника не является основанием для автоматического списания с него долга по займу (работник может возвращать заем и после увольнения). В ф. № 1ДФ невозвращенная часть займа будет отражена только в случае: — прощения долга (признак дохода «09», если списание осуществляется на момент увольнения, или «14»). Налогооблагаемый доход рассчитывается с учетом натурального коэффициента, заимодатель удерживает и перечисляет НДФЛ в бюджет. Подробнее см. статью «Денежный заем работнику: порядок выдачи» // «БН», 2009, № 27, с. 14; — истечения срока исковой давности, если невозвращенная сумма превышает 50 % прожиточного минимума, действующего на 1 января отчетного года) (признак «14»). В этом случае заимодатель согласно п.п. 4.2.11 Закона о налоге с доходов только уведомляет налоговый орган о таком доходе физлица в ф. № 1ДФ. Начислять и перечислять в бюджет НДФЛ с этих сумм заимодателю не нужно
|
| * Некоторые местные ГНИ не требуют заполнять и подавать ф. № 1ДФ на предпринимателей. | |
В завершение хотим напомнить, что о том, с каким признаком дохода (
гр. 5) отражать ту или иную выплату вы можете ознакомиться в Шпаргалке бухгалтера «Форма № 1ДФ — самое главное»// «БН», 2008, № 27, с. 23, а в разрезе выплат согласно Инструкции № 5 — «Выплаты работникам: начисления и удержания, участие в расчете средней зарплаты для соцвыплат и отпускных»// «БН», 2010, № 14, с. 9.
Документы и сокращения статьи
КоАП
— Кодекс об административных правонарушениях Украины от 07.12.84 г. № 8073-X.БКУ
— Бюджетный кодекс Украины от 21.06.01 г. № 2542-III.Закон о налоге с доходов
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.03 г. № 889-IV.Закон № 2181
— Закон Украины «О порядке погашения обязательств плательщиков налогов перед бюджетами и государственными целевыми фондами» от 21.12.2000 г. № 2181-III.Порядок № 451
— Порядок заполнения и предоставления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного из них налога, утвержденный приказом ГНАУ от 29.09.03 г. № 451.Порядок № 80
— Порядок учета плательщиков налогов (сборов, обязательных платежей), утвержденный приказом ГНАУ от 19.02.98 г. № 80.Методрекомендации
— Методические рекомендации относительно полноты охвата учетом плательщиков отдельных видов налогов, утвержденные приказом ГНАУ от 19.12.08 г. № 784.Налоговое разъяснение № 232
— Налоговое разъяснение относительно порядка уплаты (перечисления) налога с доходов физических лиц в бюджет, утвержденное приказом ГНАУ от 22.04.04 г. № 232.Инструкция № 5
— Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Минстата от 13.01.04 г. № 5.НДФЛ
— налог с доходов физических лиц.
