ФОРМА № 1ДФ —
відповіді на поширені запитання
У сьогоднішній публікації ми зібрали запитання, що находили найчастіше стосовно заповнення ф. № 1ДФ, відповіді на які, сподіваємося, будуть дуже доречні у розпал подання цієї звітності за перший квартал 2010 року. Поспішаємо заспокоїти вас, шановні колеги: жодних змін ні в порядку заповнення, ні в порядку подання цієї форми не відбулося, однак у податкових агентів при її заповненні виникає досить багато поточних робочих запитань.
Наталія ЖУРАВЛЬОВА, консультант газети «Бухгалтерський тиждень»
Коли ф. № 1ДФ слід обов'язково заповнювати в електронному вигляді?
Приватний підприємець має вісьмох найманих працівників. Форму № 1ДФ він заповнює віручну. Працівники податкового органу під час прийняття ф. № 1ДФ вимагають подання її не тільки на папері, а і в електронному вигляді (на дискеті). Чи правомірно це?
Згідно з
п.п. 2.3.1 Порядку № 451 Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (виплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за формою № 1ДФ (далі — ф. № 1ДФ) подається на непошкодженому паперовому носії формату А4 (кількість аркушів не обмежується). Розрахунок заповнюється машинописним текстом або друкарськими літерами без підчищень, закреслень, виправлень та уточнень.За наявності комп'ютерної техніки податкові агенти формують і подають інформацію про доходи та утримані з них податки у вигляді файлу даних
, що передається в електронному вигляді (можна на дискеті), та його роздрукованої копії (за формою розрахунку) (п.п. 2.3.2 Порядку № 451).Як видно, тут прописано не можливість, а обов'язок податкового агента формувати звіт в електронному вигляді, якщо в нього є комп'ютерна техніка. При цьому ДПАУ розробила спеціальне програмне забезпечення щодо формування
ф. № 1ДФ в електронному вигляді, яке безкоштовно надається податковим агентам (лист ДПАУ від 18.03.04 р. № 19/28-3517). Вимога податкових органів про подання ф. № 1ДФ в електронному вигляді зрозуміла, оскільки перенесення даних до бази з паперу (а не з файлу даних) може призвести до помилок. Проте, якщо у підприємця немає комп'ютера (підтвердженням цього може бути те, що звіти, уключаючи і ф. № 1ДФ, заповнено вручну, а не за допомогою комп'ютерної програми), то податкові органи не мають права вимагати подання ф. № 1ДФ в електронному вигляді. У такому разі податковий агент має право подавати ф. № 1ДФ тільки на папері незалежно від кількості осіб, які в нього працюють.
Куди та хто подає ф. № 1ДФ за наявності відокремленого підрозділу, розташованого в іншому населеному пункті
Підприємство збирається відкрити в іншому населеному пункті виробничий цех. Хто та куди має сплачувати ПДФО з працівників цього цеху? Який порядок подання ф. № 1ДФ у цьому випадку?
Почнемо з того, що порядок сплати ПДФО та подання звіту за ф. № 1ДФ залежить від декількох факторів:
— є підрозділ відокремленим або невідокремленим. Це, у свою чергу, поділяє підрозділи на ті, що мають окремий код за ЄДРПОУ, і на ті, що його не мають;
— є підрозділ уповноваженим чи неуповноваженим на нарахування зарплати працівникам, утримання та перерахування ПДФО до бюджету.
На жаль, дати чітку та однозначну відповідь на запитання, хто куди має сплачувати ПДФО і подавати звіт за ф. № 1ДФ, на сьогодні не дозволяє існуюча термінологічна плутанина в документах із цього питання. Жонглювання словами «відокремлений підрозділ», «підрозділ», «структурний підрозділ», «невідокремлений», «уповноважений», «невповноважений», «такий, що має окремий код за ЄДРПОУ» у тексті законодавчих та нормативних документів у різних варіаціях та поєднаннях здебільшого змушує тільки здогадуватися, про який саме підрозділ тут ідеться.
Спочатку висловимо думку, яку можна назвати сміливою, але, на наш погляд, вона понад усе відповідає вимогам законодавства з цього питання (
БКУ, Закону про податок з доходів, Порядку № 451, Податковому роз'ясненню № 232, Порядку № 80, Методрекомендаціям). Так, доходимо висновку, що сплачувати податок з доходів за місцезнаходженням підрозділу підприємству потрібно лише в тому випадку, якщо такий підрозділ є відокремленим (включеним до ЄДРПОУ). Відповідно і реєструватися платником окремого податку (ПДФО) в податковому органі за місцезнаходженням підрозділу підприємству потрібно лише в тому випадку, якщо такий підрозділ є відокремленим, але не вповноваженим на сплату ПДФО до бюджету (див. «Куди сплачувати ПДФО і подавати ф. № 1ДФ за працівників підрозділів підприємства»). За працівників невідокремлених (тобто структурних) підрозділів податок з доходів сплачує підприємство до місцевого бюджету за своїм місцезнаходженням. До такого висновку підводять вимоги не так давно розроблених на виконання п. 9.1 Порядку № 80 Методрекомендацій.
| Куди сплачувати ПДФО і подавати ф. № 1ДФ за працівників підрозділів підприємства Витяг зі ст. 16 Закону про податок з доходів «16.3. Цей порядок застосовується всіма юридичними особами, у тому числі такими, що мають філії, відділення, інші відокремлені підрозділи, які розташовані на території іншої територіальної громади, ніж така юридична особа, а також відокремленими підрозділами юридичних осіб, яким в установленому порядку надано повноваження щодо нарахування, утримання і сплати (перерахування) до бюджету податку (далі — уповноважений підрозділ). 16.3.1. Сума податку за звітний місяць, яка підлягає перерахуванню до місцевого бюджету за місцезнаходженням таких відокремлених підрозділів, визначається юридичною особою або уповноваженим підрозділом самостійно, виходячи із загальної кількості громадян, які працюють у цих підрозділах, та суми виплаченого (нарахованого) оподатковуваного доходу. 16.3.2. Юридична особа за своїм місцезнаходженням та місцезнаходженням своїх підрозділів, а уповноважений підрозділ за своїм місцезнаходженням, одночасно з поданням документів на отримання коштів для виплати належних платникам податку доходів, сплачує (перераховує) суми утриманого податку на відповідні розподільчі рахунки, відкриті в територіальних управліннях Державного казначейства України». Витяг із Податкового роз’яснення № 232 «Щодо всіх інших відокремлених підрозділів господарських організацій (структурних одиниць), які утворені для здійснення господарської діяльності та яким в установленому порядку не надано повноваження щодо нарахування, утримання і сплати (перерахування) до бюджету податків і зборів (обов'язкових платежів), у тому числі податку з доходів фізичних осіб, то такі господарські організації як платники окремих податків повинні перебувати на обліку в органах державної податкової служби за місцезнаходженням таких відокремлених підрозділів. Тобто: господарська організація перебуває на обліку в органі державної податкової служби за своїм місцезнаходженням (реєстрації); філії, представництва та інші відокремлені підрозділи, що наділені повноваженнями нарахування та сплати податку з доходів фізичних осіб або відокремлені підрозділи, що включені до ЄДРПОУ, повинні бути взяті на облік в органі державної податкової служби за своїм місцезнаходженням; замість структурних підрозділів, які не включені до ЄДРПОУ та не наділені повноваженнями нарахування і сплати податку з доходів фізичних осіб, на обліку повинні перебувати господарські організації в органах державної податкової служби за місцезнаходженням таких структурних одиниць як платники окремого податку (податку з доходів фізичних осіб)». Витяг із п. 2.1 Методрекомендацій «Відповідно до пункту 5.3 розділу 5 Порядку заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом ДПА України від 29.09.2003 № 451, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 22.10.2003 за № 960/8281, у випадку, коли юридична особа має філію або інший відокремлений підрозділ з окремим ідентифікаційним кодом за ЄДРПОУ та іншим місцезнаходженням ніж головне підприємство, які наділені повноваженнями нарахування, утримання і сплати (перерахування) податку з доходів фізичних осіб, податковий розрахунок за формою № 1ДФ таким уповноваженим підрозділом подається до органу ДПС за своїм місцезнаходженням. У разі коли філія не є уповноваженим підрозділом, податковий розрахунок за формою № 1ДФ у вигляді окремої порції за філію подає головне підприємство до органу ДПС за своїм місцезнаходженням. Відповідальність за своєчасне та повне перерахування сум податку до відповідного місцевого бюджету несе юридична особа або її уповноважений підрозділ, що нараховує (виплачує) оподатковуваний дохід. Враховуючи викладене, якщо відокремлений підрозділ є уповноваженим підрозділом щодо нарахування, утримання і сплати (перерахування) до бюджету податку з доходів фізичних осіб, то він перебуває на обліку в органі ДПС за своїм місцезнаходженням, та головне підприємство, у складі якого знаходиться такий підрозділ, не підлягає зарахуванню до категорії платників окремих видів податків у такому органі ДПС. Якщо відокремлений підрозділ не є уповноваженим підрозділом щодо нарахування, утримання і сплати (перерахування) до бюджету податку з доходів фізичних осіб, то в органі ДПС за місцезнаходженням такого підрозділу повинно перебувати головне підприємство як платник податку з доходів фізичних осіб». |
Безпечніший варіант
, який переважно базується на вимогах Податкового роз'яснення № 232 (хоча норми цього документа навряд чи можна назвати чіткими та однозначними), полягає в тому, що підприємству потрібно сплачувати ПДФО і за місцезнаходженням його невідокремлених (структурних) підрозділів. Відповідно для цього підприємству необхідно стати на облік у податковому органі за місцезнаходженням підрозділу як платнику окремого податку. Ураховуючи неоднозначність чинного законодавства, платникам доцільно дотримуватися саме цього безпечнішого варіанта.
Таблиця 1.
Порядок сплати ПДФО і подання ф. № 1ДФ за працівниківпідрозділів підприємства — наше бачення питання
| Показник | УУповноважена філія | Неуповноважена філія | Неуповноважений структурний підрозділ |
| Наявність окремого коду за ЄДРПОУ | Є | Є | Немає* |
| Реєстрація як платника податку з доходів | Реєструється філія за своїм місцезнаходженням | Реєструється головне підприємство за місцезнаходженням філії як платник окремого податку (ПДФО) | Реєструється підприємство за місцезнаходженням підрозділу як платник окремого одатку (ПДФО)** |
| Сплата податку з доходів | Філія за своїм місцезнаходженням | Головне підприємство за місцезнаходженням філії | Підприємство за місцезнаходженням підрозділу** |
| Надання ф. № 1ДФ | Філія за своїм місцезнаходженням | Головне підприємство у вигляді окремої порції за своїм місцезнаходженням*** | Підприємство у вигляді окремої порції за своїм місцезнаходженням*** |
| * Розглядаємо випадок, якщо у структурного підрозділу немає окремого коду за ЄДРПОУ. Інакше головне підприємство діє в тому самому порядку, що й за наявності неуповноваженої філії. ** Про те, що підприємству в цьому випадку потрібно ставати на облік за місцезнаходженням підрозділу платником окремого податку, ідеться в Податковому роз'ясненні № 232. Водночас із Методрекомендацій можна дійти висновку, що така реєстрація можлива тільки за місцезнаходженням відокремленого підрозділу. Через відсутність чітких вимог законодавства рекомендуємо звернутися до своєї ДПІ для надання роз'яснень щодо цього питання. *** У Порядку № 451 зазначено, що за наявності в підрозділу окремого коду за ЄДРПОУ ф. № 1ДФ подається за місцезнаходженням підрозділу, а за відсутності окремого коду за ЄДРПОУ — за місцезнаходженням підприємства у вигляді окремої порції на працівників підрозділу. Проте в Методрекомендаціях використовують лише термін «відокремлений підрозділ» (і не згадують про структурний): якщо відокремлений підрозділ є уповноваженим, то ф. № 1ДФ подається за місцезнаходженням підрозділу, якщо неуповноваженим — за місцезнаходженням підприємства у вигляді окремої порції на працівників підрозділу. | |||
Відповідно до
пп. 9.10.1 і 9.10.3 Закону про податок з доходів сума 15 % штрафу та ПДФО, утриманого із суми неповернених підзвітних сум, справляється з будь-якого оподатковуваного доходу платника за відповідний місяць, а за недостатності такого доходу — з оподатковуваного доходу наступних місяців до повного їх утримання*.* Докладніше див. статтю «Підзвітний» штраф: основні правила» // «БТ», 2009, № 12, с. 36.
У Довіднику ознак доходів (додаток до наказу № 451) зазначено, що з ознакою доходу «16» відображається сума коштів, видана платнику на відрядження або під звіт, з урахуванням норм п. 9.10 Закону про податок з доходів (пп. 4.2.15 і 4.3.2 цього Закону). Посилання на зазначені норми Закону про податок з доходів свідчить про те, що під ознакою «16» у ф. № 1ДФ потрібно показувати не всі видані працівнику кошти під звіт, а лише витрачені понад норми, що залишилися не поверненими платником у встановлені строки. Цього підходу дотримуються і представники податкових органів. У консультації в «ВПСУ»** зазначено, що з ознакою доходу «16» відображаються:
— не повернена своєчасно сума перевищення над сумою витрат на відрядження;
— не повернена своєчасно сума перевищення над сумою фактичних витрат платника податків на здійснення окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, яка надала кошти;
— сума 15 % штрафу, що стягується відповідно до п.п. 9.10.3 Закону про податок з доходів.
** Тут і далі: консультація «Допоміжна таблиця для заповнення ф. № 1ДФ», опублікована в журналі «Вісник податкової служби України», 2009, № 27, с. 15.
На наш погляд, не буде помилкою, якщо суму 15 % штрафу буде відображено у ф. № 1ДФ з ознакою доходу «01» (зарплата)***. Особливо це стосується ситуації, коли працівник повернув залишок підзвітних сум із порушенням 3-денного строку, але до закінчення звітного місяця. Якщо дотримуватись роз'яснень податківців та відображати суму 15 % штрафу з ознакою доходу «16», то при поверненні підзвітних сум у межах звітного місяця у гр. 3 і 3а потрібно ставити нулі, а у гр. 4 і 4а — суму нарахованого та перерахованого штрафу відповідно.
*** Ці суми фактично буде утримано з доходу у вигляді заробітної плати. У бухгалтерському обліку суму 15 % штрафу та податку з доходів буде відображено на окремому субрахунку «Штрафні санкції» до субрахунку 641 «Податок з доходів фізичних осіб», щоб не переплутати ці суми з поточними зобов'язаннями. Нагадаємо також, що за перекручення даних у ф. № 1ДФ штрафу немає.
Заповнимо ф. № 1ДФ згідно з рекомендаціями податкових органів. При цьому розглянемо дві ситуації:
1) повернення підзвітних коштів з порушенням 3-денного строку, але в межах звітного місяця;
2) повернення підзвітних коштів після закінчення звітного місяця, на який припадає закінчення граничного строку здавання Звіту.
ГРАФИ ф. № 1ДФ
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 1. Якщо гроші було повернено понад 3-денний строк, але в межах звітного місяця | ||||||||||
| Ф. № 1ДФ за 1 квартал 2010 року | ||||||||||
| … | 1122334455 | 0,00 | 0,00 | 30,00 | 30,00 | 16 | — | — | — | — |
| 2. Якщо гроші не було повернено до закінчення звітного місяця, на який припадає граничний строк повернення | ||||||||||
| Ф. № 1ДФ за 1 квартал 2010 року | ||||||||||
| … | 1122334455 | 235,29 | 235,29 | 65,29* | 0,00 | 16 | — | — | — | — |
| Ф. № 1ДФ за 2 квартал 2010 року | ||||||||||
| … | 1122334455 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 65,29 | 16 | — | — | — | — |
| * Розрахунок: 65,29 = 30 + 35,29. | ||||||||||
Як виправити помилку, якщо працівнику в місяці звільнення надано ПСП
У 2 кварталі 2010 року було виявлено помилку щодо ПДФО: звільненому в листопаді 2009 року працівнику в місяці звільнення було надано податкову соціальну пільгу (ПСП). Сума недоплати склала 45,37 грн. Як правильно виправити цю помилку?
При звільненні працівника роботодавець мав здійснити перерахунок ПДФО. Оскільки звільненому працівнику помилково в місяці звільнення було надано ПСП, обов'язок щодо відшкодування до бюджету недоплати, що виникла, згідно з
п.п. 20.3.2 Закону про податок з доходів покладається на роботодавця. При цьому платник податку — одержувач таких доходів звільняється від обов'язку погашення такої суми податкових зобов'язань чи боргу.Виправити допущену помилку можна тліьки шляхом подання уточненого розрахунку за
ф. № 1ДФ за 4 квартал 2009 року. Для наочності заповнення ф. № 1ДФ припустимо, що в місяці звільнення (листопаді 2009 року) працівнику було нараховано 800 грн.Фактично утримана сума ПДФО:
(800 - 16 - 8 - 4,8 - 302,5)
х 15 % = 70,31 (грн.).Правильна сума ПДФО:
(800 - 16 - 8 - 4,8)
х 15 % = 115,68 (грн.).Сума недоплати ПДФО до бюджету:
115,68 - 70,31 = 45,37 (грн.).
Розрахунок можна здійснити і шляхом множення помилково наданої працівнику суми ПСП на 15 %. Розрахунок:
302,5
х 15 % = 45,37 (грн.).Отже, роботодавець погашає суму заборгованості за свій рахунок і, звичайно, не включає її до складу валових витрат. Надміру виплачена працівнику сума ПДФО не підлягає стягненню з нього, а отже, є чистим виплаченим йому доходом. Такий дохід можна розцінювати як додаткове благо від роботодавця. Відповідно для розрахунку «грязної» суми виплаченого оподатковуваного доходу необхідно застосувати «натуральний» коефіцієнт*.
* Необхідність застосування «натурального» коефіцієнта зумовлена тим, що фактично ми виплатили працівнику «чистими» зайві 45,37 грн., отже, мусимо зверху «накрутити» податок з доходів, щоб визначити нараховану йому суму доходу.
Розрахуємо суму оподатковуваного доходу, фактично виплаченого звільненому працівнику:
45,37
х 1,176471 = 53,38 (грн.).Сума ПДФО з надміру виплаченого доходу:
53,38
х 15 % = 8,01 (грн.).Разом правильна сума ПДФО, яку мало бути утримано з працівника за листопад 2009 року:
115,68 + 8,01 = 123,69 (грн.).
Наведемо порядок виправлення помилки в уточнюючій
ф. № 1ДФ (з позначенням реквізиту «Уточню-ючий») за IV квартал 2009 року (наприклад, ІПН працівника — 1122334455, порядковий номер рядка в розрахунку — 31, усього заповнено рядків у розрахунку — 50). За жовтень 2009 року працівнику нараховано зарплату в розмірі 700 грн., з якої утримано ПДФО в сумі 55,85 грн.
ГРАФИ ф. № 1ДФ
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| Так було заповнено ф. № 1ДФ за 4 квартал 2009 року: | ||||||||||
| 31 | 1122334455 | 1500,00 | 1500,00 | 126,16* | 126,16 | 01 | — | 30.11.2009 | 01 | — |
| Так потрібно виправити помилку в уточнюючому розрахунку ф. № 1ДФ за 4 квартал 2009 року: | ||||||||||
| 31 | 1122334455 | 1500,00 | 1500,00 | 126,16 | 126,16 | 01 | — | 30.11.2009 | 01 | 1 |
| 31 | 1122334455 | 1500,00 | 1500,00 | 171,53 | 126,16 | 01 | — | 30.11.2009 | 01 | 0 |
| 52 | 1122334455 | 53,38 | 53,38 | 8,01 | 0,00 | 09 | — | — | — | 0 |
|
| Разом | 3053,38 | 3053,38 | 305,70 | 252,32 | х | х | х | х | х |
| У ф. № 1ДФ за I квартал 2010 року відображається сума фактично перерахованого ПДФО | ||||||||||
| 44 | 1122334455 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 45,37 | 01 | — | 30.11.2009 | — | — |
| 45 | 1122334455 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 8,01 | 09 | — | — | — | — |
| * Розрахунок: 126,16 = 55,85 + 70,31 | ||||||||||
Сплата до бюджету донарахованого ПДФО відображається у звичайному порядку: Дт 641/«ПДФО» — Кт 311 на суму 53,38 грн. (45,37 + 8,01).
Надамо деякі пояснення щодо виправлення цієї помилки у
ф. № 1ДФ.По-перше
, правила виправлення помилок у ф. № 1ДФ наведено в п. 4 Порядку № 451. Так, для вилучення одного помилкового рядка (або рядка, в якому допущено помилки) з попередньо введеної інформації потрібно повторити всі графи такого рядка та у гр. 9 зазначити «1» — рядок на вилучення. Для введення нового, пропущеного рядка або рядка з правильними відкоригованими даними потрібно повністю заповнити всі його графи та у гр. 9 зазначити «0» — рядок на введення.По-друге
, у 4 кварталі 2009 року в одному місяці працівник користувався ПСП, а у другому (після виправлення помилки) — ні. Але незважаючи на це, на працівника заповнюють один рядок, проставивши у гр. 8 ознаку ПСП «01».По-третє
, при виправленні помилок у ф. № 1ДФ слід ураховувати роз'яснення ДПАУ, викладені в її листі від 07.02.08 р. № 2155/7/17-0217. Сутність їх зводиться до того, що в уточнюючому розрахунку в рядку на введення гр. 4 (сума перерахованого ПДФО) не змінюється (тобто показник цієї графи просто переноситься з розрахунку, що виправляється, без змін). Це зрозуміло — унаслідок проведених виправлень сума фактично сплаченого ПДФО за той квартал не змінюється. Сума недоплати як сплачена до бюджету відображається у гр. 4 за той звітний квартал, в якому її фактично перераховано до бюджету (у наведеному прикладі в розрахунку за 2 квартал 2010 року)*.* Слід зауважити, що чітких правил дій у цьому випадку Порядком № 451 не описано, тому якщо в уточнюючому розрахунку у гр. 4 ви відобразите правильну (виправлену) суму податку, а не просто перенесете до нього неправильний показник з раніше поданого звіту, вас навряд чи зможуть за це покарати. Особливо це стосується помилок щодо податку, утриманого з доходу у вигляді регулярно виплачуваної зарплати. Більше того, раніше ДПАУ саме так (у гр. 4 уточнюючого розрахунку наводиться виправлена сума податку з доходів) роз'яснювала правила виправлення помилок (лист від 02.02.05 р. № 639/Х/17-3115).
Нагадаємо, що порядок проведення коригувань у ф. № 1ДФ ми розглядали у статті «Помилки у формі № 1ДФ — виправляємо без проблем» // «БТ», 2007, № 16, с. 17.
Відповідальність податкових агентів
Які штрафні санкції накладаються за прострочення граничних строків подання ф. № 1ДФ? Чи зможуть покарати податкового агента, якщо в раніше поданому звіті виявлено помилку: неправильно зазначено суму виплаченого сторонній фізичній особі доходу (замість 100 грн. потрібно було показати 1000 грн.).
Податковий розрахунок
за ф. № 1ДФ не є податковою декларацією в розумінні Закону № 2181, тому штрафи, передбачені ним за неподання або несвоєчасне подання цього звіту, не можуть застосовуватися до суб'єктів господарювання. З цим згодна і ДПАУ (лист від 09.08.05 р. № 7584/6/17-3116).Водночас на податкового агента може бути накладено адміністративну відповідальність згідно зі
ст. 1634 КУпАП:
Таблиця 2.
Адміністративна відповідальність на підставі ст. 1634 КУпАП| Вид порушення | Адміністративна відповідальність | Кого притягують |
| Неутримання або неперерахування до бюджету сум ПДФО при виплаті фізичній особі доходів | Попередження або штраф від 34 до 51 грн. (при повторному протягом року порушенні — штраф від 51 до 85 грн.)
| Посадові особи підприємств, установ, організацій, а також громадян — суб'єктів підприємницької діяльності |
| Перерахування ПДФО за рахунок коштів підприємств, установ та організацій (крім випадків, коли таке перерахування дозволене законодавством) | ||
| Неповідомлення або несвоєчасне повідомлення ДПІ за встановленою формою відомостей про доходи громадян |
Що стосується помилки щодо неправильно наведеної у звіті суми доходу, то, на наш погляд, її можна класифікувати як
перекручення даних (недостовірні дані), але роботодавець повідомив ДПІ про відомості на працівника. Тому за такі порушення сьогодні не карають. Наша думка стосовно штрафів така: якщо податковий агент навів відомості про нарахований (виплачений) фізичній особі дохід у ф. № 1ДФ, але помилився в заповненні одного з реквізитів (ідентифікаційному номері платника, сумі доходу, сумі ПДФО, ознаці доходу, ознаці ПСП, даті прийняття або звільнення з роботи), то адміністративний штраф до нього не повинен застосовуватися. Податкові органи можуть побачити в цьому порушенні неповідомлення про виплачений фізичній особі дохід (у нашому випадку — у сумі 900 грн.), але якщо суму утриманого та перерахованого до бюджету ПДФО буде відображено правильно, то в податкового агента є всі шанси відстояти відсутність штрафу. Інша справа, якби підприємство взагалі не навело такий дохід у ф. № 1ДФ, тоді адмінштраф за ст. 1634 КУпАП був би правомірним.Говорячи про штрафи, не можемо не нагадати про існування
штрафу в подвійному розмірі від суми недоплати за п.п. 17.1.9 Закону № 2181, якщо платник здійснив виплату доходу без попереднього утримання і сплати ПДФО до бюджету, якщо таке утримання було обов'язковим. Цей штраф може бути накладено на податкового агента, якщо недоплату буде виявлено податковими органами при перевірці, тому краще самостійно виправити допущену помилку до початку перевірки. У листі ДПАУ від 15.11.05 р. № 11069/6/17-2116 зазначається, що при самостійному виправленні помилки адмінштраф на податкового агента не накладається. І хоча аргументація в цьому листі не зовсім коректна, за необхідності ним можна скористатися. Інші штрафи, пеня, у тому числі 5 % «самоштраф», згідно із Законом № 2181 на податкового агента не накладаються.
Експрес-відповіді щодо ф. № 1ДФ
| Запитання | Відповідь |
| 1 | 2 |
| 1. Чи потрібно подавати ф. № 1ДФ з прокресленнями, якщо підприємство не веде діяльності (немає жодного найманого працівника)?
| Ні, не потрібно. Якщо податковий агент у звітному кварталі не нараховував і не виплачував доходи фізичним особам, то подавати ф. № 1ДФ не потрібно (п. 2.2 Порядку № 451)
|
| 2. Чи потрібно зшивати звіт за ф. № 1ДФ, що складається з декількох аркушів, якщо разом з паперовим звітом до податкового органу подається звіт в електронному вигляді?
| Ні, не потрібно. Якщо звіт подається у вигляді файлу даних, то він подається разом з його роздрукованою копією за формою розрахунку (п.п. 2.3.2 Порядку № 451). Роздрукована копія засвідчується на останньому аркуші підписами керівника та головного бухгалтера, а також печаткою підприємства. Якщо звіт подається фізичною особою — підприємцем, то він засвідчується її підписом і за наявності — печаткою (п. 5.4 Порядку № 451) |
| 3. На роботу прийнято працівника, в якого немає довідки про ідентифікаційний номер. Чи можна у ф. № 1ДФ зазначати його П. І. Б. та паспортні дані доти, доки він не отримає номер? | Ні, не можна. Виплачувати доходи фізичній особі можна тільки за наявності в неї ідентифікаційного номера. Єдиний виняток становлять особи, в яких у паспорті стоїть позначка про те, що вони відмовилися від отримання ідентифікаційного номера з релігійних міркувань. Ця позначка проставляється в паспорті на підставі рішення суду. У всіх інших випадках (позначка в паспорті відсутня) податковий агент у ф. № 1ДФ має наводити ідентифікаційний номер фізичної особи, якій нараховано та/або виплачено дохід |
| 4. Як заповнювати ф. № 1ДФ, якщо працівника у звітному кварталі було звільнено та знову прийнято на роботу?
| На такого працівника буде заповнено два рядки: перший — з доходом до звільнення та із заповненням у гр. 7 дати звільнення; другий — з доходом після зворотного прийняття на роботу із заповненням у гр. 6 дати прийняття на роботу
|
| 5. Як заповнити ф. № 1ДФ, якщо в січні та лютому працівниці надавалася звичайна ПСП, а в березні (у зв'язку зі смертю чоловіка) — підвищена ПСП як удові?
| У такому разі стосовно доходу працівниці у вигляді заробітної плати (ознака «01») заповнюється два рядки: — у першому рядку наводиться зарплата за січень та лютий. У гр. 8 ставиться ознака ПСП «01»; — у другому рядку відображається зарплата за березень. У гр. 8 ставиться ознака ПСП «02» |
| 6. Як у ф. № 1ДФ відображається зарплата працівників, які мають право на ПСП «на себе» та «на дітей»?
| Зарплата таких працівників наводиться двома рядками: — у першому рядку відображається сума нарахованого у звітному кварталі доходу та утриманого з нього ПДФО, у гр. 8 ставиться ознака ПСП «02» або «03» (за наявності трьох та більше дітей до 18 років); — у другому рядку наводиться ідентифікаційний номер платника, у гр. 3а, 3, 4а і 4 ставляться прокреслення, а у гр. 8 — ознака ПСП «04»
|
| 7. З якою ознакою доходу відображаються лікарняні з 6-го дня, тобто оплачувані за рахунок коштів Фонду соцстраху? | Загальна сума лікарняних як за рахунок коштів підприємства, так і за рахунок коштів Фонду соцстраху, відображається у ф. № 1ДФ з ознакою доходу «01» (зарплата для цілей Закону про податок з доходів) |
| 8. З якою ознакою доходу у ф. № 1ДФ відображається плата за договором оренди транспортного засобу?
| Спеціальної ознаки для плати за оренду рухомого майна у ф. № 1ДФ не передбачено. На наш погляд, такі доходи можна відображати з ознакою «08» (оренда нерухомого майна), що дозволить відокремити орендні платежі від інших видів доходу. У консультації у «ВПСУ» такий дохід рекомендується показувати з ознакою «01» (зарплата). Мабуть, ДПАУ вважає це правильним для тих випадків, коли орендарем є роботодавець фізичної особи. На наш погляд, це неправильно: такий дохід потрібно наводити з ознакою «08» або «14» (інші доходи)
|
| 9. Виплачуємо фізичній особі винагороду за договором підряду за прибирання приміщення (акт підписуємо щомісяця), оплата — протягом 10 днів після закінчення звітного місяця. Чи можна при своєчасній виплаті винагороди заповнювати ф. № 1ДФ так само, як і при своєчасній виплаті зарплати (гр. 3 = 3а, гр. 4 = гр. 4а)?
| Ні, не можна. Особливий порядок заповнення ф. № 1ДФ при своєчасній виплаті доходу поширюється тільки на дохід у вигляді заробітної плати. Дохід у вигляді винагороди, незважаючи на те що у ф. № 1ДФ він також наводиться з ознакою доходу «01» (зарплата), у гр. 3 (сума виплаченого доходу) відображається в тому звітному періоді, в якому фактично виплачено дохід. Відповідно, гр. 4 (сума перерахованого ПДФО) заповнюється в тому звітному періоді, в якому суму утриманого з винагороди ПДФО було фактично сплачено до бюджету
|
| 10. Як у ф. № 1ДФ відображаються добові на відрядження в межах та понад установлені норми?
| Добові в межах норм, на наш погляд, не відображаються у ф. № 1ДФ. Наднормативні добові наводяться з ознакою доходу «09» (додаткове благо)
|
| 11. Чи потрібно у ф. № 1ДФ відображати вартість путівки, виданої працівнику зі 100 % оплатою за рахунок коштів Фонду соцстраху?
| Так, потрібно. Вартість такої путівки відображається у ф. № 1ДФ з ознакою «41». Якщо частину такої путівки оплачує працівник, то вона не є його доходом і відповідно не відображається у ф. № 1ДФ |
| 12. Чи потрібно показувати у ф. № 1ДФ виплачений фізичній особі дохід за придбані в неї цінні папери (облігації)?
| Якщо операція з купівлі облігацій укладалася через торговця цінними паперами, з яким фізична особа уклала договір на надання послуг податкового агента, то покупець не повинен показувати такі відомості у ф. № 1ДФ. В інших випадках, на думку податкових органів, суму виплаченого фізичним особам доходу від операцій з інвестиційними активами потрібно наводити у ф. № 1ДФ (ознака доходу «15»). При цьому в гр. 4а і 4 проставляються нулі, оскільки покупець не є податковим агентом за такими операціями. Вимога податківців зрозуміла — інакше вони втрачають контроль над цим видом доходів фізичних осіб. Проте ми вважаємо, що підприємство не повинне відображати виплачуваний фізичній особі інвестдохід ні в першому, ні у другому випадку
|
| 13. Чи потрібно при купівлі у приватного підприємця товарів наводити суму виплати у ф. № 1ДФ?
| Так, потрібно*. Виплата доходу приватному підприємцю за придбані в нього товари (роботи, послуги) при здійсненні ним підприємницької діяльності відображається у ф. № 1ДФ з ознакою «42». При цьому в гр. 4а і 4 ставляться нулі. Якщо товари придбано у приватного підприємця не в межах його підприємницької діяльності (наприклад, вид діяльності не зазначено у Свідоцтві єдиноподатника), то такий дохід відображається з ознакою «14» (інші доходи). При цьому в гр. 4а і 4 вказується сума утриманого та перерахованого до бюджету ПДФО. Слід зауважити, що аналогічно відображаються у ф. № 1ДФ відомості, якщо товари (роботи, послуги) придбано у приватних підприємців підзвітними особами податкового агента, у тому числі тими, які перебувають у відрядженні
|
| 14. Чи потрібно відображати у ф. № 1ДФ видану працівнику безпроцентну позику?
| Ні, сума виданої працівнику позики не відображається у ф. № 1ДФ, оскільки не відповідає поняттю «дохід» для цілей Закону про податок з доходів |
| 15. Чи потрібно відображати у ф. № 1ДФ суму позики, що залишилася неповерненою на момент звільнення працівника?
| Ні, не потрібно. Правовідносини за договором позики регулюються цивільно-правовим, а не трудовим законодавством, тому звільнення працівника не є підставою для автоматичного списання з нього боргу за позикою (працівник може повертати позику і після звільнення). У ф. № 1ДФ неповернену частину позики буде відображено тільки у випадку: — прощення боргу (ознака доходу «09», якщо списання здійснюється на момент звільнення, або «14»). Оподатковуваний дохід розраховується з урахуванням натурального коефіцієнта, позикодавець утримує та перераховує ПДФО до бюджету. Докладніше див. статтю «Грошова позика працівнику: порядок видачі» // «БТ», 2009, № 27, с. 14; — закінчення строку позовної давності, якщо неповернена сума перевищує 50 % прожиткового мінімуму, що діє на 1 січня звітного року) (ознака «14»). У цьому випадку позикодавець згідно з п.п. 4.2.11 Закону про податок з доходів лише повідомляє податковий орган про такий дохід фізичної особи у ф. № 1ДФ. Нараховувати і перераховувати до бюджету ПДФО з цих сум позикодавцю не потрібно
|
| * Деякі місцеві ДПІ не вимагають заповнювати і подавати ф. № 1ДФ на підприємців. | |
На завершення хочемо нагадати: про те, з якою ознакою доходу (
гр. 5) відображати ту чи іншу виплату, ви можете дізнатися зі Шпаргалки бухгалтера «Форма № 1ДФ — найголовніше» // «БТ», 2008, № 27, с. 23, а в розрізі виплат згідно з Інструкцією № 5 — «Виплати працівникам: нарахування та утримання, участь у розрахунку середньої зарплати для соцвиплат і відпускних» // «БТ», 2010, № 14, с. 9.
Документи і скорочення статті
КУпАП
— Кодекс про адміністративні правопорушення України від 07.12.84 р. № 8073-X.БКУ
— Бюджетний кодекс України від 21.06.01 р. № 2542-III.Закон про податок з доходів
— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.03 р. № 889-IV.Закон № 2181
— Закон України «Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами» від 21.12.2000 р. № 2181-III.Порядок № 451
— Порядок заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (виплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом ДПАУ від 29.09.03 р. № 451.Порядок № 80
— Порядок обліку платників податків (зборів, обов'язкових платежів), затверджений наказом ДПАУ від 19.02.98 р. № 80.Методрекомендації
— Методичні рекомендації щодо повноти охоплення обліком платників окремих видів податків, затверджені наказом ДПАУ від 19.12.08 р. № 784.Податкове роз'яснення № 232
— Податкове роз'яснення щодо порядку сплати (перерахування) податку з доходів фізичних осіб до бюджету, затверджене наказом ДПАУ від 22.04.04 р. № 232.Інструкція № 5
— Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Мінстату від 13.01.04 р. № 5.ПДФО
— податок з доходів фізичних осіб.
