О приеме электронной отчетности

Вопрос

Ответ ФБ и позиция редакции

1

2

1. Обязательно ли подавать налоговую отчетность в электронном виде через оператора электронной отчетности?

На сегодняшний день электронную отчетность можно подавать двумя способами:
1) напрямую;
2) через посредника (посредником может быть оператор почтовой или электронной связи, а также курьер).
Анализируя ответ ФБ на этот вопрос, приходим к выводу, что он исключает подачу отчетности напрямую центрам занятости и допускает ее подачу исключительно через коммерческих посредников.
Такой ошибочный, на наш взгляд, вывод ФБ делает на основании ст. 1 Закона № 851⁽¹⁾, где только определен термин «посредник» наряду с другими терминами, которые используются в Законе. На самом деле подать электронную отчетность можно и без посредника, то есть напрямую. Для аргументации нашей позиции процитируем часть 1 ст. 10 Закона № 851:

2. Соответствует ли законодательству принудительная подача отчетности в ФБ в электронном виде?

Не соответствует, поскольку инициатива подачи в электронном виде принадлежит работодателю, то есть принуждение сдавать отчетность только в электронном виде незаконно. В подтверждение своего абсолютно логичного вывода ФБ в комментируемом письме приводит следующее:
1) п. 6.7 Инструкции № 339⁽²⁾ предусмотрено, что работодатели ежеквартально составляют расчетную ведомость о начислении и перечислении страховых взносов в Фонд. По желанию плательщика расчетная ведомость может представляться в электронном виде в порядке, определенном законодательством;
2) в соответствии с Методрекомендациями № 68⁽³⁾ инициатива представления отчетности в электронном виде принадлежит работодателю.
Советуем ознакомиться с Темой недели «Электронная отчетность — подаем отчет не выходя из офиса» // «БН», 2009, № 31, с. 41

3. Нужно ли подавать в ФБ вместе с отчетностью, поданной в электронном виде через Интернет, копии отчетности на бумажных носителях?

Нет, не нужно, поскольку согласно Методрекомендациям № 68 электронные отчеты предприятия с наложенной электронной цифровой подписью являются оригиналами и имеют юридическую силу в соответствии со ст. 3 Закона Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.03 г. № 852-IV.
Полностью согласны

4. Кто должен подписывать электронную отчетность?

После подготовки отчета в электронном виде на него налагаются ЭЦП должностных лиц плательщика в следующем порядке: первой — ЭЦП главного бухгалтера (бухгалтера), второй — ЭЦП руководителя, третьей — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати плательщика налогов.
При отсутствии у плательщика должности бухгалтера электронные цифровые подписи должностных лиц плательщика налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП руководителя, второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати плательщика

5. Отличаются ли сроки подачи отчетности в электронном виде от сроков подачи на бумажных носителях?

Фонд указал, что центр обработки электронных отчетов Госслужбы занятости осуществляет прием электронных отчетов от предприятий и предоставляет возможность получения предприятиями соответствующих электронных квитанций с 9.00 до 17.00 ч ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней.
Мы настоятельно рекомендуем подавать отчетность заблаговременно, а не в последний день, тем более после 17.00, поскольку в силу разных обстоятельств (например, сбой в работе сервера) отчетность может поступить с опозданием, что грозит наложением штрафа

6. Чем подтверждается прием отчетности в электронном виде?

ФБ напоминает, что подтверждением подачи отчетности в электронной виде является получение плательщиком двух квитанций, удостоверяющих: первая — время подачи отчетности, вторая — факт приема электронного отчета

7. Какая дата является датой предъявления налоговой отчетности?

ФБ, как и ГНАУ, четкого ответа не дал.
По нашему мнению, датой и временем подачи отчетности в электронном виде в органы ГНС являются дата и время, зафиксированные в первой квитанции, поступающей от ГНС при подаче отчетности. При этом не забывайте, что отчетность будет считаться поданной в срок, указанный в первой квитанции, только в том случае, если плательщик налогов получит вторую квитанцию, свидетельствующую о приеме отчетности (п.п. 7.7 р. ІІ Инструкции № 233⁽⁴⁾)

8. Каков срок хранения архива файлов при подаче отчетности в электронном виде?

ФБ считает, что срок хранения архива файлов, направленных в качестве отчетности, файлов отчетности с наложенными на них ЭЦП плательщика и полученных электронных квитанций с ЭЦП, совпадает со сроком хранения отчетности на бумажных носителях и составляет 75 лет.
Мы считаем, что хранить файлы на протяжении такого длительного срока нет смысла, поскольку в ст. 350 части 1 Перечня типовых документов⁽⁵⁾указано, что расчетные ведомости уплаты взносов в различные фонды нужно хранить в течение 3 лет.
Еще одним аргументом является то, что каждая последующая проверка центром занятости проводится за период с момента проведения предыдущей (п. 7.2 Инструкции № 339)

9. Кто несет ответственность за своевременность подачи отчетности, если отчетность составляет и подает аудиторская фирма?

Ответ ФБ логичен: полную ответственность за своевременность предоставления и корректность заполнения отчетности несет предприятие. Но заметим, что аудиторская фирма может нести ответственность перед предприятием, пользующимся ее услугами. Однако для обоснованности возможных претензий к аудиторской фирме необходимо прописать условия применения штрафных санкций в договоре. Кроме того, если отчетность подписывает представитель аудиторской фирмы, то к административной ответственности может быть привлечено именно это лицо, а не представитель предприятия (подробнее см. консультацию «Если штатного бухгалтера нет: кто подписывает отчетность и несет ответственность» // «БН», 2010, № 11, с. 33)

⁽¹⁾ Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.03 г. № 851-IV.

⁽²⁾ Инструкция о порядке исчисления и уплаты взносов на общеобязательное государственное социальное страхование на случай безработицы и учета их поступления в Фонд общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы, утвержденная приказом Минтруда от 18.12.2000 г. № 339.

(3) Методические рекомендации о технической организации деятельности органов Фонда общеобязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы во время приема отчетности в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, утвержденные приказом Государственного центра занятости от 14.09.09 г. № 68.

⁽⁴⁾ Инструкция по подготовке и подаче налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденная приказом ГНАУ от 10.04.08 г. № 233.

⁽⁵⁾Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.