Про приймання електронної звітності

Запитання

Відповідь ФБ та позиція редакції

1

2

1. Чи обов’язково подавати податкову звітність в електронному вигляді через оператора електронної звітності?

На сьогодні електронну звітність можна подавати двома способами:
1) безпосередньо;
2) через посередника (посередником може бути оператор поштового чи електронного зв’язку, а також кур’єр).
Аналізуючи відповідь ФБ на це запитання, доходимо висновку, що він виключає подання звітності безпосередньо центрам зайнятості та допускає її подання виключно через комерційних посередників.
Такий помилковий, на наш погляд, висновок ФБ робить на підставі норми ст. 1 Закону № 851⁽¹⁾, де лише визначено термін «посередник» разом з іншими термінами, що використовуються в Законі. Насправді подати електронну звітність можна і без посередника, тобто безпосередньо. Для аргументації нашої позиції процитуємо частину 1 ст. 10 Закону № 851: «

2. Чи відповідає законодавству примусове подання звітності до ФБ в електронному вигляді?

Не відповідає, оскільки ініціатива подання в електронному вигляді належить роботодавцю, тобто примушування здавати звітність лише в електронному вигляді є незаконним. На підтвердження свого абсолютно логічного висновку ФБ у листі, що коментується, зазначає таке:
1) п. 6.7 Інструкції № 339⁽²⁾ передбачено, що роботодавці щокварталу складають розрахункову відомість про нарахування та перерахування страхових внесків до Фонду. За бажанням платника розрахункова відомість може подаватися в електронному вигляді в порядку, визначеному законодавством;
2) відповідно до Метрекомендацій № 68⁽³⁾ ініціатива подання звітності в електронному вигляді належить роботодавцю.
Радимо ознайомитися з Темою тижня «Електронна звітність — подаємо звіт не виходячи з офісу» // «БТ», 2009, № 31, с. 41

3. Чи потрібно подавати до ФБ разом зі звітністю, поданою в електронному вигляді через Інтернет, копії звітності на паперових носіях?

Ні, не потрібно, оскільки згідно з Метрекомендаціями № 68 електронні звіти підприємства з накладеним електронним цифровим підписом є оригіналами та мають юридичну силу відповідно до ст. 3 Закону Україні «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.03 р. № 852-IV.
Цілком згодні

4. Хто має підписувати електронну звітність?

Після підготовки звіту в електронному вигляді на нього накладаються ЕЦП посадових осіб платника в такому порядку: перший — ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другий — ЕЦП керівника, третій — ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки платника податків.
За відсутності у платника посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника накладаються в такому порядку: перший — ЕЦП керівника, другий — ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки платника

5. Чи відрізняються строки подання звітності в електронному вигляді від строків подання на паперових носіях?

Фонд зауважив, що центр обробки електронних звітів Держслужби зайнятості здійснює приймання електронних звітів від підприємств та надає можливість отримання підприємствами відповідних електронних квитанцій з 9:00 до 17:00 щоденно, крім вихідних, святкових і неробочих днів.
Ми настійно рекомендуємо подавати звітність завчасно, а не в останній день, тим більше після 17:00, оскільки через різні обставини (наприклад, збій у роботі сервера) звітність може надійти із запізненням, що загрожує накладенням штрафу

6. Чим підтверджується приймання звітності в електронній формі?

ФБ нагадує, що підтвердженням подання звітності в електронній формі є отримання платником двох квитанцій, що засвідчують: перша — годину подання звітності, друга — факт приймання електронного звіту

7. Яка дата є датою пред’явлення податкової звітності?

ФБ, як і ДПАУ, чіткої відповіді не дав.
На нашу думку, датою і часом подання звітності в електронному вигляді до органу ДПС є дата і час, зафіксовані в першій квитанції, що надходить від ДПС при поданні звітності. При цьому не забувайте, що звітність вважатиметься поданою у строк, зазначений у першій квитанції, лише в тому випадку, якщо платник податків отримає другу квитанцію, яка свідчить про приймання звітності (п.п. 7.7 р. ІІ Інструкції № 233⁽⁴⁾)

8. Який строк зберігання архіву файлів при поданні звітності в електронному вигляді?

ФБ вважає, що строк зберігання архіву файлів, надісланих як звітність, файлів звітності з накладеними на них ЕЦП платника та отриманих електронних квитанцій з ЕЦП збігається зі строком зберігання звітності на паперових носіях і становить 75 років.
Ми вважаємо, що зберігати файли протягом такого тривалого строку немає сенсу, оскільки у ст. 350 частини 1 Переліку типових документів⁽⁵⁾зазначено, що розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів потрібно зберігати протягом 3 років.
Ще одним аргументом є те, що кожна подальша перевірка центром зайнятості проводитися за період з моменту проведення попередньої (п. 7.2 Інструкції № 339)

9. Хто несе відповідальність за своєчасність подання звітності, якщо звітність складається та подається аудиторською фірмою?

Відповідь ФБ логічна: повну відповідальність за своєчасність подання і коректність заповнення звітності несе підприємство. Але зауважимо, що аудиторська фірма може нести відповідальність перед підприємством, що користується її послугами. Проте для обґрунтованості можливих претензій до аудиторської фірми необхідно прописати умови застосування штрафних санкцій у договорі. Крім того, якщо звітність підписується представником аудиторської фірми, то до адміністративної відповідальності може бути притягнено саме цю особу, а не представника підприємства (докладніше див. консультацію «Якщо штатного бухгалтера немає: хто підписує звітність і несе відповідальність» // «БТ», 2010, № 11, с. 33)

⁽¹⁾ Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.03 р. № 851-IV.

⁽²⁾ Інструкція про порядок обчислення і сплати внесків на загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття та обліку їх надходження до Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття, затверджена наказом Мінпраці від 18.12.2000 р. № 339.

⁽³⁾ Методичні рекомендації щодо технічної організації діяльності органів Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття
під час приймання звітності в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису, затверджені наказом Державного центру зайнятості від 14.09.09 р. № 68.

⁽⁴⁾ Інструкція з підготовки та подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затверджена наказом ДПАУ від 10.04.08 р. № 233.

⁽⁵⁾ Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування інших установ, організацій та підприємств, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.