ЭЛЕКТРОННЫЙ БИЛЕТ:
что является основанием для возмещения расходов командированному работнику
Письмо Министерства финансов Украины от 25.05.10 г. № 31-18030-07-21/12414
«Об использовании электронных билетов в командировках»
Вопрос о составе подтверждающих документов при использовании в командировке электронных билетов всплывает с завидной периодичностью: Минфин примерно раз в год посвящает ему свои разъяснения (
ком. «Электронный билет: как возместить расходы на его приобретение работнику, направленному в командировку» к письму МФУ от 10.01.08 г. № 31-18030-07-21/147 // «БН», 2008, № 10, с. 9; «Электронный билет: как подтвердить право на валовые расходы» к письмам МФУ от 27.02.09 г. № 31-20030-05-25/5540 и 02.03.09 г. № 31-34000-10-25/5704 // «БН», 2009, № 21, с. 9).Вопрос этот возникает, очевидно, потому, что
Инструкция о командировках*, разрешает возмещать расходы на проезд до места командировки и обратно только при наличии документов в оригинале, подтверждающих стоимость этих расходов, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов, багажных квитанций (п. 1.12 р. I, п. 1.4 р. II Инструкции о командировках). Аналогично и п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль** для подтверждения права на валовые расходы на проезд требует наличия транспортных билетов.* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59.
** Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.
Вся загвоздка в том, что считать оригиналом электронного билета.
Из определений, приведенных в Правилах воздушных перевозок пассажиров и багажа, утвержденных приказом Госслужбы авиации от 14.03.06 г. № 187, Методических рекомендациях по оформлению электронных авиационных перевозочных документов и Методических рекомендациях относительно требований к форме электронного пассажирского билета и багажной квитанции, электронной квитанции разных сборов, утвержденных приказом Госавиаадминистрации от 20.01.09 г. № 37 (далее — МР № 37), можно заключить, что оригиналом электронного проездного документа является так называемая распечатка маршрута (маршрут/квитанция) — документ (документы), который перевозчик выдает пассажиру, путешествующему по электронному билету, и в котором содержатся, в частности, фамилия пассажира, информация о рейсе. Он не является документом для полета, но является подтверждением для пассажира того, что электронный билет был оформлен.
Вместе с тем Минфин упорно продолжает настаивать на том, что наличие только распечатки маршрута не может быть основанием для возмещения командированному работнику расходов на проезд.
В комментируемом письме Минфин указал: чтобы претендовать на возмещение расходов, командированный работник должен представить такой пакет документов:
1) оригинал расчетного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме. Заметим, что в зависимости от способа оплаты это может быть:
— при безналичной оплате (с текущего счета предприятия) — платежное поручение;
— при оплате банковской платежной карточкой (корпоративной или личной — если на нее, к примеру, перечислен работнику аванс на командировку) — чек банкомата, квитанция платежного терминала об оплате стоимости билетов платежной карточкой или выписка по карточному счету, заверенная подписью и печатью банковского учреждения;
— при оплате наличными — чек РРО, квитанция приходного кассового ордера;
2) распечатка на бумаге маршрута электронного авиабилета и электронного купона с номером электронного билета, оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.
В этом перечне вызывает наибольшие сомнения распечатка электронного купона. Электронный купон — часть электронного билета, используемая для перевозки на соответствующем рейсе, или другой заменяющий его документ, хранящийся в базе данных автоматизированной системы бронирования перевозчика. Стоит заметить, что купон электронного билета при нормальных условиях полета не распечатывают*.
* Так, в МР № 37 сказано: «При некоторых обстоятельствах перевозчику может понадобиться распечатать купон электронного билета. Ситуации, при которых перевозчику может понадобиться распечатать купон на бумаге:
—
пассажир желает лететь рейсом другого перевозчика, с которым у ответственной авиакомпании нет соглашения об использовании электронного билета при интерлайновых перевозках;— в связи с
нарушением регулярности перевозки авиакомпания желает передать пассажира на рейс другого перевозчика, с которым у него нет соглашения об использовании электронного билета при интерлайновых перевозках».На наш взгляд, помимо документа, подтверждающего оплату, для возмещения расходов по электронному билету и для включения их в состав валовых расходов вполне достаточно распечатки маршрута (документа, подтверждающего факт оформления билета) и посадочного талона пассажира (его отрывной части, которая подтверждает факт использования билета). Примечательно, что ранее Минфин не требовал наличия электронного купона.
Обратите внимание, что если до недавнего времени электронные билет был прерогативой авиаперевозчиков, то сейчас они захватывают и сферу железнодорожных перевозок. Так, в конце прошлого года Минтранссвязи и ГНАУ совместным приказом от 18.12.09 г. № 1318/717 (действует с 02.04.10 г.) утвердили изменения в Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом ГНАУ и Министерства транспорта Украины от 24.10.01 г. № 712/431. В частности, Порядок дополнен двумя новыми терминами «электронный проездной (перевозочный) документ» и «посадочный документ», установлено, что проездные (перевозочные) документы могут быть оформлены с использованием стационарной и мобильной связи, Интернета или с использованием программно-технических комплексов самообслуживания.
