ЕЛЕКТРОННИЙ КВИТОК:
що є підставою для відшкодування витрат відрядженому працівнику
Лист Міністерства фінансів України від 25.05.10 р. № 31-18030-07-21/12414
«Про використання електронних квитків у відрядженнях»
Питання про склад підтверджуючих документів при використанні у відрядженні електронних квитків виникає із завидною періодичністю: Мінфін приблизно раз на рік присвячує йому свої роз'яснення (
ком. «Електронний квиток: як відшкодувати витрати на його придбання працівнику, направленому у відрядження» до листа МФУ від 10.01.08 р. № 31-18030-07-21/147 // «БТ», 2008, № 10, с. 9; «Електронний квиток: як підтвердити право на валові витрати» до листів МФУ від 27.02.09 р. № 31-20030-05-25/5540 і 02.03.09 р. № 31-34000-10-25/5704 // «БТ», 2009, № 21, с. 9).Питання це виникає, мабуть, тому, що
Інструкція про відрядження* дозволяє відшкодовувати витрати на проїзд до місця відрядження і назад лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків, багажних квитанцій (п. 1.12 р. I, п. 1.4 р. II Інструкції про відрядження). Аналогічно і п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток** для підтвердження права на валові витрати на проїзд вимагає наявності транспортних квитків.* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59.
** Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.
Заковика в тому, що потрібно вважати оригіналом електронного квитка .
Із визначень, наведених у Правилах повітряних перевезень пасажирів та багажу, затверджених наказом Держслужби авіації від 14.03.06 р. № 187, Методичних рекомендаціях щодо оформлення електронних авіаційних перевізних документів і Методичних рекомендаціях щодо вимог до форми електронного пасажирського квитка та багажної квитанції, електронної квитанції різних зборів, затверджених наказом Державіаадміністрації від 20.01.09 р. № 37 (далі — МР № 37), можна дійти висновку, що оригіналом електронного проїзного документа є так званий роздрук маршруту (маршрут/квитанція) — документ (документи), який перевізник видає пасажиру, котрий подорожує з електронним квитком, та в якому є, зокрема, прізвище пасажира, інформація про рейс. Він не є документом для польоту, але для пасажира є підтвердженням того, що електронний квиток було оформлено.
Водночас Мінфін настійно продовжує наполягати на тому, що наявність лише роздруку маршруту не може бути підставою для відшкодування відрядженому працівнику витрат, що відряджається.
У листі, що коментується, Мінфін зауважив: щоб претендувати на відшкодування витрат, відряджений працівник має надати такий пакет документів:
1) оригінал розрахункового документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій чи безготівковій формі. Зауважимо, що залежно від способу оплати це може бути:
— при безготівковій оплаті (з поточного рахунка підприємства) — платіжне доручення;
— при оплаті банківською платіжною карткою (корпоративною чи особовою — у разі якщо на неї, наприклад, перераховано працівнику аванс на відрядження) — чек банкомату, квитанція платіжного термінала про оплату вартості квитків платіжною карткою або виписка з карткового рахунка, засвідчена підписом та печаткою банківської установи;
— при оплаті готівкою — чек РРО, квитанція прибуткового касового ордера;
2) роздруку на папері маршруту електронного авіаквитка та електронного купона з номером електронного квитка, оригіналу відривної частини посадочного талона пасажира.
У цьому переліку найбільші сумніви викликає роздрук електронного купона. Електронний купон — це частина електронного квитка, що використовується для перевезення на відповідному рейсі, або інший документ, який його замінює, що зберігається у базі даних автоматизованої системи бронювання перевізника. Варто зазначити, що купон електронного квитка за нормальних умов польоту не роздруковують взагалі*.
* Так, у МР № 37 зазначено: «При деяких обставинах перевізнику може знадобитися роздрукувати купон електронного квитка. Ситуації, коли перевізнику може знадобитись роздрукувати купон на папері:
—
пасажир бажає летіти рейсом іншого перевізника, з яким у відповідальної авіакомпанії нема угоди про використання електронного квитка при інтерлайнових перевезеннях;— у зв'язку з
порушенням регулярності перевезення авіакомпанія бажає передати пасажира на рейс іншого перевізника, з яким у нього немає угоди про використання електронного квитка при інтерлайнових перевезеннях».На наш погляд, крім документа, що підтверджує оплату, для відшкодування витрат на електронний квиток і для включення їх до складу валових витрат цілком достатньо роздруку маршруту (документа, що підтверджує факт оформлення квитка) і посадочного талона пасажира (його відривної частини, що підтверджує факт використання квитка). Варте уваги, що раніше Мінфін не вимагав наявності електронного купона.
Зверніть увагу: якщо донедавна електронні квитки були прерогативою авіаперевізників, то сьогодні вони захоплюють і сферу залізничних перевезень. Так, наприкінці минулого року Мінтрансзв’язку і ДПАУ спільним наказом від 18.12.09 р. № 1318/717 (чинний з 02.04.10 р.) затвердили зміни до Порядку оформлення розрахункових та звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого наказом ДПАУ і Міністерства транспорту України від 24.10.01 р. № 712/431. Зокрема, Порядок доповнено двома новими термінами «електронний проїзний (перевізний) документ» і «посадочний документ», установлено, що проїзні (перевізні) документи може бути оформлено з використанням стаціонарного та мобільного зв'язку, Інтернету або з використанням програмно-технічних комплексів самообслуговування.
