Можно ли выдавать аванс на командировку частями
Работнику при направлении его в командировку был выдан аванс из кассы предприятия. Но для выполнения поставленной перед ним задачи этих средств не хватило. Может ли предприятие выдать работнику дополнительную сумму аванса, зачислив такую сумму на личную платежную карточку работника?
(г. Донецк)
Этот вопрос возник в связи с существованием некоторого противоречия между нормами
Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), и нормами Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее — Положение № 637).С одной стороны,
Инструкция № 59, регулирующая осуществление командировок, не содержит запрета на выдачу работнику дополнительных сумм средств на одну и ту же командировку, в том числе и путем перечисления на личную платежную карточку работника. Это подтверждают Нацбанк в письмах от 15.03.07 г. № 11-113/981-2658 и от 06.02.07 г. № 11-113/454-1255 и Минфин в письме от 04.12.09 г. № 31-18030-07-10/33138.С другой стороны
, в п. 2.11 Положения № 637 содержится норма, согласно которой выдача наличных средств под отчет осуществляется только при условии отчета в установленном законодательством Украины порядке за ранее полученные под отчет суммы. За «выдачу наличных средств под отчет без полной отчетности по ранее выданным средствам» предусмотрена ответственность — штраф в размере 25 % выданных под отчет сумм (абзац пятый ст. 1 Указа Президента «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.95 г. № 436/95; далее — Указ № 436).Для применения этого штрафа должны быть выполнены два условия:
1) дополнительно должны выдаваться
наличные средства — это предусмотрено и в п. 2.11 Положения № 637, и в абзаце пятом ст. 1 Указа № 436, а следовательно, в случае выдачи безналичных средств штраф не должен быть наложен;2) работник не отчитался за ранее полученные под отчет суммы.
Рассмотрим, выполняются ли эти условия в нашей ситуации.
Во-первых
, при зачислении дополнительной суммы аванса на личную платежную карточку работника эти средства, на наш взгляд, не являются наличными. Это следует из п. 3.13 Положения о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденного постановлением Правления НБУ от 19.04.05 г. № 137, согласно которому средства, зачисленные на лицевой картсчет работника в качестве денежного аванса на командировку, считаются выданными ему под отчет. В свою очередь, такое зачисление осуществляется в безналичном порядке — с банковского счета предприятия на картсчет работника. Что касается снятия работником полученного аванса со своей карточки, то выдачу наличных в этом случае осуществляет не предприятие, а банк.Во-вторых
, отчитаться за полученные под отчет средства на командировку согласно п.п. 9.10.2 Закона Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.03 г. № 889-IV нужно до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает такую командировку. Поскольку из командировки он еще не вернулся, то срок для отчетности за аванс, полученный до направления в командировку, еще не наступил. Такое мнение выразил Нацбанк в письме от 15.03.07 г. № 11-113/981-2658, указав также на необходимость иметь приказ о продлении срока командировки такого работника.Таким образом, на наш взгляд, при необходимости выдачи дополнительной суммы аванса на командировку ее зачисление на личную платежную карточку работника не приведет к нарушению
п. 2.11 Положения № 637, поскольку дополнительно выданные средства не являются наличными, а срок для отчетности за ранее полученные средства еще не наступил. А потому оснований для применения проверяющими штрафа согласно абзацу пятому ст. 1 Указа № 436 в этом случае нет. Отчитаться за оба полученных аванса необходимо будет в один срок — до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает такую командировку, составив один Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет.
Сергей ДЕЦЮРА
