Чи можна видавати аванс на відрядження частинами
Працівнику при відправленні його у відрядження було видано аванс з каси підприємства. Але для виконання поставленого йому завдання цих коштів не вистачило. Чи може підприємство видати працівникові додаткову суму авансу, зарахувавши таку суму на особисту платіжну картку працівника?
(м. Донецьк)
Це питання виникло у зв'язку з існуванням деякого протиріччя між нормами
Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), та нормами Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12. 04 р. № 637 (далі — Положення № 637).З одного боку,
Інструкція № 59, яка регулює здійснення відряджень, не містить заборони на видачу працівникові додаткових сум коштів на одне і те ж відрядження, у тому числі і шляхом перерахування на особисту платіжну картку працівника. Це підтверджують Нацбанк у листах від 15.03.07 р. № 11-113/981-2658 і від 06.02.07 р. № 11-113/454-1255 та Мінфін у листі від 04.12.09 р. № 31-18030-07-10/33138.З іншого боку,
в п. 2.11 Положення № 637 міститься норма, згідно з якою видача готівкових коштів під звіт провадиться лише за умови звітування в установленому законодавством України порядку за раніше отримані під звіт суми. За «видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів» передбачена відповідальність — штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум (абзац п’ятий ст. 1 Указу Президента «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95; далі — Указ № 436).Для застосування цього штрафу повинно бути виконано дві умови:
1) додатково повинні видаватися
готівкові кошти — це передбачено і в п. 2.11 Положення № 637 і в абзаці п’ятому ст. 1 Указу № 436, а отже, у разі видачі безготівкових коштів штраф не повинен бути накладений;2) працівник не відзвітувався за раніше отримані під звіт суми.
Розглянемо, чи виконуються ці умови в нашій ситуації.
По-перше
, при зарахуванні додаткової суми авансу на особисту платіжну картку працівника ці кошти, на наш погляд, не є готівковими. Це випливає з п. 3.13 Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затвердженого постановою Правління НБУ від 19.04.05 р. № 137, згідно з яким кошти, зараховані на особистий картрахунок працівника як грошові аванси на відрядження, вважаються виданими йому під звіт. У свою чергу, таке зарахування здійснюється у безготівковому порядку: з банківського рахунку підприємства на картрахунок працівника. Що стосується зняття працівником отриманого авансу зі своєї картки, то видачу готівки в цьому випадку здійснює не підприємство, а банк.По-друге
, відзвітуватися за отримані під звіт кошти на відрядження згідно з п.п. 9.10.2 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.03 р. № 889-IV слід до закінчення 3 банківського дня, наступного за днем, у якому працівник завершує таке відрядження. Оскільки з відрядження він ще не повернувся, то строк для звітування за аванс, отриманий до направлення у відрядження, ще не настав. Таку думку висловив також Нацбанк у листі від 15.03.07 р. № 11-113/981-2658, указавши також на необхідність мати наказ щодо подовження терміну відрядження такого працівника.Таким чином, на наш погляд, у разі необхідності видачі додаткової суми авансу на відрядження її зарахування на особисту платіжну картку
працівника не призведе до порушення п. 2.11 Положення № 637, оскільки додатково видані кошти не є готівковими, а строк для звітування за раніше отримані кошти ще не настав. А тому підстав для застосування перевіряючими штрафу згідно з абзацом п’ятим ст. 1 Указу № 436 у цьому випадку немає. Відзвітувати за обидва отримані аванси необхідно буде в один строк — до закінчення 3 банківського дня, наступного за днем, у якому працівник завершує таке відрядження, склавши один Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт.
Сергій ДЕЦЮРА
