КОМАНДИРОВКИ В ПРЕДЕЛАХ УКРАИНЫ
В сегодняшней Шпаргалке бухгалтера вы найдете все необходимое для оформления командировок своих работников и учета затрат, понесенных ими в поездке.
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Служебная командировка
— это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (Инструкция № 59).Направляя работника в командировку, необходимо помнить следующее
:1. В командировку можно направить
своих работников, учредителей и членов руководящего органа предприятия (письма МФУ от 16.10.03 г. № 31-03173-07-29/3846 и от 23.03.06 г. № 31-26030-12-29/6045).2. Работодатель
должен выдать командированному работнику аванс наличными или на платежную карточку. Срок выдачи — в любое время до командировки, но после издания приказа о командировке (письмо НБУ от 03.08.04 г. № 11-113/2603-7748). Аванс можно выдавать (перечислять на карточку) частями в пределах одной командировки (см. конс. «Можно ли выдавать аванс на командировку частями» // «БН», 2010, № 11, с. 45).3.
Срок командировки устанавливает руководитель (фиксирует в приказе, распоряжении), но в общем случае для командировки по Украине он не должен превышать 30 календарных дней.4. За время командировки и пребывания в дороге
за работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок, который рассчитывается в соответствии с Порядком № 100 (из расчета выплат за последние 2 месяца).5.
Предельные нормы суточных расходов составляют (постановление № 663): 30 грн. — если в счет гостиницы не включено питание, 24 грн. — при одноразовом питании; 18 грн. — при двухразовом питании; 12 грн. — при трехразовом питании.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
| При направлении работника в командировку оформляют: 1. Приказ (распоряжение) руководителя — рис. 1. 2. Смету расходов на командировку (приложение к приказу (распоряжению)) (рис. 2). 3. Командировочное удостоверение (форма утверждена приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260) — рис. 4 на с. 24. 4. В Журнале регистрации командировочных удостоверений делается соответствующая запись (приложение к Инструкции № 59) — рис. 3 на с. 24. По возвращении из командировки: не позднее 3 банковского дня работник должен предоставить Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (Отчет) — рис. 5 на с. 24. Если используется платежная карточка, расчеты которой проводились в безналичной форме, — не позднее 10 дней (20 банковских дней — при наличии уважительных причин). К Отчету работник прилагает документы, подтверждающие командировочные расходы (счета гостиниц, транспортные билеты, багажные квитанции, фискальные кассовые чеки, расчетные квитанции и др.).До или в момент предоставления Отчета работник должен вернуть не использованные им подотчетные средства. Если он это не сделал, но вернул остаток средств, то согласно п.п. 9.10.3 Закона о налоге с доходов работодатель начисляет штраф 15 % от такой суммы и удерживает его с любого налогооблагаемого дохода. Если работник вернул неиспользованные подотчетные средства позже отчетного месяца, в котором истекает предельный срок возврата, то дополнительно к 15 % штрафу начисляют НДФЛ на невозрашенные средства с учетом натурального коэффициента (подробнее см. статью ««Подотчетный» штраф: основные правила»// «БН», 2009, № 12, с. 36)). |
 Рис. 1 |  Рис. 2 |
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження
| № з/п | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата й номер наказу (розпорядження) | Дата й номер посвідчення про відрядження | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
| <…> |
|
|
|
|
|
|
|
| 22 | Ільченко І. В. | Бухгалтерія, голов. бухгалтер | ТОВ «Центр К», м. Київ | 15.03.10 р. № 44 | № 8 | 05.04.10 р. | 08.04.10 р. |
Рис. 3
Рис. 4
Рис. 5
По возвращении из командировки
работник 12.04.10 г. предоставил Отчет (срок не нарушен), к которому приложил такие документы:— командировочное удостоверение с отметками ООО «Центр К» о датах приезда и отъезда (рис. 4 на с. 24);
— счет гостиницы за проживание —
800 грн. (в том числе НДС — 133,33 грн.). В счет гостиницы включен завтрак (2 дня);— билеты на проезд поездом в г. Киев и обратно —
240 грн., в том числе НДС — 36,66 грн.Подлежат возмещению суточные в размере
108 грн. (30 грн. х 2 дн. + 24 грн. х 2 дн.).Всего расходы — 1148 грн.
Отчет утвержден руководителем в полной сумме.
Излишне израсходованные средства в сумме
152 грн. (1300 - 1148) возвращены работником в кассу 12.04.10 г. (трехдневный срок не нарушен).
ВАЛОВОЗАТРАТНОСТЬ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
| Расходы | Особенности отнесения в состав валовых расходов (ВР) |
| 1 | 2 |
| СУТОЧНЫЕ | |
| Суточные расходы | ВР в пределах норм (30, 24, 18 или 12 грн.) на основании п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль (при наличии командировочного удостоверения, оформленного в соответствии с требованиями Инструкции № 59; в частности, необходимо наличие отметок отправляющей и принимающей сторон, подписи и печати). Количество дней командировки определяется с учетом дня отбытия и дня прибытия, которые считаются как два дня. При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно днем отбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позже — следующие сутки |
| Сверхнормативные суточные расходы | ВР нет. НДФЛ из суммы превышения над установленными предельными размерами. Суточные ни сверх, ни в пределах установленных норм не облагаются взносами на соцстрахование, так как не входят в фонд оплаты труда. |
| ПРОЕЗД | |
| Расходы на проезд к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования
| ВР в фактической сумме на основании оригиналов проездных билетов (п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль) |
| Расходы на проезд городским транспортом общего пользования по месту командировки | ВР на основании п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль (необходим согласованный с руководителем маршрут проезда)
|
| Бронирование билетов, оплата услуг сервисных центров | ВР как составляющая расходов на приобретение проездных билетов (п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль) |
| Расходы на проезд в метро | ВР нет, так как невозможно документально подтвердить понесенные расходы. Если есть документы на приобретение (например, закуплены по безналичному расчету), то ВР есть |
| Расходы на проезд в такси | ВР нет (п. 1.7 раздела I Инструкции № 59) |
| Расходы на аренду автомобиля в командировке | |
| Расходы на проезд в маршрутном такси | ВР на основании п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль (письмо ГНАУ от 12.07.06 г. № 13098/7/15-0317)
|
| Расходы на перевозку багажа к месту командировки и обратно | ВР на основании п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль
|
| Оплата пользования постельными принадлежностями в поездах | |
| Страховые платежи на транспорте | |
| Расходы на оплату услуг камеры хранения | ВР нет (письмо МФУ от 17.08.05 г. № 31-03173-07/8/17365) |
| Расходы на оплату услуг платного зала ожидания | ВР нет (письмо МФУ от 21.09.05 г. № 31-03173-07-13/20079) |
| Расходы, связанные с возвратом проездных билетов | ВР есть, если возврат разрешен руководителем и обусловлен уважительной причиной (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.) |
| Расходы на приобретение ГСМ при командировке на служебном автомобиле
| Возмещают не как командировочные расходы, а как расходы на хознужды (п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль). В ВР включают 50 % расходов на приобретение ГСМ для легковых автомобилей (п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль). При командировках на личном автомобиле работника, чтобы включать расходы на ГСМ в ВР, нужно оформить либо договор аренды авто, либо договор ссуды, либо выплачивать работнику компенсацию за использование им в работе своего авто. Об этом см. статью «Командировка на личном автомобиле — как возместить расходы» // «БН», 2010, № 12, с. 15
|
| Расходы на оплату услуг стоянки и парковки служебного автомобиля | ВР нет для легковых автомобилей (п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль)
|
| Расходы на приобретение электронного авиабилета | Минфин в письмах от 27.02.09 г. № 31-20030-05-25/5540 и от 02.03.09 г. № 31-34000-10-25/5704 требует, чтобы в случае приобретения электронных билетов налогоплательщик мог подтвердить расходы на их приобретение соответствующими расчетными и платежными документами, кроме этого, командированный работник должен предоставить оригиналы документов, которые бы удостоверяли факт проезда. Такими документами, по мнению Минфина, является оригинал отрывной части посадочного талона. С учетом этого при использовании электронных билетов в качестве подтверждающих документов лучше иметь: 1) распечатку маршрута (подтверждает факт оформления билета); 2) посадочный талон пассажира (его отрывную часть — подтверждает факт использования билета); 3) расчетный документ, подтверждающий приобретение билета (т. е. оплату его стоимости). |
| ПРОЖИВАНИЕ | |
| Расходы на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), наем других жилых помещений, по месту командировки и во время вынужденной остановки в пути | ВР на основании п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль из расчета стоимости одного места в гостиничном номере за все время проживания
|
| Расходы на питание, включенное в гостиничный счет | ВР есть (п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль). В зависимости от кратности питания — уменьшается размер суточных |
| Расходы на бронирование места в гостинице | Считаем, что ВР в размере, не превышающем 50 % стоимости места в гостинице за сутки. Так же считает и МФУ (письмо от 01.04.09 г. № 31-18030-07-21/9141). По мнению ГНАУ, ВР нет (письмо от 23.09.09 г. № 20575/7/15-0217) |
| Расходы на страхование, включенные в стоимость услуг гостиницы за проживание | На наш взгляд, такие расходы можно включать в ВР. См. подробнее статью «Расходы на страхование работника в командировке» // «БН», 2007, № 5, с. 42
|
| Расходы на оплату стоимости бытовых услуг (стирка, чистка, починка и утюженье одежды, обуви или белья), включенные в гостиничный счет | ВР в фактической сумме (п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль) |
| Расходы на оплату пользования холодильником, телевизором, телефоном, кондиционером, включенные в гостиничный счет | |
| ДРУГИЕ РАСХОДЫ | |
| Расходы на оплату телефонных счетов | При командировках по Украине такие расходы рассматривать в составе командировочных нельзя (п. 1.6 раздела I Инструкции № 59). Их можно с разрешения руководителя возмещать работнику как хознужды |
| Расходы на оплату стоимости алкогольных напитков и табачных изделий, суммы «чаевых» | ВР нет (п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль) |
| Расходы на оплату зрелищных мероприятий | |
Документы статьи
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.КоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.Закон о налоге с доходов
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.03 г. № 889-IV.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Указ № 436
— Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.95 г. № 436/95.Постановление № 663
— постановление КМУ «О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.Порядок № 100
— Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.Инструкция № 59
— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59.
