Шпаргалка бухгалтера. Відрядження в межах України

При направленні працівника у відрядження оформляють:

1. Наказ (розпорядження) керівника — рис. 1.

2. Кошторис витрат на відрядження (додаток до наказу (розпорядження)) — рис. 2.

3. Посвідчення про відрядження (форму затверджено наказом ДПАУ від 28.07.97 р. № 260)  — рис. 4 на с. 24.

4. У Журналі реєстрації посвідчень про відрядження здійснюється відповідний запис (додаток до Інструкції № 59) — рис. 3 на с. 24.

Після повернення з відрядження:

не пізніше 3-го банківського дня працівник має подати

До або в момент подання Звіту працівник має повернути не використані ним підзвітні кошти. Якщо він цього не зробив, але повернув залишок коштів, то згідно з п.п. 9.10.3 Закону про податок з доходів роботодавець нараховує 15 % штраф від такої суми та утримує його з будь-якого оподатковуваного доходу. Якщо працівник повернув невикористані підзвітні кошти пізніше звітного місяця, в якому закінчується граничний строк повернення, то додатково до 15 % штрафу нараховують ПДФО на неповернені кошти з урахуванням натурального коефіцієнта (докладніше див. статтю «Підзвітний» штраф: основні правила» // «БТ», 2009, № 12, с. 36).

№ з/п

Прізвище, ініціали

Місце роботи та посада

Місце відрядження

Дата й номер наказу (розпорядження)

Дата й номер посвідчення про відрядження

Дата вибуття у відрядження

Дата прибуття з відрядження

<…>

22

Ільченко І. В.

Бухгалтерія, голов. бухгалтер

ТОВ «Центр К», м. Київ

15.03.10 р. № 44

№ 8

05.04.10 р.

08.04.10 р.

Витрати

Особливості віднесення до складу валових витрат (ВВ)

1

2

ДОБОВІ

Добові витрати

ВВ у межах норм (30, 24, 18 або 12 грн.) на підставі п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток (за наявності посвідчення про відрядження, оформленого відповідно до вимог Інструкції № 59; зокрема, необхідна наявність відміток відправляючої та приймаючої сторін, підпису та печатки).

Кількість днів відрядження визначається з урахуванням дня від'їзду і дня прибуття, що рахуються як два дні. При відправленні транспортного засобу до 24.00 включно днем від'їзду вважається поточна доба, а з 0.00 і пізніше — наступна доба

Наднормативні добові витрати

ВВ немає. ПДФО — із суми перевищення над установленими граничними розмірами. Добові ні понад, ні в межах установлених норм не обкладаються внесками на соцстрахування, оскільки не входять до фонду оплати праці

ПРОЇЗД

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування

ВВ у фактичній сумі на підставі оригіналів проїзних квитків (п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток)

Витрати на проїзд міським транспортом загального користування у місці відрядження

ВВ на підставі п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток (необхідний погоджений з керівником маршрут проїзду)

Бронювання квитків, оплата послуг сервісних центрів

ВВ як складова витрат на придбання проїзних квитків (п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток)

Витрати на проїзд у метро

ВВ немає, оскільки неможливо документально підтвердити понесені витрати. Якщо є документи на придбання (наприклад, картки куплено за безготівковим розрахунком), то ВВ є

Витрати на проїзд у таксі

ВВ немає (п. 1.7 розділу I Інструкції № 59)

Витрати на оренду автомобіля у відрядженні

Витрати на проїзд у маршрутному таксі

ВВ на підставі п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток (лист ДПАУ від 12.07.06 р. № 13098/7/15-0317)

Витрати на перевезення багажу до місця відрядження і назад

ВВ на підставі п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток

Оплата користування постільними речами в поїздах

Страхові платежі на транспорті

Витрати на оплату послуг камери схову

ВВ немає (лист МФУ від 17.08.05 р. № 31-03173-07/8/17365)

Витрати на оплату послуг платного залу чекання

ВВ немає (лист МФУ від 21.09.05 р. № 31-03173-07-13/20079)

Витрати, пов'язані з поверненням проїзних квитків

ВВ є, якщо повернення дозволене керівником та зумовлене поважною причиною (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо)

Витрати на придбання ПММ при відрядженні на службовому автомобілі

Відшкодовують не як витрати на відрядження, а як витрати на господарські потреби (п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток). До ВВ включають 50 % витрат на придбання ПММ для легкових автомобілів (п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток).

При відрядженнях на власному автомобілі працівника, щоб включити витрати на ПММ до ВВ, потрібно оформити або договір оренди автомобіля, або договір позики, або виплачувати працівнику компенсацію за використання ним у роботі свого авто. Про цьому див. статтю «Відрядження на власному автомобілі — як відшкодувати витрати» // «БТ», 2010, № 12, с. 15

Витрати на оплату послуг стоянки та паркування службового автомобіля

ВВ немає для легкових автомобілів (п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток)

Витрати на придбання електронного авіаквитка

Мінфін у листах від 27.02.09 р. № 31-20030-05-25/5540 та від 02.03.09 р. № 31-34000-10-25/5704 вимагає, щоб у разі придбання електронних квитків платник податків підтверджував витрати на їх придбання відповідними розрахунковими та платіжними документами; крім цього, відряджений працівник має надати оригінали документів, які б засвідчували факт проїзду. Такими документами, на думку Мінфіну, є оригінал відривної частини посадкового талона.

З урахуванням цього при використанні електронних квитків як підтверджуючі документи краще мати:

1) роздрук маршруту (підтверджує факт оформлення квитка);

2) посадковий талон пассажира (його відривну частину — підтверджує факт використання квитка);

3) розрахунковий документ, що підтверджує придбання квитка (тобто оплату його вартості)

ПРОЖИВАННЯ

Витрати на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), наймання інших житлових приміщень у місці відрядження та під час вимушеної зупинки в дорозі

ВВ на підставі п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток із розрахунку вартості одного місця в готельному номері за весь час проживання

Витрати на харчування, уключене до готельного рахунка

ВВ є (п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток). Залежно від кратності харчування зменшується розмір добових

Витрати на бронювання місця в готелі

Вважаємо, що ВВ визнаються в розмірі, що не перевищує 50 % вартості місця в готелі за добу. Те саме вважає і МФУ (лист від 01.04.09 р. № 31-18030-07-21/9141). На думку ДПАУ, ВВ немає (лист від 23.09.09 р. № 20575/7/15-0217)

Витрати на страхування, уключені до вартості послуг готелю за проживання

На наш погляд, такі витрати можна включати до ВВ. Див. докладніше статтю «Витрати на страхування працівника у відрядженні» // «БТ», 2007, № 5, с. 42

Витрати на оплату вартості побутових послуг (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), уключені до готельного рахунка

ВВ у фактичній сумі (п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток)

Витрати на оплату користування холодильником, телевізором, телефоном, кондиціонером, уключені до готельного рахунка

ІНШІ ВИТРАТИ

Витрати на оплату телефонних рахунків

При відрядженнях в Україні такі витрати розглядати у складі відряджень не можна (п. 1.6 розділу I Інструкції № 59). Їх можна з дозволу керівника відшкодовувати працівнику як витрати на господарські потреби

Витрати на оплату вартості алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових»

ВВ немає (п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток)

Витрати на оплату видовищних заходів