Темы статей
Выбрать темы

Командировки по Украине: нестандартные поездки работников

Редакция БН
Статья

КОМАНДИРОВКИ ПО УКРАИНЕ:

нестандартные поездки работников

 

Когда предприятие находится в том же населенном пункте, в котором оно зарегистрировано, и отправляет работающего здесь же работника в командировку к другому субъекту хозяйствования, то сложностей с оформлением такой командировки, как правило, не возникает. Другое дело, если постоянное место работы командированного работника отличается от местонахождения его предприятия (региональные менеджеры, агенты, надомные работники и т. п.) — как правильно направить его в командировку? Также достаточно много вопросов вызывают поездки работников в структурные подразделения предприятия (офис, представительство, цех и т. п.), которые находятся в другой местности.

Попробуем разобраться, как правильно оформлять такие поездки, чтобы не было проблем с отражением командировочных расходов.

Наталия ЖУРАВЛЕВА, консультант газеты «Бухгалтерская неделя»

 

 

Если предприятие находится в одном городе,
а его работник живет и работает в другом

Наше предприятие зарегистрировано в г. Киеве, но в большинстве областных центров у нас есть представители (региональные менеджеры, торговые агенты), которые проживают и работают в таких городах, но при этом числятся в штате нашего предприятия. Как оформлять поездки таких работников в г. Киев на межрегиональные собрания, которые проводятся по окончании каждого квартала? Как правильно оформлять поездки таких работников по населенным пунктам в пределах подконтрольных им областей? Можно ли считать такие поездки командировкой и выплачивать работникам суточные расходы?

 

Являются ли такие поездки командировкой.

Начать следует с того, что заключение трудового договора с работником, место постоянной работы которого будет находиться в другом населенном пункте, не противоречит действующему законодательству. В таком случае в трудовом договоре нужно указать, что работник будет выполнять свои функциональные обязанности согласно занимаемой должности (профессии) на территории определенной области Украины, и это будет считаться местом его постоянной работы.

Теперь посмотрим, будут ли считаться поездки работника в г. Киев командировкой. Согласно

Инструкции № 59 служебной командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения за пределами места его постоянной работы. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения предприятия находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом). В этой связи рекомендуем в трудовом договоре или в приказе о приеме работника четко обозначить, что является местом его постоянной работы.

Итак, для признания поездки работника командировкой нужно, чтобы:

поездка осуществлялась в населенный пункт за пределами места его постоянной работы. Это условие в данном случае выполняется, так как место постоянной работы находится, например, в г. Харькове, а поездка осуществляется в г. Киев;

целью поездки было выполнение работником служебного поручения. Это условие также выполняется, так как целью поездки является участие в межрегиональном собрании, в ходе которого работник отчитывается о проделанной работе, о состоянии дел в регионе, принимает участие в обсуждении маркетинговой политики предприятия, в разработке и согласовании планов на будущее и т. п.

поездка происходила по распоряжению руководителя предприятия. Для выполнения этого условия нужно позаботиться о документальном оформлении, а именно: издать приказ о направлении работника в командировку и оформить ему командировочное удостоверение. После окончания такой поездки работник должен предоставить Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), к которому прилагаются документы, подтверждающие понесенные расходы (транспортные билеты, счета гостиниц и т. п.).

Зачастую можно услышать мнение, что командировкой можно считать только поездки для выполнения служебных поручений за пределами предприятия, где он работает, т. е. нужен факт внешнего контакта с другими субъектами хозяйствования. Аргументом этой позиции является то, что согласно

абз. 3 раздела «Общие положения» Инструкции № 59 командировочные расходы лица, находящегося в трудовых отношениях с плательщиком налога, включаются в состав валовых расходов налогоплательщика лишь при наличии документов, которые подтверждают связь такой командировки с основной деятельностью предприятия, а именно: приглашений стороны, которая принимает и деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, которое направляет в командировку; заключенного договора (контракта) и других документов, которые будут регулировать или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения; документов, которые удостоверяют участие отправленного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, проводимых по тематике, которая касается основной деятельности предприятия, отправляемого работника. Мы считаем, что главным критерием здесь является поездка в другой населенный пункт за пределами места постоянной работы работника, что прямо следует из определения служебной командировки. Тот факт, что принимающей стороной по такой поездке является само предприятие-работодатель, не суть важен. Главное, чтобы такая поездка была вызвана производственной необходимостью и чтобы работник отлучался с постоянного места работы и возвращался обратно в оговоренные сроки по распоряжению руководителя предприятия.

Как заверять отметки в командировочном удостоверении.

Согласно п. 1.3 Инструкции № 59 фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в удостоверении о командировке относительно выбытия с места постоянной работы и прибытия к месту постоянной работы. Если работник отправлен в разные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом пункте. Отметки в удостоверении о командировке относительно прибытия и выбытия работника заверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего служебного лица, на которого приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее.

На основании этих положений

Инструкции № 59 делаем вывод, что раз и принимающей, и отправляющей сторонами в данном случае является одно и то же лицо (предприятие-работодатель), то отметки в командировочном удостоверении и отправляющей, и принимающей сторон должны быть заверены печатью такого предприятия. При этом если в командировку едет, например, работающий по региону торговый агент, который находится в подчинении у работающего в этом же регионе регионального менеджера, то отметку о выбытии (дату и подпись) проставляет в командировочном удостоверении такой региональный менеджер. Затем по прибытии в г. Киев эту отметку заверяет печатью работник предприятия, на которого возложены функции по регистрации командированных лиц. Если в командировку в г. Киев едет сам региональный менеджер, то отметку о его выбытии, на наш взгляд, может проставить либо его непосредственный руководитель, находящийся в г. Киеве, либо лицо, на которое возложены функции по регистрации командированных лиц, которое потом и заверит эту отметку печатью.

Обратите внимание, что в

Инструкции № 59 нет требования, что отметка о выбытии в командировку должна быть заверена печатью именно в момент отъезда. Главное, чтобы она была заверена в принципе, т. е. подтверждена уполномоченным на это лицом, что поездка действительно состоялась. Для большей урегулированности этого вопроса рекомендуем издать внутреннее положение по предприятию о порядке направления в командировку лиц, чье место постоянной работы находится в другом населенном пункте, нежели местонахождение предприятия.

Также хотим отметить, что если работник будет пользоваться общественным транспортом в таких поездках (ж/д, автобус и т. п.), то по данным транспортного документа можно установить четкую дату выбытия и прибытия работника. Если работник добирается на собственном (служебном) транспортном средстве, то такие отметки делаются на основании приказа о направлении в командировку и дате фактического выезда и приезда.

Поездки менеджеров по собственному региону.

Теперь что касается поездок работающих на расстоянии работников в другие населенные пункты (не к местонахождению работодателя). В частности, из вопроса следует, что региональный менеджер и агенты часто ездят по работе по населенным пунктам в пределах подконтрольной им области. В данном случае мы видим здесь два варианта оформления.

Первый вариант

предполагает оформление командировки (с места постоянной работы в другой населенный пункт), но для этого необходимо поставить в таком населенном пункте отметки о прибытии и выбытии из него. С соответствующей просьбой можно обратиться к одному из субъектов хозяйствования, с которым сотрудничает предприятие. Есть также вариант заверить отметки в командировочном удостоверении печатью гостиницы (отеля) в этом населенном пункте. Однако, на наш взгляд, это может сработать при условии, если работник останавливается в этой гостинице, что подтверждается документально, и если в приказе о направлении в командировку обозначено, что работник едет не к конкретному субъекту хозяйствования, а, например, провести маркетинговое исследование о представленности продукции в данном населенном пункте. При этом варианте соблюдаются все требования по документальному оформлению командировок: приказ руководителя, командировочное удостоверение, авансовый отчет.

Второй вариант

заключается в том, чтобы установить, что работа таких работников носит разъездной характер. Работникам с разъездным характером работ (при работе в пути) вместо суточных расходов предприятие устанавливает надбавки (полевое обеспечение) к тарифным ставкам и должностным окладам, как предусмотрено постановлением № 490.

Данный вариант подойдет тем предприятиям, чьи работающие на расстоянии работники постоянно находятся в разъездах и при этом им некому заверять отметки в командировочном удостоверении в этих населенных пунктах. Служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если другое не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом) (

абз. 2 раздела «Общие положения» Инструкции № 59).

В коллективном договоре или в трудовом договоре (контракте) стоит предусмотреть норму, согласно которой работа определенных категорий работников носит разъездной характер и для них осуществление определенных служебных поездок не считается командировкой. Если в коллективном договоре не установлен перечень должностей и профессий, работа которых имеет разъездной характер, то эти вопросы можно урегулировать внутренним положением по предприятию, где установить такие перечень, порядок и размеры выплаты доплаты, а также порядок оплаты прочих расходов работников, которые они несут в ходе таких поездок.

Например, можно установить, что такие работники по окончании месяца должны предоставлять отчет о совершенных в этом месяце поездах (пункт назначения, цель, продолжительность, достигнутые результаты и т. п.). Данный отчет, утвержденный руководителем предприятия, будет являться основанием для начисления доплаты работникам. Предельный размер доплаты за разъездной характер за день не может превышать предельные нормы расходов, установленные для командировок в пределах Украины (

п. 1 постановления № 490). Сумма доплаты за разъездной характер работы включается в состав валовых расходов предприятия (на основании п.п. 5.6.2 Закона о налоге на прибыль) и облагается налогом с доходов физических лиц, однако не облагается взносами на социальное страхование, так как не входит в фонд оплаты труда согласно п. 3.16 Инструкции № 5.

При этом варианте не издается приказ о направлении в командировку и не оформляется командировочное удостоверение. Если в ходе таких поездок работник несет прочие расходы (на проезд, проживание и т. п.), то, на наш взгляд, их можно включать в состав валовых расходов как прочие хозяйственные расходы предприятия согласно

п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль на основании предоставленных работниками авансовых отчетов.

По этому вопросу рекомендуем также ознакомиться со

статьей «Разъездной характер работ и работа в пути — что нужно знать» // «БН», 2009, № 14, с. 33.

 

Если фирма зарегистрирована в одном городе, а деятельность осуществляет в другом

Наше предприятие зарегистрировано в г. Киеве, но офис расположен в г. Харькове, где и ведется основная деятельность. По роду деятельности работники нашего предприятия часто ездят в командировки. Не возникнет ли у проверяющих вопрос, почему отметки о выезде в командировку из Харькова и обратном возвращении в Харьков заверяются круглой печатью предприятия с киевскими реквизитами?

 

Для начала давайте разберемся с местонахождением предприятия и статусом его подразделения, находящегося в г. Харькове.

В соответствии со

ст. 1 Закона № 755 местонахождением юридического лица является адрес органа или лица, которые согласно учредительным документам юридического лица или закону выступают от его имени. Сведения о местонахождении юрлица вносятся в Единый государственный реестр юридических лиц и физических лиц — предпринимателей (далее — Реестр) и указываются в свидетельстве о государственной регистрации юридического лица. Раз предприятие зарегистрировано в г. Киеве, значит как минимум там находится орган его управления (директор или дирекция).

Предприятие согласно

ст. 64 ХКУ самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание. Предприятие может состоять из производственных структурных подразделений (производств, цехов, отделов, участков, бригад, бюро, лабораторий и т. п.), а также функциональных структурных подразделений аппарата управления (управление, отделы, бюро, службы и т. п.). Функции, права и обязанности структурных подразделений предприятия определяются положениями о них, которые утверждаются в установленном порядке, определенном уставом предприятия или другими учредительными документами (ч. 2 ст. 64 ХКУ).

Кроме того, предприятие может создавать филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения, согласовывая вопрос о размещении таких подразделений с соответствующими органами местного самоуправления в установленном порядке. При этом

филиалом является обособленное подразделение юридического лица, которое размещено вне его местонахождения и осуществляет все или часть его функций (ч. 1 ст. 95 ГКУ). Представительством является обособленное подразделение юридического лица, которое размещено вне его местонахождения и осуществляет представительство и защиту интересов юридического лица (ч. 2 ст. 95 ХКУ).

В

Законе № 755 приведено определение обособленного подразделения юридического лица, под которым понимается филиал, другое подразделение юридического лица, которое находится за пределами его местонахождения и производит продукцию, выполняет работы или операции, предоставляет услуги от имени юридического лица, или представительство, которое осуществляет представительство и защиту интересов юридического лица. Обособленные подразделения предприятия не подлежат государственной регистрации, однако сведения о таких подразделениях вносятся в Реестр (предприятие при открытии обособленного подразделения обязано подать госрегистратору регистрационную карточку по ф. № 5).

Мы довольно много внимания уделили понятиям «структурное» и «обособленное» подразделение, потому как статус подразделения влияет на порядок документального оформления операций, в том числе и связанных с командировками работников. Привести четкие критерии разграничения структурного подразделения от обособленного достаточно сложно, в чем вы, наверное, смогли убедиться. Выскажем свое мнение по поводу описанной в вопросе ситуации.

На наш взгляд, харьковский офис предприятия, которое зарегистрировано в г. Киеве, имеет все признаки обособленного структурного подразделения. Во-первых, офис расположен за пределами местонахождения предприятия. Во-вторых, в функции работы офиса как минимум входит представительство и защита интересов предприятия. По всей видимости, офис в г. Харькове создавался для целей расширения рынка, т. е. это подразделение вступает в правоотношения с другими субъектами хозяйствования (ведет переговоры, заключает договоры, возможно, оказывает какие-то услуги). Это говорит о том, что данное подразделение выполняет все или часть функций предприятия (тогда это филиал) или осуществляет представительство и защиту интересов предприятия (тогда это представительство). Иными словами, подразделение в Харькове вполне вписывается в определение филиала. И, на наш взгляд, целесообразно именно так его и оформить.

Офис, расположенный вне местонахождения предприятия, можно признать его функциональным структурным подразделением. Однако здесь стоит помнить, что по сравнению с филиалами функции структурных подразделений значительно ограничены: они могут быть производственными, торговыми либо только управленческими. Пример производственного подразделения: работники расположенного в другом городе офиса выполняют переводы с иностранных языков или создают компьютерные программы (веб-сайты), проводят какие-то исследования и т. п.

Если подразделение является структурным, то здесь ситуация аналогична рассмотренной выше (см. 

подраздел «Если предприятие находится в одном городе, а его работник живет и работает в другом» на с. 15). Тот факт, что выезд из Харькова будет заверен печатью предприятия с киевскими реквизитами, не должен вас смущать, так как работник находится в штате киевского предприятия, но местом его постоянной работы согласно трудовому договору является г. Харьков. В связи с этим все поездки работника за пределы Харькова по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебных обязанностей считаются командировкой.

Если офис признается обособленным подразделением (разрабатывается Положение о филиале (представительстве), назначается его руководитель, который действует на основании доверенности, сведения о подразделении заносятся в Реестр), то такому подразделению для вступления в правоотношения с третьими лицами скорее всего понадобится печать. Нужно ли обеспечивать обособленное подразделение печатью, определяет само предприятие. Из вопроса следует, что офис пользуется основной печатью предприятия, которая у предприятия может быть только одна. При этом согласно

п.п. 3.2.6 Инструкции № 17, если в деятельности предприятий недостаточно использования одной печати, то является допустимым — в соответствии с приказом, распоряжением или решением по ним — изготовление дополнительных печатей с цифрами «1», «2» и т. д., а также простых круглых печатей и разных штампов для:

— секретариатов;

— секретных отделов (спецчасти);

— канцелярии (общего отдела);

— управлений делами;

административно-хозяйственных управлений (отделов);

— управлений (отделов) кадров;

— а также других, которые предусмотрены уставом, положением или приказом по этим предприятиям.

Для заверения командировочных удостоверений штампы не годятся, нужна именно печать (причем очень желательно с идентификационным кодом ЕГРПОУ предприятия, чтобы не усложнять себе жизнь при проверке). Филиалам, другим обособленным подразделениям предприятий позволяется изготовление каучуковых и металлических печатей, если это предусмотрено уставом, положением или приказом об этих филиалах. В этом случае в текст печатей помещается слово «Филиал» (

п.п. 3.2.7 Инструкции № 17). Таким образом, предприятие может получить:

— либо основную печать № 1 и передать ее для работы в харьковское подразделение. В таком случае согласно внутреннему документу о выдаче и пользовании печатями основная круглая печать будет находиться у руководства предприятия в г. Киеве, а печать № 1 — у руководителя харьковского подразделения. В действующем законодательстве нет требования, что у обособленного подразделения обязательно должна быть своя печать, поэтому проставление на документах, оформляемых подразделением, в том числе и на командировочных удостоверениях, печати предприятия (основной или № 1, № 2 и т. п.) вполне допустимо;

— либо печать обособленного подразделения, на которой будет нанесен текст «Харьковский филиал» или «Харьковское представительство» предприятия. Этот вариант снимет все вопросы, почему отметка в командировочном удостоверении о выбытии работника из Харькова заверяется печатью с киевскими реквизитами. Нам этот вариант представляется более надежным. Если размещение офиса в г. Харькове планируется на длительный период, то целесообразно побеспокоиться о получении печати на такое обособленное подразделение.

В завершение хотим сказать, что командировочные расходы у проверяющих, пожалуй, один из самых любимых участков учета, а если поездки носят такой нестандартный характер, как рассмотренные в этой статье случаи, то это просто благодать для них. На самом деле не надо тушеваться при проверке и поддаваться желанию проверяющих найти проблему там, где ее нет, ведь действующее законодательство на вашей стороне в этих вопросах.

 

Документы статьи

ХКУ

— Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.03 г.
№ 436-IV.

ГКУ

— Гражданский кодекс Украины от 16.01.03 г. № 435-IV.

Закон № 755

— Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей» от 15.05.03 г. № 755-IV.

Закон о налоге на прибыль

— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

Постановление № 490

— постановление КМУ «О надбавках (полевом обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленным для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер» от 31.03.99 г. № 490.

Инструкция № 59

— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59.

Инструкция № 17

— Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовление печатей и штампов, а также порядке выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, утвержденная приказом МВД от 11.01.99 г. № 17.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше