Теми статей
Обрати теми

Відрядження по Україні: нестандартні поїздки працівників

Редакція БТ
Стаття

ВІДРЯДЖЕННЯ ПО УКРАЇНІ:

нестандартні поїздки працівників

 

Коли підприємство знаходиться в тому самому населеному пункті, в якому воно зареєстроване, та відправляє працівника, який працює тут же, у відрядження до іншого суб'єкта господарювання, то складнощів з оформленням такого відрядження, як правило, не виникає. Інша справа, якщо постійне місце роботи відрядженого працівника відрізняється від місцезнаходження його підприємства (регіональні менеджери, агенти, надомні працівники тощо), — як правильно направити його у відрядження? Також досить багато запитань викликають поїздки працівників до структурних підрозділів підприємства (офіс, представництво, цех тощо), розташованих в іншій місцевості.

Спробуємо розібратися, як правильно оформляти такі поїздки, щоб не виникало проблем з відображенням витрат на відрядження.

Наталія ЖУРАВЛЬОВА, консультант газети «Бухгалтерський тиждень»

 

Якщо підприємство знаходиться в одному місті, а його працівник живе та працює в іншому

Наше підприємство зареєстроване в м. Києві, але в більшості обласних центрів у нас є представники (регіональні менеджери, торговельні агенти), які проживають і працюють у таких містах, але при цьому значаться у штаті нашого підприємства. Як оформляти поїздки таких працівників до м. Києва на міжрегіональні збори, що проводяться після закінчення кожного кварталу? Як правильно оформляти поїздки таких працівників до населених пунктів у межах підконтрольних їм областей? Чи можна вважати такі поїздки відрядженням і виплачувати працівникам добові витрати?

 

Чи є такі поїздки відрядженням.

Слід розпочати з того, що укладення трудового договору з працівником, місце постійної роботи якого знаходитиметься в іншому населеному пункті, не суперечить чинному законодавству. У такому разі у трудовому договорі потрібно застерегти, що працівник виконуватиме свої функціональні обов'язки згідно з посадою (професією) на території певної області України, і це вважатиметься місцем його постійної роботи.

Тепер подивимося, чи вважатимуться поїздки працівника до м. Києва відрядженням. Згідно з

Інструкцією № 59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення за межами місця його постійної роботи. У тих випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому зумовлена трудовим договором (контрактом). У зв'язку з цим рекомендуємо в трудовому договорі або в наказі про прийняття працівника чітко застерегти, що є місцем його постійної роботи.

Отже, для визнання поїздки працівника відрядженням потрібно, щоб:

поїздка здійснювалася до населеного пункту за межами місця його постійної роботи. Ця умова в нашому випадку виконується, оскільки місце постійної роботи знаходиться, наприклад, у Харкові, а поїздка здійснюється до м. Києва;

метою поїздки було виконання працівником службового доручення. Ця умова також виконується, оскільки метою поїздки є участь у міжрегіональних зборах, під час яких працівник звітує про виконану роботу, про стан справ у регіоні, бере участь в обговоренні маркетингової політики підприємства, у розробці та погодженні планів на майбутнє тощо;

поїздка відбувалася за розпорядженням керівника підприємства. Для виконання цієї умови потрібно потурбуватися про документальне оформлення, а саме: видати наказ про направлення працівника у відрядження та оформити йому посвідчення про відрядження. Після закінчення такої поїздки працівник має подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), до якого додаються документи, що підтверджують понесені витрати (транспортні квитки, рахунки готелів тощо).

Часто можна почути думку, що відрядженням можна вважати лише поїздки для виконання службових доручень за межами підприємства, де відряджений працює, тобто потрібен факт зовнішнього контакту з іншими суб'єктами господарювання. Аргументом на користь цієї позиції є те, що згідно з

абз. 3 розділу «Загальні положення» Інструкції № 59 витрати на відрядження особи, яка перебуває у трудових відносинах з платником податку, включаються до складу валових витрат платника податків лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, що регулюватимуть або засвідчуватимуть бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, які засвідчують участь відправленої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, що проводяться за тематикою, яка стосується основної діяльності підприємства, що відправляє працівника. Ми вважаємо, що головним критерієм тут є поїздка до іншого населеного пункту за межами місця постійної роботи працівника, що прямо випливає з визначення службового відрядження. Те, що приймаючою стороною стосовно такої поїздки є власне підприємство-роботодавець, не має значення. Головне, щоб така поїздка була спричинена виробничою необхідністю і щоб працівник відбував з постійного місця роботи і повертався назад у застережені терміни за розпорядженням керівника підприємства.

Як засвідчувати відмітки у посвідченні про відрядження.

Згідно з п. 1.3 Інструкції № 59 фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відправлено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття і день вибуття проставляються в кожному пункті. Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття і вибуття працівника засвідчуються тією печаткою, якою користується в своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження і прибувають з нього.

На підставі цих положень

Інструкції № 59 доходимо висновку: оскільки і приймаючою, і відправляючою стороною в цьому випадку є та сама особа (підприємство-роботодавець), то відмітки у посвідченні про відрядження і відряджаючої, і приймаючої сторін має бути засвідчені печаткою такого підприємства. При цьому якщо у відрядження вирушає, наприклад, торговельний агент, який працює по регіону, що перебуває в підпорядкуванні у регіонального менеджера, який працює в цьому самому регіоні, то відмітку про вибуття (дату і підпис) проставляє у посвідченні про відрядження такий регіональний менеджер. Потім після прибуття до м. Києва цю відмітку засвідчує печаткою працівник підприємства, на якого покладено функції щодо реєстрації відряджених осіб. Якщо у відрядження до Києва їде сам регіональний менеджер, то відмітку про його вибуття, на наш погляд, може проставити або його безпосередній керівник, який знаходиться у м. Києві, або особа, на яку покладено функції щодо реєстрації відряджених осіб, яка потім і засвідчить цю відмітку печаткою.

Зверніть увагу, що в

Інструкції № 59 немає вимоги, що відмітку про вибуття у відрядження має бути засвідчено печаткою саме в момент від'їзду. Головне, щоб її було засвідчено у принципі, тобто уповноваженою на це особою підтверджено, що поїздка дійсно відбулася. Для більшої врегульованості цього питання радимо видати внутрішнє положення по підприємству про порядок направлення у відрядження осіб, чиє місце постійної роботи знаходиться в іншому населеному пункті, ніж місцезнаходження підприємства.

Також зауважимо: якщо працівник користуватиметься в таких поїздках громадським транспортом (залізниця, автобус тощо), то за даними транспортного документа можна встановити чітку дату вибуття і прибуття працівника. Якщо працівник добирається на власному (службовому) транспортному засобі, то такі відмітки проставляються на підставі наказу про направлення у відрядження про дату фактичного виїзду і приїзду.

Поїздки менеджерів по власному регіону.

Тепер щодо поїздок працівників, які працюють на відстані, до інших населених пунктів (не до місцезнаходження роботодавця). Зокрема, із запитання випливає, що регіональний менеджер та агенти часто їздять у робочих справах до населених пунктів у межах підконтрольної їм області. У цьому випадку ми бачимо тут два варіанти оформлення.

Перший варіант

передбачає оформлення відрядження (з місця постійної роботи до іншого населеного пункту), але для цього необхідно поставити в такому населеному пункті відмітки про прибуття і вибуття з нього. З відповідним проханням можна звернутися до одного із суб'єктів господарювання, з яким співпрацює підприємство. Є також варіант засвідчити відмітки у посвідченні про відрядження печаткою готелю в цьому населеному пункті. Однак, на наш погляд, це може спрацювати за умови, якщо працівник зупиняється в цьому готелі, що підтверджується документально, і якщо в наказі про направлення у відрядження зазначено, що працівник вирушає не до конкретного суб'єкта господарювання, а, наприклад, провести маркетингове дослідження про наявність і асортимент продукції в цьому населеному пункті. При цьому варіанті дотримуються всі вимоги стосовно документального оформлення відряджень: наказ керівника, посвідчення про відрядження, авансовий звіт.

Другий варіант

полягає в тому, щоб установити, що робота таких працівників має роз'їзний характер. Працівникам з роз'їзним характером робіт (при роботі в дорозі) замість добових витрат підприємство встановлює надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів, як передбачено постановою № 490.

Цей варіант підійде тим підприємствам, чиї працівники, які працюють на відстані, постійно перебувають у роз'їздах і при цьому їм нема кому засвідчувати відмітки у посвідченні про відрядження в цих населених пунктах. Службові поїздки працівників, постійна робота яких відбувається в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником та власником (або уповноваженою ним особою) (

абз. 2 розділу «Загальні положення» Інструкції № 59).

У колективному договорі або в трудовому договорі (контракті) варто передбачити норму, згідно з якою робота певних категорій працівників має роз'їзний характер і для них здійснення певних службових поїздок не вважається відрядженням. Якщо в колективному договорі не встановлено перелік посад і професій, робота яких має роз'їзний характер, то ці питання можна врегулювати внутрішнім положенням по підприємству, де встановити такий перелік, порядок та розміри виплати доплати, а також порядок оплати інших витрат працівників, яких вони зазначають під час таких поїздок.

Наприклад, можна встановити, що такі працівники після закінчення місяця мають подавати звіт про здійснені в цьому місяці поїздки (пункт призначення, мета, тривалість, досягнуті результати тощо). Цей звіт, затверджений керівником підприємства, буде підставою для нарахування доплати працівникам. Граничний розмір доплати за роз'їзний характер за день не може перевищувати граничні норми витрат, установлені для відряджень у межах України (

п. 1 постанови № 490). Сума доплати за роз'їзний характер роботи включається до складу валових витрат підприємства (на підставі п.п. 5.6.2 Закону про податок на прибуток) та обкладається податком з доходів фізичних осіб, однак не обкладається внесками на соціальне страхування, оскільки не входить до фонду оплати праці згідно з п. 3.16 Інструкції № 5.

При цьому варіанті не видається наказ про направлення у відрядження та не оформляється посвідчення про відрядження. Якщо під час таких поїздок працівник несе інші витрати (на проїзд, проживання тощо), то, на наш погляд, їх можна включати до складу валових витрат як інші господарські витрати підприємства згідно з

п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток на підставі поданих працівниками авансових звітів.

З цього питання рекомендуємо також ознайомитися зі статтею

«Роз'їзний характер робіт і робота в дорозі — що потрібно знати» // «БТ», 2009, № 14, с. 33.

 

Якщо фірма, зареєстрована в одному місті, здійснює діяльність в іншому

Наше підприємство зареєстроване в м. Києві, але офіс розташований у м. Харкові, де й ведеться основна діяльність. За родом діяльності працівники нашого підприємства часто їздять у відрядження. Чи не виникне в перевіряючих запитання, чому відмітки про виїзд у відрядження з Харкова та зворотне повернення до Харкова засвідчуються відбитком круглої печатки підприємства з київськими реквізитами?

 

Спочатку розберемося з місцезнаходженням підприємства і статусом його підрозділу, розташованого в м. Харкові.

Відповідно до

ст. 1 Закону № 755 місцезнаходженням юридичної особи є адреса органу чи особи, які відповідно до установчих документів юридичної особи чи закону виступають від його імені. Відомості про місцезнаходження юридичної особи вносяться до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців (далі — Реєстр) і вказуються у свідоцтві про державну реєстрацію юридичної особи. Оскільки підприємство зареєстроване в м. Києві, отже, як мінімум, там знаходиться орган його управління (директор або дирекція).

Підприємство згідно зі

ст. 64 ГКУ самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників і штатний розпис. Підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділів, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо), а також функціональних структурних підрозділів апарату управління (управління, відділи, бюро, служби тощо). Функції, права та обов'язки структурних підрозділів підприємства визначаються положеннями про них, що затверджуються в установленому порядку, визначеному статутом підприємства чи іншими установчими документами (ч. 2 ст. 64 ГКУ).

Крім того, підприємство може створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, погоджуючи питання про розміщення таких підрозділів з відповідними органами місцевого самоврядування в установленому порядку. При цьому

філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, який розміщений поза його місцезнаходженням та здійснює всі або частину його функцій (ч. 1 ст. 95 ЦКУ). Представництвом є відокремлений підрозділ юридичної особи, яке розміщене поза його місцезнаходженням та здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи (ч. 2 ст. 95 ГКУ).

У

Законі № 755 наведено визначення відокремленого підрозділу юридичної особи, під яким розуміється філія, інший підрозділ юридичної особи, які знаходяться за межами його місцезнаходження та виробляють продукцію, виконують роботи або операції, надають послуги від імені юридичної особи, або представництво, що здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи. Відокремлені підрозділи підприємства не підлягають державній реєстрації, проте відомості про такі підрозділи вносяться до Реєстру (підприємство при відкритті відокремленого підрозділу зобов'язане подати держреєстратору реєстраційну картку за ф. № 5).

Ми досить багато уваги приділили поняттям «структурний» та «відокремлений» підрозділ, оскільки статус підрозділу впливає на порядок документального оформлення операцій, у тому числі й пов'язаних з відрядженнями працівників. Навести чіткі критерії розмежування структурного та відокремленого підрозділу досить важко, в чому ви, напевно, змогли переконатися. Висловимо свою думку з приводу описаної в запитанні ситуації.

На наш погляд, харківський офіс підприємства, зареєстрованого в м. Києві, має всі ознаки відокремленого структурного підрозділу. По-перше, офіс розташовано за межами місцезнаходження підприємства. По-друге, до функцій роботи офісу, як мінімум, входять представництво та захист інтересів підприємства. Мабуть, офіс у м. Харкові створювався для цілей розширення ринку, тобто цей підрозділ вступає у правовідносини з іншими суб'єктами господарювання (веде переговори, укладає договори, можливо, надає якісь послуги). Це свідчить про те, що цей підрозділ виконує всі або частину функцій підприємства (тоді це філія) або здійснює представництво та захист інтересів підприємства (тоді це представництво). Інакше кажучи, підрозділ у Харкові цілком вписується у визначення філії. І, на наш погляд, доцільно саме так його й оформити.

Офіс, розташований поза місцезнаходженням підприємства, можна визнати його функціональним структурним підрозділом. Однак тут варто пам'ятати, що порівняно з філіями функції структурних підрозділів значно обмежені: вони можуть бути виробничими, торговельними або тільки управлінськими. Приклад виробничого підрозділу: працівники розташованого в іншому місті офісі виконують переклади з іноземних мов або створюють комп'ютерні програми (веб-сайти), проводять певні дослідження тощо.

Якщо підрозділ є структурним, то тут ситуація аналогічна розглянутій вище (див.

підрозділ «Якщо підприємство знаходиться в одному місті, а його працівник живе та працює в іншому» на с. 15). Те, що виїзд із Харкова буде засвідчено печаткою підприємства з київськими реквізитами, не повинно вас бентежити, оскільки працівник перебуває у штаті київського підприємства, але місцем його постійної роботи згідно з трудовим договором є м. Харків. У зв'язку з цим усі поїздки працівника за межі Харкова за розпорядженням керівника підприємства для виконання службових обов'язків вважаються відрядженням.

Якщо офіс визнається відокремленим підрозділом (розробляється Положення про філію (представництво), призначається його керівник, який діє на підставі довіреності, відомості про підрозділ заносяться до Реєстру), то такому підрозділу для вступу у правовідносини з третіми особами, найімовірніше, знадобиться печатка. Чи потрібно забезпечувати відокремлений підрозділ печаткою, визначає само підприємство. Із запитання випливає, що офіс користується основною печаткою підприємства, яка у підприємства може бути лише одна. При цьому згідно з

п.п. 3.2.6 Інструкції № 17 якщо в діяльності підприємств недостатньо використання однієї печатки, то є допустимим — відповідно до наказу, розпорядження чи рішення щодо них — виготовлення додаткової печатки з цифрами «1», «2» тощо, а також простих круглих печаток і різних штампів для:

— секретаріатів;

— секретних відділів (спецчастини);

— канцелярії (загального відділу);

— управлінь справами;

адміністративно-господарських управлінь (відділів);

— управлінь (відділів) кадрів,

а також інших, передбачених статутом, положенням або наказом по цих підприємствах.

Для засвідчення посвідчень про відрядження штампи використовувати не можна, потрібна саме печатка (причому дуже бажано з ідентифікаційним кодом ЄДРПОУ підприємства, щоб не ускладнювати собі життя при перевірці). Філіям, іншим відокремленим підрозділам підприємств дозволяється виготовлення каучукової та металевої печаток, якщо це передбачено статутом, положенням або наказом про ці філії. У цьому випадку до тексту печатки поміщається слово «Філія» (

п.п. 3.2.7 Інструкції № 17). Таким чином, підприємство може отримати:

— або основну печатку № 1 та передати її для роботи до харківського підрозділу. У такому разі згідно з внутрішнім документом про видачу та користування печаткою основна кругла печатка буде знаходитися в керівництва підприємства у м. Києві, а печатка № 1 — у керівника харківського підрозділу. У чинному законодавстві немає вимоги, щоб у відокремленого підрозділу обов'язково була своя печатка, тому проставляння на документах, що оформляються підрозділом, у тому числі й на посвідченнях про відрядження, печатки підприємства (основної або № 1, № 2 тощо) цілком допустиме;

— або печатку відокремленого підрозділу, на якій буде нанесено текст «Харківська філія» або «Харківське представництво» підприємства. Цей варіант зніме всі запитання, чому відмітка в посвідченні про відрядження про вибуття працівника з Харкова засвідчується печаткою з київськими реквізитами. Нам цей варіант здається надійнішим. Якщо розміщення офісу в м. Харкові планується на тривалий період, то доцільно потурбуватися про отримання печатки на такий відокремлений підрозділ.

На завершення зауважимо, що витрати на відрядження у перевіряючих, — мабуть, одна з найулюбленіших ділянок обліку, а якщо поїздки мають такий нестандартний характер, як розглянуті в цій статті випадки, то це просто благодать для них. Насправді не потрібно бентежитися при перевірці та поступатися бажанню перевіряючих знайти проблему там, де її немає, адже чинне законодавство в цих питаннях — на вашому боці.

 

Документи статті

ГКУ

— Господарський кодекс України від 16.01.03 р. № 436-IV.

ЦКУ

— Цивільний кодекс України від 16.01.03 р. № 435-IV.

Закон № 755

— Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.05.03 р. № 755-IV.

Закон про податок на прибуток

— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.

Постанова № 490

— постанова КМУ «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних та будівельних робіт, і працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер» від 31.03.99 р. № 490.

Інструкція № 59

— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59.

Інструкція № 17

— Інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об'єднанням та громадянам дозволів на право відкриття і функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, затверджена наказом МВС від 11.01.99 р. № 17.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі