ЗАПОЛНЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
От правильности оформления документов порой зависит многое. Не исключение — заполнение инвентаризационных описей и сличительных ведомостей, которые составляют при проведении инвентаризации. В сегодняшней Шпаргалке бухгалтера мы привели перечень документов, которыми оформляют инвентаризацию объектов учета, и примеры их заполнения.
Документирование инвентаризации ОС и НА
| Инвентаризационный документ | Особенности заполнения |
| Инвентаризационная опись основных средств (ф. № инв-1), пример заполнения на рис. 1 (с. 23) | Объект инвентаризации — ОС(1): |
| Составляется комиссией в одном экземпляре отдельно по каждому местонахождению ценностей и должностному лицу, ответственному за сохранность ОС. На арендованые ОС составляется отдельная опись | |
| Инвентаризационная опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов | Объект инвентаризации — объект права интеллектуальной собственности (патенты на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, научные открытия, лицензии на право пользования литературными произведениями, фонограммами, компьютерными программами и др. объектами авторского права, торговыми марками, коммерческим наименованием и т. п.) |
| Утверждена приказом Минфина от 22.11.04 г. № 732. | |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств | Составляет бухгалтерия в одном экземпляре для отражения результатов инвентаризации ОС, ПНМА и НА, по которым выявлены отклонения от учетных данных. |
| (1) Используемые сокращения и документы см. в статье «Результаты инвентаризации: устраняем количественные и суммовые расхождения» на с. 32 этого номера.(2) Это предусмотрено изменениями, внесенными в Инструкцию № 69 приказом Минфина от 05.08.10 г. № 832 (см. ком на с. 4 этого номера). | |
Пример 1 (рис. 1 и 2)
. 12.10.10 г. на основании приказа от 01.10.10 г. № 126 инвентаризационной комиссией проводились инвентаризации ОС, ПНМА, НА, которые закреплены за отделом снабжения. Были выявлены такие расхождения с данными бухучета:1)
остаточная стоимость стола (инвентарный номер 00256) по данным учета равна 0 грн., однако он вполне пригоден для дальнейшей эксплуатации — комиссия определила его справедливую стоимость (130 грн.), о чем был составлен соответствующий акт;2)
стул (инвентарный номер 00457), с остаточной стоимостью 20 грн. выявлен не пригодным для дальнейшей эксплуатации по причине поломки и невозможности его ремонта — комиссия составила Акт (ф. ОЗ-3) № 1 от 12.10.10 г.;3)
выявлена недостача телефона Panasonic KX-TS2352RUB, остаточная стоимость которого по данным бухучета составляет 45 грн. — комиссией получены объяснения от МОЛ и составлен Акт (ф. ОЗ-3) № 2 от 12.10.10 г.;4)
выявлен неоприходованный калькулятор Elenberg DTC 50-16, полученный согласно объяснениям МОЛ в качестве подарка от поставщика за выполнение объема закупки — комиссия оценила калькулятор по справедливой стоимости, равной 65 грн., и составила Акт приема-передачи внутреннего перемещения основных средств (типовая ф. ОЗ-1) № 3 от 12.10.10 г.Пример 2 (рис. 4 и 5)
. В ходе инвентаризации ТМЦ на складе комиссия выявила пересортицу, излишки и недостачу сетки кладочной двух диаметров (3 и 4 мм):1) в месте хранения сетки диаметром 3 мм выявлен излишек (0,1 т), из которого 0,09 т определено как пересортица по сетке с диаметром 4 мм, а 0,01 т оприходовано как излишки;
2) из недостачи сетки диаметром 4 (0,2 т) 0,09 т выявили в месте хранения сетки с диаметром 3, что признано пересортицей, а 0,11 т определенно как недостача. По этому факту МОЛ написал объяснительную.
Учетная стоимость сетки диаметром 3 мм 2500,00 грн. за 1 т, а сетки диаметром 4 мм — 3000,00 грн. за 1 т.
Документирование инвентаризации матценностей
| Инвентаризационный документ | Особенности заполнения |
| Инвентаризационная опись (типовая ф. № М-21), пример заполнения на рис. 4 (с. 25) или Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ф. № инв-3) | Объект инвентаризации — ТМЦ(1) (обязательно раз в год перед составлением годовой финотчетности). |
| Составляется в одном экземпляре на ТМЦ, которые находятся на предприятии. | |
| Инвентаризационный ярлык (ф. № инв-2) | Используется, если отсутствует возможность для инвентаризационной комиссии сразу произвести подсчет ТМЦ и записать их в инвентаризационную опись. Заполняется в одном экземпляре и хранится вместе с пересчитанными ТМЦ по месту их нахождения. Данные используются для заполнения формы № М-21 (№ инв-3) |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (ф. № инв-5) | Составляется в одном экземпляре на ТМЦ, которые находятся на складах других предприятий, или принятые от других предприятий и хранятся на нашем предприятии: на ответственном хранении, на комиссии, в переработке на основании документов, подтверждающих передачу этих ценностей на ответственное хранение (комиссию, переработку) |
| Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути (ф. № инв-6) | Составляется в одном экземпляре на ТМЦ, которые находятся в пути (например, перемещаются внутри одного предприятия с одного склада на другой) |
| Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (ф. № инв-8) | Инвентаризацию проводят два раза в год — на 1 января и на 1 июля. |
| Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и иных изделиях (ф. № инв-8а) | |
| Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (ф. № инв-9) | |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей | Составляет бухгалтерия в одном экземпляре для отражения результатов инвентаризации ТМЦ, по которым выявлены отклонения от учетных данных. |
| (1) Для инвентаризации нефти и нефтепродуктом совместным приказом Минтоплива, Минэкономики, Минтранса и Гостехрегулирования от 20.05.08 г. № 281/171/578/155 разработаны свои формы документов, которыми оформляют инвентаризацию: для предприятий — ф. № 24-НП, для АЗС — ф. № 25-НП, для судов — ф. № 26-НП, по нефтепродуктам, которые не принадлежат предприятию — ф. № 30-НП, сравнительная ведомость результатов инвентаризации — ф. № 27-НП. Инвентаризацию нефти и нефтепродуктов проводят ежемесячно. | |
Документирование инвентаризации кассы
| Инвентаризационный документ | Особенности заполнения |
| Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 1 к Положению № 637), пример заполнения на рис. 3 (с. 24) | Объект инвентаризации — средства, имеющиеся в кассе, ценные бумаги и т. п. |
| Составляется в двух экземплярах, его подписывают члены инвентаризационной комиссии и МОЛ (кассир). Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у МОЛ. При смене МОЛ акт составляется в трех экземплярах (для МОЛ, сдавшего ценности, МОЛ, принявшего ценности, а также бухгалтерии) |
Пример 3 (рис. 3)
. В ходе инвентаризации кассы предприятия комиссия выявила излишек наличных в ящике РРО в сумме 8,13 грн. Кассир пояснил, что 8 грн. — это личные деньги, которые он внес для выдачи сдачи покупателю в связи с отсутствием необходимых купюр, а 0,13 грн. — это сдача, которую покупатели не забрали при совершении расчетных операций. Комиссией 0,13 грн. были определены как излишки и зачислены в доход предприятия, а личные деньги в сумме 8 грн. были отданы кассиру.
Документирование инвентаризации бланков строгого учета
| Инвентаризационный документ | Особенности заполнения |
| Инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (ф. № инв-16), пример заполнения на рис. 6 (с. 26) | Объект инвентаризации — бланки документов строгой отчетности (трудовая книжка и вкладыш к ней, бланк векселя, бланки документации по оформлению заказов и расчетов с потребителями за бытовые услуги (формы № ПО-В1, ПО-Д1, ПО-Д2, ПО-О1, ПО-П1, ПО-П2, ПО-Р1, ПО-Ю1, ПО-ПА1, ПО-ПА2) расчетные квитанции (формы № РК-1, РК-2) и др.). |
| Составляется в двух экземплярах, подписывается инвентаризационной комиссией и МОЛ. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй остается у МОЛ |
Документирование инвентаризации расчетов
| Документ, составляемый при инвентаризации | Особенности заполнения |
| Акт сверки расчетов (в произвольной форме), пример заполнения на рис. 7 (с. 27) | Составляет сторона, которая инициирует проведение сверки расчетов, руководствуясь п.п. 11.11 Инструкции № 69 (письмо МФУ от 18.09.07 г. № 31-34000-10-10/18896). |
| Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к ф. № инв-17), пример заполнения на рис. 8 (с. 27) | Составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета на основании актов сверки расчетов |
| Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. № инв-17), пример заполнения на рис. 9 (с. 27) | Объект инвентаризации — расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. |
| Составляется в одном экземпляре на основании Справок (приложение к ф. № инв-17) |
Пример 4
. С целью проведения инвентаризации расчетов всем дебиторам и кредиторам были направлены Акты сверки расчетов (рис. 7 на с. 27). На основании их данных в ходе проведения инвентаризации расчетов была составлена Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к ф. № инв-17), пример заполнения которой приведен на рис. 8 (с. 27). На основании Справки комиссия заполнила Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. № инв-17) — пример заполнения на рис. 9 (с. 27).
Документирование инвентаризации расходов
будущих периодов и обеспечений будущих
расходов и платежей
| Инвентаризационный документ | Особенности заполнения |
| Акт инвентаризации расходов будущих периодов (ф. № инв-11), пример заполнения на рис. 10 (с. 28) | Объект инвентаризации — расходы будущих периодов, учитываемые в бухучете на счете 39 (расходы, связанные с подготовительными к производству работами в сезонных отраслях промышленности; с освоением новых производств и агрегатов; оплаченные авансом арендные платежи; оплата страхового полиса, оплата торгового патента; подписка на газеты, журналы, периодические и справочные издания и т. п.). |
| Составляется в одном экземпляре. При автоматизации учета формируется средствами вычислительной техники | |
| Акт инвентаризации обеспечения будущих расходов и платежей (в произвольной форме) | Объект инвентаризации — сумма созданных обеспечений (на оплату отпусков работникам; дополнительное пенсионное обеспечение; выполнение гарантийных обязательств; реструктуризацию, выполнение обязательств при прекращении деятельности; выполнение обязательств по обременительным контрактам и т. п.). |
| Составляется в одном экземпляре, подписывается и передается в бухгалтерию |
Пример 5.
При проведении инвентаризации расходов будущих периодов было выявлено, что за третий квартал 2010 года не списана в состав расходов стоимость подписки на периодическое издание в сумме 298,8 грн. (99,6 грн. х 3 мес.). Эта сумма отражена в графе 14 Акта инвентаризации расходов будущих периодов (ф. № инв-11) и подлежит списанию в состав расходов в месяце отражения результатов инвентаризации в учете (рис. 10 на с. 28).
Документирование инвентаризации незаконченного ремонта основных средств и НЗП
| Инвентаризационный документ | Особенности заполнения |
| Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ф. № инв-10), пример заполнения на рис. 11 (с. 28) | Объект инвентаризации — незаконченные ремонты основных средств. |
| Составляется в одном экземпляре, подписывается и передается в бухгалтерию. | |
| Акт инвентаризации НЗП (в произвольной форме) или Инвентаризационная опись НЗП (типовая форма № инв-7), пример заполнения на рис. 12 (с. 29) | Объект инвентаризации — НЗП. |
| Составляется в одном экземпляре по каждому цеху, подписывается и передается в бухгалтерию |
Достоверность проведения инвентаризации
материальных ценностей проверяет постоянно действующая инвентаризационная комиссия путем организации контрольных проверок (п. 11.6 Инструкции № 69). Контрольные проверки проводят после окончания инвентаризации, но обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляют актом (приложение № 1 к Инструкции № 69), рис. 13 на с. 29. Проведение контрольных проверок регистрирует бухгалтерия в специальной книге регистрации контрольных проверок инвентаризаций (приложение № 2 к Инструкции № 69), рис. 14 на с. 30.Бухгалтерия подытоживает результаты инвентаризации на основании данных инвентаризационных описей (актов инвентаризации) в
ведомости результатов инвентаризации (приложение № 3 к Инструкции № 69), рис. 15 на с. 30.
Рис. 1.
Пример заполнения Инвентаризационной описи основных средств (ф. № инв-1)
1
Формы, принятые во времена СССР, приводим на языке оригинала.2
Графа 6 «Номер паспорта» заполняется на основные средства, которые содержат драгоценные металлы. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форму № инв-1 выдают комиссии с заполненными графами с 1 по 6 и 8.3
В графе 8 указывается остаточная стоимость по данным бухучета. Но в связи с тем, что в данном случае фактическая стоимость не соответствует остаточной стоимости, инвентаризационная комиссия рекомендует провести переоценку объекта до уровня справедливой стоимости — 130 грн. (составляется соответствующий акт).
Рис. 2.
Пример заполнения Сличительной ведомости результатов инвентаризацииосновных средств (ф. № инв-18)
Рис. 3.
Пример заполнения Акта о результатах инвентаризацииимеющихся средств (приложение 7 к Положению № 637)
Рис. 4.
Пример заполнения Инвентаризационной описи (ф. № М-21)
Рис. 5.
Пример заполнения Сличительной ведомости результатовинвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19)
Рис. 6.
Пример заполнения Инвентаризационной описи ценностейи бланков документов строгой отчетности (ф. № инв-16)
Рис. 7. Пример заполнения Акта сверки расчетов
Рис. 8.
Пример заполнения Справки (приложение к ф. № инв-17)
1 Графы 6, 7, 8 заполняет сторона, с которой сверяют расчеты (в нашем случае — ЧП «ФЛОЯ»).
Рис. 9.
Пример заполнения Акта инвентаризации расчетов с покупателями,поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. № инв-17)
Рис. 10.
Пример заполнения Акта инвентаризации расходов будущих периодов (ф. № инв-11)
Рис. 11.
Пример заполнения Акта инвентаризации незаконченныхремонтов основных средств (ф. № инв-10)
Рис. 12.
Пример заполнения Инвентаризационной описи незавершенного производства (ф. № инв-7)
1
В форме не предусмотрено наличие данного реквизита, мы ввели его сами для удобства работы с документом.
Рис. 13.
Пример заполнения Акта контрольной проверки инвентаризации ценностей(приложение № 1 к Инструкции № 69)
Рис. 14.
Пример заполнения Книги регистрации контрольных проверок инвентаризаций(приложение № 2 к Инструкции № 69)
1
В типовой форме № М-21 не предусмотрен этот показатель.
Рис. 15.
Пример заполнения Ведомости результатов инвентаризации(приложение № 3 к Инструкции № 69)
1
В утвержденной форме документа в этой графе указаны счета старого плана счетов, действовавшего до 2000 года. Мы здесь сами вписали применяемые в настоящее время коды счетов бухучета.
