ЗАПОВНЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ
Від правильності оформлення документів інколи багато що залежить. Не виняток і заповнення інвентаризаційних описів та звіряльних відомостей, що складаються при проведенні інвентаризації. У сьогоднішній Шпаргалці бухгалтера наводимо перелік документів, якими оформляють інвентаризацію об'єктів обліку, та приклади їх заповнення.
Документування інвентаризації ОЗ та НА
| Інвентаризаційний | Особливості заповнення |
| Інвентаризаційний опис основних засобів (ф. № інв-1), приклад заповнення — на рис. 1 (с. 23) | Об'єкт інвентаризації — ОЗ(1): |
| Складається комісією в одному примірнику окремо щодо кожного місцезнаходження цінностей та посадової особи, відповідальної за збереження ОЗ. На орендовані ОЗ складається окремий опис | |
| Інвентаризаційний опис об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів | Об'єкт інвентаризації — об'єкт права інтелектуальної власності (патенти на винаходи, корисні моделі, промислові зразки, наукові відкриття, ліцензії на право користування літературними творами, фонограмами, комп'ютерними програмами та іншими об'єктами авторського права, торговельними марками, комерційним найменуванням тощо) |
| Затверджена наказом Мінфіну від 22.11.04 р. № 732. | |
| Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів (ф. № інв-18), приклад заповнення — на рис. 2 (с. 24) | Складається бухгалтерією в одному примірнику для відображення результатів інвентаризації ОЗ, ІНМА та НА, щодо яких виявлено відхилення від облікових даних. |
| (1) Використані скорочення і документи див. у статті «Результати інвентаризації: усуваємо кількісні та сумові розбіжності» на с. 32 цього номера. (2) Це передбачено змінами, унесеними до Інструкції № 69 наказом Мінфіну від 05.08.10 р. № 832 (див. ком. на с. 4 цього номера). | |
Приклад 1
(рис. 1 і 2). 12.10.10 р. на підставі наказу від 01.10.10 р. № 126 інвентаризаційною комісією проводилася інвентаризації ОЗ, ІНМА, НА, закріплених за відділом постачання. Було виявлено такі розбіжності з даними бухобліку:1)
залишкова вартість столу (інвентарний номер 00256) за даними обліку дорівнює 0 грн., проте він цілком придатний для подальшої експлуатації, — комісія визначила його справедливу вартість (130 грн.), про що було складено відповідний акт;2)
стілець (інвентарний номер 00457) із залишковою вартістю 20 грн. визнано не придатним для подальшої експлуатації внаслідок поломки та неможливості його ремонту: комісія склала Акт (ф. № ОЗ-3) від 12.10.10 р. № 1;3)
виявлено нестачу телефону Panasonic KX-TS2352RUB, залишкова вартість якого за даними бухобліку становить 45 грн.: комісією отримано пояснення від МВО і складено Акт (ф. № ОЗ-3) від 12.10.10 р. № 2;4)
виявлено неоприбуткований калькулятор Elenberg DTC 50-16, отриманий згідно з поясненнями МВО як подарунок від постачальника за виконання обсягу закупівлі: комісія оцінила калькулятор за справедливою вартістю, що дорівнює 65 грн., і склала Акт приймання-передачі внутрішнього переміщення основних засобів (типова ф. № ОЗ-1) від 12.10.10 р. № 3.Приклад 2
(рис. 4 і 5). Під час інвентаризації ТМЦ на складі комісія виявила пересортицю, надлишки та нестачу сітки кладкової двох діаметрів (3 і 4 мм):1) у місці зберігання сітки діаметром 3 мм виявлено надлишок (0,1 т), з якого 0,09 т визначено як пересортицю із сіткою з діаметром 4 мм, а 0,01 т оприбутковано як надлишки;
2) з нестачі сітки діаметром 4 (0,2 т) 0,09 т виявили в місці зберігання сітки з діаметром 3 мм, що визнано пересортицею, а 0,11 т визначено як нестачу. За цим фактом МВО написала пояснювальну записку.
Облікова вартість сітки діаметром 3 мм — 2500,00 грн. за 1 т, а сітки діаметром 4 мм — 3000,00 грн. за 1 т.
Документування інвентаризації матцінностей
| Інвентаризаційний документ | Особливості заповнення |
| Інвентаризаційний опис (типова ф. № М-21), приклад заповнення — | Об'єкт інвентаризації — ТМЦ(1) (обов'язково раз на рік перед складанням річної фінансової звітності). |
| Складається в одному примірнику на ТМЦ, що знаходяться на підприємстві. | |
| Інвентаризаційний ярлик (ф. № інв-2) | Використовується, якщо відсутня можливість для інвентаризаційної комісії відразу здійснити підрахунок ТМЦ і записати їх до інвентаризаційного опису. Заповнюється в одному примірнику та зберігається разом з переліченими ТМЦ за місцем їх перебування. Дані використовуються для заповнення форми № М-21 (№ інв-3) |
| Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (ф. № інв-5) | Складається в одному примірнику на ТМЦ, що перебувають на складах інших підприємств або прийняті від інших підприємств та зберігаються на нашому підприємстві: на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці на підставі документів, що підтверджують передачу цих цінностей на відповідальне зберігання (комісію, переробку) |
| Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі (ф. № інв-6) | Складається в одному примірнику на ТМЦ, що перебувають у дорозі (наприклад, переміщаються всередині одного підприємства з одного складу на інший) |
| Акт інвентаризації дорогоцінних металів та виробів з них (ф. № інв-8) | Інвентаризацію проводять двічі на рік — на 1 січня і на 1 липня. |
| Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, що містяться в напівфабрикатах, вузлах і деталях устаткування, приладах та інших виробах (ф. № інв-8а) | |
| Акт інвентаризації дорогоцінного каміння, природних діамантів та виробів з них (ф. № інв-9) | |
| Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19), приклад заповнення — на рис. 5 (с. 25) | Складаєтсья бухгалтерією в одному примірнику для відображення результатів інвентаризації ТМЦ, щодо яких виявлено відхилення від облікових даних. |
| (1) Для інвентаризації нафти і нафтопродуктів спільним наказом Мінпалива, Мінекономіки, Мінтрансу і Держтехрегулювання від 20.05.08 р. № 281/171/578/155 розроблено свої форми документів, якими оформляють інвентаризацію: для підприємств — ф. № 24-НП, для АЗС — ф. № 25-НП, для суден — ф. № 26-НП, щодо нафтопродуктів, які не належать підприємству, — ф. № 30-НП, порівняльна відомість результатів інвентаризації — ф. № 27-НП. Інвентаризацію нафти і нафтопродуктів проводять щомісяця. | |
Документування інвентаризації каси
| Інвентаризаційний | Особливості заповнення |
| Акт про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 1 до Положення № 637), приклад заповнення — на рис. 3 (с. 24) | Об'єкт інвентаризації — кошти, наявні в касі, цінні папери тощо |
| Складається у двох примірниках, його підписують члени інвентаризаційної комісії та МВО (касир). Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий залишається у МВО. При зміні МВО акт складається у трьох примірниках (для МВО, яка здала цінності, МВО, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії) |
Приклад 3
(рис. 3). Під час інвентаризації каси підприємства комісія виявила надлишок готівки у скриньці РРО в сумі 8,13 грн. Касир пояснив, що 8 грн. — це особисті гроші, які він уніс для видачі здачі покупцю у зв'язку з відсутністю необхідних купюр, а 0,13 грн. — це здача, яку покупці не забрали при здійсненні розрахункових операцій. Комісією 0,13 грн. було визначено як надлишки та зараховано в дохід підприємства, а особисті гроші в сумі 8 грн. було віддано касиру.
Документування інвентаризації бланків суворого обліку
| Інвентаризаційний документ | Особливості заповнення |
| Інвентаризаційний опис цінностей та бланків документів суворої звітності (ф. № інв-16), приклад заповнення — на рис. 6 (с. 26) | Об'єкт інвентаризації — бланки документів суворої звітності (трудова книжка і вкладиш до неї, бланк векселя, бланки документації щодо оформлення замовлень та розрахунків зі споживачами за побутові послуги (форми № ПО-В1, ПО-Д1, ПО-Д2, ПО-О1, ПО-П1, ПО-П2, ПО-Р1, ПО-Ю1, ПО-ПА1, ПО-ПА2), розрахункові квитанції (форми № РК-1, РК-2) тощо). |
| Складається у двох примірниках, підписується інвентаризаційною комісією та МВО. Один примірник опису передається до бухгалтерії, другий залишається у МВО |
Документування інвентаризації розрахунків
| Документ, що складається при інвентаризації | Особливості заповнення |
| Акт звіряння розрахунків (у довільній формі), приклад заповнення — на рис. 7 (с. 27) | Складає сторона, яка ініціює проведення звіряння розрахунків, керуючись п.п. 11.11 Інструкції № 69 (лист МФУ від 18.09.07 р. № 31-34000-10-10/18896). |
| Довідка до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (додаток до ф. № інв-17), приклад заповнення — на рис. 8 (с. 27) | Складається в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку на підставі актів звіряння розрахунків |
| Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (ф. № інв-17), приклад заповнення — на рис. 9 (с. 27) | Об'єкт інвентаризації — розрахунки з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами. |
| Складається в одному примірнику на підставі довідок (додаток до ф. № інв-17) |
Приклад 4
. З метою проведення інвентаризації розрахунків усім дебіторам та кредиторам було надіслано Акти звіряння розрахунків (рис. 7 на с. 27). На підставі їх даних під час проведення інвентаризації розрахунків було складено Довідку до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (додаток до ф. № інв-17), приклад заповнення якої наведений на рис. 8 (с. 27). На підставі Довідки комісія заповнила Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (ф. № інв-17) — приклад заповнення див. на рис. 9 (с. 27).
Документування інвентаризації витрат майбутніх періодів
та забезпечень майбутніх витрат і платежів
| Інвентаризаційний | Особливості заповнення |
| Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів (ф. № інв-11), приклад заповнення — на рис. 10 (с. 28) | Об'єкт інвентаризації — витрати майбутніх періодів, що обліковуються в бухобліку на рахунку 39 (витрати, пов'язані з підготовчими до виробництва роботами в сезонних галузях промисловості; з освоєнням нових виробництв та агрегатів; сплачені авансом орендні платежі; оплата страхового полісу, оплата торгового |
| Складається в одному примірнику. При автоматизації обліку формується засобами обчислювальної техніки | |
| Акт інвентаризації забезпечення майбутніх витрат і платежів | Об'єкт інвентаризації — сума створених забезпечень (на оплату відпусток працівникам; додаткове пенсійне забезпечення; виконання гарантійних зобов'язань; реструктуризацію, виконання зобов'язань у разі припинення діяльності; виконання зобов'язань за обтяжливими контрактами тощо). |
| Складається в одному примірнику, підписується та передається до бухгалтерії |
Приклад 5.
При проведенні інвентаризації витрат майбутніх періодів було виявлено, що за третій квартал 2010 року не списано до складу витрат вартість передплати періодичного видання в сумі 298,8 грн. (99,6 грн. х 3 міс.). Ця сума відображена у графі 14 Акта інвентаризації витрат майбутніх періодів (ф. № інв-11) та підлягає писанню до складу витрат у місяці відображення результатів інвентаризації в обліку (рис. 10 на с. 28).
Документування інвентаризації незавершеного
ремонту основних засобів та НЗВ
| Інвентаризаційний документ | Особливості заповнення |
| Акт інвентаризації незавершених ремонтів основних засобів | Об'єкт інвентаризації — незавершені ремонти основних засобів. |
| Складається в одному примірнику, підписується та передається до бухгалтерії. | |
| Акт інвентаризації НЗВ (у довільній формі) або Інвентаризаційний опис НЗВ (типова форма № інв-7), приклад заповнення — на рис. 12 (с. 29) | Об'єкт інвентаризації — НЗВ. |
| Складається в одному примірнику щодо кожного цеху, підписується та передається до бухгалтерії |
Достовірність проведення інвентаризації
матеріальних цінностей перевіряється постійно діючою інвентаризаційною комісією шляхом організації контрольних перевірок (п. 11.6 Інструкції № 69). Контрольні перевірки проводять після закінчення інвентаризації, але обов'язково до відкриття складу, де проводилася інвентаризація. Результати контрольних перевірок інвентаризацій оформляють Актом (додаток № 1 до Інструкції № 69), — рис. 13 на с. 29. Проведення контрольних перевірок реєструється бухгалтерією у спеціальній Книзі реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій (додаток № 2 до Інструкції № 69) — рис. 14 на с. 30.Бухгалтерія підсумовує результати інвентаризації на підставі даних інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) у Відомості результатів інвентаризації (додаток № 3 до Інструкції № 69) — рис. 15 на с. 30.
Рис. 1.
Приклад заповнення Інвентаризаційного опису основних засобів (ф. № інв-1)
1 Форми, прийняті за часів СРСР, наводяться мовою оригіналу.
2 Графа 6 «Номер паспорта» заповнюється на основні засоби, що містять дорогоцінні метали. При автоматизованій обробці даних щодо обліку результатів інвентаризації форму № інв-1 видають комісії із заповненими графами 1 — 6 і 8.
3 У графі 8 указується залишкова вартість за даними бухобліку. Але у зв'язку з тим, що в цьому випадку фактична вартість не відповідає залишковій вартості, інвентаризаційна комісія рекомендує провести переоцінку об'єкта до рівня справедливої вартості — 130 грн. (складається відповідний акт).
Рис. 2.
Приклад заповнення Звіряльної відомості результатів інвентаризаціїосновних засобів (ф. № інв-18)
Рис. 3.
Приклад заповнення Акта про результати інвентаризації наявних коштів(додаток 7 до Положення № 637)
Рис. 4.
Приклад заповнення Інвентаризаційного опису(ф. № М-21)
Рис. 5.
Приклад заповнення Звіряльної відомості результатів інвентаризаціїтоварно-матеріальних цінностей (ф. № інв-19)
Рис. 6.
Приклад заповнення Інвентаризаційного опису цінностейта бланків документів суворої звітності (ф. № інв-16)
Рис. 7.
Приклад заповнення Акта звіряння розрахунків
Рис. 8.
Приклад заповнення Довідки (додаток до ф. № інв-17)
1 Графи 6, 7, 8 заповнюється стороною, з якою звіряють розрахунки (у нашому випадку — ПФ «ФЛОЯ»).
Рис. 9.
Приклад заповнення Акта інвентаризації розрахунків з покупцями,постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (ф. № інв-17)
Рис. 10.
Приклад заповнення Акта інвентаризації витратмайбутніх періодів (ф. № інв-11)
Рис. 11.
Приклад заповнення Акта інвентаризації незавершених ремонтівосновних засобів (ф. № інв-10)
Рис. 12.
Приклад заповнення Інвентаризаційного опису незавершеноговиробництва (ф. № інв-7)
1 У формі не передбачено наявності цього реквізиту, ми запровадили його самостійно для зручності роботи з документом.
Рис. 13.
Приклад заповнення Акта контрольної перевірки інвентаризації цінностей(додаток № 1 до Інструкції № 69)
Рис. 14.
Приклад заповнення Книги реєстрації контрольних перевірокінвентаризацій (додаток № 2 до Інструкції № 69)
1 У типовій формі № М-21 не передбачено цього показника.
Рис. 15.
Приклад заповнення Відомості результатів інвентаризації(додаток № 3 до Інструкції № 69)
1 У затвердженій формі документа в цій графі зазначені рахунки старого Плану рахунків, що діяв до 2000 року. Ми тут самостійно вписали вживані на сьогодні коди рахунків бухобліку.
