Проблемные вопросы приема и обработки электронной налоговой отчетности

Вопрос

Ответ ГНАУ и позиция редакции

1

2

1. Обязательно ли нужно подавать налоговую отчетность в электронном виде через оператора электронной отчетности?

Как утверждает ГНАУ, плательщик налогов имеет право добровольно выбирать способ подачи отчетности в электронном виде: непосредственно в ГНАУ (бесплатно) или через оператора электронной отчетности (за отдельную плату).
Такая позиция ГНАУ дает четкое понимание того, что работники ГНС не имеют права навязывать плательщикам налогов обязательное использование услуг спецоператоров для подачи отчетности в электронном вид (см. также консультацию «Подавать электронный отчет в ЦОЭО можно без помощи посредника» // «БН», 2009, № 36, с. 47)

2. Соответствует ли законодательству принудительная
подача отчетности в ГНАУ в электронном виде?

ГНАУ, ссылаясь на п.п. 4.4.2 Закона № 2181⁽¹⁾, сделала справедливый вывод, что принуждать плательщиков налогов подавать отчетность в электронном виде запрещено, поскольку плательщик сам должен выбрать, в каком виде ему подавать отчетность (на бумажных носителях, почтовым отправлением либо в электронном виде).
С мнением налоговиков мы полностью согласны. Об этом мы писали в консультации «Электронная отчетность — подаем отчет не выходя из офиса» // «БН», 2009, № 31, с. 41.
И все-таки хотим напомнить, что подавать копии реестров полученных и выданных налоговых накладных в ГНС плательщики НДС должны обязательно в электронном виде, поскольку этого требует Закон Украины от 20.05.10 г. № 2275-VI⁽²⁾ (подробнее см. консультации «Реестр налоговых накладных: «Не було бабі клопоту… или Как подготовить электронные копии реестров в программе OPZ» // «БН», 2010, № 28, с. 17 и «Электронные реестры налоговых накладных: актуальные вопросы» // «БН», 2010, № 37, с. 19)

3. Нужно ли подавать в ГНС вместе с отчетностью, поданной в электронном виде через Интернет, копии отчетности на бумажных носителях?

ГНАУ, отвечая на этот вопрос, пришла к выводу: подавая отчетность в электронном виде через Интернет с наложением электронных цифровых подписей (ЭЦП), плательщик налогов не подает налоговые документы на бумажных носителях (п. 5 р. ІІ Инструкции № 233⁽³⁾). Но если отчетность подается в электронном виде не через Интернет, а на электронных носителях (магнитных дискетах, компакт-дисках, флэш-картах) лично плательщиком налога, то ее обязательно следует подавать вместе с распечатанными оригиналами документов на бумажных носителях (п. 4 Методических рекомендаций⁽⁴⁾)

4. Кто должен подписывать электронную отчетность?

ГНАУ отметила: на отчетность, подаваемую в электронном виде, налагаются ЭЦП должностных лиц в следующем порядке:
— у предприятия:
ЭЦП главного бухгалтера (бухгалтера), если такая должность предусмотрена в штате;
ЭЦП руководителя (директора);
ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати плательщика налогов;
— у физического лица — предпринимателя:
ЭЦП плательщика налогов — физического лица;
ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати плательщика налогов (при наличии)

5. Отличаются ли сроки подачи отчетности в электронном виде от сроков подачи на бумажных носителях?

ГНАУ настаивает на том, что сроки подачи отчетности в электронном и бумажном виде не отличаются и устанавливаются законами, регулирующими уплату соответствующих налогов.
При этом налоговики, утвердив Инструкцию № 233, установили дополнительные требования к подаче отчетности, а именно: они требуют, чтобы отчетность в электронном виде подавалась с 9 ч 00 мин до 18 ч 00 мин ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней (п. 4 р. ІІІ Инструкции № 233).
Такие требования налоговиков несколько непонятны (с применением автоматизированных систем исчезла необходимость ограничивать срок подачи отчетности рабочим временем персонала ГНС) и противоречат нормам законов, регулирующих уплату налогов (ими установлен только день окончания подачи отчетности и нет упоминания о временном ограничении).

Поэтому при желании плательщики налогов могут подать отчетность в последний день и после 18 ч 00 мин, но это может привести к отрицательным последствиям (отчетность могут не принять и попытаться наложить штраф за несвоевременную ее подачу). Кроме того, отправляя отчетность после установленного времени, будьте готовы отстаивать свою позицию, и не исключено, что это придется делать в суде.
Мы же советуем плательщикам налогов подавать отчетность заблаговременно, а не в последний день, тем более после 18 ч 00 мин, поскольку не исключено, что при отправлении отчетности в последний момент она может или вообще не поступить к налоговикам, или прийти со значительным опозданием (из-за неудовлетворительной работы сервера), и тогда у плательщика налогов уже не будет шанса избежать наложения штрафа. Обратите внимание: налоговики в комментируемом письме отмечают, что плательщики налогов имеют право сами устанавливать конечный срок отправления отчетности. Но при этом они указывают, что должно учитываться «время на своевременную доставку документа в органы ГНС в случае возможного повреждения телекоммуникационной связи или непоступления первой квитанции»

6. Чем подтверждается прием отчетности в электронной форме?

Налоговики напоминают, что подтверждением подачи отчетности в электронной форме в соответствии с Инструкцией № 233 является получение от ГНС двух квитанций, удостоверяющих:
— первая — время подачи отчетности;
— вторая — факт приема электронного отчета или его неприема с указанием причин.
И все-таки некоторых плательщиков налогов при подаче отчетности в электронном виде все равно волнует вопрос: сможет ли он без бумажных экземпляров отчетности, заверенных в ГНС, доказать своевременную подачу отчетности в электронном виде, имея в своем распоряжении лишь соответствующие квитанции от ГНС.
Таким осторожным плательщикам работники налоговых органов рекомендуют буквально следующее: «Распространено мнение, что при сдаче отчетности в бумажном виде намного проще доказать своевременность подачи документа. Показал штамп на своем экземпляре отчета — и все. А как быть в случае сдачи отчетности в электронном виде? В первую очередь обязательно распечатайте текст ответа из налоговой инспекции и прикрепите распечатку к предварительно распечатанной бумажной форме отчетности. При посещении налоговой в любой период возьмите с собой бумажные формы отчетности с прикрепленными ответами из ГНИ и отметьте в отделе приема и обработки отчетности для большей уверенности. Работники отдела проставят входящий номер и дату приема отчетности по электронному адресу ГНИ»

7. Какая дата является датой предъявления налоговой отчетности?

На этот вопрос ГНАУ не дала четкого ответа.
По нашему мнению, датой и временем подачи отчетности в электронном виде в органы ГНС являются дата и время, зафиксированные в первой квитанции, поступающей от ГНС при подаче отчетности. При этом следует помнить, что такая отчетность будет считаться поданной в срок, указанный в первой квитанции, только в том случае, если плательщик налогов получает от ГНС вторую квитанцию, свидетельствующую о приеме отчетности ГНС (п.п. 7.7 р. ІІ Инструкции № 233)

8. Каков срок хранения архива файлов при подаче отчетности в электронном виде?

Как утверждает ГНАУ, документы, подававшиеся в ГНС в электронном виде, хранятся в архиве по правилам, установленным для хранения отчетности, поданной на бумажных носителях.
При этом для определения срока хранения нужно ориентироваться на общие сроки давности, установленные ст. 15 Закона № 2181 (1095 дней).
Но не следует забывать и о том, что для некоторых видов документации Главное архивное управление может устанавливать отдельные сроки хранения документов в архиве. Так, для хранения декларации по налогу на прибыль срок хранения составляет 5 лет. Этот же срок установлен и для документов об их проверках (под определение которых могут попасть и полученные от ГНС подтверждающие квитанции о подаче отчетности в электронном виде, по крайней мере вторая)

9. Кто несет ответственность за своевременность подачи отчетности, если отчетность составляет и подает аудиторская фирма?

Как правильно высказалась ГНАУ, ответственность за правильность составления и своевременность подачи отчетности несет плательщик налогов, даже если отчетность составляет другая фирма, которую он для этого нанял (например, аудиторская). На это указывает также и ст. 11 Закона Украины «О системе налогообложения» от 25.06.91 г. № 1251-ХІ.
И все-таки, если отчетность составляет не плательщик, а сторонняя организация (аудиторская фирма), то ответственность за неправильное составление и несвоевременную подачу может нести и она, но не перед налоговиками, а перед своим клиентом. Поэтому советуем плательщикам налогов при заключении договора четко оговорить штрафные санкции, которые могут быть наложены на аудиторскую фирму за такие действия. Кроме того, следует отметить, что если отчетность подписывает представитель аудиторской фирмы, то к административной ответственности может быть привлечено именно это лицо, а не представитель предприятия (подробнее см. консультацию «Если штатного бухгалтера нет: кто подписывает отчетность и несет ответственность» // «БН», 2010, № 11, с. 33)