Проблемні питання прийому і обробки електронної податкової звітності

Запитання

Відповідь ДПАУ та позиція редакції

1

2

1. Чи обов’язково потрібно подавати податкову звітність в електронному вигляді через оператора електронної звітності?

Як стверджує ДПАУ, платник податків має право добровільно вибирати спосіб подання звітності в електронному вигляді: безпосередньо до ДПАУ (безкоштовно) чи через оператора електронної звітності (за окрему плату).
Така позиція ДПАУ дає чітке зрозуміння того, що працівники ДПС не мають права нав’язувати платникам податків обов’язкове використання послуг спецоператорів для подання звітності в електронному вигляді (див. також консультацію «Подавати електронний звіт до ЦОЕЗ можна без допомоги посередника» // «БТ», 2009, № 36, с. 47)

2. Чи відповідає законодавству примусове надання звітності до ДПАУ в електронному вигляді?

ДПАУ, посилаючись на п.п. 4.4.2 Закону № 2181⁽¹⁾, справедливо зробила висновок, що примушувати подавати звітність платників податків в електронному вигляді заборонено, оскільки платник сам має вибрати в якому вигляді йому подавати звітність (на паперових носіях, поштовим відправленням чи в електронному вигляді).
З думкою податківців ми повністю погоджуємося. Про це ми писали в консультації «Електронна звітність — подаємо звіт не виходячи з офісу» // «БТ», 2009, № 31, с. 41.
Та все ж хочемо нагадати, що подавати копії реєстрів отриманих і виданих податкових накладних до ДПС платники ПДВ мають обов’язково в електронному вигляді, оскільки цього вимагає Закон України від 20.05.10 р. № 2275-VI⁽²⁾ (детальніше див. консультації «Реєстр податкових накладних: «Не було бабі клопоту…», або Як підготувати електронні копії реєстрів у програмі OPZ» // «БТ», 2010, № 28, с. 17 та «Електронні реєстри податкових накладних: актуальні питання» // «БТ», 2010, № 37, с. 19)

3. Чи потрібно подавати до ДПС разом із звітністю, поданою в електронному вигляді через Інтернет, копії звітності на паперових носіях?

ДПАУ відповідаючи на це запитання, дійшла висновку, що, подаючи звітність в електронному вигляді через Інтернет з накладанням електронно-цифрових підписів (ЕЦП), платник податків не подає податкові документи на паперових носіях (п. 5 р. ІІ Інструкції № 233⁽³⁾). Але якщо звітність подається в електронному вигляді не через Інтернет, а на електронних носіях (магнітних дискетах, компакт-дисках, флеш-картах) особисто платником податку, то її потрібно обов’язково подавати разом із роздрукованими оригіналами документів на паперових носіях (п. 4 Методичних рекомендацій⁽⁴⁾)

4. Хто має підписувати електронну звітність?

ДПАУ вказала на те, що на звітність, що подається в електронному вигляді, накладаються ЕЦП посадових осіб в такому порядку
— у підприємства:
1) ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), якщо така посада передбачена у штаті;
2) ЕЦП керівника (директора);
3) ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки платника податків;
— у фізичної особи — підприємця:
1) ЕЦП платника податків — фізичної особи;
2) ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки платника податків (за наявності)

5. Чи відрізняються строки подання звітності в електронному вигляді від строків подання на паперових носіях?

ДПАУ наполягає на тому, що строки подання звітності в електронному та паперовому вигляді не відрізняються і встановлюються законами, які регулюють сплату відповідних податків.
При цьому податківці, затвердивши Інструкції № 233, встановили додаткові вимоги до подання звітності, а саме, вони вимагають, щоб звітність в електронному вигляді подавалася з 9 год. 00 хв. до 18 год. 00 хв. щодня, крім вихідних, святкових та неробочих днів (п. 4 р. ІІІ Інструкції № 233).
Такі вимоги податківців є дещо незрозумілі (із застосуванням автоматизованих систем зникла необхідність обмежувати строк подання звітності робочим часом персоналу ДПС) та суперечать нормам законів, що регулюють сплату податків (ними встановлено лише день закінчення подання звітності та немає згадки про часове обмеження).

Тому за бажанням платники податків можуть подати звітність в останній день і після 18 год. 00 хв., але це може призвести до негативних наслідків (звітність можуть не прийняти і спробувати накласти штраф за невчасне її подання). Крім того, відправляючи звітність після встановленого часу, будьте готові відстоювати свою позицію, і не виключено, що це доведеться робити у суді.
Ми ж радимо платникам податків подавати звітність заздалегідь, а не в останній день, тим паче після 18 год. 00 хв. Оскільки не виключено що, відправивши звітність в останню мить, вона може або зовсім не надійти до податківців, або із значним запізненням (через незадовільну роботу сервера), і тоді у платника податків вже не буде шансу уникнути накладання штрафу. Зверніть увагу, податківці у листі, що коментується, вказують, що платники податків мають право самі встановлювати кінцевий термін відправки звітності. Але при цьому вони зазначають, що має враховуватися «час на своєчасну доставку документа в органи ДПС у випадку можливого пошкодження телекомунікаційного зв’язку чи ненадходження першої квитанції»

6. Чим підтверджується приймання звітності в електронній формі?

Податківці нагадують, що підтвердження подання звітності в електронній формі відповідно до Інструкції № 233 є отримання від ДПС двох квитанцій:
— перша — засвідчує час надання звітності;
— друга — засвідчує факт приймання електронного звіту або його неприймання із зазначенням причин.
Та все ж декого із платників податків при поданні звітності в електронному вигляді все рівно хвилює запитання: чи зможе він без паперових екземплярів звітності, завірених у ДПС, довести вчасне подання звітності в електронному вигляді, маючи при собі лише відповідні квитанції від ДПС.
Таким обережним платникам працівники податкових органів рекомендують буквально таке: «Поширена думка, що при здаванні звітності в паперовому вигляді набагато простіше довести своєчасність подання документа. Показавши штамп на своєму примірнику звіту — і все. А як бути в разі здавання звітності в електронному вигляді? Насамперед обов’язково роздрукуйте текст відповіді з податкової інспекції та прикріпіть її до заздалегідь роздрукованої паперової форми звітності. При відвідуванні податкової в будь-який період візьміть із собою паперові форми звітності з прикріпленими відповідями з ДПІ та відмітьте у відділі приймання та обробки звітності для більшої впевненості. Працівники відділу проставлять вхідний номер та дату прийняття звітності на електронну адресу ДПІ»

7. Яка дата є датою пред’явлення податкової звітності?

При відповіді на це запитання ДПАУ не дала чіткої відповіді.
На нашу думку датою та часом надання звітності в електронному вигляді до органів ДПС є дата та час, зафіксовані у першій квитанції, яка надходить від ДПС при поданні звітності. При цьому слід пам’ятати, що вважатиметься така звітність поданою, в строк вказаний у першій квитанції, лише в тому разі, коли платник податків отримує від ДПС другу квитанцію, що свідчить про прийняття звітності ДПС (п. 7.7 р. ІІ Інструкції № 233)

8. Який термін зберігання архіву файлів при подачі звітності в електронному вигляді?

Як стверджує ДПАУ, документи, які подавалися до ДПС в електронному вигляді, зберігаються в архіві за правилами, встановленими для зберігання звітності, поданої на паперових носіях.
При цьому для визначення строку зберігання потрібно орієнтуватися на загальні строки давності, встановлені ст. 15 Закону № 2181 (1095 днів).
Але не слід забувати і про те, що для окремих видів документації Головне архівне управління може встановлювати окремі строки зберігання документів у архіві. Так, для зберігання декларації з податку на прибуток строк зберігання складає 5 років. Цей же термін встановлений і для документів про їх перевірки (під визначення яких можуть попасти і отримані від ДПС підтверджуючі квитанції подання звітності в електронному вигляді, принаймні друга)

9. Хто несе відповідальність за своєчасність подання звітності, якщо звітність складає і подає аудиторська фірма?

Як вірно висловилась ДПАУ, відповідальність за правильність складання та вчасність подання звітності несе платник податків, навіть якщо звітність складає інша фірма, яку він для цього найняв (наприклад, аудиторська). На це вказує також і ст. 11 Закону України «Про систему оподаткування» від 25.06.91 р. № 1251-ХІ.
Та все ж якщо звітність складає не платник, а стороння організація (аудиторська фірма), то відповідальність за неправильне складання та невчасне подання може нести і вона, але не перед податківцями, а перед своїм клієнтом. Тому радимо платникам податків, укладаючи договір, чітко обумовити штрафні санкції, які можуть бути накладені на аудиторську фірму за такі дії. Крім того варто зазначити: якщо звітність підписує представник аудиторської фірми, то до адміністративної відповідальності може бути притягнена саме ця особа а не представник підприємства (детальніше див. конс. «Якщо штатного бухгалтера немає: хто підписує звітність і несе відповідальність» // «БТ», 2010, № 11, с. 33)

⁽²⁾ Див. консультацію «Нові правила оподаткування: аналізуємо разом» // «БТ», 2010, № 26, с. 9.