РАЗМЕННАЯ МОНЕТА —
учет и документирование
«Покупатель всегда прав» — это утверждение мы вспоминаем всякий раз, когда возникают конфликтные ситуации между нами и продавцом. Не является исключением и выдача сдачи. Как часто мы слышим от продавцов: «У меня нет сдачи… готовьте мелочь… поищите без сдачи… сходите поменяйте деньги» и т. п. Но правомерны ли такие требования продавцов? Конечно же, нет, поскольку у продавца всегда должна быть в наличии разменная монета в достаточном количестве, что позволит в любой момент выдать сдачу покупателю. О разменной монете и пойдет речь в сегодняшней статье.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Понятие, необходимость наличия, ответственность
Нужна ли разменная монета.
Предприятия и предприниматели должны обеспечивать наличие в кассе банкнот и монет для выдачи сдачи, так называемую разменную монету (п. 2.13 Положения № 637). Проверяющие, осуществляющие проверки в сфере торговли, общественного питания и услуг, обращают внимание на обязательность постоянного наличия разменной монеты в кассах и отражают это в акте (п. 7.25 Положения № 637; п. 3.3 Методрекомендаций № 210). За нарушение данной нормы предусмотрена ответственность.Кроме того, выдать покупателю сдачу обязывают
Правила № 833 (п. 23) — кассир и другой работник, с которыми потребитель рассчитывается за товар, при проведении расчетов, помимо оформления расчетного документа, должен назвать потребителю надлежащую ему сумму сдачи и выдать ее вместе с расчетным документом.Таким образом, разменная монета нужна тем предприятиям, которые осуществляют наличные расчетные операции с покупателями как с помощью РРО, так и в кассе предприятия с выпиской приходных кассовых ордеров (а для предпринимателей — с оформлением расчетных документов в произвольной форме).
Сколько должно быть разменной монеты
. Количество разменной монеты, которая должна находиться в кассе (на месте осуществления расчетной операции), нормативно-правовыми актами не регламентировано. Поэтому предприятия (предприниматели) самостоятельно определяют состав и сумму находящейся в кассе разменной монеты. При этом следует исходить из необходимости своевременной и в полной мере выдачи покупателю сдачи. При необходимости запас разменной монеты может пополняться в течение рабочей смены.Обеспечить разменной монетой торговую точку необходимо даже в самый первый рабочий день ее работы, когда еще не получено ни одной копейки выручки. Ведь самый первый покупатель может рассчитаться так, что ему необходимо будет выдать сдачу.
Ответственность
. За нарушение требования о наличии разменной монеты (п. 2.13 Положения № 637) предусмотрен админштраф по ст. 1642 КоАП в виде штрафа от 136 до 255 грн. (при повторном нарушении в течение года — от 170 до 340 грн.).Однако, в связи с тем, что штраф по
ст. 1642 КоАП налагают органы КРУ (ст. 2341 КоАП), которые посещают далеко не каждое предприятие, применение этой ответственности на практике многих не пугает.Обратите внимание: штрафные санкции на основании
ст. 1642 КоАП могут быть наложены только в случае, если разменной монеты было недостаточно для выдачи сдачи покупателю. Если этот факт не зафиксирован, то о нарушении, даже при отсутствии разменной монеты, говорить нельзя. Поэтому для наложения штрафа проверяющие должны доказать факт нарушения — отказ выдать сдачу по причине отсутствия разменной монеты.И еще. Законодательством не регламентировано время, в течение которого покупателю следует выдать сдачу и завершить расчетную операцию. Поэтому, если сложилась ситуация, когда недостаточно наличных для выдачи сдачи или нет необходимого номинала, не будет нарушением дополнительно внести наличные на место проведения расчетов и затем уже выдать сдачу. Однако подобные действия чреваты тем, что в следующий раз покупатель к вам может не прийти, помня о том, как вы его обслужили.
Кроме этого штрафа, нарушение
п. 23 Правил № 833 может быть расценено проверяющими от общества по защите прав потребителей (инспекторами Государственного комитета по вопросам технического регулирования и потребительской политики) как нарушение правил торговли*. А за это предусмотрена ответственность согласно части первой ст. 155 КоАП — админштраф в размере от 17 до 170 грн. (при повторном нарушении в течение года — от 85 до 459 грн.).* Подробнее о проверках читайте в статье «Проверки по защите прав потребителей»// «БН», 2010, № 7, с. 18.
Кроме того, если продавец не выдаст покупателю сумму причитающейся ему сдачи, то это приведет к несоответствию суммы наличных на месте проведении расчетов сумме средств, которая указана в дневном отчете. В случае фиксирования такого нарушения налоговики могут наложить:
1) штраф на субъекта предпринимательства в пятикратном размере суммы несоответствия(ст. 22 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» в редакции от 01.06.2000 г. № 1776-III);
2) админштраф на продавца согласно ст. 1551 КоАП — от 34 до 85 грн. (при повторном нарушении в течение года — от 85 до 170 грн.);
3) админштраф на должностных лиц согласно ст. 1551 КоАП — от 85 до 170 грн. (при повторном нарушении в течение года — от 170 до 340 грн.).
Разменная монета и лимит кассы
Оставляя наличные в кассе на конец рабочего дня как разменную монету, на следующий день следует помнить о необходимости соблюдения лимита наличных средств в кассе. Поэтому
разменную монету следует оставлять в сумме, не превышающей лимит кассы*. Если у предприятия есть обособленные подразделения, то для них можно установить отдельные лимиты кассы. Если отдельные лимиты не установлены, общая сумма разменной монеты, которая остается в ящиках РРО (кассах торговых точек), не должна превышать лимит кассы предприятия. Применяя данную норму, следует помнить, что для предприятий с обособленными подразделениями кассами являются:— касса предприятия (головная касса);
— кассы обособленных подразделений;
— места проведения расчетных операций с применением РРО, если в подразделении нет отдельно отведенного места под кассу (
письмо НБУ от 04.10.07 г. № 11-115/3693-10119**).* О лимите кассы читайте также консультации «Средства, возвращенные за товар, не уменьшают кассовые поступления при расчете лимита кассы»// «БН», 2010, № 37, с. 31 и «Что нужно знать о лимите кассы»// «БН», 2010, № 33, с. 26.
** См. ком. «РРО в обособленном подразделении является его кассой — разъясняет НБУ»// «БН», 2007, № 49, с. 7.
Требование о хранении разменной монеты в пределах лимита должны соблюдать только предприятия, поскольку предпринимателям лимит кассы не устанавливается (п. 2.7 Положения № 637). Поэтому в торговой точке предпринимателя разменная монета может хранится в любом размере.
Варианты обеспечения разменной монетой
Порядок обеспечения касс предприятия разменной монетой следует установить самостоятельно. Чаще всего встречаются такие варианты:
1.
Всю выручку из торговой точки (ящик РРО) в конце дня инкассируют или передают в головную кассу предприятия, а разменную монету ежедневно перед началом работы передают из головной кассы в торговую точку и затем в ящик РРО.2
. В торговой точке (ящике РРО) на конец дня оставляют наличные как разменную монету на следующий день, а остальные инкассируют или передают в головную кассу предприятия. Ограничений относительно хранения на месте проведения расчетов разменной монеты между сменами не предусмотрено ни Законом об РРО, ни Положением № 637. Главное, чтобы сумма таких средств не превысила установленный лимит кассы. Косвенное разрешение хранить разменную монету в межсменный период в ящике РРО дает п. 4.5 Порядка применения РРО: «…операция «служебное внесение» используется для регистрации суммы наличных, хранящейся на месте проведения расчетов на момент регистрации первой расчетной операции, которая проводится после выполнения Z-отчета». Не против такого подхода к хранению разменной монеты и налоговики (письмо ГНА в г. Киеве от 15.04.05 г. № 292/ 10/ 31-10; консультация в «ВНСУ», 2006, № 14, с. 50).Интересно, что, по мнению ГНА в г. Киеве (
письмо от 15.04.05 г. № 292/ 10/ 31-10), уполномоченный работник (кассир-операционист), получив из кассы предприятия сумму разменной монеты, становится подотчетным лицом в отношении данной суммы. И поэтому согласно п. 2.11 Положения № 637 такой работник должен отчитаться об использовании сумм наличности, полученной под отчет.Мы с таким подходом не согласны.
На наш взгляд, Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку и подотчет (далее — Отчет), работнику составлять не надо, поскольку происходит всего лишь перемещение наличных внутри предприятия. При этом документом, подтверждающим внесение разменной монеты в ящик РРО, является именно Z-отчет, на что указывала и сама ГНА в г. Киеве в письме от 15.04.05 г. № 292/10/31-10. Даже если занять позицию налоговиков, не понятно какой документ следует приложить к Отчету в качестве подтверждающего, ведь Z-отчет подклеивается в КУРО.Нацбанк также считает, что в данном случае достаточно внести деньги в РРО операцией «служебное внесение» (
письмо от 05.12.07 г. № 11-113/4587-12584 // «БН», 2008, № 24, с. 9). Да и не все сотрудники налогового ведомства разделяют подход ГНА в г. Киеве (см., например, консультацию в «ВНСУ», 2006, № 14, с. 50).
Ежедневная передача разменной монеты из головной кассы
В ситуации, когда разменная монета ежедневно выдается из головной кассы в кассы, в которых осуществляются наличные расчеты, следует действовать в такой последовательности.
Шаг 1.
Выдача наличных из головной кассы. Кассир предприятия выдает из головной кассы предприятия наличные в качестве разменной монеты ответственному за обеспечение разменной монеты работнику (кассиру, руководителю подразделения и т. п.). Эту операцию оформляют с помощью расходного кассового ордера (далее — РКО; типовая форма № КО-2), который регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов типовой формы № КО-3 или № КО-3а (это подтверждает и письмо ГНА в г. Киеве от 15.04.05 г. № 292/10/31-10).Если наличные расчеты осуществляются в головной кассе предприятия несколькими кассирами, то передачу разменной монеты старшим кассиром этим кассирам следует отразить под роспись в
Книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег (типовая форма № КО-5), которую ведет старший кассир (п. 4.6 Положения № 637). В таком случае РКО на выдачу разменной монеты не выписывают, а в конце дня кассиры отчитываются о полученных и выданных наличных по соответствующим кассовым документам и сдают остаток наличных и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под подпись в Книге типовой формы № КО-5.Шаг 2. Оприходование наличных в кассе подразделения (торговой точки).
В обособленном подразделении документирование поступления разменной монеты зависит от того, организована ли там касса или нет, а при применении РРО — осуществляются другие операции с наличными, кроме приема выручки и ее инкассирования, или нет.Если в подразделении есть отдельно выделенное место кассы, то кассовая книга (типовая форма № КО-4) ведется обязательно потому что создана касса.
Если же отдельной кассы нет (например, магазин, являющийся обособленным подразделением, в котором установлен только РРО), кассовую книгу ведут тогда, когда в нем осуществляют прием наличных по приходным кассовым ордерам (далее — ПКО; типовая форма № КО-1) или выдачу наличных на выплаты, связанные с оплатой труда, хознужды и пр. (
п. 4.2 Положения № 637). Если же через РРО в обособленном подразделении проводят только прием выручки и ее инкассацию, то кассовую книгу вести не надо. При этом выдачу выручки для инкассирования или для передачи в головную кассу (в том числе и разменной монеты) не оформляют с помощью РКО, а проводят через РРО с использованием операции «служебная выдача» (письмо НБУ от 05.12.07 г. № 11-113/4587-12584 // «БН», 2008, № 24, с. 9).Нацбанк в этом
письме также указывает, что можно не оформлять ПКО поступление полученной разменной монеты от предприятия — юридического лица в торговую точку, которая не является обособленным подразделением, если в такой точке через РРО проводят только полученную выручку и ее инкассирование. Если же торговая точка имеет статус обособленного подразделения, то получение разменной монеты следует оформлять с помощью ПКО и, соответственно, необходимо вести кассовую книгу. Это правило работает даже в ситуации, когда разменная монета будет внесена в первый рабочий день подразделения для обеспечения требования о наличии разменной монеты и в последующем будет постоянно находится в ящике РРО.1. Итак,
если в обособленном подразделении ведут кассовую книгу, то поступление полученной уполномоченным работником в головной кассе разменной монеты оформляют с помощью ПКО, сделав соответствующую запись в кассовую книгу. На руки такому работнику выдают квитанцию к ПКО, которая будет для него подтверждением передачи полученных в головной кассе наличных в кассу обособленного подразделения. Дальнейшую передачу разменной монеты в ящик РРО оформляют РКО или под роспись в Книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег (типовая форма № КО-5).В РРО внесение разменной монеты в ящик в любом случае проводят с помощью операции «
служебное внесение» (п. 4.5 Порядка применения РРО). Это необходимо сделать для обеспечения соответствия суммы наличных средств на месте проведения расчетов сумме средств, указанной в дневном отчете РРО (Х-отчете). В таком случае при проверке разменная монета, находящаяся в ящике РРО, не будет неучтенной выручкой.Документом, подтверждающим внесение разменной монеты в ящик РРО, является Z-отчет, в котором отражается информация об операциях «
служебное внесение» (письмо ГНА в г. Киеве от 15.04.05 г. № 292/10/31-10).2. Если
же в обособленном подразделении кассовую книгу не ведут, то полученную в головной кассе по РКО разменную монету напрямую вносят в ящик РРО с помощью операции «служебное внесение» (п. 4.5 Порядка применения РРО). ПКО и РКО в данном случае не оформляют.Порядок выемки наличных из ящика РРО в конце дня будет зависеть от установленного порядка инкассирования*, но в любом случае вынесение из ящика РРО наличных оформляют с помощью операции «
служебная выдача».* Подробнее см. статью «Инкассируем наличную выручку» // «БН», 2009, № 29, с. 15.
Разменная монета, внесенная в РРО по операциям «служебное внесение», будет отражена в графе 3 раздела 2 КУРО, а выдача наличных из ящика РРО, отраженная операцией «служебная выдача», — в графе 4 раздела 2 КУРО.
Чтобы не возникли проблемы с надлежащим оформлением обеспечения разменной монетой, рекомендуем на предприятии разработать отдельный регламентирующий документ, который можно назвать, к примеру, «Положение о разменной монете».
Схематически движение наличных в качестве разменной монеты выглядит как показано на схеме (рис. 1).
1. Головная касса — выдача разменной монеты ответственному работнику. Оформляют РКО | |||
В обособленном подразделении (торговой точке) ведется кассовая книга (есть касса или установлен только РРО, но операции оформляют с помощью ПКО и РКО) | В обособленном подразделении (торговой точке) не ведется кассовая книга (не составляются ПКО и РКО) | ||
Дт 301/П* — Кт 301/ГК | Дт 301/РРО — Кт 301/ГК | ||
2 . Касса подразделения — поступление разменной монеты в кассу подразделения.Оформляют ПКО, квитанцию выдают ответственному работнику. Дт 301/П — Кт 301/ГК | Х | ||
3. Касса подразделения — передача разменной монеты в ящик РРО.Оформляют РКО (или запись в Книге формы № КО-5). Дт 301/РРО — Кт 301/П | |||
4. РРО — внесение разменной монеты в ящик РРО.Проводят операцией «служебное внесение», на основании Z-отчета вносят запись в графу 3 раздела 2 КУРО | |||
Дт 301/РРО — Кт 301/П | Дт 301/РРО — Кт 301/ГК | ||
5. РРО — получение выручки от покупателей.Дт 301/РРО — Кт 702… | |||
6. РРО — выдача денег из ящика РРО в конце дня.Проводят операцией «служебная выдача», на основании Z-отчета вносят запись в графу 4 раздела 2 КУРО | |||
Всю сумму наличных из ящика РРО передают в кассу подразделения (Дт 301/П — Кт 301/РРО; в кассе подразделения выписывают ПКО или делают запись в Книге формы № КО-5), а затем: | Часть наличных передают в головную кассу как разменную монету на следующий день | Часть наличных инкассируют через службу инкассации | |
на инкассацию | в головную кассу с последующей инкассацией | ||
Дт 333 — Кт 301/П (в кассе подразделения выписывают РКО) | Дт 301/ГК — Кт 301/П (в кассе подразделения выписывают РКО, а в головной кассе — ПКО);Дт 333 — Кт 301/ГК (в головной кассе выписывают РКО) | Дт 301/ГК — Кт 301/РРО (в головной кассе выписывают ПКО) | Дт 333 — Кт 301/РРО |
На следующий день действия повторяются с самого начала… |
Рис. 1.
Движение наличных в качестве разменной монеты
** Здесь используются такие субсчета второго порядка, открытые к субсчету 301:
— 301/ГК «Головная касса»;
— 301/П «Касса подразделения»;
— 301/РРО «Наличность на месте проведения расчетных операций».
Пример 1.
На предприятии ежедневно разменную монету в сумме 250 грн. передают в кассу магазина с последующим внесением в ящик РРО, а в конце смены всю наличность изымают из ящика РРО и передают в кассу подразделения. Впоследствии часть наличных как разменную монету для следующего дня передают в головную кассу, а остаток — на инкассацию в банк. 4 октября 2010 года получена выручка в сумме 42000 грн., в том числе НДС (20 %) — 7000 грн. Лимит для головной кассы установлен в сумме 300 грн.Отразим операции в налоговом и бухгалтерском учете (табл. 1) и заполним КУРО (рис. 2). Учитывая, что в головной кассе постоянно хранится разменная монета для магазина в сумме 250 грн., чтобы не превысить лимит (300 грн.), в ней также можно оставлять наличные в сумме не более 50 грн.
Таблица 1.
Документирование и учет при ежедневной передаче разменной монеты из головной кассы Содержание хозяйственной операции | Документ-основание | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | Налоговый учет (валовые доходы) | |
дебет | кредит | ||||
1. Передана разменная монета из головной кассы в кассу магазина через ответственного работника | РКО, выписанный в головной кассе | 301/П | 301/ГК | 250,00 | — |
2. Поступила разменная монета в кассу магазина | ПКО, выписанный в кассе магазина | 301/П | 301/ГК | 250,00 | — |
3. Внесена разменная монета в ящик РРО | РКО, выписанный в кассе магазина;в РРО — операция «служебное внесение» | 301/РРО | 301/П | 250,00 | — |
4. Получена выручка от покупателей | Z-отчет | 301/РРО | 702 | 42000,00 | 35000,00 |
5. Отражена сумма НДС, полученная в составе выручки от реализации | Налоговая накладная | 702 | 641/НДС | 7000,00 | — |
6. Передана наличность в конце дня в кассу магазина | ПКО, выписанный в кассе магазина;в РРО — операция «служебная выдача» | 301/П | 301/РРО | 42250,00 | — |
7. Передана в головную кассу наличность в качестве разменной монеты для следующего дня | РКО, выписанный в кассе магазина | 301/ГК | 301/П | 250,00 | — |
8. Инкассирована выручка из кассы магазина | РКО, выписанный в кассе магазина;копия сопроводительной ведомости | 333 | 301/П | 42000,00 | — |
9. Поступила в головную кассу наличность из кассы подразделения | ПКО, выписанный в головной кассе | 301/ГК | 301/П | 250,00 | — |
<…> Розділ 2. Облік руху готівки та сум розрахунків |
| Дані підприємства | ||||||||
| ||||||||||
Дата | Номер Z-звіту (номер розрахункової книжки) | Сума готівки | Сума розрахунків | Сума ПДВ | Видано при поверненні товару |
| Ліміт каси для підприємства | Сума зберігається як розмінна монета в головній касі, грн. | ||
службове внесення | службова видача | загальна | за ставкою ПДВ 20 % |
| ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| ||
… |
|
|
|
|
|
|
|
| ||
04.10.10 | 533 | 250,00 | 42250,00 | 42000,00 | 42000,00 | 7000,00 | — |
| 300,00 | 250,00 |
… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 2.
Извлечение из КУРО (пример 1)
Разменная монета остается в ящике РРО
Если разменная монета постоянно находится в ящике РРО, то кассир (продавец) до начала регистрации первой расчетной операции эту сумму проводит через РРО с помощью операции «
служебное внесение» (п. 4.5 Порядка применения РРО). При этом внесенная разменная монета будет отражена в Z-отчете и графе 3 раздела 2 КУРО. Сумма разменной монеты, которая остается в ящике РРО, в графе 4 раздела 2 КУРО не отражается — здесь вписывают только выданную на инкассацию из РРО сумму выручки по операциям «служебной выдачи».При применении данного варианта может возникнуть вопрос: «Можно ли постоянно оставлять разменную монету в ящике РРО или ее надо периодически возвращать в кассу?». Законодательных требований когда-либо возвращать разменную монету в головную кассу или в кассу подразделения нет. Поэтому в ящике РРО разменная монета может храниться без ограничения срока, важно, чтобы эта сумма не превысила установленный лимит кассы (предприятия или обособленного подразделения, если для него установлен отдельный лимит).
Пример 2.
В магазине ежедневно разменную монету в сумме 250 грн. оставляют в ящике РРО, а выручку предают в кассу магазина для последующей инкассации. Для наглядности числовые данные возьмем, что и для первого примера (с. 29): 4 октября 2010 года получена выручка в сумме 42000 грн., в том числе НДС (20 %) — 7000 грн. Лимит для кассы магазина установлен в сумме 300 грн.Отразим операции в налоговом и бухгалтерском учете (табл. 2) и заполним КУРО (рис. 3).
Таблица 2.
Документирование и учет, если разменная монета остается в ящике РРО Содержание хозяйственной операции | Документ-основание | Корреспондирующие счета | Сумма,грн. | Налоговый учет (валовые доходы) | |
дебет | кредит | ||||
1. Проведение через РРО разменной монеты, которая хранится в ящике РРО до начала регистрации первой расчетной операции | В РРО — операция «служебное внесение» | Сальдо по Дт 301/РРО | — | 250,00 | — |
2. Получена выручка от покупателей | Z-отчет | 301/РРО | 702 | 42000,00 | 35000,00 |
3. Отражена сумма НДС, полученная в составе выручки от реализации | Налоговая накладная | 702 | 641/НДС | 7000,00 | — |
4. Передана наличность в конце дня в кассу магазина | ПКО, выписанный в кассе магазина;в РРО — операция «служебная выдача» | 301/П | 301/РРО | 42000,00 | — |
5. Инкассирована выручка из кассы магазина | РКО, выписанный в кассе магазина;копия сопроводительной ведомости | 333 | 301/П | 42000,00 | — |
<…> Розділ 2. Облік руху готівки та сум розрахунків |
| Дані підприємства | ||||||||
| ||||||||||
Дата | Номер Z-звіту (номер розрахункової книжки) | Сума готівки | Сума розрахунків | Сума ПДВ | Видано при поверненні товару |
| Ліміт каси для підприємства | Сума зберігається як розмінна монета в головній касі, грн. | ||
службове внесення | службова видача | загальна | за ставкою ПДВ 20 % |
| ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| ||
… |
|
|
|
|
|
|
|
| ||
04.10.10 | 533 | 250,00 | 42000,00 | 42000,00 | 42000,00 | 7000,00 | — |
| 300,00 | 250,00 |
… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 3. Извлечение из КУРО (пример 2)
Документы и сокращения статьи
КоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.Правила № 833
— Порядок осуществления торговой деятельности и правила торгового обслуживания населения, утвержденные постановлением КМУ от 15.06.06 г. № 833.Порядок применения РРО
— Порядок регистрации, опломбирования и применения регистраторов расчетных операций за товары (услуги), утвержденный приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.Методрекомендации № 210
— Методические рекомендации относительно порядка проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденные приказом ГНАУ от 23.04.09 г. № 210.РРО
— регистратор расчетных операций.КУРО
— книга учета расчетных операций.«ВНСУ»
— журнал «Вестник налоговой службы Украины».