РОЗМІННА МОНЕТА —
облік і документування
«Покупець завжди має рацію» — це твердження ми згадуємо завжди, коли виникають конфліктні ситуації між ним та продавцем. Не виняток і видача здачі. Як часто ми чуємо від продавців: «У мене немає здачі… готуйте дрібні гроші… пошукайте без здачі… сходіть поміняйте гроші…» тощо. Але чи правомірні такі вимоги продавців? Звичайно ж, ні, оскільки у продавця завжди має бути наявна розмінна монета в достатній кількості, що дозволить без проблем видати здачу покупцю. Про розмінну монету і йтиметься в сьогоднішній статті.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Поняття, необхідність наявності, відповідальність
Чи потрібна розмінна монета.
Підприємства та підприємці мають забезпечувати наявність у касі банкнот і монет для видачі здачі, так звану розмінну монету (п. 2.13 Положення № 637). Перевіряючі, які здійснюють перевірки у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, звертають увагу на обов’язковість постійної наявності розмінної монети в касах та відображають це в акті (п. 7.25 Положення № 637; п. 3.3 Методрекомендацій № 210). За порушення цієї норми передбачено відповідальність.Крім того, видати покупцю здачу зобов’язують
Правила № 833 (п. 23) — касир та інший працівник, з якими споживач розраховується за товар, при проведенні розрахунків, крім оформлення розрахункового документа, має назвати споживачу належну йому суму здачі та видати її разом з розрахунковим документом.Таким чином, розмінна монета потрібна тим підприємствам, які здійснюють готівкові розрахункові операції з покупцями як за допомогою РРО, так і в касі підприємства з виписуванням прибуткових касових ордерів (а для підприємців — з оформленням розрахункових документів у довільній формі).
Скільки має бути розмінної монети
. Кількість розмінної монети, яка має знаходитися в касі (на місці здійснення розрахункової операції), нормативно-правовими актами не регламентована. Тому підприємства (підприємці) самостійно визначають склад і суму розмінної монети, що знаходиться в касі. При цьому слід виходити з необхідності своєчасної та повною мірою видачі покупцю здачі. За необхідності запас розмінної монети може поповнюватися протягом робочої зміни.Забезпечити розмінною монетою торговельну точку необхідно навіть у найперший робочий день її роботи, коли ще не отримано жодної копійки виручки. Адже найперший покупець може розрахуватися так, що йому необхідно буде видати здачу.
Відповідальність
. За порушення вимоги про наявність розмінної монети (п. 2.13 Положення № 637) передбачено адмінштраф за ст. 1642 КУпАП у вигляді штрафу від 136 до 255 грн. (при повторному порушенні протягом року — від 170 до 340 грн.).Однак у зв’язку з тим, що штраф за
ст. 1642 КУпАП накладають органи КРУ (ст. 2341 КУпАП), які відвідують зовсім не кожне підприємство, застосування цієї відповідальності на практиці багатьох не лякає.Зверніть увагу: штрафні санкції на підставі
ст. 1642 КУпАП може бути накладено тільки в разі, якщо розмінної монети не вистачило для видачі здачі покупцю. Якщо цього не зафіксовано, то про порушення, навіть за відсутності розмінної монети, говорити не можна. Тому для накладення штрафу перевіряючі повинні довести факт порушення — відмову видати здачу через відсутність розмінної монети.І ще. Законодавством не регламентовано час, протягом якого покупцю слід видати здачу і завершити розрахункову операцію. Тому якщо склалася ситуація, коли не вистачає готівки для видачі здачі чи немає необхідного номіналу, не буде порушенням додатково внести готівку на місце проведення розрахунків і вже потім видати здачу. Однак подібні дії загрожують тим, що наступного разу покупець до вас може не прийти, пам’ятаючи про те, як ви його обслужили.
Крім цього штрафу, порушення
п. 23 Правил № 833 може бути розцінено перевіряючими від товариства із захисту прав споживачів (інспекторами Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики) як порушення правил торгівлі*. А за це передбачено відповідальність згідно з ч. 1 ст. 155 КУпАП — адмінштраф у розмірі від 17 до 170 грн. (при повторному протягом року порушенні — від 85 до 459 грн.).* Докладніше про перевірки читайте у статті «Перевірки щодо захисту прав споживачів» // «БТ», 2010, № 7, с. 18.
Крім того, якщо продавець не видасть покупцю належну йому суму здачі, то це призведе до невідповідності суми готівки на місці проведенні розрахунків сумі коштів, яку зазначено в денному звіті. У разі фіксування такого порушення податківці можуть накласти:
1) штраф на суб’єкта підприємництва у п’ятикратному розмірі суми невідповідності (ст. 22 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» у редакції від 01.06.2000 р. № 1776-III);
2) адмінштраф на продавця згідно зі ст. 1551 КУпАП — від 34 до 85 грн. (при повторному порушенні протягом року — від 85 до 170 грн.);
3) адмінштраф на посадових осіб згідно зі ст. 1551 КУпАП — від 85 до 170 грн. (при повторному порушенні протягом року — від 170 до 340 грн.).
Розмінна монета і ліміт каси
Залишаючи готівку в касі на кінець робочого дня як розмінну монету на наступний день, слід пам’ятати про необхідність дотримання ліміту готівкових коштів у касі. Тому
розмінну монету слід залишати в сумі, що не перевищує ліміту каси*. Якщо в підприємства є відокремлені підрозділи, то для них можна встановити окремі ліміти каси. Якщо окремі ліміти не встановлено, загальна сума розмінної монети, що залишається у скриньках РРО (касах торговельних точок), не повинна перевищувати ліміт каси підприємства. При застосуванні цієї норми слід пам’ятати, що для підприємств з відокремленими підрозділами касами є:— каса підприємства (головна каса);
— каси відокремлених підрозділів;
— місця проведення розрахункових операцій із застосуванням РРО, якщо в підрозділі немає окремо відведеного місця під касу (
лист НБУ від 04.10.07 р. № 11-115/3693-10119**).* Про ліміт каси читайте також консультації «Кошти, повернені за товар, не зменшують касові надходження при розрахунку ліміту каси» // «БТ», 2010, № 37, с. 31 і «Що потрібно знати про ліміт каси» // «БТ», 2010, № 33, с. 26.
** Див. ком. «РРО у відокремленому підрозділі є його касою — роз’яснює НБУ» // «БТ», 2007, № 49, с. 7.
Вимоги про зберігання розмінної монети в межах ліміту повинні дотримуватись лише підприємства, оскільки підприємцям ліміт каси не встановлюється (п. 2.7 Положення № 637). Тому в торговельній точці підприємця розмінна монета може зберігається в будь-якому розмірі.
Варіанти забезпечення розмінною монетою
Порядок забезпечення кас підприємства розмінною монетою слід установити самостійно. Найчастіше зустрічаються такі варіанти:
1.
Усю виручку з торговельної точки (скриньки РРО) наприкінці дня інкасують або передають до головної каси підприємства, а розмінну монету щодня перед початком роботи передають з головної каси до торговельної точки і потім до скриньки РРО.2
. У торговельній точці (скриньці РРО) на кінець дня залишають готівку як розмінну монету на наступний день, а решту інкасують або передають до головної каси підприємства. Обмежень щодо зберігання на місці проведення розрахунків розмінної монети між змінами не передбачено ні Законом про РРО, ні Положенням № 637. Головне, щоб сума таких коштів не перевищила встановлений ліміт каси. Непрямий дозвіл зберігати розмінну монету в міжзмінний період у скриньці РРО дано в п. 4.5 Порядку застосування РРО: «…операція «службове внесення» використовується для реєстрації суми готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після виконання Z-звіту». Не заперечують проти такого підходу до зберігання розмінної монети й податківці (лист ДПА у м. Києві від 15.04.05 р. № 292/ 10/31-10; консультація у «ВПСУ», 2006, № 14, с. 50).Цікаво, що, на думку ДПА у м. Києві (
лист від 15.04.05 р. № 292/10/ 31-10), уповноважений працівник (касир-операціоніст), отримавши з каси підприємства суму розмінної монети, стає підзвітною особою щодо цієї суми. І тому згідно з п. 2.11 Положення № 637 такий працівник має відзвітувати про використання сум готівки, отриманої під звіт.Ми з таким підходом не згодні.
На наш погляд, Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), працівнику складати не потрібно, оскільки відбувається лише переміщення готівки всередині підприємства. При цьому документом, що підтверджує внесення розмінної монети до скриньки РРО, є саме Z-звіт, на що вказувала і сама ДПА в м. Києві у листі від 15.04.05 р. № 292/10/31-10. Навіть якщо зайняти позицію податківців, не зрозуміло, який документ слід додати до Звіту як підтверджуючий, адже Z-звіт підклеюється до КОРО.Нацбанк також вважає, що в цьому випадку достатньо внести гроші до РРО операцією «службове внесення» (
лист від 05.12.07 р. № 11-113/4587-12584 // «БТ», 2008, № 24, с. 9). Та й не всі працівники податкового відомства поділяють підхід ДПА у м. Києві (див., наприклад, консультацію у «ВПСУ», 2006, № 14, с. 50).
Щоденна передача розмінної монети з головної каси
У ситуації, коли розмінна монета щодня видається з головної каси до кас, в яких здійснюються готівкові розрахунки, потрібно діяти в такій послідовності:
Крок 1. Видача готівки з головної каси
. Касир підприємства видає з головної каси підприємства готівку як розмінну монету відповідальному за забезпечення розмінної монети працівнику (касиру, керівнику підрозділу та ін.). Цю операцію оформляють за допомогою видаткового касового ордера (далі — ВКО; типова форма № КО-2), який реєструють у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типової форми № КО-3 або № КО-3а (це підтверджує і лист ДПА у м. Києві від 15.04.05 р. № 292/10/31-10).Якщо готівкові розрахунки здійснюються в головній касі підприємства декількома касирами, то передачу розмінної монети старшим касиром цим касирам слід відобразити під розпис у
Книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей (типова форма № КО-5), яку веде старший касир (п. 4.6 Положення № 637). У такому разі ВКО на видачу розмінної монети не виписують, а наприкінці дня касири звітують про отриману та видану готівку за відповідними касовими документами і здають залишок готівки та касові документи щодо проведених операцій старшому касиру під підпис у Книзі типової форми № КО-5.Крок 2. Оприбуткування готівки в касі підрозділу (торговельної точки). У відокремленому підрозділі
документування надходження розмінної монети залежить від того, чи організовано там касу, а при застосуванні РРО — чи здійснюються інші операції з готівкою, крім приймання виручки та її інкасування.Якщо в підрозділі є окремо виділене місце каси, то касова книга (типова форма № КО-4) ведеться обов’язково, тому що створена каса.
Якщо ж окремої каси немає (наприклад, у магазині, що є відокремленим підрозділом, установлено тільки РРО), касову книгу ведуть тоді, коли в ньому здійснюють приймання готівки за
прибутковими касовими ордерами (далі — ПКО; типова форма № КО-1) чи видачу готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, господарські потреби тощо (п. 4.2 Положення № 637). Якщо ж через РРО у відокремленому підрозділі проводять лише приймання виручки та її інкасацію, то касову книгу вести не потрібно. При цьому видачу виручки для інкасування або для передачі до головної каси (у тому числі й розмінної монети) не оформляють за допомогою ВКО, а проводять через РРО з використанням операції «службова видача» (лист НБУ від 05.12.07 р. № 11-113/4587-12584 // «БТ», 2008, № 24, с. 9).Нацбанк у цьому
листі також указує, що можна не оформляти ПКО надходження отриманої розмінної монети від підприємства — юридичної особи до торговельної точки, що не є відокремленим підрозділом, якщо в такій точці через РРО проводять лише отриману виручку та її інкасування. Якщо ж торговельна точка має статус відокремленого підрозділу, то отримання розмінної монети слід оформляти з допомогою ПКО і, відповідно, необхідно вести касову книгу. Це правило працює навіть у ситуації, коли розмінну монету буде внесено до першого робочого дня підрозділу для забезпечення вимоги про наявність розмінної монети і в подальшому постійне знаходитиметься у скриньці РРО.1. Отже,
якщо у відокремленому підрозділі ведуть касову книгу, то надходження отриманої уповноваженим працівником у головній касі розмінної монети оформляють за допомогою ПКО, зробивши відповідний запис у касовій книзі. На руки такому працівнику видають квитанцію до ПКО, яка буде для нього підтвердженням передачі отриманої в головній касі готівки до каси відокремленого підрозділу. Подальшу передачу розмінної монети до скриньки РРО оформляють ВКО або під розпис у Книзі обліку виданих і прийнятих старшим касиром грошей (типова форма № КО-5).У РРО внесення розмінної монети до скриньки в будь-якому разі проводять за допомогою операції
«службове внесення» (п. 4.5 Порядку застосування РРО). Це необхідно зробити для забезпечення відповідності суми готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, зазначеної в денному звіті РРО (Х-звіті). У такому разі при перевірці розмінна монета, що знаходиться у скриньці РРО, не буде неврахованою виручкою.Документом, що підтверджує внесення розмінної монети до скриньки РРО, є Z-звіт, в якому відображається інформація про операції
«службове внесення» (лист ДПА у м. Києві від 15.04.05 р. № 292/10/31-10).2. Якщо
ж у відокремленому підрозділі касову книгу не ведуть, то отриману в головній касі за ВКО розмінну монету безпосередньо вносять до скриньки РРО за допомогою операції «службове внесення» (п. 4.5 Порядку застосування РРО). ПКО та ВКО в цьому випадку не оформляють.Порядок виймання готівки зі скриньки РРО наприкінці дня залежатиме від установленого порядку інкасування*, але в будь-якому разі винесення зі скриньки РРО готівки оформляють за допомогою операції
«службова видача».* Докладніше див. статтю «Інкасуємо готівкову виручку» // «БТ», 2009, № 29, с. 15.
— 301/РРО «Готівка на місці проведення розрахункових операцій».
Розмінну монету, унесену до РРО за операціями «службове внесення», буде відображено у графі 3 розділу 2 КОРО, а видачу готівки з скриньки РРО, відображену операцією «службова видача», — у графі 4 розділу 2 КОРО.
Щоб не виникло проблем з належним оформленням забезпечення розмінною монетою, рекомендуємо на підприємстві розробити окремий регламентуючий документ, який можна назвати, наприклад, «Положення про розмінну монету».
Схематично рух готівки як розмінної монети має вигляд, як показано на схемі (рис. 1).
| 1. Головна каса — видача розмінної монети відповідальному працівнику. | |||
| У відокремленому підрозділі (торговельній точці) ведеться касова книга (є каса або встановлено тільки РРО, але операції оформляють за допомогою ПКО та ВКО) | У відокремленому підрозділі (торговельній точці) не ведеться касова книга (не складаються ПКО та ВКО) | ||
| Дт 301/П** — Кт 301/ГК
| Дт 301/РРО — Кт 301/ГК
| ||
| 2. Каса підрозділу — надходження розмінної монети до каси підрозділу. | Х | ||
| 3. Каса підрозділу — передача розмінної монети до скриньки РРО. | |||
| 4. РРО — унесення розмінної монети до скриньки РРО. | |||
| Дт 301/РРО — Кт 301/П | Дт 301/РРО — Кт 301/ГК | ||
| 5. РРО — отримання виручки від покупців. | |||
| 6. РРО — видача грошей зі скриньки РРО наприкінці дня. | |||
| Усю суму готівки зі скриньки РРО передають до каси підрозділу (Дт 301/П — Кт 301/РРО; у касі підрозділу виписують ПКО або роблять запис у Книзі форми № КО-5), а потім: | Частину готівки передають до головної каси як розмінну монету на наступний день | Частину готівки інкасують через службу інкасації | |
| на інкасацію | до головної каси з подальшою інкасацією | ||
| Дт 333 — Кт 301/П (у касі підрозділу виписують ВКО) | Дт 301/ГК — Кт 301/П (у касі підрозділу виписують ВКО, а в головній касі — ПКО); | Дт 301/ГК — Кт 301/РРО (у головній касі виписують ПКО) | Дт 333 — Кт 301/РРО |
| Наступного дня дії повторюються із самого початку… | |||
Рис. 1.
Рух готівки як розмінної монети
** Тут використовуються такі субрахунки другого порядку, відкриті до субрахунку 301:
— 301/ГК «Головна каса»;
— 301/П «Каса підрозділу»;
— 301/РРО «Готівка на місці проведення розрахункових операцій».
Приклад 1.
На підприємстві щодня розмінну монету в сумі 250 грн. передають до каси магазину з подальшим унесенням до скриньки РРО, а наприкінці зміни всю готівку вилучають зі скриньки РРО і передають до каси підрозділу. Надалі частину готівки як розмінну монету для наступного дня передають до головної каси, а залишок — на інкасацію до банку. 4 жовтня 2010 року отримано виручку в сумі 42000 грн., у тому числі ПДВ (20 %) — 7000 грн. Ліміт для головної каси встановлено в сумі 300 грн.Відобразимо операції в податковому та бухгалтерському обліку (табл. 1) і заповнимо КОРО (рис. 2). Ураховуючи, що в головній касі постійно зберігається розмінна монета для магазину в сумі 250 грн., щоб не перевищити ліміт (300 грн.), у ній також можна залишати готівку в сумі не більше 50 грн.
Таблиця 1.
Документування та облік при щоденній передачі розмінної монети з головної каси| Зміст господарської операції | Документ-підстава | Кореспондуючі рахунки | Сума, | Податковий облік (валові доходи) | |
| дебет | кредит | ||||
| 1. Передано розмінну монету з головної каси до каси магазину через відповідального працівника | ВКО, виписаний у головній касі | 301/П | 301/ГК | 250,00 | — |
| 2. Надійшла розмінна монета до каси магазину | ПКО, виписаний у касі магазину | 301/П | 301/ГК | 250,00 | — |
| 3. Унесено розмінну монету до скриньки РРО | ВКО, виписаний у касі магазину; | 301/РРО | 301/П | 250,00 | — |
| 4. Отримано виручку від покупців | Z-звіт | 301/РРО | 702 | 42000,00 | 35000,00 |
| 5. Відображено суму ПДВ, отриману у складі виручки від реалізації | Податкова накладна | 702 | 641/ПДВ | 7000,00 | — |
| 6. Передано готівку наприкінці дня до каси магазину | ПКО, виписаний у касі магазину; | 301/П | 301/РРО | 42250,00 | — |
| 7. Передано до головної каси готівку як розмінну монету для наступного дня | ВКО, виписаний у касі магазину | 301/ГК | 301/П | 250,00 | — |
| 8. Інкасовано виручку з каси магазину | ВКО, виписаний у касі магазину; | 333 | 301/П | 42000,00 | — |
| 9. Надійшла до головної каси готівка з каси підрозділу | ПКО, виписаний у головній касі | 301/ГК | 301/П | 250,00 | — |
| <…> Розділ 2. Облік руху готівки та сум розрахунків
|
| Дані підприємства | ||||||||
|
| ||||||||||
| Дата | Номер Z-звіту (номер розрахункової книжки) | Сума готівки | Сума розрахунків | Сума ПДВ | Видано при поверненні товару |
| Ліміт каси для підприємства | Сума зберігається як розмінна монета в головній | ||
| службове внесення | службова видача | загальна | за ставкою ПДВ 20 % |
| ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| ||
| … |
|
|
|
|
|
|
|
| ||
| 04.10.10 | 533 | 250,00 | 42250,00 | 42000,00 | 42000,00 | 7000,00 | — |
| 300,00 | 250,00 |
| … |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 2.
Витяг із КОРО (приклад 1)
Розмінна монета залишається у скриньці РРО
Якщо розмінна монета постійно знаходиться у скриньці РРО, то касир (продавець) до початку реєстрації першої розрахункової операції проводить цю суму через РРО за допомогою операції
«службове внесення» (п. 4.5 Порядку застосування РРО). При цьому внесену розмінну монету буде відображено у Z-звіті та графі 3 розділу 2 КОРО. Сума розмінної монети, що залишається у скриньці РРО, у графі 4 розділу 2 КОРО не відображається — тут вписують тільки видану на інкасацію з РРО суму виручки за операціями «службова видача».При застосуванні цього варіанта може виникнути запитання: «Чи можна постійно залишати розмінну монету у скриньці РРО або її потрібно періодично повертати до каси?». Законодавчих вимог будь-коли повертати розмінну монету до головної каси або до каси підрозділу немає. Тому у скриньці РРО розмінна монета може зберігатися без обмеження строку, важливо, щоб ця сума не перевищила встановленого ліміту каси (підприємства чи відокремленого підрозділу, якщо для нього встановлено окремий ліміт).
Приклад 2.
У магазині щодня розмінну монету в сумі 250 грн. залишають у скриньці РРО, а виручку передають до каси магазину для подальшої інкасації. Для наочності числові дані візьмемо ті самі, що й для першого прикладу (с. 29): 4 жовтня 2010 року отримано виручку в сумі 42000 грн., у тому числі ПДВ (20 %) — 7000 грн. Ліміт для каси магазину встановлено в сумі 300 грн.Відобразимо операції в податковому та бухгалтерському обліку (табл. 2) і заповнимо КОРО (рис. 3).
Таблиця 2.
Документування та облік, якщо розмінна монета залишається у скриньці РРО| Зміст господарської операції | Документ-підстава | Кореспондуючі рахунки | Сума, | Податковий | |
| дебет | кредит | ||||
| 1. Проведення через РРО розмінної монети, що зберігається у скриньці РРО до початку реєстрації першої розрахункової операції | У РРО — операція «службове внесення» | Сальдо по Дт 301/РРО | — | 250,00 | — |
| 2. Отримано виручку від покупців | Z-звіт | 301/РРО | 702 | 42000,00 | 35000,00 |
| 3. Відображено суму ПДВ, отриману у складі виручки від реалізації | Податкова накладна | 702 | 641/ПДВ | 7000,00 | — |
| 4. Передано готівку наприкінці дня до каси магазину | ПКО, виписаний у касі магазину; | 301/П | 301/РРО | 42000,00 | — |
| 5. Інкасовано виручку з каси магазину | РКО, виписаний у касі магазину; | 333 | 301/П | 42000,00 | — |
| <…> Розділ 2. Облік руху готівки та сум розрахунків
|
| Дані підприємства | ||||||||
|
| ||||||||||
| Дата | Номер Z-звіту (номер розрахункової книжки) | Сума готівки | Сума розрахунків | Сума ПДВ | Видано при поверненні товару |
| Ліміт каси для підприємства | Сума зберігається як розмінна монета в головній | ||
| службове внесення | службова видача | загальна | за ставкою ПДВ 20 % |
| ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| ||
| … |
|
|
|
|
|
|
|
| ||
| 04.10.10 | 533 | 250,00 | 42000,00 | 42000,00 | 42000,00 | 7000,00 | — |
| 300,00 | 250,00 |
| … |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 3.
Витяг із КОРО (приклад 2)
Документи статті
КУпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.Методрекомендації № 210
— Методичні рекомендації щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб’єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), затверджені наказом ДПАУ від 23.04.09 р. № 210.Правила № 833
— Порядок здійснення торговельної діяльності та правила торговельного обслуговування населення, затверджений постановою КМУ від 15.06.06 р. № 833.Порядок застосування РРО
— Порядок реєстрації, опломбування та застосування реєстраторів розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614.РРО
— реєстратор розрахункових операцій.КОРО
— Книга обліку розрахункових операцій.«ВПСУ»
— журнал «Вісник податкової служби України».
