НОВАЯ ФОРМА № 1ДФ:
заполняем и подаем за I квартал 2011 года
Механизм заполнения с виду простой формы № 1ДФ всегда был неоднозначным и вызывал много вопросов. В связи с принятием Налогового кодекса Украины была утверждена новая форма № 1ДФ и порядок ее заполнения. Нельзя сказать, что они кардинально отличаются от старых, но все же без изменений не обошлось. В сегодняшней статье расскажем в целом, как выглядит новая форма № 1ДФ, чем отличается от старой, изложим общий порядок ее заполнения.
Яна ИНДЮХОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Общие положения
Согласно
п. 51.1 НКУ налоговый агент обязан предоставлять в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала, налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, а также сумм начисленного и удержанного с них налога (ф. № 1ДФ) в орган ГНС по месту своего учета. О необходимости подачи налоговым агентом ф. № 1ДФ говорится также в п.п. «б» п. 176.2 НКУ.Кроме того, согласно
п.п. 70.16.1 НКУ налоговые агенты выполняют информативную функцию — они обязаны уведомлять орган ГНС о дате приема и увольнения с работы физлиц в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала. Эта функция реализуется тоже посредством предоставления ф. № 1ДФ.Новая форма и порядок заполнения
Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога (ф. № 1ДФ), утверждены приказом ГНАУ от 24.12.10 г. № 1020 (вступает в силу с 01.04.11 г.). Соответственно, со II квартала утрачивают силу старая ф. № 1ДФ и порядок ее заполнения, утвержденные приказом ГНАУ от 29.09.03 г. № 451.Налоговый расчет по новой форме
первый раз нужно подать за I квартал 2011 года. Напомним, что в соответствии с НКУ налоговые расчеты приравнены к налоговым декларациям (ст. 46, п.п. «ґ» п. 176.2 НКУ), и ф. № 1ДФ не исключение, поэтому к ее заполнению и подаче нужно подойти со всей ответственностью (новый статус ф. № 1ДФ — одно из самых важных отличий новой формы от старой).Прежде чем рассказывать о том, чем отличается новая форма налогового расчета от старой и каков порядок ее заполнения, в табл. 1 приведем общую информацию (хотя и здесь уже придется затронуть некоторые новшества).
Таблица 1.
Общая информация о ф. № 1ДФ| Вопрос | Ответ |
| Кто должен подавать ф. № 1ДФ? | Налоговые агенты, а именно: юрлица (их филиалы, отделения, другие обособленные подразделения), самозанятые лица, представительства нерезидентов-юрлиц, независимо от организационно-правового статуса и способа обложения другими налогами и/или формы начисления (выплаты, предоставления) дохода (в денежной или неденежной форме), которые начисляют (выплачивают, предоставляют) доходы физлицу и/или обязаны начислять, удерживать и уплачивать НДФЛ в бюджет от имени и за счет физлица (п. 1.2 Порядка № 1020) |
| Каков порядок подачи ф. № 1ДФ за обособленное подразделение предприятия? | Порядок предоставления ф. № 1ДФ зависит от «уполномоченности» обособленного подразделения. |
| В какие сроки подают ф. № 1ДФ? | Форма № 1ДФ подается отдельно за каждый квартал в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала(1). |
| Куда подается ф. № 1ДФ? | Форма № 1ДФ подается (п. 2.3 Порядка № 1020): |
| Обязательно ли предоставлять ф. № 1ДФ в электронном виде? | В п.п. 2.3.2 Порядка № 1020 указано, что ф. № 1ДФ может быть предоставлена в орган ГНС в электронном виде по добровольному решению плательщика. |
| Нужно ли подавать ф. № 1ДФ, если налоговый агент в отчетном квартале предприятия не выплачивал доходы физлицам? | Нужно. Форму № 1ДФ налоговые агенты подают независимо от того, выплачивали или не выплачивали они доходы физлицам в течение отчетного периода (п. 2.2 Порядка № 1020). Следовательно, даже если в ф. № 1ДФ не заполнена ни одна строка (не было ни начисления, ни выплаты доходов), такую ф. № 1ДФ подавать необходимо. В противном случае это грозит налоговому агенту штрафами за неподачу, а они сейчас немалые. |
| Кто подписывает ф. № 1ДФ? | При подаче юрлицом ф. № 1ДФ подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицом, которое отвечает за ведение бухгалтерского учета, и заверяется печатью (п. 48.6 НКУ, пп. 3.10.1 и 3.10.2 Порядка № 1020). |
| Какая ответственность предусмотрена за непредо-ставление ф. № 1ДФ? | За непредоставление, предоставление с нарушением установленных сроков, предоставление не в полном объеме, с недостоверными сведениями или с ошибками ф. № 1ДФ предусмотрен штраф в размере 510 грн. За повторные нарушения в течение года — штраф в размере 1020 грн. (п. 119.2 НКУ). |
| (1) Если последний день срока предоставления приходится на выходной или праздничный день, то последним днем срока считается операционный (банковский) день, следующий за выходным или праздничным днем. (2) Согласно п. 45.1 НКУ налоговый адрес налогоплательщика-физлица — это место его проживания, по которому он берется на учет как плательщик налогов в органе ГНС. | |
Новшества в форме Налогового расчета по ф. № 1ДФ и порядке его заполнения
Обновления «внешнего вида» ф. № 1ДФ распишем по пунктам.
1
. В тексте НКУ употребляется понятие «налоговый номер». В контексте заполнения ф. № 1ДФ под ним понимается:— идентификационный код по ЕГРПОУ для юрлица;
— регистрационный (учетный) номер налогоплательщика;
— идентификационный номер физлица — субъекта предпринимательской деятельности;
— идентификационный код органа ГНС по ЕГРПОУ.
Теперь в ф. № 1ДФ в местах, где указывались эти данные, значится «налоговый номер», но указывать в нем по-прежнему нужно эти данные.
2.
Из изменений формулировок отметим, что вместо «физическое лицо — субъект предпринимательской деятельности» в новой ф. № 1ДФ применяется «самозанятое физическое лицо».3.
В шапке ф. № 1ДФ по-прежнему нужно указывать количество штатных работников (поле «Працювало у штаті»). А вот вместо количества совместителей (старое поле «Працювало за сумісництвом») теперь нужно приводить количество людей, работающих по ГП-договорам (поле «Працювало за цивільно-правовими договорами»). Как мы понимаем, здесь имеются в виду обычные физические лица — непредприниматели, работающие по ГП-договорам.4.
В ф. № 1ДФ, которую нужно предоставить по результатам первого отчетного квартала, в течение которого вступает в силу НКУ (в ф. № 1ДФ за I квартал 2011 года), заполняются ячейки «Сума податкового боргу станом на 01.01.2011», в которых отражается налоговый долг в соответствии с п. 1 подраздела 1 раздела XX НКУ. По всей видимости, таким способом данная сумма НДФЛ согласовывается налоговым агентом. Во избежание возможных проблем рекомендуем погасить данную задолженность не позднее 20 мая 2011 года.5.
Вместо налогового номера допускается указывать для физлица серию и номер его паспорта, в случае если физлицо отказалось от принятия регистрационного номера в силу своих религиозных убеждений (и имеет соответствующую отметку в паспорте).6.
В новой ф. № 1ДФ перед таблицей с данными о работниках и их доходах теперь нужно еще указывать налоговый адрес юрлица или самозанятого физлица. Согласно ст. 45 НКУ налоговым адресом считается:— для физлица — место его проживания, по которому он берется на учет как плательщик налогов в органе ГНС (физлицо может иметь одновременно не более одного налогового адреса);
— для юрлица (обособленного подразделения юрлица) — местонахождение такого юрлица, сведения о чем содержатся в ЕГРПОУ.
7.
Таблица ф. № 1ДФ практически не изменилась, единственное — другая формулировка графы 2 («Податковий номер або серія та номер паспорта*») в соответствии с терминологией НКУ.8.
После таблицы отчитывающемуся самозанятному лицу теперь нужно указывать свой налоговый номер или серию и номер паспорта, а также фамилию и инициалы, телефон и поставить свою подпись. Раньше достаточно было подписи и телефона.9.
Как и раньше, одной порцией можно подать ф. № 1ДФ, если штатная численность работников до 1000 человек (п. 5.1 Порядка № 451, п. 2.4 Порядка № 1020). На наш взгляд, даже если вы подаете всего одну порцию, в поле «Порція №» нужно указать «1». Пустым это поле оставлять не следует.Если штатная численность работников превышает 1000 человек, возможно предоставление ф. № 1ДФ несколькими порциями, каждая из которых представляет собой отдельный налоговый расчет под своим номером порции. Срок подачи последней порции не должен превышать установленного срока предоставления ф. № 1ДФ. Листы отдельной ф. № 1ДФ сшиваются.
10.
Так как ф. № 1ДФ теперь получила статус налоговой декларации, стоит обратить внимание на то, что в случае если ф. № 1ДФ будет заполнена с нарушением требований пп. 48.3 и 48.4 НКУ (не будут заполнены обязательные реквизиты), то орган ГНС обязан направить такому плательщику налогов письменное уведомление об отказе в приеме его налоговой декларации с указанием причин такого отказа.11.
Согласно п. 4.4 Порядка № 1020 порядок заполнения отчетного нового и уточняющего налоговых расчетов по ф. № 1ДФ является одинаковым. Они подаются на основании информации из предварительно поданной ф. № 1ДФ и содержат информацию только по строкам и реквизитам, которые уточняются. Для заполнения также используется информация из уведомлений о выявленных ошибках, которые отправляются органами ГНС налоговому агенту.Как видим, существенным изменениям ф. № 1ДФ не подверглась, но мы посчитали нужным уведомить вас и о «косметических» обновлениях.
Заполнение новой формы № 1ДФ
Механизм заполнения ф. № 1ДФ прописан в
Порядке № 1020. На первый взгляд, и старый, и новый порядки заполнения этого налогового расчета дают исчерпывающую информацию. Но на практике могут возникнуть неоднозначные ситуации, отражение которых в ф. № 1ДФ вызывает трудности. Пока остановимся на том, что говорит нам Порядок № 1020 о заполнении полей и граф налогового расчета (см. табл. 2).
Таблица 2.
Заполнение граф ф. № 1ДФ| Название поля, номер и название графы | Пункт Порядка № 1020 | Что записывать |
| 1 | 2 | 3 |
| «Стор» | 3.1.1 | Номер страницы ф. № 1ДФ |
| «Звітний», «Звітний новий» или «Уточнюючий» | 3.1.2 | Отметить соответствующую ячейку «Звітний», «Звітний новий» или «Уточнюючий» в зависимости от того, какой налоговый расчет подается |
| «Порція» | 3.1.3 | Проставляется номер порции |
| «Сума податкового боргу станом на 01.01.2011» | Сумму налогового долга на 01.01.11 г. в соответствии с п. 1 подраздела 1 раздела XX НКУ | |
| «податковий номер юридичної особи (податковий номер або серія та номер паспорта* самозайнятої фізичної особи)» | 3.1.4 | Налоговый номер юрлица — налогового агента, налоговый номер или серия и номер паспорта физлица — налогового агента (для физлиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и сообщили об этом в соответствующий орган ГНС и имеют отметку в паспорте), которая подает расчет. Заполнение ячеек производится слева направо (для юрлиц дополняется слева нулями до восьми цифр, если значащих цифр меньше 8) |
| «юридична особа» или | 3.1.5 | Отмечается соответствующая клеточка |
| «Працювало у штаті»(1) | 3.1.6 | Проставляется наибольшее из месячных за отчетный период (на первое число месяца) учетное количество штатных работников учетного состава юрлица или самозанятого физлица. Этот показатель определяется в соответствии с Инструкцией № 286 |
| «Працювало за цивільно-правовими договорами»(1) | 3.1.7 | Количество работников по ГП-договорам в отчетном периоде |
| «Звітний період» | 3.1.11 | Арабскими цифрами порядковый номер отчетного квартала и год (например: «1 квартал 2011 року») |
| 1 «№ з/п» | 3.1.12 | Порядковый номер каждой заполняемой строки |
| 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта*» | 3.1.13 | Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта физлица (для физлиц, которые по своим религиозным убеждениям отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и сообщили об этом соответствующему органу ГНС и имеют отметку в паспорте), о котором предоставляется информация в ф. № 1ДФ |
| 3а «Сума нарахованого доходу»(2) | 3.2 | Доход, начисленный физлицу в соответствии с признаком дохода согласно справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку № 1020. |
| 3 «Сума виплаченого доходу»(2) | 3.3 | Сумму фактически выплаченного дохода. Как и ранее, зарплата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, должна быть отражена в ф. № 1ДФ за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который зарплата была начислена. |
| 4а «Сума нарахованого податку»(2) | 3.4 | Сумму НДФЛ, начисленного и удержанного с начисленного дохода |
| 4 «Сума перерахованого податку»(2) | 3.5 | Фактическую сумму перечисленного НДФЛ в бюджет. Учитывая сложившуюся практику по Порядку № 451, при регулярной выплате зарплаты графы 4 и 4а в новом расчете по ф. № 1ДФ также будут совпадать |
| 5 «Ознака доходу» | 3.6 | Признак дохода согласно справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку № 1020. Признак дохода определяется к начисленному доходу. Если доходы выплачиваются в отчетном квартале не в полном объеме и их окончательная выплата будет осуществляться в следующих кварталах, признак дохода в случае выплаты должен указываться в соответствии с начисленным в предыдущем квартале доходом. |
| 6 «Дата прийняття на роботу» | 3.7.1 | Дату (число, порядковый номер месяца, год) принятия физлица на работу, например, если дата 27 января 2011, то в графе 6 необходимо указать «27.01.2011». Данная графа заполняется только по тем работникам, которые были приняты на работу в течение отчетного квартала |
| 7 «Дата звільнення з роботи» | 3.7.2 | Дату увольнения с работы аналогично заполнению графы 6. Например, физлицо уволилось 25 февраля 2011 года, то в графе 7 нужно указать «25.02.2011». Данная графа заполняется только по тем работникам, которые были уволены с работы в течение отчетного квартала |
| 8 «Ознака податкової соціальної пільги» | 3.8 | Признак НСЛ согласно справочнику признаков НСЛ, приведенному в приложении к Порядку № 1020. Графа 8 заполняется только для физлиц, имевших льготы по налогу в отчетном периоде по месту получения основного дохода. При отсутствии у физлица льгот в отчетном периоде в графе 8 проставляется прочерк. При заполнении графы 8 следует учитывать тот признак льготы, которая соответствует начисленному доходу. Допускается наличие нескольких строк с одним признаком дохода только в случае наличия у физлица нескольких признаков льгот по такому признаку дохода (наличие различных льгот в каждом из трех месяцев квартала) |
| 9 «Ознака (0, 1)» | 3.9 | Графа 9 заполняется только для отчетного нового и уточняющего налогового расчетов: |
| (1)Эти реквизиты заполняются только в случае наличия у юрлица или у самозанятого физлица наемных работников и/или лиц, работающих по ГП-договорам, и только для первой порции ф. № 1ДФ. (2) Эти графы заполняются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками). | ||
В табл. 3 систематизируем виды НСЛ, их размер и соответствующие им коды признаков НСЛ в соответствии со справочником, приведенным в
Порядке № 1020. Напомним, что НСЛ применяется исключительно к доходу в виде зарплаты (п.п. 169.2.1 НКУ). Следовательно, коды признаков НСЛ можно применять только с признаком дохода «101».
Таблица 3.
Признаки НСЛ| Код признака НСЛ | Вид НСЛ (норма НКУ) | Расчет | Размер НСЛ, грн. |
| 01 | Обычная (п.п. 169.1.1) | 941 х 50 % (1) | 470,5 |
| 02 | Повышенная (п.п. 169.1.3) | 941 х 50 % х 150 % | 705,75 |
| 03 | Максимальная (п.п. 169.1.4) | 941 х 50 % х 200 % | 941 |
| 04 | Обычная «на детей» (п.п. 169.1.2) | 941 х 50 % х количество детей | 470,5 х количество детей |
| (1) Общий размер НСЛ согласно п.п. 169.1.1 НКУ составляет 100 % от ПМТЛ. Однако заключительными положениями (п. 1 раздела XIX НКУ) установлено, что до 1 января 2015 года НСЛ предоставляется в размере 50 % от ПМТЛ, установленного на 1 января отчетного налогового года. | |||
Рассмотрим на примере заполнение ф. № 1ДФ при выплате физлицам наиболее распространенных видов доходов.
Пример.
За I квартал 2011 года предприятие начислило и выплатило такие доходы физическим лицам:1) Антипенко А. П. (принят на работу 21.01.11 г.; ИНН 1111111111), зарплата 10000 грн., больничные 500 грн.;
2) Аршавину Р. О. вознаграждение по ГП-договору 5250 грн. (ИНН 2222222222);
3) предприятие приобрело у частного предпринимателя Борисенко М. М. (ИНН 3333333333) товары на сумму 1100 грн. В свидетельстве об уплате единого налога указан вид деятельности «оптовая и розничная торговля». Кроме того, частному предпринимателю начислено 700 грн. за аренду его автомобиля. Этот вид деятельности в свидетельстве не указан;
4) Павлушенко Р. Р., зарплата 3600 грн. (ИНН 4444444444; применялась «обычная» НСЛ в размере 470,5 грн., так как его зарплата в месяц не превышает установленный предел в 1320 грн.). Кроме того, в пользу данной работницы были удержаны алименты с зарплаты бывшего супруга, работающего на этом же предприятии, в размере 1200 грн.;
5) Степанову Е. С. (отказался от принятия регистрационного номера плательщика налога, имеет соответствующую отметку в паспорте, серия и номер паспорта АП № 123456), зарплата 12000 грн., плата за обучение этого работника 3600 грн.(вся сумма не облагается налогом);
6) Лютиной Л. А., имеющей двоих детей возрастом до 18 лет, один из которых инвалид (ИНН 5555555555), начислена зарплата в размере 6000 грн. (в месяц 2000 грн., работница пользуется правом увеличения дохода кратно количеству детей, поэтому ей предоставляется НСЛ в размере 1646,75 грн. (470,5 х 2 + 705,75) в месяц).
| Графы ф. № 1ДФ | ||||||||||
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 1 | 1111111111 | 10500,00 | 10500,00 | 1519,50(1) | 1519,50(1) | 101 | 21.01.2011 | — | — | — |
| 2 | 2222222222 | 5250,00 | 5250,00 | 767,03(2) | 767,03(2) | 102 | — | — | — | — |
| 3 | 3333333333 | 1100,00 | 1100,00 | — | — | 157 | — | — | — | — |
| 4 | 3333333333 | 700,00 | 700,00 | 105,00(3) | 105,00(3) | 106 (4) | — | — | — | — |
| 5 | 4444444444 | 3600,00 | 3600,00 | 308,84(5) | 308,84(5) | 101 | — | — | 01 | — |
| 6 | 4444444444 | 1200,00 | 1200,00 | — | — | 140 | — | — | — | — |
| 7 | АП № 123456 | 12000,00 | 12000,00 | 1735,20(6) | 1735,20(6) | 101 | — | — | — | — |
| 8 | АП № 123456 | 3600,00 | 3600,00 | — | — | 145 | — | — | — | — |
| 9 | 5555555555 | 6000,00 | 6000,00 | 126,57(7) | 126,57(7) | 101 | — | — | 04 | — |
| 10 | 5555555555 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 101 | — | — | 02 | — |
| Х | Х | 43950,00 | 43950,00 | 4562,14 | 4562,14 | Х | Х | Х | Х | Х |
| (1)(10500 - (10000 х 3,6 % + 500 х 2 %)) х 15 % = 1519,5 грн. (2)(5250 - 5250 х 2,6 %) х 15 % = 767,03 грн. (3) 700 х 15 % = 105 грн. (4) В новой ф. № 1ДФ для доходов от сдачи в аренду движимого имущества не предусмотрен отдельный признак дохода (аналогичная проблема была и ранее). В связи с этим мы считаем, что в данном случае можно либо ставить признак 106 (доход от сдачи в аренду недвижимости), либо признак 127 (прочие доходы). (5) (3600 - 3600 х 3,6 % - 470,5 х 3) х 15 % = 308,84 грн. (6)(12000 - 12000 х 3,6 %) х 15 % = 1735,20 грн. (7)((2000 - 2000 х 3,6 % - 1646,75) х 15 %) х 3 = 126,57 грн. | ||||||||||
Таблица 4.
Фрагмент ф. № 1ДФ за I квартал 2011 года
На этом мы заканчиваем статью, но не заканчиваем говорить о ф. № 1ДФ. Наиболее распространенные признаки доходов в соответствии с новым справочником, размещенным в приложении к
Порядку № 1020, мы привели в Шпаргалке бухгалтера «Новая форма № 1ДФ — основные признаки доходов» на с. 23 этого номера.
Документы и сокращения статьи
НКУ
— Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.КоАП
— Кодекс об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.Порядок № 1020
— Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (оплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом ГНАУ от 24.12.10 г. № 1020; вступит в силу с 01.04.11 г.Порядок № 451
— Порядок заполнения и предоставления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом ГНАУ от 29.09.03 г. № 451.Инструкция № 286
— Инструкция по статистике количества работников, утвержденная приказом Госкомстата от 28.09.05 г. № 286.НДФЛ
— налог на доходы физических лиц.ГНС
— государственная налоговая служба.ЕВС
— единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.НСЛ
— налоговая социальная льгота.ГП-договоры
— гражданско-правовые договоры.НМДГ
— необлагаемый минимум доходов граждан.ПМТЛ
— прожиточный минимум для трудоспособных лиц.
