НОВОГОДНИЕ КАНИКУЛЫ ДЛЯ РАБОТНИКОВ:
как оформить дни отдыха
Близятся новогодние праздники, и многие работники желают в это время устроить для себя перерыв в работе. Кроме того, некоторые работодатели из-за спада спроса на свою продукцию временно приостанавливают работу.
В сегодняшней статье мы рассмотрим, как правильно организовать для работников новогодне-рождественские каникулы.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Законные основания отсутствия работников в период новогодне-рождественских праздников
В период новогодне-рождественских праздников «затишье» наступает после наступления Нового года и заканчивается у одних — с наступлением Рождества, а у других захватывает и празднуемый у нас «Старый Новый год». Поэтому в этом году многие зададутся вопросом, как правильно оформить отсутствие работников в период:
— с 1 по 8 января 2012 года — рабочие дни при пятидневной рабочей неделе: 3, 4, 5 и 6 января. На работу работники выходят 10 января, поскольку нерабочий день Рождество (7 января) приходится на выходной день (субботу) и поэтому переносится на первый рабочий день — 9 января (понедельник),
или
— с 1 по 15 января 2012 года — рабочие дни при пятидневной рабочей неделе: 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12 и 13 января.
К тому же в этом году Кабмин признал нецелесообразным устраивать новогодне-рождественские каникулы. Поэтому нерабочими днями будут только 31 декабря 2011 года, 1, 2, 7, 8 и 9 января 2012 года (распоряжение КМУ // «БН», 2011, № 51, с. 9).
Варианты законных оснований отсутствия работников в период новогодне-рождественских праздников на работе мы привели в табл. 1. О них и поговорим далее.
Таблица 1. Законные способы для отсутствия работников в период новогодне-рождественских праздников
| Причина отсутствия работника | Пояснение |
| 1 | 2 |
| Предоставить не использованные работниками отпуска (подробнее на с. 54) | Учитывая, что запрещается не предоставлять ежегодный отпуск полной продолжительности в течение 2 лет подряд, этот период — удачное время для использования отпусков |
| Отпуск без сохранения заработной платы (подробнее на с. 54) | В общем случае ограничено 15 календарными днями в календарном году (ст. 26 Закона об отпусках). |
| Неполная рабочая неделя (подробнее на с. 57) | Можно установить на январь 2012 года |
| Меньшая продолжительность рабочего времени (подробнее на с. 57) | Можно установить на январь 2012 года. При этом работники не потеряют в заработке |
| Оформление простоя (подробнее на с. 58) | Возможно, если есть на то причины |
Оплачиваемые отпуска
Период, когда работодатель или сам работник желает устроить себе новогодне-рождественские каникулы, — самое время использовать не предоставленный и/или неиспользованный работниками в полном объеме отпуск:
1) ежегодный основной отпуск (ст. 6 Закона об отпусках);
2) ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (ст. 7 Закона об отпусках);
3) ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда (ст. 8 Закона об отпусках);
4) дополнительный отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках);
5) «чернобыльский» отпуск.
Предоставление отпусков в период устраиваемых каникул оправдано с точки зрения того, что согласно части пятой ст. 11 Закона об отпусках запрещается непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение 2 лет подряд. А лицам в возрасте до 18 лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда, запрещается не предоставлять отпуск в течение рабочего года.
Неиспользованную часть ежегодного отпуска работнику следует предоставить, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.
Если этого не делать, то такие действия работодателя, по мнению Минсоцполитики, изложенному в письме от 17.06.11 г. № 190/13/116-11 («БН», 2011, № 30, с. 11), следует квалифицировать как грубое нарушение законодательства о труде. А за это нарушение ответственность наступает на основании ст. 172 УКУ, тогда как за нарушение законодательства о труде (не грубое) предусмотрена админответственность согласно ст. 41 КоАП.
Безусловно, подход Минсоцполитики к классификации данного нарушения является достаточно жестким, о чем мы писали в редакционном комментарии к вышеназванному письму Минсоцполитики (см. ком. «Ответственность работодателя при установлении неполного рабочего времени в случае непредоставления отпусков» // «БН», 2011, № 30, с. 11). Но чтобы потом не доказывать проверяющим степень ответственности, рекомендуем соблюдать нормы Закона об отпусках и предоставлять отпуска своевременно. Так что конец календарного года и время новогодне-рождественских каникул — подходящее для этого время.
А если работник, не использовавший свой отпуск, отказывается уходить в отпуск — заставьте его уйти. Его отказ вряд ли будет оправданием для проверяющих, поскольку работодатель обязан соблюдать трудовое законодательство. О том, как это сделать, читайте в Почте недели «Предоставление ежегодного отпуска работнику, который от него отказывается» // «БН», 2010, № 33, с. 6.
При предоставлении неиспользованных отпусков обращаем ваше внимание на такие нюансы.
При предоставлении чернобыльского отпуска за 2011 год следует учитывать, что, по мнению Минтруда (письмо от 14.06.06 г. № 206/13/116-06), для него не действует правило переноса — если работник-чернобылец не использовал такой отпуск в текущем году, на следующий год он не переносится. Поэтому, чтобы в новогодние каникулы был использован чернобыльский отпуск за 2011 год, а не за 2012 год, надо, чтобы его начало пришлось на 2011 год, например, с 30 декабря 2011 года по… января 2012 года. А в приказе (распоряжении) на предоставление отпуска также следует указать, что отпуск предоставлен именно за 2011 год.
Такой подход разделяет и Минтруда в письме от 14.06.06 г. № 206/13/116-06, указав аналогичную ситуацию для 2005 — 2006 годов: «В случае если работнику был предоставлен такой дополнительный отпуск в конце 2005 года и часть его пришлась на 2006 год, это будет считаться отпуском за 2005 год. В 2006 году работник будет иметь право на отпуск полной продолжительности».
Если же начало «чернобыльского» отпуска придется на 2012 год, то будет считаться, что он используется уже за 2012 календарный год, а не за 2011 год. И еще. В случае, когда праздничные и нерабочие дни попадут на время чернобыльского отпуска, он не будет продлен на эти дни. Поэтому дни отпуска не будут продлены на нерабочие дни 1 и 7 января (эти дни будут включены в 14 (16) календарных дней предоставленного отпуска).
Подробнее о льготах для чернобыльцев см. в статье «Работающий чернобылец: что должен знать работодатель» // «БН», 2011, № 41, с. 33.
Время предоставления других отпусков не привязано к календарному или отработанному году, за который они предоставляются. Поэтому в период новогодне-рождественских каникул можно предоставлять их как за 2011 год, так и за прошлые годы, за которые работник не использовал отпуска.
О правилах предоставления отпусков читайте в Теме недели «Предоставляем отпуск в 2011 году» («БН», 2011, № 23, с. 34), а о нюансах предоставления отпусков «на детей» — в статье «Отпуск на детей: продолжительность, основания и порядок предоставления» // «БН», 2010, № 21, с. 18.
При предоставлении отпуска «на детей» следует помнить, что его предоставляют за каждый календарный год независимо от продолжительности работы в таком году (возможно даже — один день, см. конс. «Дополнительный отпуск «на детей» для матери четверых детей» // «БН», 2008, № 43, с. 45). Его предоставляют раз в год полной продолжительности независимо от отработанного времени в этом году. Для принятых в 2011 году работников, которые в таком году работали, за 2011 год отпуск не предоставляется, поскольку он должен был быть использован или компенсирован у прошлого работодателя. См. письмо Минсоцполитики от 20.10.11 г. № 307/13/133-11 (ком. в «БН», 2011, № 49, с. 5).
Кроме предоставления оплачиваемого отпуска, работодатель по просьбе работников может предоставить неоплачиваемые отпуска — так называемые отпуска «за свой счет».
Отпуск за свой счет
Предоставление неоплачиваемого отпуска предусмотрено ст. 84 КЗоТ и ст. 25 и 26 Закона об отпусках. Причем отпуск за свой счет работодатель предоставляет:
— в обязательном порядке для категорий работников или при наступлении определенных обстоятельств на основаниях, указанных в ст. 25 Закона об отпусках (см. табл. 2 на с. 56);
— по договоренности сторон — может быть предоставлен любому работнику по семейным обстоятельствам или другим причинам в соответствии со ст. 26 Закона об отпусках продолжительностью не более 15 календарных дней в году. Но для его предоставления недостаточно желания одной стороны — работника. Работодатель должен согласиться предоставить его работнику.
Для предоставления неоплачиваемого отпуска прежде всего должно быть желание работника получить такой отпуск, которое он выражает, написав заявление в произвольной форме. Получив от работника заявление, работодатель в случаях, предусмотренных ст. 25 Закона об отпусках, обязан предоставить отпуск работнику. А если работник просит предоставить ему отпуск на основании ст. 26 Закона об отпусках, то работодатель решает сам, предоставлять отпуск или нет. Инициатором неоплачиваемого отпуска не может быть работодатель!
Помните! Предоставление отпуска без сохранения зарплаты большей продолжительности, чем предусмотрено в ст. 25 и 26 Закона об отпусках, является нарушением трудового законодательства, даже если его предоставили по обоюдному согласию сторон. За эти действия работодателя проверяющие из инспекции по труду могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. Подробнее о проверках читайте в Теме недели «Проверки инспекций по труду» («БН», 2010, № 38, с. 38), а также см. ком. к письму Минтруда от 17.06.11 г. № 190/13/116-11 «Ответственность работодателя при установлении неполного рабочего времени и в случае непредоставления отпусков»// «БН», 2011, № 30, с. 11.
Предоставляя отпуск за свой счет, следует помнить, что в зачет дозволенной ст. 25 и 26 Закона об отпусках продолжительности следует учитывать дни отпуска, которые приходятся на соответствующий календарный год. Поэтому при предоставлении переходящего отпуска на стыке 2011 — 2012 годов дни, которые приходятся на 2011 год, засчитываются в разрешенную продолжительность отпуска для 2011 года, а дни, приходящиеся на период 2012 года, — в продолжительность для 2012 года. А указание в приказе (распоряжении) на предоставление отпуска о том, что он предоставляется именно за 2011 год, никак не повлияет на такой подсчет.
Кроме того, отпуск не продлевается на выходные, праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на отпуск без сохранения зарплаты.
Пример 1 . Работнику предоставлен отпуск без сохранения зарплаты на основании ст. 26 Закона об отпусках с 29 декабря 2011 года по 6 января 2012 года.
В этом случае 3 дня засчитываются в продолжительность отпуска, предоставленного в 2011 году, а 6 дней — в продолжительность отпуска в 2012 году. Таким образом, этому работнику в 2012 году можно еще будет предоставить отпуск без сохранения зарплаты на основании ст. 26 Закона об отпусках продолжительностью 9 календарных дней (15 - 6 использовано в январе).
Недостаток этого варианта для работника : этот период не оплачивается, поэтому работник получит меньше оплаты, чем когда он работает или находится в оплачиваемом отпуске. Кроме того, если в это время работник заболеет, то работодатель не оплатит ему дни болезни, приходящиеся на отпуск за свой счет.
Таблица 2. Случаи обязательного предоставления неоплачиваемого отпуска работникам
по их желанию (ст. 25 Закона об отпусках)
| Отпуск предоставляется: | Продолжительность |
| 1) матери или отцу, который воспитывает детей без матери | до 14 календарных дней ежегодно |
| 2) мужчине, жена которого находится в послеродовом отпуске | до 14 календарных дней |
| 3) матери или другим лицам, указанным в ч. 3 ст. 18 и ч. 1 ст. 19 Закона об отпусках, в случае если ребенок нуждается в домашнем уходе, а именно: отцу ребенка, бабке, деду или другим родственникам, которые фактически ухаживают за ребенком, усыновителю, опекуну | продолжительностью, определенной в медицинском заключении, но не более чем до достижения ребенком шестилетнего возраста, а в случае, если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый), — не более чем до достижения ребенком шестнадцатилетнего возраста |
| 4) матери или другому лицу, указанному в ч. 3 ст. 18 Закона об отпусках, для ухода за ребенком в возрасте до 14 лет в случае карантина на соответствующей территории | на период объявления карантина |
| 5) ветеранам войны, лицам, которые имеют особые заслуги перед Родиной, и лицам, на которых распространяется действие Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.93 г. № 3551-XII | до 14 календарных дней ежегодно |
| 6) лицам, которые имеют особые трудовые заслуги перед Родиной | до 21 календарного дня ежегодно |
| 7) пенсионерам по возрасту и инвалидам III группы | до 30 календарных дней ежегодно |
| 8) инвалидам I и II групп | до 60 календарных дней ежегодно |
| 9) лицам, которые вступают в брак | до 10 календарных дней |
| 10) работникам в случае смерти: | |
| — родственников по крови или по браку: мужа (жены), родителей (отчима, мачехи), ребенка (пасынка, падчерицы), братьев, сестер | до 7 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к месту захоронения и обратно |
| — других родственников | до 3 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к месту погребения и обратно |
| 11) работникам для ухода за больным родственником по крови или по браку, который по заключению медицинского заведения нуждается в постоянном постороннем уходе | продолжительностью, определенной в медицинском заключении, но не более 30 календарных дней |
| 12) работникам для завершения санаторно-курортного лечения | продолжительностью, определенной в медицинском заключении |
| 13) работникам, допущенным к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения | 15 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда до местонахождения учебного заведения и обратно |
| 14) работникам, допущенным к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру с отрывом или без отрыва от производства, а также работникам, которые учатся без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняют индивидуальный план подготовки | продолжительностью, необходимой для проезда к местонахождению высшего учебного заведения или заведения науки и обратно |
| 15) совместителям | на срок до окончания отпуска по основному месту работы |
| 16) ветеранам труда | до 14 календарных дней ежегодно |
| 17) работникам, которые не использовали по предыдущему месту работы ежегодный основной и дополнительные отпуска полностью или частично и получили за них денежную компенсацию | до 24 календарных дней в первый год работы на данном предприятии до наступления шестимесячного срока непрерывной работы |
| 18) работникам, дети которых в возрасте до 18 лет поступают в учебные заведения, расположенные в другой местности | продолжительностью 12 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда к местонахождению учебного заведения и в обратном направлении. При наличии двоих или более детей указанного возраста такой отпуск предоставляется отдельно для сопровождения каждого ребенка |
| 19) работникам, которые учатся без отрыва от производства в аспирантуре, в течение четвертого года учебы | по их желанию один свободный от работы день в неделю без сохранения заработной платы |
Неполное рабочее время
Неполное рабочее время предусматривает уменьшение нормальной продолжительности рабочего времени работы. Оно может быть в форме уменьшения:
1) продолжительности рабочего дня — меньше, чем предусмотрено в правилах внутреннего трудового распорядка или графиком сменности (например, работа 3 часа в день);
2) количества рабочих дней недели — уменьшается количество рабочих дней в течение недели (например, работа 4 дня в неделю);
3) комбинированно: одновременно уменьшают продолжительность рабочего дня и количество рабочих дней недели (например, работа 3 часа в день, 4 дня в неделю).
Нормальная продолжительность рабочего времени работников не может превышать 40 часов в неделю
(ч. 1 ст. 50 КЗоТ).
Поэтому при установлении неполного рабочего времени в период новогодне-рождественских каникул можно говорить лишь об уменьшении рабочей недели. При этом считаем возможным на январь 2012 года установить такой график с неполным рабочим временем, когда в первую рабочую неделю января (3, 4, 5 и 6 января) и/или вторую (10, 11, 12 и 13 января) работник может не работать. Однако в связи с уменьшением дней работы увеличивать продолжительность рабочего дня в другие рабочие дни января, дабы соблюсти месячную норму времени, нельзя. В таком случае получится, что работник отработает в январе 2012 года меньше, чем предусмотрено нормой продолжительности рабочего времени, доведенной письмом Минсоцполитики от 23.08.11 г. № 8515/о/14-11/13 — меньше 159 часов.
Неполное рабочее время может устанавливаться как по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ), так и по желанию работника (ст. 56 КЗоТ). Обратите внимание: установление неполного рабочего времени по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ) требует соблюдения ряда условий:
во-первых, у работодателя должны быть объективные причины, названные в ст. 32 КЗоТ, — одного лишь желания работодателя для установления работникам неполной рабочей недели недостаточно;
во-вторых, об этом работодатель обязан уведомить работников не позднее чем за 2 месяца до введения неполного рабочего времени.
На это указывает Минсоцполитики в письме от 17.06.11 г. № 190/13/116-11
(«БН», 2011, № 30, с. 11).
Что касается установления неполного рабочего времени по желанию работника (ст. 56 КЗоТ), то если работодатель не против введения такого режима, применить его можно в любое время (условие о заблаговременном 2-месячном периоде уведомления соблюдать не надо).
Помните! Работодатель обязан установить неполное рабочее время (ч. 1 ст. 56 КЗоТ) по просьбе:
— беременной женщины;
— женщины, имеющей ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида, в том числе находящегося на ее иждивении;
— женщины, осуществляющей уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;
— отца, воспитывающего ребенка без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), опекуна (попечителя), приемных родителей (ст. 1861 КЗоТ).
В большинстве случаев работодатели практикуют установление неполного рабочего времени именно по инициативе работника, когда работник пишет заявление, а работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).
При документальном оформлении установления неполного рабочего времени можно привести такую формулировку: «Руководствуясь ст… [32 или 56] Кодекса законов о труде Украины установить для… [Ф. И. О. работника] в январе 2012 года такой режим неполного рабочего времени:
— в период с 02.01.12 г. по 08.01.12 г. — работник не работает;
— с 09.01.12 г. по 31.01.12 г. — работа в обычном режиме, установленном трудовым договором: пятидневная рабочая неделя с двумя выходными в субботу и воскресенье».
Подробно о применении режима неполного рабочего времени и документальном оформлении см. в статье «Неполное рабочее время: особенности оплаты труда» // «БН», 2010, № 36, с. 20.
Недостаток этого варианта для работника : поскольку при установлении неполного рабочего времени труд работника оплачивают пропорционально отработанному времени или в зависимости от фактической выработки, то работник, как и в случае с отпуском за свой счет, получит меньший заработок. И, опять таки, если работник заболеет, то за дни, когда работник не должен работать по причине установления ему неполной рабочей недели, больничные ему не выплатят.
Меньшая продолжительность рабочего времени в январе
Частью второй ст. 50 КЗоТ предусмотрено, что предприятия и организации при заключении коллективного договора могут устанавливать норму продолжительности рабочего времени меньше нормальной, чем установлена ч. 1 ст. 50, т. е. меньше 40 часов в неделю. При этом труд будет оплачен в полном размере, т. е. по полной тарифной ставке или по полному окладу.
Таким образом, в январе 2012 года можно установить меньшую продолжительность рабочего времени. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе в январе 2012 года норма продолжительности рабочего времени составляет 159 часов, то в случае, когда работа не будет проводиться 3, 4, 5 и 6 января (выходные дни, на которые приходится 31 час), продолжительность рабочего времени за январь составит 128 часов (159 - 31).
В то же время из части второй ст. 50 КЗоТ следует, что этот вариант возможен, когда его применение предусмотрено нормами коллективного договора.
Обратите внимание: оплату труда работников в этом случае осуществляем как при нормальной продолжительности рабочего времени. Учитывая это, для работника — это самый выгодный вариант отдыха — работник не работает, а деньги получает.
Но несмотря на то, что введение рабочего времени с меньшей продолжительностью не ухудшает условия для работника, такие действия работодателя являются изменением существенных условий труда, а именно изменением режима работы. А об этом согласно ч. 3 ст. 32 КЗоТ работодатель должен персонально уведомить работника не позднее чем за 2 месяца.
Чтобы не соблюдать 2-месячный срок, для уведомления можно получить от работников письменное согласие (в произвольной форме) на введение в январе уменьшенной продолжительности рабочего времени. Вряд ли сокращение работы при сохранении заработка может вызвать несогласие со стороны работников, но лучше это условие выполнить.
Оформляем простой
Если есть основания, то на период каникул можно оформить простой. О том, как правильно это сделать, мы писали в Теме недели «Простойные» выплаты: выбираем оптимальный вариант» // «БН», 2010, № 9, с. 38 и в Теме недели «Если работы стало мало…» // «БН», 2008, № 46, с. 35.
Согласно ст. 34 КЗоТ простоем считается приостановление работы, вызванное отсутствием организационных или технических условий, необходимых для выполнения работы, непреодолимой силой или другими обстоятельствами.
Из ст. 113 КЗоТ можно понять, что простой может затрагивать деятельность отдельных работников, структурного подразделения предприятия или предприятия в целом.
В период простоя работники могут находиться на рабочем месте или нет — место нахождения работников работодатель указывает в приказе (распоряжении). Учитывая, что мы ориентируемся на введение простоя на период новогодне-рождественских каникул, то в приказе (распоряжении) следует указать, что работники в период отпуска должны находиться дома.
Оплату труда в период простоя согласно ст. 113 КЗоТ осуществляют из расчета не ниже 2/3 тарифной ставки установленного работнику разряда (оклада). Это минимальная гарантированная государством выплата, и меньшую сумму оплаты за время простоя устанавливать нельзя. А вот больший размер «простойных» выплат вполне применим (см. письмо Минтруда от 23.10.07 г. № 257/06/187-07), хотя на практике по причине экономии оборотных средств это встречается весьма редко.
Поэтому недостатком этого варианта для работников станет уменьшение заработка. В то же время период болезни в период простоя работнику оплатят.
Надеемся, что сегодняшняя статья поможет правильно, и главное — законно предоставить работникам время отдыха в период новогодне-рождественских праздников. Веселых праздников!
Документы статьи
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
УКУ — Уголовный кодекс Украины от 05.04.01 г. № 2341-III.
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
