НОВОРІЧНІ КАНІКУЛИ ДЛЯ ПРАЦІВНИКІВ:
як оформити дні відпочинку
Наближаються новорічні свята, і багато хто з працівників бажають у цей час улаштувати для себе перерву в роботі. Крім того, деякі роботодавці внаслідок зниження попиту на свою продукцію тимчасово припиняють роботу.
У сьогоднішній статті розглянемо, як правильно організувати для працівників новорічно-різдвяні канікули.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Законні підстави відсутності працівників у період новорічно-різдвяних свят
У період новорічно-різдвяних свят «затишшя» настає після Нового року, а закінчується в одних — з настанням Різдва, а в інших захоплює і «Старий Новий рік», що святкується в нас. Тому в цьому році багато кого турбує питання, як правильно оформити відсутність працівників у період:
— з 1 по 8 січня 2012 року (робочі дні при п'ятиденному робочому тижні: 3, 4, 5 і 6 січня). На роботу працівники виходять 10 січня, оскільки неробочий день Різдво (7 січня) припадає на вихідний день (суботу) і тому переноситься на перший робочий день — 9 січня (понеділок);
або
— з 1 по 15 січня 2012 року (робочі дні при п'ятиденному робочому тижні: 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12 і 13 січня).
До того ж у цьому році Кабмін визнав за недоцільне влаштовувати новорічно-різдвяні канікули. Тому неробочими днями будуть лише: 31 грудня 2011 року, 1, 2, 7, 8 і 9 січня 2012 року (розпорядження КМУ // «БТ», 2011, № 51, с. 9).
Варіанти законних підстав відсутності працівників у період новорічно-різдвяних свят на роботі наведено в табл. 1. Про них і поговоримо.
Таблиця 1. Законні підстави для відсутності працівників у період новорічно-різдвяних свят
| Причина відсутності працівника | Пояснення |
| 1 | 2 |
| Надати не використані працівниками відпустки (докладніше на с. 54) | Оскільки забороняється не надавати щорічну відпустку повної тривалості протягом 2 років підряд, цей період — слушний час для використання відпусток |
| Відпустка без збереження заробітної плати (докладніше на с. 55) | У загальному випадку обмежено 15 календарними днями в календарному році (ст. 26 Закону про відпустки). |
| Неповний робочий тиждень (докладніше на с. 57) | Можна встановити на січень 2012 року |
| Менша тривалість робочого часу (докладніше на с. 57) | Можна встановити на січень 2012 року. При цьому працівники не втратять у заробітку |
| Оформлення простою (докладніше на с. 58) | Можливо, якщо на те є причини |
Оплачувані відпустки
Період, коли роботодавець або сам працівник бажає влаштувати собі новорічно-різдвяні канікули, — саме час використати не надані та/або не використані працівниками в повному обсязі відпустки:
1) щорічну основну відпустку (ст. 6 Закону про відпустки);
2) щорічну додаткову відпустку за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки);
3) щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки);
4) додаткову відпустку працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки);
5) «чорнобильську» відпустку.
Надання відпусток у період таких канікул виправдане з точки зору того, що згідно з ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2 років підряд. А особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами або з особливим характером праці, забороняється ненадання відпустки протягом робочого року.
Невикористану частину щорічної відпустки працівнику слід надати, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
Якщо цього не робити, то такі дії роботодавця, на думку Мінсоцполітики, що викладена в листі від 17.06.11 р. № 190/13/116-11 («БТ», 2011, № 30, с. 11), слід кваліфікувати як грубе порушення законодавства про працю. А за це порушення відповідальність настає на підставі ст. 172 ККУ, тоді як за порушення законодавства про працю (не грубе) передбачено адмінвідповідальність згідно зі ст. 41
КУпАП.
Безумовно, підхід Мінсоцполітики до класифікації цього порушення є досить жорстким, про що ми писали в редакційному коментарі до названого вище листа Мінсоцполітики (див. ком. «Відповідальність роботодавця при встановленні неповного робочого часу в разі ненадання відпусток» // «БТ», 2011, № 30, с. 11). Але щоб згодом не доводити перевіряючим ступінь відповідальності, рекомендуємо дотримуватись норм Закону про відпустки і надавати відпустки своєчасно. Тому кінець календарного року і час новорічно-різдвяних канікул — слушний для цього час.
А якщо працівник, який не використав свою відпустку, відмовляється йти у відпустку, змусьте його піти. Його відмова навряд чи буде виправданням для перевіряючих, оскільки роботодавець зобов'язаний дотримуватись трудового законодавства. Про те, як це зробити, читайте в Пошті тижня «Надання щорічної відпустки працівнику, який від неї відмовляється» // «БТ», 2010, № 33, с. 6.
При наданні невикористаних відпусток звертаємо вашу увагу на такі нюанси.
При наданні чорнобильської відпустки за 2011 рік слід ураховувати: на думку Мінпраці (лист від 14.06.06 р. № 206/13/116-06), для неї не діє правило перенесення — якщо працівник-чорнобилець не використав таку відпустку в поточному році, на наступний рік вона не переноситься. Тому, щоб у новорічні канікули було використано чорнобильську відпустку за 2011 рік, а не за 2012 рік, потрібно, щоб її початок припав на 2011 рік, наприклад, із 30 грудня 2011 року по… січня 2012 року. А в наказі (розпорядженні) на надання відпустки також слід застерегти, що відпустку надано саме за 2011 рік.
Такий підхід поділяє і Мінпраці в листі від 14.06.06 р. № 206/13/116-06, описавши аналогічну ситуацію для 2005 — 2006 роки: «У випадку коли працівникові була надана така додаткова відпустка в кінці 2005 року і частина її припала на 2006 рік, це вважатиметься відпусткою за 2005 рік. У 2006 році працівник матиме право на неї повної тривалості».
Якщо ж початок «чорнобильської» відпустки припаде на 2012 рік, то вважатиметься, що вона використовується вже за 2012 календарний рік, а не за 2011 рік. І ще: коли святкові та неробочі дні припадуть на час чорнобильської відпустки, її не буде продовжено на ці дні. Тому дні відпустки не буде продовжено на неробочі дні 1 і 7 січня (ці дні буде включено до 14 (16) календарних днів наданої відпустки).
Докладніше про пільги для чорнобильців див. у статті «Працюючий чорнобилець: що має знати роботодавець» // «БТ», 2011, № 41, с. 33.
Час надання інших відпусток не прив'язаний до календарного або відпрацьованого року, за який вони надаються. Тому в період новорічно-різдвяних канікул можна надавати їх як за 2011 рік, так і за попередні роки, за які працівник не використав відпустки.
Про правила надання відпусток читайте в Темі тижні «Надаємо відпустку у 2011 роки» («БТ», 2011, № 23, с. 34), а про нюанси надання відпусток «на дітей» — у статті «Відпустка на дітей: тривалість, підстави та порядок надання» // «БТ», 2010, № 21, с. 18.
При наданні відпустки «на дітей» слід пам'ятати, що її надають за кожен календарний рік незалежно від тривалості роботи в такому році (можливо, навіть — один день, див. конс. «Додаткова відпустка «на дітей» для матері чотирьох дітей» // «БТ», 2008, № 43, с. 45 ). Її надають раз на рік повної тривалості незалежно від відпрацьованого в цьому році часу. Для прийнятих у 2011 році працівників, які в такому році працювали, за 2011 рік відпустка не надається, оскільки її має було використано в попереднього роботодавця або компенсовано ним — див. лист Мінсоцполітики від 20.10.11 р. № 307/13/133-11 (ком. у «БТ», 2011, № 49, с. 5).
Крім надання оплачуваної відпустки, роботодавець на прохання працівників може надати неоплачувані відпустки — так звані відпустки «за свій рахунок».
Відпустка за свій рахунок
Надання неоплачуваної відпустки передбачено ст. 84 КЗпП і ст. 25 та 26 Закону про відпустки. Причому відпустку за свій рахунок роботодавець надає:
— обов'язково — певним категоріям працівників або при настанні певних обставин на підставах, зазначених у ст. 25 Закону про відпустки (див. табл. 2 на с. 56);
— за домовленістю сторін — може бути надано будь-якому працівнику за сімейними обставинами або з інших причин відповідно до ст. 26 Закону про відпустки тривалістю не більше 15 календарних днів у році. Але для її надання недостатньо бажання однієї сторони — працівника. Роботодавець має погодитися надати відпустку працівнику.
Для надання неоплачуваної відпустки насамперед має існувати бажання працівника отримати таку відпустку, яке він виражає, написавши заяву в довільній формі. Отримавши від працівника заяву, роботодавець у випадках, передбачених ст. 25 Закону про відпустки, зобов'язаний надати працівнику відпустку. А якщо працівник просить надати йому відпустку на підставі ст. 26 Закону про відпустки, то роботодавець вирішує сам, чи надавати таку відпустку. Ініціатором неоплачуваної відпустки не може бути роботодавець!
Пам'ятайте! Надання відпустки без збереження зарплати більшої тривалості, ніж передбачено у ст. 25 і 26 Закону про відпустки, є порушенням трудового законодавства, навіть якщо її надали за обопільною згодою сторін. За ці дії роботодавця перевіряючі з інспекції з праці можуть притягти до адміністративної відповідальності за порушення трудового законодавства. Докладніше про перевірки читайте в Темі тижні «Перевірки інспекцій з праці» («БТ», 2010, № 38, с. 38), а також див. ком. до листа Мінпраці від 17.06.11 р. № 190/13/116-11 «Відповідальність роботодавця при встановленні неповного робочого часу та в разі ненадання відпусток» // «БТ», 2011, № 30, с. 11.
Надаючи відпустку за свій рахунок, слід пам'ятати, що в залік дозволеної згідно зі ст. 25 і 26 Закону про відпустки тривалості потрібно включати дні відпустки, що припадають на відповідний календарний рік. Тому при наданні перехідної відпустки на стику 2011 — 2012 років дні, що припадають на 2011 рік, зараховуються в дозволену тривалість відпустки для 2011 року, а дні, що припадають на період 2012 року, — до тривалості для 2012 року. А вказівка в наказі (розпорядженні) на надання відпустки того, що вона надається саме за 2011 рік, ніяк не вплине на такий підрахунок.
Крім того, відпустка не продовжується на вихідні, святкові та неробочі дні, що припадають на відпустку без збереження зарплати.
Приклад 1 . Працівнику надано відпустку без збереження зарплати на підставі ст. 26 Закону про відпустки з 29 грудня 2011 року по 6 січня 2012 року.
У цьому випадку 3 дні зараховуються до тривалості відпустки, наданої у 2011 році, а 6 днів — до тривалості відпустки у 2012 році. Таким чином, цьому працівнику у 2012 році можна ще буде надати відпустку без збереження зарплати на підставі ст. 26 Закону про відпустки тривалістю 9 календарних днів (15 — 6використано в січні).
Недолік цього варіанта для працівника : цей період не оплачується, тому працівник отримає менше оплати, ніж коли він працює або перебуває в оплачуваній відпустці. Крім того, якщо в цей час працівник захворіє, то роботодавець не оплатить йому дні хвороби, що припадають на відпустку за свій рахунок.
Таблиця 2. Випадки обов'язкового надання неоплачуваної відпустки працівникам
за їх бажанням (ст. 25 Закону про відпустки)
| Відпустка надається: | Тривалість |
| 1) матері чи батьку, який виховує дітей без матері (у тому числі й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), яка має двох та більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда | До 14 календарних днів щороку |
| 2) чоловіку, дружина якого перебуває в післяпологовій відпустці | До 14 календарних днів |
| 3) матері чи іншим особам, зазначеним у ч. 3 ст. 18 і ч. 1 ст. 19 Закону про відпустки, у разі якщо дитина потребує домашнього догляду, а саме: батьку дитини, бабі, діду чи іншими родичам, які фактично доглядають дитину, усиновлювачу, опікуну | Тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більше ніж до досягнення дитиною шестирічного віку, а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний) — не більше ніж до досягнення дитиною шістнадцятилітнього віку |
| 4) матері чи іншій особі, зазначеній у ч. 3 ст. 18 Закону про відпустки, для догляду за дитиною віком до 14 років у разі карантину на відповідній території | На період оголошення карантину |
| 5) ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, та особам, на яких поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 р. № 3551-XII | До 14 календарних днів щороку |
| 6) особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною | До 21 календарного дня щороку |
| 7) пенсіонерам за віком та інвалідам III групи | До 30 календарних днів щороку |
| 8) інвалідам I та II груп | До 60 календарних днів щороку |
| 9) особам, які одружуються | До 10 календарних днів |
| 10) працівникам у разі смерті: | |
| — рідних по крові або за шлюбом: чоловіка (дружини), батьків (вітчима, мачухи), дитини (пасинка, падчірки), братів, сестер | До 7 календарних днів без урахування часу, необхідного |
| — інших родичів | До 3 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання і назад |
| 11) працівникам для догляду за хворим родичем по крові або за шлюбом, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду | Тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більше 30 календарних днів |
| 12) працівникам для завершення санаторно-курортного лікування | Тривалістю, визначеною в медичному висновку |
| 13) працівникам, допущеним до вступних іспитів до вищих навчальних закладів | 15 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу і назад |
| 14) працівникам, допущеним до складання вступних іспитів | Тривалістю, необхідною для проїзду до місцезнаходження вищого навчального закладу або закладу науки і назад |
| 15) сумісникам | На строк до закінчення відпустки за основним місцем роботи |
| 16) ветеранам праці | До 14 календарних днів щорік |
| 17) працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну й додаткові відпустки повністю або частково та отримали за них грошову компенсацію | До 24 календарних днів у перший рік роботи на цьому підприємстві до настання шестимісячного строку безперервної роботи |
| 18) працівникам, діти яких віком до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості | Тривалістю 12 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу та у зворотному напрямку. За наявності двох чи більше дітей зазначеного віку така відпустка надається окремо для супроводу кожної дитини |
| 19) працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі, протягом четвертого року навчання | За їх бажанням один вільний від роботи день на тиждень без збереження заробітної плати |
Неповний робочий час
Неповний робочий час передбачає зменшення нормальної тривалості робочого часу роботи. Він може бути у формі зменшення:
1) тривалості робочого дня — менше, ніж передбачено у правилах внутрішнього трудового розпорядку або графіком змінності (наприклад, робота 3 години на день);
2) кількості робочих днів тижня — зменшується кількість робочих днів протягом тижня (наприклад, робота 4 дні на тиждень);
3) комбінований: одночасно зменшують тривалість робочого дня та кількість робочих днів тижня (наприклад, робота 3 години на день 4 дні на тиждень).
Нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень (ч. 1 ст. 50 КЗпП).
Тому при встановленні неповного робочого часу в період новорічно-різдвяних канікул можна говорити лише про зменшення робочого тижня. При цьому вважаємо за можливе на січень 2012 року встановити такий графік з неповним робочим часом, коли в перший робочий тиждень січня (3, 4, 5 і 6 січня) та/або другий тиждень (10, 11, 12 і 13 січня) працівник може не працювати. Однак у зв'язку зі зменшенням днів роботи збільшувати тривалість робочого дня в інші робочі дні січня, щоб дотриматись місячної норми часу, не можна. У такому разі вийде, що працівник відпрацює в січні 2012 року менше, ніж передбачено нормою тривалості робочого часу, доведеною листом Мінсоцполітики від 23.08.11 р. № 8515/о/14-11/13 — менше 159 годин.
Неповний робочий час може встановлюватися як з ініціативи роботодавця (ст. 32 КЗпП), так і за бажанням працівника (ст. 56 КЗпП). Зверніть увагу: установлення неповного робочого часу з ініціативи роботодавця (ст. 32 КЗпП) потребує дотримання певних умов:
по-перше, у роботодавця мають бути об'єктивні причини, названі у ст. 32 КЗпП, — одного лише бажання роботодавця для встановлення працівникам неповного робочого тижня недостатньо;
по-друге, про це роботодавець зобов'язаний повідомити працівників не пізніше ніж за 2 місяці до запровадження неповного робочого часу.
На це вказує Мінсоцполітики в листі від 17.06.11 р. № 190/13/116-11 («БТ», 2011, № 30, с. 11).
Що стосується встановлення неповного робочого часу за бажанням працівника (ст. 56 КЗпП), то якщо роботодавець не заперечує проти запровадження такого режиму, застосувати його можна в будь-який час (умови про завчасний період (за 2 місяці) повідомлення дотримуватись не потрібно).
Пам'ятайте! Роботодавець зобов'язаний установити неповний робочий час (ч. 1 ст. 56 КЗпП) на прохання:
— вагітної жінки;
— жінки, яка має дитину віком до 14 років або дитину-інваліда, у тому числі таку, яка перебуває на її утриманні;
— жінки, яка здійснює догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку;
— батька, який виховує дитину без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), опікуна (піклувальника), прийомних батьків (ст. 1861 КЗпП).
Здебільшого роботодавці практикують установлення неповного робочого часу саме з ініціативи працівника, коли працівник пише заяву, а роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження).
При документальному оформленні встановлення неповного робочого часу можна навести таке формулювання: «Керуючись ст. … [32 або 56] Кодексу законів про працю України встановити для… [П. І. Б. працівника] у січні 2012 року такий режим неповного робочого часу:
— у період з 02.01.12 р. по 08.01.12 р. — працівник не працює;
— з 09.01.12 р. по 31.01.12 р. — робота у звичайному режимі, установленому трудовим договором: п'ятиденний робочий тиждень з двома вихідними в суботу і неділю».
Докладно про застосування режиму неповного робочого часу та документальне оформлення див. у статті «Неповний робочий час: особливості оплати праці» // «БТ», 2010, № 36, с. 20.
Недолік цього варіанта для працівника : оскільки при встановленні неповного робочого часу працю працівника оплачують пропорційно відпрацьованому часу або залежно від фактичного виробітку, то працівник, як і у випадку з відпусткою за свій рахунок, отримає менший заробіток. І знову-таки, якщо працівник захворіє, то за дні, коли працівник не повинен працювати внаслідок установлення йому неповного робочого тижня, лікарняні йому не виплатять.
Менша тривалість робочого часу у січні
Частиною другою ст. 50 КЗпП передбачено, що підприємства та організації при укладенні колективного договору можуть установлювати норму тривалості робочого часу менше нормальної, ніж установлена ч. 1 ст. 50, тобто менше 40 годин на тиждень. При цьому працю буде оплачено в повному розмірі, тобто за повною тарифною ставкою або за повним окладом.
Таким чином, у січні 2012 року можна встановити меншу тривалість робочого часу. Оскільки при п'ятиденному робочому тижні у січні 2012 року норма тривалості робочого часу становить 159 годин, то в разі коли робота не провадитиметься 3, 4, 5 і 6 січня (вихідні дні, на які припадає 31 година), тривалість робочого часу за січень становитиме 128 годин (159 - 31).
Водночас із ч. 2 ст. 50 КЗпП випливає, що цей варіант можливий, коли його застосування передбачено нормами колективного договору.
Зверніть увагу: оплату праці працівників у цьому випадку здійснюємо, як при нормальній тривалості робочого часу. Ураховуючи це, для працівника — це найвигідніший варіант відпочинку: працівник не працює, а гроші отримує.
Але незважаючи на те, що запровадження робочого часу з меншою тривалістю не погіршує умови для працівника, такі дії роботодавця є зміною істотних умов праці, а саме зміною режиму роботи. А про це згідно з ч. 3 ст. 32 КЗпП роботодавець має персонально повідомити працівника не пізніше ніж за 2 місяці.
Щоб не дотримуватись 2-місячного строку для повідомлення, можна одержати від працівників письмову згоду (у довільній формі) на запровадження у січні меншої тривалості робочого часу. Навряд чи скорочення роботи при збереженні заробітку може викликати незгоду з боку працівників, але краще цю умову виконати.
Оформляємо простій
Якщо є підстави, то на період канікул можна оформити простій. Про те, як правильно це зробити, ми писали в Темі тижні «Простійні» виплати: вибираємо оптимальний варіант» // «БТ», 2010, № 9, с. 38 і в Темі тижня «Якщо роботи стало замало…» // «БТ», 2008, № 46, с. 35.
Згідно зі ст. 34 КЗпП простоєм вважається припинення роботи, спричинене відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, непереборною силою чи іншими обставинами.
Зі ст. 113 КЗпП можна зрозуміти, що простій може зачіпати діяльність окремих працівників, структурного підрозділу підприємства або підприємства в цілому.
У період простою працівники можуть перебувати чи не перебувати на робочому місці — місцезнаходження працівників роботодавець зазначає в наказі (розпорядженні). Оскільки що ми орієнтуємося на запровадження простою на період новорічно-різдвяних канікул, то в наказі (розпорядженні) слід застерегти, що працівники в період відпустки повинні перебувати вдома.
Оплата праці в період простою згідно зі ст. 113 КЗпП здійснюють із розрахунку не нижче 2/3 тарифної ставки встановленого працівнику розряду (окладу). Це мінімальна гарантована державою виплата, і меншу суму оплати за час простою встановлювати не можна. А от більший розмір «простійних» виплат цілком застосовний (див. лист Мінпраці від 23.10.07 р. № 257/06/187-07), хоча на практиці внаслідок економії оборотних коштів це трапляється досить рідко.
Тому недоліком цього варіанта для працівників стане зменшення заробітку. Водночас період хвороби в період простою працівнику оплатять.
Сподіваємося, що сьогоднішня стаття допоможе правильно і головне — законно надати працівникам час відпочинку в період новорічно-різдвяних свят. Веселих свят!
Документи і скорочення статті
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
ККУ — Кримінальний кодекс України від 05.04.01 р.№ 2341-III.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
