ПОДОТЧЕТ:
основы и нюансы
Выдача денежных средств работнику под отчет для выполнения какого-то задания — операция обычная и широко используемая субъектами хозяйствования. Для бухгалтера в классическом варианте подотчета все ясно — выдали деньги работнику, тот выполнил поручение, своевременно отчитался и вернул остаток неиспользованных средств в кассу предприятия. В сегодняшней публикации мы рассмотрим нестандартные ситуации, связанные с расходованием физическими лицами средств для нужд предприятия, которые возникают на практике. Особое внимание в статье обращено на изменения, внесенные в «подотчетный» вопрос Налоговым кодексом Украины.
Наталия ЖУРАВЛЕВА, консультант газеты «Бухгалтерская неделя»
Основы основ
Перед тем, как рассмотреть особые случаи подотчетных отношений, целесообразно вспомнить основные правила выдачи средств под отчет, использования и предоставления отчетности по ним
(см. табл. 1). При этом нужно обратить внимание на новые предельные сроки подачи Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), установленные НКУ.
Таблица 1.
Сроки подачи Отчета и возврата средств подотчетным лицом| Цель выдачи средств под отчет | Срок подачи Отчета | Срок возврата остатка неиспользованных сумм | Штрафные санкции за нарушение сроков возврата остатка | |||
| согласно НКУ | согласно Положению № 637 (1) | на подотчетное лицо (2) | на предприятие (3) | на должностных лиц предприятия | ||
| На закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома | До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по поручению работодателя | До или во время подачи Отчета | В течение 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств, включая день получения средств под отчет | Своевременно невозвращенный остаток подотчетных сумм включается в налогооблагаемый доход работника (с применением натурального коэффициента), с которого удерживается НДФЛ | Штраф в размере 25 % от выданных под отчет и невозвращенных сумм | Админштраф за нарушение правил ведения кассовых |
| На прочие цели | В течение 2 рабочих дней со дня выдачи наличных средств, включая день получения средств под отчет (4) | |||||
| (1) Такие сроки действуют вне зависимости от того, выдавался аванс в наличной или безналичной форме (путем перечисления средств на банковскую платежную карточку работника или на корпоративную карточку).(2) После 01.01.11 г. такое наказание наступает во всех случаях несвоевременного возврата остатка подотчетных сумм (независимо от того, происходит это в месяце, на который приходится окончание предельного срока подачи Отчета, или нет). 15 %-й штраф теперь не налагается на работника.(3) Санкции за нарушение правил наличного обращения установлены Указом № 436, который не утратил свою силу в связи со вступлением в силу НКУ.(4) За несоблюдение данного срока предприятие и его должностные лица могут быть привлечены к ответственности за нарушение правил наличного обращения по Указу № 436 и КоАП. В НКУ срок для возврата подотчетным лицом остатка неиспользованных сумм привязан к предельному сроку подачи Отчета, т. е. не позднее 5-го банковского дня после выполнения поручения (приобретения товаров, работ, услуг). Соответственно, в налогооблагаемый доход работника остаток неиспользованных сумм может быть включен только при нарушении срока возврата средств, установленного НКУ, т. е. при нарушении 5-дневного срока. | ||||||
Ранее мы неоднократно обращали ваше внимание на разные сроки для возврата неизрасходованных подотчетных сумм, установленные
Положением № 637 и Законом о налоге с доходов. Сейчас ситуация аналогичная: Положением № 637 и НКУ установлены разные сроки для возврата наличности, выданной под отчет на хознужды, с той лишь разницей, что по НКУ предельный срок составляет 5 банковских дней (а не 3 банковских дня, как это было согласно Закону о налоге с доходов)*. Если средства будут возвращены подотчетным лицом позже следующего дня после их выдачи (т. е. с нарушением требований п. 2.11 Положения № 637), но в пределах 5-дневного срока, установленного НКУ , предприятию грозит 25 %-й штраф от невозвращенных сумм, а его должностные лица могут быть привлечены к админответственности. Учитывая этот момент, подотчетным лицам нужно четко разъяснить, что при получении денег под отчет (случай командировки сейчас не берем) отчитаться за них и вернуть остаток средств нужно по-прежнему не позднее окончания следующего рабочего дня.* Исключение составляет случай выдачи средств на командировку. Предельные сроки выдачи средств на эти цели Положением № 637 не установлены, они определяются в соответствии с действующим законодательством. Это значит, что при выдаче аванса на командировку подотчетное лицо должно подать Отчет и вернуть остаток неиспользованных подотчетных сумм до окончания 5 банковских дней после возвращения из командировки, как это требует п.п. 170.9.2 НКУ.
Аналогично и с выдачей средств под отчет на закупку сельхозпродукции и вторичного сырья, кроме металлолома. Если работник совершил закупку, например, на 3-й день после получения средств, то в течение следующих пяти банковских дней он должен подать
Отчет и вернуть в кассу остаток неиспользованных средств (при его наличии), как этого требует п.п. 170.9.2 НКУ. Ждать окончания 10 дней, разрешенных Положением № 637 для осуществления таких расходов, нельзя. В противном случае и работник будет привлечен к ответственности за нарушение сроков возврата подотчетных сумм, и предприятие и его должностные лица могут быть привлечены к ответственности за нарушение правил наличного обращения.Также нужно остановиться еще на одном важном моменте: указанные в табл. 1 на с. 19
штрафные санкции применяются только в случае несвоевременного возврата неиспользованных подотчетных сумм. Если работник выполнил поручение для нужд предприятия без предварительного обеспечения его авансом (т. е. за свои деньги) и не подал вовремя Отчет, то не будет ни 25 %-го штрафа по Указу № 436, ни удержания НДФЛ с работника по НКУ. Данные санкции не будут налагаться и в случае, если работник, получив средства под отчет, не выполнил поручение и в полной сумме вернул деньги в кассу не позже следующего дня без подачи Отчета. Отчет в таком случае, на наш взгляд, нет необходимости подавать. Другое дело, если работник потратил полностью или частично выданные ему под отчет деньги и не подал вовремя Отчет. В таком случае не подтвержденная в установленный срок сумма будет считаться излишне израсходованной.В любом случае пропускать сроки предоставления
Отчета не рекомендуется, так как они четко установлены законодательством. Соблюдение сроков предоставления Отчета является одним из участков проверки кассовой дисциплины контролирующими органами, и, как сказано в п. 7.39 Положения № 637, нарушение этих сроков разрешается только в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или по другим обстоятельствам, которые имеют документальное подтверждение.Пример
. 7 февраля 2011 года работнику Иванову И. И. выданы под отчет 100 грн. на закупку канцтоваров. В этот же день работник приобрел канцтовары на сумму 80 грн. Подача Отчета и возврат остатка неиспользованных денег в сумме 20 грн. приходятся на:а) 8 февраля;
б) 10 февраля;
в) 15 февраля.
В варианте «а» работник уложился в сроки, установленные и
НКУ и Положением № 637.В варианте «б» нарушен срок, установленный
Положением № 637, поэтому, если при проверке будет установлено данное нарушение, на предприятие могут наложить 25 %-й штраф, а на его должностных лиц — админштраф за нарушение кассовой дисциплины.В варианте «в» нарушены сроки и по
НКУ, и по Положению № 637. Для НДФЛ важно соблюдение сроков, установленных именно НКУ. 5-дневный срок для подачи Отчета и возврата средств в данном случае нарушен (пятый банковский день — 14 февраля), поэтому в налогооблагаемый доход работника нужно включить сумму 23,53 грн. (20 х 1,176471) и удержать НДФЛ в сумме 3,53 грн. (23,53 х 15 %*).* Предположим, что месячный доход работника не превысил 10-кратный размер минзарплаты.
Применение новой формы Отчета
Здесь хотим обратить внимание, что
с 31 января 2011 года вступил в силу Приказ № 996, которым утверждена новая форма Отчета и порядок его составления. Принципиальные изменения в форме Отчета не произошли, а внесенные коррективы связаны, во-первых, с упразднением 15 % штрафа при несвоевременном возврате остатка подотчетных сумм, а во-вторых, с введением прогрессивной ставки НДФЛ (15 % и 17 %). Сумма своевременно невозвращенных средств с учетом начисленного натурального коэффициента включается в налогооблагаемый доход подотчетного лица (п.п. 164.2.11 НКУ). Если общий месячный налогооблагаемый доход такого лица (включая зарплату и другие приравненные к ней выплаты) превысит 10-кратный размер минимальной зарплаты, установленной законодательством на 1 января отчетного года, то сумма превышения облагается НДФЛ по ставке 17 %. Натуральный коэффициент при ставке налогообложения 17 % будет составлять 1,204819.Подотчетное лицо заполняет все графы
Отчета, кроме «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі…», бухгалтерских проводок, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные средства на командировку или под отчет, которые заполняются лицом, выдавшим такие средства; «Звіт затверджено», которые подписываются руководителем (налоговым агентом).
Таблица 2.
Отражение суммы начисленного налогооблагаемого дохода в учете| Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | ||||
| дебет | кредит | |||||
| Варианты «а» и «б» | ||||||
| 1. Выданы средства под отчет | 372 | 301 | 100,00 | |||
| 2. Приобретены канцтовары (у неплательщика НДС) | 209 | 372 | 80,00 | |||
| 3. Возвращен остаток неиспользованных сумм | 301 | 372 | 20,00 | |||
| Вариант «в» | ||||||
| Проводки 1-3 повторяются | — | — | — | |||
| 4. Начислен налогооблагаемый доход работнику | 663 | 663 | 23,53 (1) | |||
| 5. Удержан НДФЛ(2) | 663 | 641 | 3,53 | |||
| 6. На сумму НДФЛ уменьшена задолженность перед работником по зарплате (методом «красное сторно») (3) |
|
|
| |||
| (1) В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ, утвержденном приказом № 1020, данный доход приводится с признаком дохода «118» (средства на командировку или под отчет, в том числе излишне израсходованные).(2) Считаем, чтопри удержании НДФЛ, начисленной на сумму излишне израсходованных денежных средств, следует соблюдать требования ст. 128 КЗоТ об ограничении размера всех отчислений из зарплаты работника 20 % (50 %) суммы, подлежащей выплате.(3) Метод «красное сторно» здесь целесообразно использовать, чтобы не завышать обороты по субсчету 663. В то же время возможен и более простой вариант проводок: Дт 663 — Кт 663 (начислен налогооблагаемый доход работнику), Дт 661 — Кт 641 (удержан налог на доходы). | ||||||
Заполним новую форму
Отчета (с.30), основываясь на данных примера (вариант «в») на с. 20.
Приобретение неработником за свой счет товаров для предприятия
У нашего предприятия недостаточно средств на счете, чтобы оплатить полученный от поставщика товар. Может ли учредитель — физическое лицо рассчитаться с поставщиком, перечислив средства через кассу банка от имени предприятия? Если это возможно, то какие предельные сроки установлены для возмещения учредителю понесенных им расходов?
В период финансового кризиса, который, к сожалению, для многих субъектов хозяйствования еще не прошел, таким вопросом задаются многие. Как правило, в такой ситуации следуют более классической схеме: учредитель предоставляет предприятию беспроцентный заем (возвратную финансовую помощь), после чего предприятие рассчитывается с поставщиком. Однако если возможности провести расчет с учредителем до конца отчетного периода у предприятия не предвидится, то сумма невозвращенной финпомощи попадет в валовые доходы, что принесет дополнительную налоговую нагрузку на предприятие, а это не всегда приемлемо*. В связи с этим рассмотрим вариант, предлагаемый в вопросе.
* С 1 апреля 2011 года начнет действовать раздел ІІІ НКУ, в абз. 4 п.п. 135.5.5 которого сказано, что не включается в доход предприятия сумма возвратной финансовой помощи, полученная от его учредителя (в том числе нерезидента) в случае возврата такой помощи не позднее 365 дней после ее получения.
Главный вопрос: может ли неработник предприятия выполнять какие-либо действия от имени предприятия с правом требовать возмещения понесенных расходов?
Да, проведение такой операции, по нашему мнению, возможно, но для того, чтобы проверяющие не расценили ее как предоставление предприятию безвозвратной финансовой помощи, нужно правильно ее оформить документально. Речь идет о заключении между предприятием и учредителем договора поручения.
Согласно ч. 1 ст. 1000 ГКУ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Сделка, совершенная поверенным, создает, изменяет, прекращает гражданские права и обязательства доверителя. Доверитель обязан выдать поверенному доверенность на осуществление юридических действий, предусмотренных договором поручения (ч. 1 ст. 1007 ГКУ). Доверенность оформляется в той же форме, что и сам договор. Это значит, что и договор поручения, и доверенность могут оформляться в простой письменной форме. Согласно ч. 2 ст. 1007 ГКУ доверитель обязан, если другое не установлено договором:
1) обеспечить поверенного средствами, необходимыми для выполнения поручения;
2) возместить поверенному расходы, связанные с выполнением поручения.
Итак, предметом договора поручения, заключенного между предприятием и его учредителем, может быть приобретение товара у поставщика от имени и за счет предприятия. В договоре можно более детально прописать, что входит в поручаемое ему задание: заключение договора с поставщиком (если таковой еще не заключен), прием товара у поставщика с проверкой его количества и качества, проведение расчетов с поставщиком от имени и за счет предприятия-доверителя, контроль за своевременной доставкой товара и т. п. При этом в договоре поручения нужно сделать оговорку, что если доверитель своевременно не обеспечит поверенного средствами, то поверенный может провести расчет за свой счет с последующей обязательной компенсацией понесенных им расходов доверителем. Также в договоре поручения нужно оговорить сроки предоставления отчета поверенным и предусмотреть условие о безоплатности выполнения поверенным действий, предусмотренных договором. В соответствии с п.п. 2 ч. 1 ст. 1006 ГКУ после выполнения поручения или в случае прекращения договора поручения до его выполнения поверенный обязан немедленно вернуть доверителю доверенность, срок которой не закончился, и предоставить отчет о выполнении поручения и подтверждающие документы, если это требуется по условиям договора и характеру поручения. Для того чтобы уйти от дополнительных вопросов проверяющих, в договоре целесообразно закрепить обязанность поверенного (учредителя) предоставить отчет в течение 5-ти банковских дней со дня выполнения поручения по форме, утвержденной Приказом № 996 (т. е. по форме Отчета). Хотя, заметим, что:
— во-первых, за нарушение сроков отчета за потраченные средства, предусмотренные НКУ, нельзя привлечь к ответственности (это возможно только тогда, когда в рамках трудовых отношения выдавался аванс);
— во-вторых, использовать в данном случае форму Отчета не обязательно — поверенный может отчитаться по любой форме, удобной сторонам договора.
Не лишним будет установить в договоре и предельный срок для возмещения понесенных расходов поверенного (например, не позже 3 месяцев после предоставления отчета). Начиная со следующего дня после наступления предельного срока расчетов (если предприятие не рассчитается с учредителем) начинается исчисление срока исковой давности (три года) по такой задолженности.
В рассматриваемой ситуации не стоит забывать о 10-тысячном ограничении для проведения наличных расчетов между субъектами хозяйственной деятельности, установленном п. 2.3 Положения № 637. В заданном вопросе поверенный (учредитель) осуществляет платеж через кассу банка от имени предприятия, т. е. такой платеж является для предприятия наличным. В связи с этим в день этому поставщику поверенный может перечислять не более 10 тыс. грн. (вне зависимости от количества платежных документов)*.
* Напомним, что если осуществлен расчет на сумму, превышающую 10 тыс. грн., то средства в размере превышения расчетно добавляются к фактическим остаткам наличности в кассе на конец дня
плательщика наличности одноразово в день осуществления этой операции, с последующим сравнением полученной расчетной суммы с утвержденным лимитом кассы (п. 2.3 Положения № 637).Отметим, что Минфин в письме № 31-34000-30-25/2774 от 13.02.07 г. согласен с тем, что для выполнения поручения для нужд предприятия денежные средства могут быть выданы неработнику предприятия. Действовать стороны будут в рамках договора поручения в соответствии с главой 68 «Поручение» ГКУ. При этом, по мнению данного ведомства, такая возможность должна быть установлена в приказе руководителя предприятия об учетной политике предприятия. Конечно, можно подстраховаться и внести норму о возможности заключения договора поручения с неработниками предприятия в приказ об учетной политике предприятия, однако, на наш взгляд, это требование Минфина является излишним. Предприятие вправе заключать любые гражданско-правовые договоры, разрешенные действующим законодательством. Тот факт, что предприятие предварительно не обеспечило поверенного средствами для выполнения поручения, не должен быть препятствием для таких отношений, так как в ч. 2 ст. 1007 ГКУ написано, что доверитель должен обеспечить поверенного средствами, если иное не установлено договором. Если возможность выполнения поручения поверенным за свой счет предусмотрена договором с требованием о последующем возмещении понесенных расходов, то эта ситуация не противоречит ГКУ.
В бухгалтерском учете задолженность перед поверенным на основании поданного им Отчета с приложенной квитанцией о проведении расчетов с поставщиком (от имени предприятия!) отражается по кредиту субсчета 685 «Расчеты с прочими кредиторами».
Уплата директором налогов за предприятие
У предприятия нет средств для уплаты обязательств по НДС и налогу на прибыль. Может ли директор перечислить соответствующие платежи с последующим возмещением ему расходов на основании Отчета?
Сразу скажем, что законодательно обосновать проведение данной операции можно, однако надо быть готовым к тому, что у проверяющих будет немало вопросов по ней. В связи с этим еще раз скажем, что более безопасным вариантом в данном случае является предоставление директором беспроцентного займа (возвратной финансовой помощи) предприятию, за счет которого предприятие уплатит налоги.
Теперь по сути заданного вопроса. Начать нужно с того, что в функциональные обязанности директора не может входить уплата за свой счет платежей в бюджет и государственные целевые фонды за предприятие, поэтому рассматриваемые отношения не вписываются в рамки трудового законодательства. Здесь можно говорить о возможных отношениях между директором и предприятием только в рамках гражданско-правового законодательства. И тут нужно отметить следующее.
К имущественным отношениям, основанным на административном или другом властном подчинении одной стороны другой стороне, а также к налоговым, бюджетным отношениям гражданское законодательство не применяется, если другое не установлено законом (ч. 2 ст. 1 ГКУ). В свою очередь, налоговым законодательством установлено, что уплата налога на прибыль другими, нежели плательщик налога, лицами не разрешается. Это говорит о том, что предприятие обязано самостоятельно рассчитываться с бюджетом и самостоятельно нести ответственность за несвоевременную и/или неполную уплату налогового платежа. Для расчетов с бюджетом субъекты хозяйствования не вправе заключать гражданско-правовые договоры, предусматривающие переход обязательства по уплате налога к третьим лицам (договоры поручительства, уступки долга, права требования долга и др.).
Учитывая это, директор не может перечислить платеж со своего личного банковского счета в счет уплаты налогов, плательщиком которых является предприятие. По крайней мере, это делать крайне нежелательно, потому как эта операция может быть расценена как уплата налога другим лицом, нежели их плательщиком.
В то же время директор ввиду отсутствия средств на банковском счете предприятия может принять решение о проведении расчетов по налоговым обязательствам предприятия путем перечисления в бюджет наличных через кассу банка. Обращаем внимание, что в данном случае речь идет не об уплате директором налогов за предприятие, а просто о физическом внесении директором средств от имени и за счет предприятия.
Основанием для проведения такой операции может быть договор поручения, который от имени предприятия должен быть подписан не директором, а другим работником, имеющим на то полномочия (например, заместителем директора или главным бухгалтером, имеющим доверенность на подписание договоров от имени предприятия). По данному договору директору поручается обеспечить своевременный и полный расчет с бюджетом по возникшим обязательствам по налогу на прибыль и НДС. В договоре следует сделать оговорку, что если для выполнения поручения поверенный понесет расходы, то поручитель обязан будет возместить их в указанный срок согласно предоставленному поверенным отчету.
Есть в ГКУ основания и для выполнения работником действий в интересах предприятия и без заключения договора поручения (см. «Выполнение работником действий в интересах предприятия может происходить без заключения договора»).
| Выполнение работником действий в интересах предприятия может происходить без заключения договора Извлечение из ГКУ «Глава 79 СОВЕРШЕНИЕ ДЕЙСТВИЙ В ИМУЩЕСТВЕННЫХ ИНТЕРЕСАХ ДРУГОГО ЛИЦА БЕЗ ЕГО ПОРУЧЕНИЯ Статья 1158. Право на совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения 1. Если имущественным интересам другого лица угрожает опасность наступления невыгодных для него имущественных последствий, лицо имеет право без поручения совершить действия, направленные на их предупреждение, устранение либо уменьшение. 2. Лицо, совершившее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, обязано при первой возможности сообщить ему о своих действиях. Если эти действия будут одобрены другим лицом, в дальнейшем к отношениям сторон применяются положения о соответствующем договоре. 3. Если лицо, начавшее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, не имеет возможности сообщить о своих действиях этому лицу, оно обязано принять все зависящие от него меры по предупреждению, устранению либо уменьшению невыгодных имущественных последствий для другого лица. Лицо, совершающее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, обязано принять на себя все обязанности, связанные с совершением этих действий, в частности обязанности по совершенным сделкам. Статья 1159. Предоставление отчета о совершении действий в имущественных интересах другого лица без его поручения 1. Лицо, совершившее действия в интересах другого лица без его поручения, обязано немедленно по окончании этих действий предоставить лицу, в имущественных интересах которого были совершены действия, отчет об этих действиях и передать ему все, что при этом было получено. Статья 1160. Возмещение расходов, понесенных лицом в связи с совершением им действий в имущественных интересах другого лица без его поручения 1. Лицо, совершившее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, имеет право требовать от этого лица возмещения фактически осуществленных расходов, если они были оправданы обстоятельствами, при которых были совершены действия. 2. Если лицо, совершившее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, при первой возможности не сообщило этому лицу о своих действиях, оно не имеет права требовать возмещения осуществленных расходов». |
Из норм главы 79 ГКУ следует, что директор может заплатить налоги от имени предприятия без предварительного заключения договора в письменной форме, так как в случае несвоевременной уплаты налогов предприятию грозят финансовые потери в виде штрафных санкций, взятия активов в налоговый залог, возможного административного ареста активов и т. п. Уплатив необходимые платежи от имени предприятия, директор должен немедленно уведомить об этом предприятие. Конкретные сроки для уведомления ГКУ не установлены, однако слово «немедленно» можно трактовать как то, что это следует сделать в тот же или на следующий рабочий день после совершения платежа. В то же время считаем, что, если работник потратил собственные средства, привлечь к ответственности за нарушение сроков отчетности, установленных п.п. 170.9.2 НКУ, его нельзя. Форма уведомления — любая произвольная, но, на наш взгляд, не будет нарушением, если в этом случае директор воспользуется формой Отчета, утвержденной приказом № 996, с приложением к нему банковских квитанций об уплате налогов. Утверждение Отчета в данном случае имеет важное значение, так как от этого зависит, будут компенсироваться директору понесенные им расходы или нет (переводя на язык налогов, будет данная уплата считаться безвозвратной финансовой помощью для предприятия или нет). Учитывая, что утверждение Отчета в этом случае приравнивается к заключению сделки (ч. 2 ст. 1158 ГКУ), делать это должен не директор, а другое лицо, имеющее право подписи от имени предприятия.
Если директор действовал без поручения (т. е. договор не заключался), при подаче и утверждении Отчета конкретный срок погашения задолженности перед директором может быть не установлен. В таком случае возникает вопрос: с какого момента начинает течь срок исковой давности по такой задолженности? Минфин в письме от 10.08.09 г. № 193/06/186-09 пришел к выводу, что если работник выполнил поручение для нужд и от имени предприятия за свой счет, то предельный срок расчетов с таким работником законодательством не установлен. К таким правоотношениям должны применяться нормы гражданско-правового, а не трудового законодательства. Это значит, что работник должен обратиться к работодателю с требованием о возмещении понесенных расходов. Начиная с восьмого дня после предъявления требования (ст. 530 ГКУ) начинается истечение срока исковой давности для обращения работника в суд, который составляет три года.
Заканчивая рассмотрение этого вопроса, еще раз хотим предупредить вас, что по расчетам с бюджетом прибегать к подотчетному варианту стоит лишь в крайних случаях, так как вряд ли он вызовет одобрение у проверяющих.
Если работник приобрел не те товары
Работнику предприятия были выданы наличные под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей для нужд предприятия. Вопреки указаниям руководителя работник приобрел не те товары, которые нужно было. Как следует поступить в этой ситуации?
Прежде всего нужно попытаться решить вопрос мирным путем. Если есть возможность вернуть приобретенные ценности поставщику или обменять их на необходимые предприятию, то руководитель утверждает Отчет работника, приходует ТМЦ на баланс, а затем возвращает его поставщику в общепринятом порядке.
Если ситуацию подобным образом разрешить не удается, а приобретенные ТМЦ никак не могут быть использованы в хозяйственной деятельности предприятия, то руководитель вправе не утверждать понесенные работником расходы согласно предоставленному им Отчету и не принимать у него приобретенные ценности. Подчеркнем, что руководитель принимает Отчет, но утверждает его в сумме за минусом излишне (необоснованно) израсходованных работником средств. Соответственно за подотчетным лицом в этой сумме возникнет задолженность.
Далее события могут развиваться по двум вариантам.
Работник погашает возникшую задолженность.
В зависимости от того, своевременно или с нарушением установленных сроков погашен работником долг, решается вопрос о применении санкций к подотчетному лицу и возможности наложения проверяющими 25 % штрафа на предприятие (см. табл. 1 на с. 16). При этом если работник не согласен с решением руководителя предприятия, то он вправе обратиться за защитой своих интересов в комиссию по трудовым спорам или непосредственно в суд. Это он может сделать в трехмесячный срок со дня неутверждения понесенных им расходов (т. е. со дня, когда, по мнению работника, его право на компенсацию понесенных им расходов в ходе выполнения трудовых функций было нарушено). Шансы у работника выиграть дело в суде и вернуть свои деньги, на наш взгляд, неплохие, так как обычно в письменной форме четкие требования к приобретаемым подотчетным лицом ценностям, как правило, не фиксируются. Но, безусловно, к каждой ситуации подход индивидуальный, и результат будет зависеть от многих обстоятельств дела.Работник не возвращает предприятию остаток неиспользованных подотчетных средств. В таком случае будут нарушены установленные Положением № 637 и НКУ сроки возврата наличных, что влечет применение санкций. Предприятие в течение одного года со дня выявления причиненного работником ущерба может обратиться в суд с иском о взыскании материального ущерба с работника (ч. 3 ст. 233 КЗоТ). Без согласия работника самостоятельно удержать возникшую задолженность на сумму неутвержденных расходов работодатель не может. При этом следует учитывать, что согласно п. 2 ст. 134 КЗоТ работники несут полную материальную ответственность за имущество или другие ценности, полученные ими под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам. Следовательно, если в ходе рассмотрения трудового спора вина работника по нанесению предприятию ущерба будет доказана, то он обязан будет его возместить в полном объеме без ограничения по сумме. Если за нарушение срока возврата наличных на предприятие будет наложен 25 % штраф, то его сумму предприятие также вправе истребовать с работника, так как уплата данного штрафа является ничем иным, как прямым действительным ущербом, нанесенным предприятию.
Документы статьи
НКУ
— Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.ГКУ
— Гражданский кодекс Украины от 16.01.03 г. № 435-IV.КоАП
— Кодекс об административных правонарушениях Украины от 07.12.84 г. № 8073-Х.Закон о налоге с доходов
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.03 г. № 889-IV.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон об НДС
— Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.Указ № 436
— Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением КМУ от 15.12.04 г. № 637.Приказ № 996
— приказ ГНАУ «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» от 23.12.10 г. № 996.Приказ № 1020
— приказ ГНАУ «Об утверждении формы Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного из них налога (форма № 1ДФ) и Порядка заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога» от 24.12.10 г. № 1020 (вступит в силу с 1 апреля 2011 года)*.* Впервые Налоговый расчет по ф. № 1ДФ по новой форме нужно подать за I квартал 2011 года.
