Теми статей
Обрати теми

Підзвітна сума: засади та нюанси

Редакція БТ
Стаття

ПІДЗВІТНА СУМА:

засади та нюанси

 

Видача грошових коштів працівнику під звіт для виконання певного завдання — операція звичайна, яка широко використовується суб’єктами господарювання. Для бухгалтера у класичному варіанті підзвіту все зрозуміло: видали працівнику гроші, той виконав доручення, своєчасно відзвітував та повернув залишок невикористаних коштів до каси підприємства. У сьогоднішній публікації ми розглянемо нестандартні ситуації, пов’язані з витрачанням фізичними особами коштів для потреб підприємства, що виникають на практиці. Особливу увагу в статті приділено змінам, унесеним до підзвітного питання Податковим кодексом України.

Наталія ЖУРАВЛЬОВА, консультант газети «Бухгалтерський тиждень»

 

Основи основ

Перед тим, як розглянути особливі випадки підзвітних відносин, доцільно пригадати основні правила видачі коштів під звіт, використання та надання звітності щодо них (див. табл. 1). При цьому потрібно звернути увагу на нові граничні терміни подання

Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), установлені ПКУ.

 

Таблиця 1.

Терміни подання Звіту і повернення коштів підзвітною особою

Мета видачі коштів під звіт

Термін подання Звіту

Термін повернення залишку
невикористаних сум

Штрафні санкції за порушення термінів повернення залишку невикористаних коштів

згідно з ПКУ

згідно з Положенням № 637(1)

на підзвітну особу(2)

на підприємство(3)

на посадових осіб підприємства

На закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту

До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник придбав товари (роботи, послуги) за дорученням роботодавця

До або під час подання Звіту (див. гр. 2)

Протягом 10 робочих днів з дня видачі готівкових коштів, уключаючи день отримання коштів під звіт

Своєчасно не повернений залишок підзвітних сум уключається до оподатковуваного доходу працівника (із застосуванням натурального коефіцієнта), з якого утримується ПДФО (п.п. 170.9.1 ПКУ)

Штраф у розмірі 25 % від виданих під звіт та неповернених сум

Адмінштраф за порушення правил ведення касових операцій за ст. 1642 КУпАП у розмірі від 136 до 255 грн. (за повторне протягом року порушення — від 170 до 340 грн.)

На інші цілі

Протягом 2 робочих днів з дня видачі готівкових коштів, уключаючи день отримання коштів під звіт(4)

(1) Такі терміни діють незалежно від того, видавався аванс у готівковій чи безготівковій формі (шляхом перерахування коштів на банківську платіжну картку працівника або на корпоративну картку).

(2) Після 01.01.11 р. такі санкції накладаються в усіх випадках несвоєчасного повернення залишку підзвітних сум (незалежно від того, чи відбувається це в місяці, на який припадає закінчення граничного терміну подання Звіту). 15 % штраф тепер не накладається на працівника.

(3) Санкції за порушення правил готівкового обігу встановлено Указом № 436, що не втратив своєї чинності у зв’язку з набуттям чинності ПКУ.

(4) За недотримання цього терміну підприємство та його посадових осіб може бути притягнено до відповідальності за порушення правил готівкового обігу згідно з Указом № 436 та КУпАП. У ПКУ термін для повернення підзвітною особою залишку невикористаних сум прив’язаний до граничного терміну подання Звіту, тобто не пізніше 5-го банківського дня після виконання доручення (придбання товарів, робіт, послуг). Відповідно, до оподатковуваного доходу працівника залишок невикористаних сум може бути включено тільки при порушенні терміну повернення коштів, установленого ПКУ, тобто при порушенні 5-денного терміну.

 

Раніше ми неодноразово звертали вашу увагу на різні терміни для повернення невитрачених підзвітних сум, установлені

Положенням № 637 та Законом про податок з доходів . Сьогодні ситуація аналогічна: Положенням № 637 та ПКУ встановлено різні терміни для повернення готівки, виданої під звіт на господарські потреби, з тією лише різницею, що за ПКУ граничний термін становить 5 банківських днів (а не 3 банківські дні, як це було відповідно до Закону про податок з доходів)*. Якщо кошти буде повернено підзвітною особою пізніше наступного дня після їх видачі (тобто з порушенням вимог п. 2.11 Положення № 637 ), але в межах 5-денного терміну, установленого ПКУ, підприємству загрожує 25 % штраф від неповернених сум, а його посадових осіб може бути притягнено до адмінвідповідальності. Ураховуючи цей момент, підзвітним особам потрібно чітко роз’яснити, що при отриманні грошей під звіт (випадок відрядження сьогодні не розглядаємо) відзвітувати за них та повернути залишок коштів потрібно, як і раніше, не пізніше закінчення наступного робочого дня.

* Виняток становить випадок видачі коштів на відрядження. Граничні терміни видачі коштів на ці цілі Положенням № 637 не встановлено, вони визначаються відповідно до чинного законодавства. Це означає, що при видачі авансу на відрядження підзвітна особа має подати Звіт і повернути залишок невикористаних підзвітних сум до закінчення 5 банківського дня після повернення з відрядження, як цього вимагає п.п. 170.9.2 ПКУ.

Аналогічна ситуація і з видачею коштів під звіт на закупівлю сільгосппродукції та вторинної сировини, крім металобрухту. Якщо працівник здійснив закупівлю, наприклад, на 3-й день після отримання коштів, то протягом наступних п’яти банківських днів він має подати

Звіт і повернути до каси залишок невикористаних коштів (за його наявності), як цього вимагає п.п. 170.9.2 ПКУ. Очікувати закінчення 10 днів, дозволених Положенням № 637 для здійснення таких витрат, не можна. Інакше і працівника буде притягнено до відповідальності за порушення термінів повернення підзвітних сум, і підприємство та його посадових осіб може бути притягнено до відповідальності за порушення правил готівкового обігу.

Також потрібно зупинитися ще на одному важливому моменті: зазначені в табл. 1 на с. 19

штрафні санкції застосовуються тільки в разі несвоєчасного повернення невикористаних підзвітних сум. Якщо працівник виконав доручення для потреб підприємства без попереднього забезпечення його авансом (тобто за свої гроші) і не подав своєчасно Звіт, то не буде ні 25 % штрафу відповідно до Указу № 436, ні утримань ПДФО з працівника за ПКУ. Ці санкції не накладатимуться і в разі, якщо працівник, отримавши кошти під звіт, не виконав доручення і в повній сумі повернув гроші до каси не пізніше наступного дня без подання Звіту. Звіт у такому разі, на наш погляд, подавати немає потреби. Інша справа, якщо працівник витратив повністю або частково видані йому під звіт гроши та не подав своєчасно Звіт.
У такому разі не підтверджена в установлений термін сума вважатиметься надміру витраченою.

У будь-якому разі пропускати терміни подання

Звіту не рекомендується, оскільки їх чітко встановлено законодавством. Дотримання термінів неподання Звіту є однією з ділянок перевірки касової дисципліни контролюючими органами, і, як зазначено в п. 7.39 Положення № 637, порушення цих термінів дозволяється тільки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або з інших підстав, що мають документальне підтвердження.

Приклад

. 7 лютого 2011 року працівнику Іванову І. І. видано під звіт 100 грн. на закупівлю канцтоварів. Цього ж дня працівник придбав канцтовари на суму 80 грн. Подання Звіту і повернення залишку невикористаних грошей у сумі 20 грн. припадають на:

а) 8 лютого;

б) 10 лютого;

в) 15 лютого.

У варіанті «а» працівник уклався в терміни, установлені і

ПКУ, і Положенням № 637.

У варіанті «б» порушено термін, установлений

Положенням № 637, тому якщо при перевірці буде встановлено це порушення, на підприємство можуть накласти 25 % штраф, а на його посадових осіб — адмінштраф за порушення касової дисципліни.

У варіанті «в» порушено терміни і за

ПКУ, і за Положенням № 637. Для ПДФО важливе дотримання термінів, установлених саме ПКУ. 5-денний термін для подання Звіту і повернення коштів у цьому випадку порушено (п’ятий банківський день — 14 лютого), тому до оподатковуваного доходу працівника потрібно включити суму 23,53 грн.
(20 х 1,176471) і утримати ПДФО в сумі 3,53 грн. (23,53 х 15 %*).

* Припустимо, що місячний дохід працівника не перевищив 10-кратний розмір мінзарплати.

 

Застосування нової форми Звіту

Тут хочемо звернути увагу, що

з 31 січня 2011 року набрав чинності наказ № 996, яким затверджено нову форму Звіту і порядок його складання. Принципові зміни у формі Звіту не відбулися, а внесені корективи пов’язані, по-перше, зі скасуванням 15 % штрафу при несвоєчасному поверненні залишку підзвітних сум, а по-друге, із запровадженням прогресивної ставки ПДФО (15 % і 17 %). Сума своєчасно не повернених коштів з урахуванням нарахованого натурального коефіцієнта включається до оподатковуваного доходу підзвітної особи (п.п. 164.2.11 ПКУ). Якщо загальний місячний оподатковуваний дохід такої особи (включаючи зарплату та інші прирівняні до неї виплати) перевищить 10-кратний розмір мінімальної зарплати, установленої законодавством на 1 січня звітного року, то сума перевищення обкладається ПДФО за ставкою 17 %. Натуральний коефіцієнт при ставці оподаткування 17 % становитиме 1,204819.

Підзвітна особа заповнює всі графи

Звіту, крім граф «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі ...», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернені кошти на відрядження або під звіт, що заповнюються особою, яка видала такі кошти; «Звіт затверджено», яка підписуються керівником (податковим агентом).

 

Таблиця 2.

Відображення суми нарахованого оподатковуваного доходу в обліку

Зміст господарської операції

Кореспондуючі рахунки

Сума,
грн.

дебет

кредит

Варіанти «а» і «б»

1. Видано кошти під звіт

372

301

100,00

2. Придбано канцтовари (у неплатника ПДВ)

209

372

80,00

3. Повернено залишок невикористаних сум

301

372

20,00

Варіант «в»

Проводки 1 — 3 повторюються

4. Нараховано оподатковуваний дохід працівнику

663

663

23,53(1)

5. Утримано ПДФО(2)

663

641

3,53

6. На суму ПДФО зменшено заборгованість перед працівником із зарплати
(методом «червоне сторно»)(3)

663

661

3,53

(1) У Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ, затвердженому наказом № 1020, цей дохід наводиться з ознакою доходу «118» (кошти на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені).

(2) Вважаємо, що при утриманні ПДФО, нарахованого на суму надміру витрачених грошових коштів, потрібно дотримуватись вимоги ст. 128 КЗпП про обмеження розміру всіх відрахувань із зарплати працівника межею 20 % (50 %) суми, що підлягає виплаті.

(3) Метод «червоне сторно» тут доцільно використовувати, щоб не завищувати обороти по субрахунку 663. Водночас можливий і простіший варіант проводок: Дт 663 — Кт 663 (нараховано оподатковуваний дохід працівнику), Дт 661 — Кт 641 (утримано податок на доходи).

 

Заповнимо нову форму

Звіту (с. 30), ґрунтуючись на даних прикладу (варіант «в») на с. 20.

 

img 1

 

Придбання непрацівником за свій рахунок товарів для підприємства

 

У нашого підприємства не вистачає коштів на рахунку, щоб оплатити отриманий від постачальника товар. Чи може засновник — фізична особа розрахуватися з постачальником, перерахувавши кошти через касу банку від імені підприємства? Якщо це можливо, то які граничні терміни встановлено для відшкодування засновнику понесених ним витрат?

 

У період фінансової кризи, яка, на жаль, для багатьох суб’єктів господарювання ще не закінчилася, таке запитання виникає багато в кого. Як правило, у такій ситуації дотримуються більш класичної схеми: засновник надає підприємству безпроцентну позику (поворотну фінансову допомогу), після чого підприємство розраховується з постачальником. Однак, якщо можливості провести розрахунок із засновником до кінця звітного періоду в підприємства не передбачається, то сума неповерненої фіндопомоги потрапить до валових доходів, що принесе додаткове податкове навантаження на підприємство, а це не завжди прийнятно*. У зв’язку з цим розглянемо варіант, що пропонується в запитанні.

* З 1 квітня 2011 року почне діяти розділ ІІІ ПКУ, в абз. 4 п.п. 135.5.5 якого зазначено, що не включається в дохід підприємства сума поворотної фінансової допомоги, отримана від його засновника (у тому числі нерезидента), у разі повернення такої допомоги не пізніше 365 днів після її отримання.

Головне запитання: чи може непрацівник підприємства виконувати будь-які дії від імені підприємства з правом вимоги відшкодування понесених витрат?

Так, проведення такої операції, на нашу думку, можливе, але для того, щоб перевіряючі не розцінили її як надання підприємству безповоротної фінансової допомоги, потрібно правильно її оформити документально. Ідеться про укладення між підприємством та засновником договору доручення.

Згідно з ч. 1 ст. 1000 ЦКУ за договором доручення одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок іншої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Правочин, учинений повіреним, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов’язки довірителя. Довіритель зобов’язаний видати повіреному доручення на здійснення юридичних дій, передбачених договором доручення (ч. 1 ст. 1007 ЦКУ). Доручення оформляється в тій самій формі, що й сам договір. Це означає, що і договір доручення, і доручення можуть оформлятися у простій письмовій формі. Згідно з ч. 2 ст. 1007 ЦКУ довіритель зобов’язаний, якщо інше не встановлено договором:

1) забезпечити повіреного коштами, необхідними для виконання доручення;

2) відшкодувати повіреному витрати, пов’язані з виконанням доручення.

Отже, предметом договору доручення, укладеного між підприємством та його засновником, може бути придбання товару в постачальника від імені та за рахунок підприємства. У договорі можна докладніше прописати, що входить до завдання, що йому доручається: укладення договору з постачальником (якщо його ще не укладено), приймання в постачальника товару з перевіркою його кількості та якості, проведення розрахунків з постачальником від імені та за рахунок підприємства-довірителя, контроль за своєчасною доставкою товару тощо. При цьому в договорі доручення потрібно застерегти: якщо довіритель своєчасно не забезпечить повіреного коштами, повірений може провести розрахунок за свій рахунок з подальшою обов’язковою компенсацією понесених ним витрат довірителем. Також у договорі доручення потрібно застерегти строки подання звіту повіреним та передбачити умову про безоплатність виконання повіреним дій, передбачених договором. Відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 1006 ЦКУ після виконання доручення або в разі припинення договору доручення до його виконання повірений зобов’язаний негайно повернути довірителю доручення, строк якого не закінчився, і надати звіт про виконання доручення та підтверджуючі документи, якщо це потрібно за умовами договору та характером доручення. Для уникнення додаткових запитань перевіряючих у договорі доцільно закріпити обов’язок повіреного (засновника) надати звіт протягом 5 банківських днів з дня виконання доручення за формою, затвердженою наказом № 996 (тобто за формою Звіту). Хоча зауважимо таке:

— по-перше, за порушення термінів звіту за витрачені кошти, передбачені ПКУ, не можна притягти до відповідальності (це можливо лише тоді, коли в межах трудових відносин видавався аванс);

— по-друге, використовувати в цьому випадку форму Звіту не обов’язково — повірений може відзвітувати за будь-якою формою, зручною для сторін договору.

Незайвим буде встановити в договорі і граничний строк для відшкодування понесених витрат повіреного (наприклад, не пізніше 3 місяців після надання Звіту). З наступного дня після настання граничного строку розрахунків (якщо підприємство не розрахується із засновником) починається відлік строку позовної давності (три роки) щодо такої заборгованості.

У цій ситуації не варто забувати про 10-тисячне обмеження для проведення готівкових розрахунків між суб’єктами господарської діяльності, установлене п. 2.3 Положення № 637. У запитанні, що розглядається, повірений (засновник) здійснює платіж через касу банку від імені підприємства, тобто такий платіж є для підприємства готівковим. У зв’язку з цим протягом дня повірений може перерахувати цьому постачальнику не більше 10 тис. грн. (незалежно від кількості платіжних документів)*.

* Нагадаємо: якщо здійснено розрахунок на суму, що перевищує 10 тис. грн., то кошти в розмірі перевищення розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня

платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції, з подальшим порівнянням отриманої розрахункової суми із затвердженим лімітом каси (п. 2.3 Положення № 637).

Зауважимо, що Мінфін у листі від 13.02.07 р. № 31-34000-30-25/2774 згоден з тим, що для виконання доручення для потреб підприємства грошові кошти може бути видано непрацівнику підприємства. Сторони діятимуть у межах договору доручення відповідно до глави 68 «Доручення» ЦКУ. При цьому, на думку цього відомства, таку можливість має бути встановлено в наказі керівника підприємства про облікову політику підприємства. Звичайно, можна підстрахуватися і внести норму про можливість укладення договору доручення з непрацівниками підприємства до наказу про облікову політику підприємства, однак, на наш погляд, ця вимога Мінфіну є зайвою. Підприємство має право укладати будь-які цивільно-правові договори, дозволені чинним законодавством. Те, що підприємство завчасно не забезпечило повіреного коштами для виконання доручення, не повинно бути перешкодою для таких відносин, оскільки в ч. 2 ст. 1007 ЦКУ зазначено, що довіритель повинен забезпечити повіреного коштами, якщо інше не встановлено договором. Якщо можливість виконання доручення повіреним за свій рахунок передбачено договором з вимогою про подальше відшкодування понесених витрат, то ця ситуація не суперечить ЦКУ.

У бухгалтерському обліку заборгованість перед повіреним на підставі поданого ним Звіту з доданою квитанцією про проведення розрахунків з постачальником (від імені підприємства!) відображається по кредиту субрахунку 685 «Розрахунки з іншими кредиторами».

 

Сплата директором податків за підприємство

 

У підприємства немає коштів для сплати зобов’язань з ПДВ та податку на прибуток. Чи може директор перерахувати відповідні платежі з подальшим відшкодуванням йому витрат на підставі Звіту?

 

Відразу зауважимо, що законодавчо обґрунтувати проведення цієї операції можна, однак слід бути готовим до того, що в перевіряючих буде чимало запитань щодо неї. У зв’язку з цим ще раз зазначимо, що безпечнішим варіантом у цьому випадку є надання директором безпроцентної позики (поворотної фінансової допомоги) підприємству, за рахунок якої підприємство сплатить податки.

Тепер по суті запитання. Розпочати потрібно з того, що до функціональних обов’язків директора не може входити сплата за свій рахунок платежів до бюджету і державних цільових фондів за підприємство, тому ці відносини не вписуються в межі трудового законодавства. Тут можна говорити про можливі відносини між директором та підприємством лише в межах цивільно-правового законодавства. І тут потрібно зауважити таке.

До майнових відносин, що ґрунтуються на адміністративному або іншому владному підпорядкуванні однієї сторони іншій стороні, а також до податкових, бюджетних відносин цивільне законодавство не застосовується, якщо інше не встановлено законом (ч. 2 ст. 1 ЦКУ). У свою чергу, податковим законодавством установлено, що сплата податку на прибуток іншими, ніж платник податку, особами не дозволяється. Це свідчить про те, що підприємство зобов’язане самостійно розраховуватися з бюджетом і самостійно нести відповідальність за несвоєчасну та/або неповну сплату податкового платежу. Для розрахунків з бюджетом суб’єкти господарювання не мають права укладати цивільно-правові договори, що передбачають перехід зобов’язання зі сплати податку до третіх осіб (договори поруки, відступлення боргу, права вимоги боргу тощо).

Ураховуючи це, директор не може перерахувати платіж зі свого особового банківського рахунка в рахунок сплати податків, платником яких є підприємство. Принаймні робити це вкрай небажано, оскільки цю операцію може бути розцінено як сплату податку іншою особою, ніж його платником.

Водночас директор через відсутність коштів на банківському
рахунку підприємства може прийняти рішення про проведення розрахунків за податковими зобов’язаннями підприємства шляхом перерахування до бюджету готівки через касу банку. Звертаємо увагу, що в цьому випадку йдеться не про сплату директором податків за підприємство, а просто про фізичне внесення директором коштів від імені та за рахунок підприємства.

Підставою для проведення такої операції може бути договір доручення, який від імені підприємства має бути підписано не директором, а іншим працівником, який має на те повноваження (наприклад, заступником директора або головним бухгалтером, котрий має довіреність на підписання договорів від імені підприємства). За цим договором директору доручається забезпечити своєчасний та повний розрахунок з бюджетом за зобов’язаннями, що виникли з податку на прибуток та ПДВ. У договорі слід застерегти: якщо для виконання доручення повірений понесе витрати, то поручитель зобов’язаний буде відшкодувати їх у зазначений строк відповідно до наданого повіреним звіту.

Також у ЦКУ є підстави й для виконання працівником дій на користь підприємства і без укладення договору доручення (див. «Виконання працівником дій на користь підприємства може відбуватися без укладення договору»).

 

Виконання працівником дій на користь підприємства може відбуватися
без укладення договору

Витяг із ЦКУ

«Глава 79

ВЧИНЕННЯ ДІЙ В МАЙНОВИХ ІНТЕРЕСАХ ІНШОЇ ОСОБИ БЕЗ ЇЇ ДОРУЧЕННЯ

Стаття 1158. Право на вчинення дій в майнових інтересах іншої особи без її доручення

1. Якщо майновим інтересам іншої особи загрожує небезпека настання невигідних для неї майнових наслідків, особа має право без доручення вчинити дії, спрямовані на їх попередження, усунення або зменшення.

2. Особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, зобов’язана при першій нагоді повідомити її про свої дії. Якщо ці дії будуть схвалені іншою особою, надалі до відносин сторін застосовуються положення про відповідний договір.

3. Якщо особа, яка розпочала дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, не має можливості повідомити про свої дії цю особу, вона зобов’язана вжити усіх залежних від неї заходів щодо попередження, усунення або зменшення невигідних майнових наслідків для іншої особи. Особа, яка вчиняє дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, зобов’язана взяти на себе всі обов’язки, пов’язані із вчиненням цих дій, зокрема обов’язки щодо вчинених правочинів.

Стаття 1159. Надання звіту про вчинення дій в майнових інтересах іншої особи без її доручення

1. Особа, яка вчинила дії в інтересах іншої особи без її доручення, зобов’язана негайно після закінчення цих дій надати особі, в майнових інтересах якої були вчинені дії, звіт про ці дії і передати їй усе, що при цьому було одержано.

Стаття 1160. Відшкодування витрат, понесених особою у зв’язку із вчиненням нею дій в майнових інтересах іншої особи без її доручення

1. Особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, має право вимагати від цієї особи відшкодування фактично зроблених витрат, якщо вони були виправдані обставинами, за яких були вчинені дії.

2. Якщо особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, при першій нагоді не повідомила цю особу про свої дії, вона не має права вимагати відшкодування зроблених витрат».

 

Із норм глави 79 ЦКУ випливає, що директор може сплатити податки від імені підприємства без попереднього укладення договору в письмовій формі, оскільки в разі несвоєчасної сплати податків підприємству загрожують фінансові втрати у вигляді штрафних санкцій, узяття активів у податкову заставу, можливого адміністративного арешту активів тощо. Сплативши необхідні платежі від імені підприємства, директор має негайно повідомити про це підприємство. Конкретні строки для повідомлення ЦКУ не встановлено, однак слово «негайно» можна трактувати як те, що це слід зробити в той самий або на наступний робочий день після здійснення платежу. Водночас вважаємо, що в разі якщо працівник витратив власні кошти, притягти його до відповідальності за порушення термінів звітності, установлених п.п. 170.9.2 ПКУ, його не можна. Форма повідомлення — будь-яка довільна, але, на наш погляд, не буде порушенням, якщо в цьому випадку директор скористається формою Звіту, затвердженою наказом № 996, з додаванням до нього банківських квитанцій про сплату податків. Затвердження Звіту в цьому випадку має важливе значення, оскільки від цього залежить, чи компенсуватимуться директору понесені ним витрати (перекладаючи на мову податків, чи вважатиметься така сплата безповоротною фінансовою допомогою для підприємства). Оскільки затвердження Звіту в цьому випадку прирівнюється до укладення правочину (ч. 2 ст. 1158 ЦКУ), робити це мусить не директор, а інша особа, котра має право підпису від імені підприємства.

Якщо директор діяв без доручення (тобто договір не укладався), при поданні та затвердженні Звіту конкретний строк погашення заборгованості перед директором може бути не встановлено. У такому разі виникає запитання, з якого моменту починає відлічуватися строк позовної давності щодо такої заборгованості. Мінфін у листі від 10.08.09 р. № 193/06/186-09 дійшов такого висновку: якщо працівник виконав доручення для потреб та від імені підприємства за свій рахунок, то граничний термін розрахунків з таким працівником законодавством не встановлено. До таких правовідносин мають застосовуватися норми цивільно-правового, а не трудового законодавства. Це означає, що працівник повинен звернутися до роботодавця з вимогою про відшкодування понесених витрат. З восьмого дня після пред’явлення вимоги (ст. 530 ЦКУ) починається відлік строку позовної давності для звернення працівника до суду, який становить три роки.

Закінчуючи розгляд цього питання, ще раз хочемо попередити вас, що за розрахунками з бюджетом удаватися до підзвітного варіанта варто лише в крайніх випадках, оскільки навряд чи його схвалять перевіряючі.

 

Якщо працівник придбав не ті товари

 

Працівнику підприємства було видано готівку під звіт для придбання товарно-матеріальних цінностей для потреб підприємства. Усупереч вказівкам керівника працівник придбав не ті товари, які потрібно було. Що слід робити в цій ситуації?

 

Перш за все, потрібно спробувати вирішити питання мирним шляхом. Якщо є можливість повернути придбані цінності постачальнику чи обміняти їх на необхідні підприємству, то керівник затверджує Звіт працівника, прибуткує ТМЦ на баланс, а потім повертає їх постачальнику в загальноприйнятому порядку.

Якщо ситуацію в такий спосіб вирішити не вдається, а придбані ТМЦ ніяк не може бути використано в господарській діяльності підприємства, то керівник має право не затверджувати понесені працівником витрати відповідно до поданого ним Звіту і не приймати в нього придбані цінності. Підкреслимо, що керівник приймає Звіт , але затверджує його в сумі за мінусом надміру (необґрунтовано) витрачених працівником коштів. Відповідно, за підзвітною особою в цій сумі виникне заборгованість.

Далі події можуть розвиватися за двома варіантами.

Працівник погашає заборгованість, що виникла.

Залежно від того, своєчасно або з порушенням установлених строків працівником погашено борг, вирішується питання про застосування санкцій до підзвітної особи та можливість накладення перевіряючими 25 % штрафу на підприємство (див. табл. 1 на с. 16). При цьому якщо працівник не згоден з рішенням керівника підприємства, то він має право звернутися за захистом своїх інтересів до комісії з трудових спорів чи безпосередньо до суду. Це він може зробити в тримісячний строк з дня незатвердження понесених ним витрат (тобто з дня, коли, на думку працівника, його право на компенсацію понесених ним витрат під час виконання трудових функцій було порушено). Шанси у працівника виграти справу в суді та повернути свої гроші, на наш погляд, непогані, оскільки зазвичай чіткі вимоги у письмовій формі до цінностей, що придбаваються підзвітною особою, як правило, не висуваються. Але, безумовно, до кожної ситуації підхід індивідуальний, і результат залежатиме від багатьох обставин справи.

Працівник не повертає підприємству залишок невикористаних підзвітних коштів. У такому разі буде порушено встановлені Положенням № 637 та ПКУ терміни повернення готівки, що тягне за собою застосування санкцій. Підприємство протягом одного року з дня виявлення заподіяної працівником шкоди може звернутися до суду з позовом про стягнення матеріальної шкоди з працівника (ч. 3 ст. 233 КЗпП). Без згоди працівника самостійно утримати заборгованість, що виникла стосовно незатверджених витрат, роботодавець не може. При цьому слід ураховувати, що згідно з п. 2 ст. 134 КЗпП працівники несуть повну матеріальну відповідальність за майно чи інші цінності, отримані ними під звіт за разовою довіреністю або за іншими разовими документами. Отже, якщо під час розгляду трудового спору вину працівника щодо заподіяння підприємству шкоди буде доведено, то він зобов’язаний буде її відшкодувати в повному обсязі без обмеження за сумою. Якщо за порушення терміну повернення готівки на підприємство буде накладено 25 % штраф, то його суму підприємство також має право витребувати з працівника, оскільки сплата цього штрафу є не чим іншим, як прямою дійсною шкодою, завданою підприємству.

 

Документи статті

ПКУ

— Податковий кодекс України від 02.12.10 р. № 2755-VI.

КЗпП

— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

ЦКУ

— Цивільний кодекс України від 16.01.03 р. № 435-IV.

КУпАП

— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.

Закон про податок з доходів

— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.03 р. № 889-IV.

Закон про податок на прибуток

— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.

Закон про ПДВ

— Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР.

Указ № 436

— Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

Положення № 637

— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою КМУ від 15.12.04 р. № 637.

Наказ № 996

— наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 23.12.10 р. № 996.

Наказ № 1020

— наказ ДПАУ «Про затвердження форми Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ) та Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку» від 24.12.10 р. № 1020 (набере чинності з 1 квітня 2011 року)*.

* Уперше Податковий розрахунок за ф. № 1ДФ за новою формою потрібно подати за I квартал 2011 року.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі