ПРЕДОСТАВЛЯЕМ ОТПУСК В 2011 ГОДУ
После нововведений 2011 года кажется, что не осталось ни одного участка бухгалтерской работы, которой бы не коснулись изменения. Приятно констатировать, что порядок предоставления отпусков и расчет оплаты за эти дни изменения не затронули. Сегодняшний материал поможет вам вспомнить порядок предоставления отпусков работникам и механизм их оплаты.
В то же время новации при предоставлении отпусков есть и связаны они с изменениями по налогу на доходы физлиц и введением единого взноса.
Лето — традиционное время года для использования работниками отпусков.
В сегодняшней статье мы напомним процедурные вопросы предоставления отпусков, расчета сумм, расскажем о нововведениях в налогообложении и ответим на ваши вопросы.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ОТПУСКОВ
Виды отпусков
Право на отпуск имеют
граждане Украины, иностранные граждане и лица без гражданства, которые работают в Украине и состоят в трудовых отношениях с работодателями — юридическими и физическими лицами (ст. 2 Закона об отпусках). Граждане, выполняющие работы (предоставляющие услуги) на основании гражданско-правовых договоров, права на отпуск не имеют, поскольку их отношения регулируются не трудовым, а гражданским законодательством.Виды отпусков, которые могут быть предоставлены работникам, приведены на рис. 1. Продолжительность отпусков в зависимости от вида отпуска приведена в
Законе об отпусках. Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 24 календарных дня за отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора. Продолжительность других видов ежегодных отпусков и продолжительность ежегодного основного отпуска для отдельных категорий работников мы приводили в Шпаргалке бухгалтера «Ежегодные отпуска: справочная информация» // «БН», 2010, № 25, с. 23.
Правила предоставления отпусков
Правила предоставления отпусков мы привели в табл. 1. Работодателю следует помнить, что согласно
ст. 11 Закона об отпусках запрещено не предоставлять отпуск полной продолжительности в течение 2 лет подряд и ежегодно работникам до 18 лет и тем, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда. За нарушение данной нормы должностных лиц работодателя или предпринимателя проверяющие из инспекции по труду могут привлечь к админответственности за нарушение законодательства о труде, наложив штраф от 510 до 1700 грн.* (ст. 41 КоАП).* Подробнее о проверках читайте в Теме недели «Проверки инспекций по труду» // «БН», 2010, № 38, с. 38.
При составлении графиков отпусков на текущий год необходимо предусмотреть также время для использования отпусков, не использованных работниками за прошлые годы.
Если работник не желает уходить в отпуск в предусмотренное для него (ранее согласованное при составлении графика) время, работодатель может это расценить как невыполнение работником распоряжений собственника (ст. 139 КЗоТ). За это работодатель вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности**.
** На это обращают внимание сотрудники Минтруда в консультации в газете «Праця і зарплата», 2006, № 13, с. 13. Подробнее о том, как отправить работника в отпуск в этой ситуации, читайте в Почте недели «Предоставление ежегодного отпуска работнику, который от него отказывается» // «БН», 2010, № 33, с. 6.
Что касается ситуации, когда «сдвинуть» время предоставления отпуска, прописанное в графике, хочет работодатель, то согласно ч. 3 ст. 11 Закона об отпусках это можно сделать в виде исключения. Для этого работодатель должен получить от работника письменное согласие и согласовать это с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. Причем перенос работодатель может инициировать только при условии, что предоставление ежегодного отпуска в ранее обусловленный период может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия, и при условии, что часть отпуска продолжительностью не менее 24 календарных дней будет использована в текущем рабочем году. Подробнее читайте об этом в Почте недели «Работодатель может перенести отпуск работника на другое время только с письменного согласия работника и только если это вызвано производственной необходимостью» // «БН», 2010, № 31, с. 36.
Работодатель должен выплатить отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (часть четвертая ст. 115 КЗоТ; часть первая ст. 21 Закона об отпусках). Минтруда в письме от 26.06.09 г. № 155/13/116-09 (ком. в «БН», 2009, № 34, с. 10) разъяснил, что в указанной норме речь идет о календарных, а не о рабочих днях. При этом между днем выплаты отпускных и первым днем отпуска должно пройти 3 календарных дня и при этом день выплаты отпускных в эти 3 дня не учитывается.
Таблица 1. Основные правила предоставления отпусков
| Вопрос | Ответ |
| 1 | 2 |
| Каковы основания для предоставления ежегодного основного отпуска? | Ежегодный основной отпуск предоставляется в обязательном порядке за отработанный год, который исчисляют со дня заключения трудового договора. |
| В каких случаях предоставляют ежегодный дополнительный отпуск? | Дополнительный отпуск предоставляют за особые условия и характер труда: 3) за особый характер труда работникам с ненормированным рабочим днем (ч. 2 ст. 8 Закона об отпусках) предоставляется в соответствии с Рекомендациями № 7. Список профессий и должностей, на которых может применяться ненормированный рабочий день, должен быть определен коллективным договором (п. 7 Рекомендаций № 7). Если работнику установлен неполный рабочий день, такой отпуск ему не предоставляют. |
| Какие дни не учитывают при определении продолжительности отпуска? | Не учитывают 10 праздничных и нерабочих дней, указанных в ст. 73 КЗоТ: |
| Основания для предоставления дополнительного отпуска «на детей» | Это социальный отпуск, предоставляемый согласно ст. 19 Закона об отпусках. Его предоставляют работающим: |
| Основания для предоставления дополнительного отпуска чернобыльцам | Предоставляют чернобыльцам 1 и 2 категории продолжительностью 14 рабочих дней согласно п. 22 ст. 20 и п. 1 ст. 21 Закона № 796. |
| В какой очередности предоставляют отпуска? | Очередность предоставления устанавливается графиком(1), который ежегодно утверждается работодателем по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным представителем трудового коллектива. |
| Документооборот при предоставлении отпусков | 1. Составляется график предоставления отпусков (в произвольной форме(1)). 4. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска бухгалтерия рассчитывает отпускные, а отдел кадров делает отметки в разделе V «ВІДПУСТКИ» личной карточки работника (типовая форма № П-2, утвержденная приказом № 495) (подробнее о заполнении см. в статье «Личная карточка работника: новая форма с 2010 года» // «БН», 2010, № 6, с. 44). Если на предприятии график отпусков не составляют, то основанием для предоставления отпуска является заявление работника, в котором он указывает, с какого числа и на какой срок он хочет пойти в отпуск. Заявление, подписанное руководителем, подтверждает факт согласования даты начала отпуска и является основанием для оформления приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска. 5. В табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом № 489) о периоде нахождения работника в отпуске делают такие отметки: — основной ежегодный отпуск — буквенный код «В», цифровой — 08; — ежегодный дополнительный отпуск — «Д», 09; — дополнительный отпуск для чернобыльцев — «Ч», 10; — дополнительный отпуск «на детей» — «ДО», 15 |
| Когда возможен перенос отпуска? | 1. По требованию работника в случаях (ст. 80 КЗоТ и ст. 11 Закона об отпусках): |
| Правила | Согласно ст. 79 КЗоТ и ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках отзыв допускается только для предотвращения стихийного бедствия, предотвращения производственной аварии, немедленного устранения последствий стихийного бедствия или производственной аварии, предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества предприятия, в других случаях, предусмотренных законодательством (например, госслужащих могут отозвать из ежегодного основного или дополнительного отпуска по решению руководителя для выполнения срочной и непредвиденной работы). |
| Как предоставляют | Согласно ст. 3 Закона об отпусках при увольнении работника, в том числе при срочном трудовом договоре(4)(кроме увольнения за нарушение трудовой дисциплины), по его желанию ему должен быть предоставлен неиспользованный отпуск с последующим увольнением. При этом датой увольнения является последний день отпуска. |
| Когда можно предоставить компенсацию за неиспользованный отпуск вместо отпуска? | При увольнении. Если работник работает, то заменить дни отпуска денежной компенсацией можно только в том случае, если продолжительность ежегодного основного и дополнительного отпусков превышает 24 календарных дня (ст. 24 Закона об отпусках). В таком случае работник отдыхает 24 дня в году, а за не использованные им дни сверх этих дней получает денежную компенсацию. Тот факт, что работник в прошлом году не был в отпуске (не отдыхал), не является основанием для замены всех дней такого отпуска компенсацией: за каждый год работы работник должен отдохнуть не менее 24 календарных дней |
| (1) Подробнее см. Шпаргалку бухгалтера «Ежегодные отпуска: справочная информация» // «БН», 2010, № 25, с. 23.(2) Подробнее см. Тему недели «Ежегодный отпуск-2010» // «БН», 2010, № 27, с. 37.(3) В этом случае речь идет о календарных днях (письмо Минтруда от 26.06.09 г. № 155/13/116-09 // «БН», 2009, № 34, с. 10).(4) Если в таком случае время пребывания в отпуске полностью или частично превышает срок трудового договора, то действие такого договора продлевают до окончания отпуска. Подробнее см. статью «Сезонные и временные работники — используем непродолжительные трудовые отношения» // «БН», 2010, № 18-19, с. 18.(5) Подробнее см. Тему недели «Отпускные при увольнении» // «БН», 2010, № 46, с. 33. | |
РАСЧЕТ ОТПУСКНЫХ
Определяем продолжительность расчетного периода
Отпускные начисляют исходя из размера среднедневной (часовой) заработной платы
, рассчитанной согласно Порядку № 100.Расчетным периодом
для отпускных являются последние полные 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу ухода работника в отпуск. Если работник отработал менее года, то в расчетный период включают фактически отработанные полные месяцы (с 1-го до 1-го числа), предшествующие месяцу ухода в отпуск.Пример 1
. При уходе в отпуск в июне 2011 года при полном отработанном годе расчетный период составляет период с 01.06.10 г. по 31.05.11 г.Пример 2
. Если работник принят на работу с 21 сентября 2010 года, расчетный период при уходе в отпуск в июне 2011 года будет составлять 8 календарных месяцев (01.10.10 г. — 31.05.11 г.).Время
, в течение которого работник согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода, а именно:1) дни
простоя по вине предприятия;2) неотработанные дни в связи с работой в режиме
неполной рабочей недели, установленной по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ);3)
отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный согласно ст. 25 и 26 Закона об отпусках. Обратите внимание: ранее сотрудники Минтруда считали, что дни отпуска, предоставленные на основании ст. 26 Закона об отпусках , не исключаются из расчетного периода (см., например, письмо от 28.07.08 г. № 3144/0/10-08/13). Но в последнее время они изменили свое мнение на противоположное, о чем свидетельствуют консультации в газете «Праця і зарплата» (2011, № 15, с. 13; 2010, № 13, с. 12);4) время нахождения в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего (шестилетнего) возраста.
На эти дни уменьшается показатель количества календарных дней года (показатель «
365 (366)» формулы на с. 41).Что касается включения в расчетный период первого месяца работы, то, на наш взгляд, он учитывается, если в месяце приема на работу работник отработал все рабочие дни согласно графику работы предприятия, даже если работник принят не 1-го числа месяца, а в 1-й рабочий день этого месяца. Мы об этом писали в
Теме недели «Ежегодный отпуск-2010» // «БН», 2010, № 27, с. 37.Обратите внимание
: в стаже, который дает право работнику на ежегодный отпуск, следует также учитывать период вынужденного прогула, причиненного незаконным увольнением или переводом на другую работу, как время, когда работник фактически не работал, но за ним согласно законодательству сохранялись место работы (должность) и заработная плата полностью или частично (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона об отпусках). Подробнее читайте в Почте недели «Предоставление ежегодного отпуска работнику, восстановленному на работе по решению суда» // «БН», 2010, № 47, с. 33. А сумма оплаты вынужденного прогула включается в расчет среднего заработка (см. раздел «Определяем выплаты, включаемые в расчет средней зарплаты»). При этом такая сумма распределяется между месяцами, на которые приходится вынужденный прогул, пропорционально рабочим дням по графику работы предприятия в этом периоде. Подробнее читайте в Почте недели «Предоставление отпуска работнику, восстановленному на работе по решению суда» // «БН», 2010, № 33, с. 5.
Определяем выплаты, включаемые в расчет средней зарплаты
Перечень выплат, которые следует включать в расчет отпускных, назван в
п. 3 Порядка № 100, а тех, которые не включаются в расчет, — в п. 4 Порядка № 100 (см. табл. 2). Для вашего удобства в Шпаргалке бухгалтера «Выплаты работникам: начисления и удержания, участие в расчете средней зарплаты для соцвыплат и отпускных, индексация и компенсация» («БН», 2011, № 18 — 19, с. 27) мы привели в графе 5 порядок включения/невключения выплат, указанных в Инструкции № 5, в расчет среднего заработка для отпускных.
Таблица 2.
Перечень выплат, которые включаются/не включаются для расчета отпускных| Выплата | Пояснения |
| 1 | 2 |
| ВЫПЛАТЫ, УЧИТЫВАЕМЫЕ ПРИ РАСЧЕТЕ ОТПУСКНЫХ | |
| 1. Основная заработная плата | |
| 2. Доплаты и надбавки | К таким доплатам относятся: доплаты за сверхурочную работу и работу в ночное время; совмещение профессий и должностей; расширение зон обслуживания или выполнение повышенных объемов работ работниками-повременщиками; высокие достижения в труде (высокое профессиональное мастерство); условия труда; интенсивность труда; руководство бригадой, выслугу лет и др. |
| 3. Производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии | |
| 4. Вознаграждение по итогам работы за год и выслугу лет и др. | Одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается в средний заработок путем прибавления к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий. |
| 5. Выплаты за время, в течение которого за работником сохраняется средний заработок | В частности, за время предыдущего ежегодного отпуска, исполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки и др. |
| 6. Пособие в связи с временной нетрудоспособностью | При расчете средней зарплаты следует также учитывать и оплату за счет средств предприятия первых пяти дней временной нетрудоспособности |
| 7. Пособие по беременности и родам | В Порядке № 100 о пособии по беременности и родам ничего не сказано, но его также нужно учитывать при расчете средней зарплаты. Это подтверждается и письмом Минтруда от 22.06.06 г. № 4201/0/14-06/13 |
| ВЫПЛАТЫ, НЕ УЧИТЫВАЕМЫЕ ПРИ ИСЧИСЛЕНИИ СРЕДНЕЙ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ | |
| 1. Выплаты за выполнение отдельных поручений (одноразового характера), которые не входят в обязанности работника | Исключение составляют (т. е. учитываются при расчете средней заработной платы): доплаты за совмещение профессий и должностей, расширение зон обслуживания или выполнение дополнительных объемов работ и исполнение обязанностей временно отсутствующих работников, а также разницы в должностных окладах, выплачиваемой работникам, которые исполняют обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являются штатными заместителями) |
| 2. Одноразовые выплаты | К ним относятся компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, пособие работникам, которые выходят на пенсию, выходное пособие и др. Обратите внимание! Вне зависимости от того, является материальная помощь разовой или нет, предоставлена она одному или всем (большинству) сотрудников, ее сумма не учитывается в исчислении средней заработной платы. Здесь следует быть внимательным, так как матпомощь систематического характера, предоставленная всем или большинству сотрудников, входит в фонд оплаты труда и учитывается по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате» |
| 3. Компенсационные выплаты на командировку и при переводе на другую работу | Они включают: суточные, оплату за проезд, расходы на наем жилья, подъемные, надбавки, выплачиваемые вместо суточных |
| 4. Отдельные виды премий | К таким премиям относятся: премии за изобретения и рационализаторские предложения, за содействие внедрению изобретений и рационализаторских предложений, за внедрение новой техники и технологии, за сбор и сдачу лома черных, цветных и драгоценных металлов, сбор и сдачу на восстановление отработанных деталей машин, автомобильных шин, ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства (за исключением этих премий работникам строительных организаций, выплачиваемых в составе премий за результаты хозяйственной деятельности) |
| 5. Денежные и вещевые вознаграждения за призовые места на соревнованиях, смотрах, конкурсах и др. | |
| 6. Пенсии, государственные пособия, социальные и компенсационные выплаты | |
| 7. Литературный гонорар штатным работникам газет и журналов, выплачиваемый по авторскому договору | |
| 8. Стоимость бесплатно выданной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, мыла, моющих и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания | |
| 9. Дотации на обеды, проезд, стоимость оплаченных предприятием путевок в санатории и дома отдыха | |
| 10. Выплаты, связанные с юбилейными датами, днем рождения, за многолетнюю и безупречную трудовую деятельность, активную общественную работу и др. | |
| 11. Стоимость бесплатно предоставленных некоторым категориям работников коммунальных услуг, жилья, топлива и сумма средств на их возмещение | |
| 12. Заработная плата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством) | |
| 13. Суммы возмещения вреда, причиненного работнику увечьем или другим повреждением здоровья | |
| 14. Доходы (дивиденды, проценты), начисленные по акциям трудового коллектива и взносам членов трудового коллектива в имущество предприятия | |
| 15. Компенсация работникам потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты | |
Определяем сумму отпускных
Отпускные
(О) рассчитываем по формуле: 
где
З — сумма выплат, начисленных в расчетном периоде, включаемых в расчет (см. табл. 2 на с. 39);365 (366)
— количество календарных дней в году за 12 календарных месяцев расчетного периода в «обычном» и високосном году соответственно. Если расчетный период менее года, то в расчет берут количество календарных дней, приходящихся на целые месяцы расчетного периода;П
— количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, приходящиеся на расчетный период (см. табл. 1 на с. 35);Д
— количество календарных дней предоставляемого отпуска.Особенности расчета отпусков приведены в табл. 3*.
* См. также Шпаргалку бухгалтера «Выплаты работникам: начисления и удержания, участие в расчете средней зарплаты для соцвыплат и отпускных, индексация и компенсация» // «БН», 2011, № 18 — 19, с. 27.
Таблица 3. Нюансы при расчете отпускных
| Нюансы расчета | Пояснение |
| 1 | 2 |
| Учет в расчете премий и вознаграждений по итогам работы за год | 1. Премии за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев включают в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату, т. е. начислены (п. 3 Порядка № 100). |
| Учет в расчете пособий за счет Фонда по временной нетрудоспособности | В расчет включают суммы: |
| Учет в расчете отпускных за предыдущий отпуск | Сумма отпускных предыдущего ежегодного отпуска включается в расчет отпускных следующего ежегодного отпуска, при условии, что период предыдущего отпуска попадает в расчетный период для определения суммы отпускных предстоящего ежегодного отпуска |
| Учет в расчете материальной помощи к отпуску | Не включается в расчет (п.п. «б» п. 4 Порядка № 100) |
| Расчет | При предоставлении отпусков за несколько лет или при предоставлении отпусков разных видов (ежегодный основной и отпуск «на детей») средний заработок рассчитывают в общем порядке исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев (меньшего количества). Для расчета неважно, за какой именно год предоставляется отпуск — в расчет принимают последние 12 календарных месяцев (меньшее количество), предшествующие месяцу предоставления отпуска |
| Повышение зарплаты в расчетном периоде | Согласно п. 10 Порядка № 100 при повышении месячных окладов и тарифных ставок (в соответствии с законодательством или по решениям, предусмотренным коллективными договорами) выплаты, которые включают в расчет средней заработной платы и начислены до такого повышения, корректируют на коэффициент повышения месячного должностного оклада (тарифной ставки). |
НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ ОТПУСКНЫХ
НДФЛ
Для целей применения НДФЛ
отпускные считаются заработной платой (п.п. 14.1.48 НКУ с учетом п.п. 2.2.12 Инструкции № 5), а это означает, что:— отпускные
учитываем для определения предельного размера дохода, дающего право на НСЛ (в 2011 года — 1320 грн.*);— НДФЛ из отпускных согласно
п. 167.1 НКУ удерживаем по ставке 15 % и 17 % (к сумме месячного дохода, превышающей в 2011 году 9410 грн.);— объект обложения НДФЛ определяем,
уменьшая начисленные отпускные на сумму удержанного ЕВС (3,6 %).* Подробнее о применении НСЛ читайте в Шпаргалке бухгалтера «Налоговая социальная льгота» // «БН», 2011, № 4, с. 31.
Для переходящего отпуска сумму отпускных необходимо разбросать между месяцами, на которые они приходятся, и затем применять соответствующие ставки НДФЛ и определять право на применение НСЛ (абз. третий п.п. 169.4.1 НКУ). Начислять переходящие отпускные в бухгалтерском учете методологически правильно в месяцах, на которые они приходятся.
Сроки для уплаты НДФЛ при выплате отпускных приведены в табл. 4 на с.43.
При заполнении формы № 1ДФ отпускные отражаются, как и другая зарплата, с признаком дохода в графе 5 «101». Из Порядка № 1020 можно заключить. что при выплате перед уходом в отпуск переходящих отпускных, приходящихся на стык кварталов, форму № 1ДФ надо заполнять так:
— в графе 3а отражать отпускные, начисленные в месяцах отчетного квартала (Кт 661), а в графе 4а — сумму удержанного с них НДФЛ;
— в графе 3 отражать сумму рассчитанных выплаченных перед уходом в отпуск отпускных за весь период отпуска, в том числе приходящиеся на месяцы следующего квартала. В графе 4 отражаем сумму уплаченного при выплате НДФЛ (Дт 641 — Кт 311).
В то же время представители ГНАУ при своевременной выплате зарплаты в случае выплаты отпускных перед уходом в отпуск считают необходимым показывать начисление и выплату отпускных в форме № 1ДФ за квартал, на которые приходятся такие отпускные (см. консультацию «Зарплата и отпускные в форме № 1ДФ» на с. 32 этого номера).
Подробно об обновленной форме № 1ДФ читайте в статье «Новая форма № 1ДФ: заполняем и подаем за I квартал 2011 года» // «БН», 2011, № 14, с. 40.
ЕВС
Оплата дней отпуска включается в фонд дополнительной зарплаты (
п.п. 2.2.12 Инструкции № 5), поэтому сумма отпускных включается в базу для взимания ЕВС согласно п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕВС как дополнительная зарплата.Поэтому на отпускные начисляют ЕВС по ставкам, предусмотренным для зарплаты в зависимости от категории работников и статуса работодателя. Подробнее см. в
Теме недели «Начисляем и уплачиваем единый взнос» // «БН», 2011, № 1-2, с. 10.При начислении
переходящих отпускных их следует включать в соответствующие месяцы, на которые приходятся дни отпуска, и ЕВС начисляют отдельно за каждый такой месяц. Максимальную величину базы применяют также отдельно за каждый месяц с учетом начисленной зарплаты (п.п. 4.3.2 Инструкции № 21-5). О переходящих отпускных, приходящихся на декабрь 2010 года — январь 2011 года, читайте в Теме недели «Начисляем и уплачиваем единый взнос» // «БН», 2011, № 1 — 2, с. 10 и в ком. к письму ПФУ от 18.02.11 г. № 3116/03-30// «БН», 2011, № 14, с. 8.В
ежемесячном приложении 4 отпускные отражаем так же, как и начисленную зарплату. При этом в таблице 6 отпускные отражаем одной строкой вместе с другими выплатами, являющимися заработной платой. То же касается и переходящих отпускных — их показываем в месяце начисления вместе с зарплатой соответствующего месяца. А при выплате перед уходом в отпуск отпускные за будущие месяцы в приложении 4 за месяц выплаты отпускных не показываем, так как не отражаем их начисление в бухучете (Кт 661). В приложение 4 эти суммы попадут в месяце, за который они начислены. Графы 10 и 11 прочеркиваем. Подробнее о заполнении приложения 4 при начислении и выплате отпускных читайте в Теме недели «Отчетность по единому взносу» // «БН», 2011, № 6, с. 24.При выплате отпускных работодателю обязательно необходимо уплатить ЕВС в части начисления (
п.п. 4.3.7 Инструкции № 21-5). ЕВС в части удержания можно уплатить не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем начисления отпускных (пп. 4.4.2 и 4.3.6 Инструкции № 21-5).
Таблица 4.
Сроки уплаты НДФЛ и ЕВС из сумм отпускных| Вид выплаты | НДФЛ (15 %, 17 %) | ЕВС | |
| в части начисления | в части удержания | ||
| Денежные средства на выплату отпускных получены с банковского счета (перечислены на счет работника) | |||
| За дни отпуска, приходящиеся на отчетный месяц | Одновременно с получением (перечислением) денежных средств (п.п. 168.1.2 НКУ) | Одновременно с получением (перечислением) денежных средств (абз. второй ч. 8 ст. 9 Закона о ЕВС) | Не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным месяцем (абз. первый ч. 8 ст. 9 Закона о ЕВС; пп. 4.4.2 и 4.3.6 Инструкции № 21-5) |
| За дни отпуска, приходящиеся на следующий месяц | Не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем начисления отпускных (абз. первый ч. 8 ст. 9 Закона о ЕВС; пп. 4.4.2 и 4.3.6 Инструкции № 21-5) | ||
| При выплате отпускных из выручки, в неденежной форме | |||
| За дни отпуска, приходящиеся на отчетный месяц | В течение банковского дня, следующего за днем выплаты (п.п. 168.1.4 НКУ) | В день выплаты отпускных | Не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным месяцем (абз. первый ч. 8 ст. 9 Закона о ЕВС; пп. 4.4.2 и 4.3.6 Инструкции № 21-5) |
| За дни отпуска, приходящиеся на следующий месяц | Не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем начисления отпускных (абз. первый ч. 8 ст. 9 Закона о ЕВС; пп. 4.4.2 и 4.3.6 Инструкции № 21-5) | ||
Налог на прибыль
Право на отнесение в расходы для исчисления налога на прибыль начисленных отпускных у предприятия возникает на основании
п.п. 142.1 НКУ. В зависимости от классификации расходов отпускные включаются в:— общепроизводственные расходы (
п.п. «а» п.п. 138.10.1 НКУ);— административные расходы (
п.п. «б» п.п. 138.10.2 НКУ);— расходы на сбыт (
п.п. «в» п.п. 138.10.3 НКУ).Начисленный на такие суммы ЕВС включается в расходы на основании
п.п. 143.1 НКУ и п.п. «в» п.п. 138.10.4 НКУ.
ОТВЕЧАЕМ НА ВАШИ ВОПРОСЫ…
Отзыв из отпуска, используемого перед увольнением
Работник написал заявление об увольнении по собственному желанию и одновременно на предоставление ему неиспользованного отпуска перед увольнением (отпуск с 23 мая по 2 июня 2011 года; 2 июня — день увольнения). Можем ли мы его отозвать из такого отпуска в связи с аварией на производстве (30 и 31 мая), а затем продлить отпуск на эти 2 дня и уволить работника не со 2 июня, а с 6 июня (у нас пятидневная рабочая неделя)? Но работник говорит, что после ранее запланированной даты увольнения (2 июня) он собирается уже 3 июня выйти на работу по новому месту работы, и учитывая, что там он трудоустраивается по основному месту работы и ему нужна трудовая книжка, требует его уволить именно 2 июня 2011 года. Можем ли мы не продлевать отпуск на эти 2 дня, а при увольнении 2 июня выплатить компенсацию?
Принимая решение об отзыве из отпуска, работодатель должен помнить, что отозвать работника из отпуска можно только в случае, если работник на это согласен. Если работник не желает прерывать отпуск, то заставить его сделать это работодатель не вправе. Даже в случае необратимых процессов на производстве производственные проблемы должен решать именно работодатель, и в случае несогласия работника прерывать отпуск, работодатель должен найти других людей для устранения проблем. К тому же не исключено, что работник на время отпуска уехал отдыхать в другую местность, поэтому физически не сможет выйти на работу по просьбе работодателя.
Если работник согласился на такой отзыв, то, учитывая, что в данной ситуации работник увольняется и после запланированного дня увольнения он приступает к работе у другого работодателя, а поэтому не желает продлевать трудовые отношения, за отработанные им в связи с отзывом дни (30 и 31 мая) вы должны будете выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. При этом согласно
ст. 12 Закона об отпусках в случае отзыва работника из отпуска его труд оплачивают с учетом той суммы, которая была начислена на оплату неиспользованной части отпуска. В случае когда отпускные были выплачены накануне ухода работника в отпуск, фактически при увольнении работнику необходимо будет выплатить уплату за отработанные в связи отзывом дни (30 и 31 мая).Свои требования по поводу того, как поступить с неиспользованными днями, работник может описать в его письменном согласии на отзыв из отпуска.
Подробнее об отзыве работника из отпуска читайте в
статье «Отзыв работника из отпуска — некоторые нюансы» // «БН», 2007, № 28, с. 20.
Отпускные при переводе — как быть с НДФЛ и ЕВС?
У нас связи с переводом на другое предприятие увольняется работник, который использовал не все заработанные дни отпуска. Как с 2011 года следует поступать с НДФЛ и ЕВС?
При переводе
работника по его согласию на работу на другое предприятие трудовой договор прекращается на основании п. 5 ст. 36 КЗоТ. При этом по желанию работника сумма денежной компенсации за неиспользованные им дни ежегодных отпусков по предыдущему месту работы увольняющий работодатель должен перечислять на счет нового предприятия (части третьи ст. 83 КЗоТ и ст. 24 Закона об отпусках).Подробно вопрос перечисления компенсации новому работодателю мы рассматривали в
Теме недели «Отпускные при увольнении» // «БН», 2010, № 46, с. 33. С тех пор в механизме определения суммы и ее перечислении ничего не изменилось.После введения
НКУ и ЕВС мы также считаем, что НДФЛ и ЕВС с сумм перечисляемой компенсации начислить должен работодатель, от которого переводится работник (бывший работодатель). Новому работодателю бывший работодатель перечисляет чистую сумму компенсации за неиспользованный отпуск (сумму «на руки» за минусом всех удержаний). В день перечисления компенсации бывший работодатель уплачивает НДФЛ и ЕВС (соответственно п.п. 168.1.2 НКУ и абз. первый ч. 8 ст. 9 Закона о ЕВС).
Компенсация за неиспользованный отпуск — особенности налогообложения с 2011 года
При увольнении забыли начислить и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Правда ли, что если компенсация будет начислена после увольнения, то на нее не надо начислять (удерживать) ЕВС?
Да, это так. Если
компенсация за неиспользованный отпуск начислена после увольнения работника, эта сумма не является базой для взимания ЕВС. ПФУ на это указывает в письме от 03.03.11 г. № 4149/05-10 («БН», 2011, № 15, с. 9). При этом ПФУ обосновывает свою позицию тем, что сумма компенсации за неиспользованные ежегодные (основной и дополнительный) отпуска является платой за неотработанное время. Поэтому уволенным лицам на сумму компенсации ЕВС не начисляют и не отражают такую выплату в приложении 4.Если же компенсация начислена перед увольнением, то ЕВС с нее взимают как из отпускных и в порядке, предусмотренном для отпускных, заполняют ежемесячное
приложение 4. При этом не забудьте заполнить данные об увольнении работника в таблице 5 приложения 4. О порядке заполнения читайте в Теме недели «Отчетность по единому взносу» // «БН», 2011, № 6, с. 24.Что касается
НДФЛ , то его, в отличие от ЕВС, удерживать надо, даже если компенсация начислена после увольнения. Однако учитывая, что такая сумма начислена после увольнения, НСЛ к ней применить нельзя. Если же компенсация начислена перед увольнением, то к ней, с учетом другого начисленного дохода в виде зарплаты, может быть применена НСЛ (п.п. 169.3.4 НКУ).
Болезнь в отпуске
Работница, находящаяся в ежегодном отпуске, по окончании отпуска принесла больничный лист по уходу за больным ребенком. Должны ли мы продлить (перенести) на период болезни ребенка отпуск работницы?
Согласно
ст. 80 КЗоТ и ст. 11 Закона об отпусках ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или продлен в случае временной нетрудоспособности работника, засвидетельствованной в установленном порядке. Это же правило работает также в отношении дополнительного отпуска работников, имеющих детей (п. 7 ст. 20 Закона об отпусках).Однако
не предусмотрены перенос и продление отпуска в случае, когда работник, который находился в отпуске, ухаживал за больным ребенком. Это следует из того, что согласно п.п. «б» п. 3.15 Инструкции № 455 листок нетрудоспособности не выдается для ухода за больным ребенком в период:1)
ежегодного (основного и дополнительного) отпусков;2) отпуска без сохранения заработной платы;
3) частично оплачиваемого отпуска для ухода за ребенком до 3 лет.
Но даже если работник принес вам такой
листок нетрудоспособности (например, доктор не спросил, а работница не сказала, что она находится в ежегодном отпуске), то работодатель не должен его оплачивать, поскольку выплата пособия запрещена ч. 6 ст. 35 Закона № 2240, а продление (перенос) отпуска не предусмотрено для такой ситуации (считается, что работник находится в отпуске).По мнению Фонда по временной нетрудоспособности (
письмо от 26.03.09 г. № 04-06/3-5/з-74// «БН», 2009, № 21, с. 9), такой больничный считают выданным с нарушением требований Инструкции № 455, а потому оснований для предоставления на его основании пособия по временной нетрудоспособности нет.О переносе (продлении) отпуска в случае болезни работника в отпуске читайте в
статье «Болезнь в отпуске — порядок оплаты дней болезни и отпуска» // «БН», 2009, № 32, с. 16.Обратите внимание: основанием для продления (переноса) отпуска
может быть не только листок нетрудоспособности, но и справка произвольной формы, засвидетельствованная подписью главного врача и печатью лечебно-профилактического заведения. Так, Минтруда в письме от 20.08.10 г. № 233/18/99-10 (см. ком. в «БН», 2010, № 40, с. 10) делает вывод, что на основании справки о прохождении обследования в специализированном лечебно-профилактическом заведении ежегодный отпуск работника может быть перенесен на другой период или продлен в случае предъявления им справки. Но дни, подтвержденные справкой, работодатель не оплачивает.
Создание резерва отпусков
Обязательно ли создание резерва отпусков?
Да
, резерв отпусков (обеспечение на выплату отпусков) создавать обязательно. Это следует из п. 13 П(С)БУ 11 «Обязательства» и п. 7 П(С)БУ 26 «Выплаты работникам», а также подтверждается письмом МФУ от 09.06.06 г. № 31-34000-20-25/12321.Обеспечение создается только для оплаты ежегодных отпусков и дополнительных отпусков «на детей». Для других отпусков (учебного, творческого и др.) резерв не создается. Это объясняется тем, что согласно
п. 14 П(С)БУ 11 обеспечение создается при возникновении вследствие прошедших событий обязательства, погашение которого, вероятно, приведет к уменьшению ресурсов, воплощающих в себе экономические выгоды, и его оценка может быть расчетно определена. Но оплата учебных отпусков зависит от успеваемости, а вероятность предоставления творческих отпусков, как правило, определить сложно. То есть определить оценку обеспечения по этим отпускам практически невозможно. Поскольку ежегодные дополнительные отпуска зависят от времени занятости работника в определенных негативных условиях, при формировании резерва отпусков можно закладывать максимальную продолжительность таких отпусков.Что касается чернобыльского отпуска, социальных отпусков (по беременности и родам и для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста), то, учитывая, что они финансируются за счет бюджета или Фонда по временной нетрудоспособности, создавать резерв на их оплату не надо. О создании резервов отпусков читайте в
статье «Резерв отпусков: от создания до использования» // «БН», 2007, № 15, с. 16.При создании резерва расходы по налогу на прибыль не отражаются. Расходы на сумму начисленных отпускных следует отражать по факту начисления отпускных работнику (Кт 661).
Документы и сокращения Темы
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.КоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.НКУ
— Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.Закон об отпусках
— Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.Закон № 796
— Закон Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XII.Закон о ЕВС
— Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464-VI.Закон № 2240
— Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением» от 18.01.01 г. № 2240-III.Список № 1
— Список производств, работ, цехов, профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость работников на работах в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск, приведенный в приложении 1 к постановлению КМУ от 17.11.97 г. № 1290.Список № 2
— Список производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, что дает право на ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда, приведенный в приложении 2 к постановлению КМУ от 17.11.97 г. № 1290.Постановление № 1290
— постановление КМУ «Об утверждении Списков производств, работ, цехов, профессий и должностей, занятость работников на которых дает право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и трудными условиями труда и за особый характер труда» от 17.11.97 г. № 1290.Рекомендации № 7
— Рекомендации относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда, утвержденные приказом Минтруда от 10.10.97 г. № 7.Приказ № 489
— приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.08 г. № 489.Приказ № 495
— Совместный приказ Госкомстата и Минобороны «Об утверждении типовой формы первичного учета № П-2 «Личная карточка работника» от 25.12.2009 г. № 495/656.Порядок № 100
— Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.Порядок № 1020
— Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (оплаченого) в пользу плательщиков налога и сумм удержаного с них налога, утвержденный приказом ГНАУ от 24.12.10 г. № 1020.Инструкция № 5
— Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Минстата от 13.01.04 г. № 5.Инструкция № 21-5
— Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная постановлением правления ПФУ от 27.09.10 г. № 21-5.Инструкция № 455
— Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом МЗО от 13.11.2001 г. № 455.НДФЛ
— налог на доходы физических лиц.НСЛ
— налоговая социальная льгота.ЕВС
— единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.ПФУ
— Пенсионный фонд Украины.
