Безоплатное использование авто работника: нюансы оформления и последствия
Коммунальное предприятие сократило должность водителя и передало автомобиль на баланс другого предприятия. Пользуемся легковым автомобилем сотрудника на бесплатной основе. Как правильно оформить с ним отношения и списывать бензин? Может ли этим автомобилем управлять другой сотрудник предприятия? По согласованию сторон предприятие на обслуживание автомобиля средств не выделяет, кроме расходов на бензин.
(г. Волчанск, Харьковская обл.)
Оформление договора
. В общем случае по гражданскому законодательству автомобиль работника может быть использован в качестве служебного на основании одного из договоров:— при платном использовании — договор аренды;
— при безоплатном — договор ссуды.
Кроме того, трудовое законодательство предусматривает право работника на компенсацию за износ (амортизацию) инструмента, который принадлежит ему и используется для нужд предприятия (
ст. 125 Кодекса законов о труде Украины). Однако в вашем случае никакой оплаты не предполагается, значит этот вариант не подходит.Так как вы используете автомобиль сотрудника на бесплатной основе, следовательно, вам нужно заключить
договор ссуды. На нем более подробно и остановимся.Договор ссуды — правовое регулирование.
Заключение этого вида договора регулируется ст. 827 — 836 Гражданского кодекса Украины (далее — ГКУ). Согласно ст. 827 ГКУ по договору ссуды одна сторона (заимодатель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (пользователю) вещь для пользования в течение установленного срока. Пользование вещью является безвозмездным, если стороны прямо договорились об этом или если это вытекает из сути отношений между ними. А договор найма (аренды) всегда предполагает оплату (ч. 1 ст. 759 ГКУ).Однако нужно помнить, что
ч. 3 ст. 827 ГКУ предусмотрено, что к договору ссуды применимы положения главы 58 ГКУ (в которой речь идет об аренде).Согласно
ч. 4 ст. 828 ГКУ договор ссуды транспортного средства, в котором хотя бы одной стороной является физическое лицо, заключается в письменной форме и подлежит нотариальному удостоверению. Отличие состоит в том, что в случае заключения договора ссуды на безоплатной основе, предприятие не выплачивает плату за пользование имуществом. Однако нужно не забывать, что в случае несоблюдения сторонами требования о нотариальном удостоверении такой договор считается ничтожным (ст. 220 ГКУ).Что касается самого договора, то он будет считаться заключенным, если стороны в надлежащей форме достигли согласия по всем существенным условиям договора.
В договоре ссуды вам нужно указать такие основные условия:
— предмет договора (транспортное средство);
— срок, на который заключается договор аренды (если его не установить, то он определяется в соответствии с целью использования транспортного средства — согласно
ст. 831 ГКУ );— прописать безоплатность такого пользования;
— указать то, что предприятие не будет осуществлять ремонт автомобиля (потому что в общем случае, согласно
ч.1 ст. 776 ГКУ, текущий ремонт вещи, переданной в аренду, осуществляется арендатором за его счет, если другое не установлено договором или законом)*;— восстановление ссуженного имущества, условия возврата или выкупа, а также те условия, в отношении которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто согласие.
* Что касается капитального ремонта, то его осуществляет арендодатель, если сторонами не установлено иное в договоре или не предусмотрено законодательством (ч. 2 ст. 776 ГКУ).
Так же, как и при обычной аренде, вам нужно оформить временный регистрационный талон в ГАИ, если автомобилем будет управлять другой сотрудник предприятия (не владелец автомобиля).
Необходимость оформления временного регистрационного талона закреплена
абз. 4 п. 16 Порядка № 1388**, где сказано что, при передаче права управления/пользования/распоряжения транспортным средством владелец авто обращается в подразделение Госавтоинспекции для получения временного регистрационного талона.** Порядок государственной регистрации (перерегистрации), снятия с учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов, мотоколясок, других приравненных к ним транспортных средств и мопедов, утвержденный постановлением КМУ от 07.09.98 г. № 1388.
Кроме того, в перечне документов, которые должен иметь при себе водитель согласно
п. 2.1 Правил дорожного движения, утвержденных постановлением КМУ от 10.10.01 г. № 1306, в случае отсутствия в транспортном средстве его владельца должен быть регистрационный или другой заверенный в установленном порядке документ, подтверждающий право управления, пользования или распоряжения таким транспортным средством. Вместо временного регистрационного талона можно оформить нотариально заверенную доверенность, которая также является документом, подтверждающим право управления автомобилем*.* По информации в СМИ, в настоящее время ГАИ предлагает отменить доверенность и вместо нее ввести заявление, в котором хозяин авто должен указать фамилии тех, кому он поручает вождение своей машины, и которое он подает лично в ГАИ. Эти фамилии будут внесены в электронную базу ГАИ и дадут право управлять автомобилем без каких-либо документов. Но, к сожалению, на сегодня эта возможность пока не закреплена в нормативно-правовых актах.
Согласно
части второй ст. 126 Кодекса об административных правонарушениях Украины за управление транспортным средством лицом, не имеющим права управления транспортным средством (а право управления, в частности, подтверждается временным регистрационным талоном) предусмотрен штраф от 510 до 595 грн.Если автомобилем управляет сам владелец, передавший свой автомобиль в ссуду предприятию, то временный регистрационный талон оформлять не нужно.
Передачу автомобиля от работника и обратно оформляют
актом приема-передачи автомобиля в безоплатное пользование, который составляется в произвольной форме.Не нужно забывать о том, что работник имеет право вернуть автомобиль, переданный ему в пользование, в любое время до истечения срока договора, согласно
ст. 834 ГКУ, если:1) в связи с непредвиденными обстоятельствами вещь понадобилась ему самому;
2) пользование вещью не отвечает ее назначению и условиям договора;
3) вещь самочинно передана в пользование другому лицу;
4) в результате небрежного обращения с вещью она может быть уничтожена или повреждена.
Бухгалтерский учет.
Полученный автомобиль отражают на забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы», к которому можно открыть субсчет второго класса «Необоротные активы, полученные по договору ссуды». При использовании легкового автомобиля составляют путевые листы служебного легкового автомобиля (типовая форма № 3, утвержденная приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74).Бензин списывают на основании путевых листов.
Налоговые последствия
. Для работника, передавшего по договору ссуды автомобиль, налоговые последствия в виде начисления налога на доходы физических лиц не грозят, потому что он не получает никакого дохода.Так как
ваше предприятие осуществляет расходы только на бензин, налоговые последствия при использовании автомобиля будут таковыми;— в течение I квартала 2011 года — расходы на бензин для легкового авто можно было относить в состав валовых только в размере
50 % (действовал Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР и его п. 5.4.10);— с 01.04.11 г. расходы на бензин можно в полном объеме относить в состав расходов независимо от того, какой автомобиль вы эксплуатируете, — легковой или грузовой (
п.п. «в» п.п. 138.10.2 Налогового кодекса Украины).Кроме того, учитывая, что предметом ссуды предприятие пользуется бесплатно, оно, руководствуясь
п. 137.10 и п.п. 135.5.4 НКУ, обязано отражать доходы в размере стоимости бесплатно полученных услуг исходя из обычной цены на такие услуги.НДС, уплаченный при покупке бензина, при условии использования его в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности плательщика НДС, включается в состав налогового кредита в полном объеме, независимо от того, какая часть расходов на бензин относится на валовые расходы. Это условие не изменилось и с 01.04.11 г.
Яна ИНДЮХОВА
