Безоплатне використання автомобіля працівника: нюанси оформлення та наслідки
Комунальне підприємство скоротило посаду водія та передало автомобіль на баланс іншого підприємства. Користуємося легковим автомобілем працівника на безоплатній основі. Як правильно оформити з ним відносинита списувати бензин? Чи може цим автомобілем керувати інший працівник підприємства? За погодженням сторін на обслуговування автомобіля підприємство коштів не виділяє, крім витрат на бензин.
(м. Вовчанськ, Харківська обл.)
Оформлення договору
. У загальному випадку за цивільним законодавством автомобіль працівника може бути використано як службовий на підставі одного з договорів:— при платному використанні — договору оренди;
— при безоплатному — договору позички.
Крім того, трудове законодавство передбачає право працівника на компенсацію за знос (амортизацію) інструменту, що належить йому та використовується для потреб підприємства (
ст. 125 Кодексу законів про працю України). Однак оскільки у вашому випадку жодної оплати не передбачається, цей варіант не підходить.Оскільки ви використовуєте автомобіль працівника на безоплатній основі, отже, вам потрібно укласти
договір позички. На ньому докладніше й зупинимося.Договір позички — правове регулювання.
Укладення цього виду договору регулюється ст. 827 — 836 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ). Згідно зі ст. 827 ЦКУ за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати іншій стороні (користувачу) річ для користування протягом установленого строку. Користування річчю є безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними. А договір найму (оренди) завжди передбачає оплату (ч. 1 ст. 759 ЦКУ).Однак слід пам’ятати:
ч. 3 ст. 827 ЦКУ передбачено, що до договору позички застосовні положення глави 58 ЦКУ (у якій ідеться про оренду).Відповідно до
ч. 4 ст. 828 ЦКУ договір позички транспортного засобу, в якому хоча б однією стороною є фізична особа, укладається в письмовій формі та підлягає нотаріальному посвідченню. Відмінність полягає в тому, що в разі укладення договору позички на безоплатній основі підприємство не виплачує кошти за користування майном. Однак не потрібно забувати, що в разі недотримання сторонами вимоги про нотаріальне посвідчення такий договір вважається нікчемним (ст. 220 ЦКУ).Що стосується самого договору, то він вважатиметься укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди щодо всіх істотних умов договору.
У договорі позички вам потрібно зазначити такі основні умови:
— предмет договору (транспортний засіб);
— строк, на який укладається договір оренди (якщо його не встановити, то він визначається відповідно до мети використання транспортного засобу — згідно зі
ст. 831 ЦКУ);— прописати безоплатність такого користування;
— застерегти, що підприємство не здійснюватиме ремонт автомобіля (тому що в загальному випадку згідно з
ч. 1 ст. 776 ЦКУ поточний ремонт речі, переданої в оренду, здійснюється орендарем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом)*;— відновлення позиченого майна, умови повернення чи викупу, а також ті умови, стосовно яких за заявою однієї зі сторін має бути досягнуто згоду.
* Що стосується капітального ремонту, то його здійснює орендодавець, якщо сторонами не встановлено інше в договорі або не передбачено законодавством (ч. 2 ст. 776 ЦКУ).
Так само, як і при звичайній оренді, вам потрібно оформити тимчасовий реєстраційний талон у ДАІ, якщо автомобілем керуватиме інший працівник підприємства (не власник автомобіля).
Необхідність оформлення тимчасового реєстраційного талона закріплено в
абз. 4 п. 16 Порядку № 1388**, де зазначено, що при передачі права керування/користування/розпорядження транспортним засобом власник автомобіля звертається до підрозділу Державтоінспекції для отримання тимчасового реєстраційного талона.** Порядок державної реєстрації (перереєстрації), зняття з обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок та моделей, причепів, напівпричепів, мотоколясок, інших прирівняних до них транспортних засобів та мопедів, затверджений постановою КМУ від 07.09.98 р. № 1388.
Крім того, у переліку документів, які повинен мати при собі водій згідно з
п. 2.1 Правил дорожнього руху, затверджених постановою КМУ від 10.10.01 р. № 1306, у разі відсутності у транспортному засобі його власника має бути реєстраційний або інший засвідчений у встановленому порядку документ, що підтверджує право керування, користування або розпорядження таким транспортним засобом. Замість тимчасового реєстраційного талона можна оформити нотаріально посвідчену довіреність, яка також бути документом, що підтверджує право керування автомобілем*.* За інформацією зі ЗМІ, на сьогодні ДАІ пропонує скасувати довіреність і замість неї запровадити заяву, в якій господар автомобіля має написати прізвища тих, кому він довіряє керування своєю машиною, та яку він подає особисто в ДАІ. Ці прізвища буде внесено до електронної бази ДАІ і це надасть право керувати автомобілем без жодних документів. Але, на жаль, на сьогодні цю можливість поки що не закріплено в нормативно-правових актах.
Відповідно до
частини другої ст. 126 Кодексу про адміністративні правопорушення України за керування транспортним засобом особою, яка не має права керувати транспортним засобом (а право керування, зокрема, підтверджується тимчасовим реєстраційним талоном), передбачено штраф від 510 до 595 грн.Якщо автомобілем керує сам власник, який передав свій автомобіль у позичку підприємству, то тимчасовий реєстраційний талон оформляти не потрібно.
Передачу автомобіля від працівника і назад оформляють
актом приймання-передачі автомобіля в безоплатне користування, що складається в довільній формі.Не слід забувати про те, що працівник має право повернути автомобіль, переданий йому в користування, у будь-який час до закінчення строку договору, згідно зі
ст. 834 ЦКУ, якщо:1) у зв’язку з непередбаченими обставинами річ знадобилася йому самому;
2) користування річчю не відповідає її призначенню та умовам договору;
3) річ самочинно передано в користування іншій особі;
4) у результаті недбалого поводження з річчю її може бути знищено або пошкоджено.
Бухгалтерський облік.
Отриманий автомобіль відображають на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи», до якого можна відкрити субрахунок другого класу «Необоротні активи, отримані за договором позички». При використанні легкового автомобіля складають подорожні листи службового легкового автомобіля (типова форма № 3, затверджена наказом Держкомстату від 17.02.98 р. № 74).Бензин списують на підставі подорожніх листів.
Податкові наслідки
. Працівнику, який передав за договором позички автомобіль, податкові наслідки у вигляді нарахування податку на доходи фізичних осіб не загрожують, тому що він не отримує жодного доходу.Оскільки ваше
підприємство здійснює витрати лише на бензин, податкові наслідки при використанні автомобіля будуть такими:— протягом I кварталу 2011 року — витрати на бензин для легкового автомобіля можна було відносити до складу валових тільки в розмірі
50 % (діяв Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР та його п.п. 5.4.10);— з 01.04.11 р. витрати на бензин можна в повному обсязі відносити до складу витрат незалежно від того, який автомобіль ви експлуатуєте — легковий або вантажний (
п.п. «в» п.п. 138.10.2 Податкового кодексу України; далі — ПКУ).Крім того, оскільки предметом позички підприємство користується безоплатно, воно, керуючись
п. 137.10 і п.п. 135.5.4 ПКУ, зобов’язане відображати доходи в розмірі вартості безоплатно отриманих послуг виходячи зі звичайної ціни на такі послуги.ПДВ, сплачений при купівлі бензину, за умови використання його в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності платника ПДВ, уключається до складу податкового кредиту в повному обсязі незалежно від того, яка частина витрат на бензин відноситься на валові витрати. Ця умова не змінилася і з 01.04.11 р.
Яна ІНДЮХОВА
