Памятка о выписке налоговых накладных
Письмом от 06.04.11 г. № 9497/7/16-1517 ГНАУ направила в региональные налоговые органы Памятку об административных процедурах выписки, выдачи и получения налоговых накладных, на которую должны ориентироваться налоговики при подготовке налоговых консультаций.
В сегодняшней Шпаргалке бухгалтера мы приводим эту Памятку с нашими комментариями. Этот документ будет полезен плательщикам НДС, ведь в нем кратко изложена позиция налоговиков по ключевым вопросам составления налоговых накладных.
Памятка об административных процедурах выписки, выдачи и получения налоговых накладных
| Процедура | Правила выполнения | Статья НКУ*, нормативный документ | Комментарий редакции |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Кто выдает НН** | Право на выписку НН предоставляется исключительно лицам, зарегистрированным в качестве плательщиков НДС | П. 201.8 | Добавим, что НН выдается только покупателю, зарегистрированному в качестве плательщика НДС (п. 8 Порядка № 969) |
| 2. Оговорка в отношении лица, выдавшего НН | НН, выписанная плательщиком, освобожденным от уплаты налога по решению суда, не дает права на НК | П. 201.9 | |
| НН, выписанная лицом, не зарегистрированным в качестве плательщика налога, считается недействительной, а потому не дает права на налоговый кредит | П. 5 Порядка № 969*** | ||
| 3. Получение НК | НН, не зарегистрированная в Едином реестре НН, не дает покупателю права на НК. Нарушение Порядка заполнения НН не дает права покупателю на включение суммы налога на добавленную стоимость, указанной в НН, в налоговый кредит | Абз. 8 п. 201.10 | Можно включить сумму НДС в НК на основании заявления (приложение Д8 к декларации по НДС) |
| 4. Форма НН | Форма НН утверждена приказом № 969 | Приказ № 969 | — |
| 5. Обязанность выдать НН | Плательщик налога обязан предоставить покупателю (получателю) по его требованию НН | П. 201.1 | Здесь идет речь только о покупателе, зарегистрированном в качестве плательщика НДС (п. 8 Порядка № 969) |
| НН выдается плательщиком налога, осуществляющим операции по поставке товаров, по требованию покупателя | П. 201.10 | ||
| 6. Количество экземпляров НН | НН выписывается в двух экземплярах, оригинал предоставляется покупателю, второй экземпляр остается у продавца | П. 201.4, п. 6.1 Порядка № 969 | Заметьте, что НН составляется в двух экземплярах, даже если оба они остаются у продавца |
| НН, выписываемая плательщиком налога, получившим услуги от нерезидента (получателем услуг), составляется в одном экземпляре и остается у получателя услуг — плательщика налога | П. 208.2 | — | |
| 7. На каком языке должна быть выписана НН | НН составляется на украинском языке. Форма НН на русском или каком-либо другом языке Министерством юстиции не утверждена, поскольку языком работы, делопроизводства и документации, а также взаимоотношений государственных, партийных, общественных органов, предприятий, учреждений и организаций является украинский язык | Ст. 11 Закона № 8312-XI**** | В этой статье также предусмотрено, что может использоваться и национальный язык большинства населения той или иной местности. И налоговики с этим соглашались (письмо ГНАУ от 15.08.03 г. № 12846/7/15-2317-22), но в последнее время такую возможность отрицают |
| 8. Требования к оформлению НН | НН должна быть: | Ст. 201 | Покупатель может проверить факт регистрации НН в Едином реестре (пп. 13 — 17 Порядка № 1246*****) |
| 9. Дата выписки | НН выписывается в день возникновения НО | П. 201.4 | Из таких общих правил есть исключение, в частности, согласно п. 15 Порядка № 969 в случае осуществления операций, имеющих непрерывный либо ритмичный характер, может составляться сводная НН не реже 1 раза в месяц и не позднее последнего дня месяца |
| 10. Общее правило определения даты возникновения НО | Датой возникновения НО по поставке товаров/услуг считается дата, приходящаяся на налоговый период, в течение которого происходит какое-либо из событий, произошедших ранее (первое событие): или дата зачисления средств от покупателя/заказчика на банковский счет плательщика налога в оплату товаров/услуг, или дата отгрузки товаров | П. 187.1 | |
| 11. Первое событие для поставки товаров на таможенной территории Украины — аванс | — дата зачисления средств от покупателя/заказчика на банковский счет плательщика налога в оплату товаров, подлежащих поставке; | П.п. «а» п. 187.1 | Из таких общих правил есть исключение, в частности, согласно п. 15 Порядка № 969 в случае осуществления операций, имеющих непрерывный либо ритмичный характер, может составляться сводная НН не реже 1 раза в месяц и не позднее последнего дня месяца |
| 12. Первое событие для поставки товаров на таможенной территории Украины — отгрузка товара | Дата отгрузки товаров | П.п. «б» п. 187.1 | |
| 13. Первое событие при поставке товара на экспорт | Только дата оформления таможенной декларации, удостоверяющей факт пересечения таможенной границы Украины, оформленной в соответствии с требованиями таможенного законодательства | П. «б» п. 187.1 | Заметим, что не всегда плательщик получает ГТД, подтверждающую факт вывоза товаров, в день ее оформления таможенным органом. Поэтому НН на такие операции придется выписывать только после получения ГТД «задним числом», в результате чего в Реестре НН будут отражены не в календарной очередности |
| Авансы при экспорте не увеличивают налоговые обязательства | П. 187.11 | ||
| 14. Первое событие для поставки услуг — аванс | Дата зачисления средств от покупателя/заказчика на банковский счет плательщика налога в оплату услуг, подлежащих поставке; | П.п. «а» п. 187.1 | На поставку услуг также может выписываться сводная НН (п. 15 Порядка № 969) |
| 15. Первое событие для поставки услуг — предоставление услуг | Дата оформления документа, удостоверяющего факт поставки услуг плательщиком налога | П.п. «б» п. 187.1 | |
| 16. Кассовый метод определения даты возникновение налоговых обязательств | Датой возникновения НО в случае поставки товаров/услуг с оплатой за счет бюджетных средств является дата зачисления таких средств на банковский счет плательщика налога или дата получения соответствующей компенсации в любой другой форме, включая уменьшение задолженности такого плательщика налога по его обязательствам перед бюджетом | П. 187.7 | Расчет суммы НДС, включаемого в НК при приобретении товаров/услуг, при поставке которых применяются одновременно кассовый метод и общие правила, производится в табл. 4 приложения Д7 к декларации по НДС |
| Датой возникновения НО является дата зачисления средств на банковский счет плательщика налога в случае, если плательщики налога, поставляющие тепловую энергию, газ природный (кроме сжиженного), предоставляют услуги по водоснабжению, водоотведению либо услуги, стоимость которых включается в состав квартирной платы или платы за содержание жилья, физическим лицам, бюджетным учреждениям, не зарегистрированным в качестве плательщиков налога, а также жилищно-эксплуатационным конторам, квартирно-эксплуатационным частям, объединениям совладельцев многоквартирных домов, другим подобным плательщикам налога, которые осуществляют сбор средств от указанных покупателей с целью последующего их перечисления продавцам таких товаров (предоставителям услуг) в счет компенсации их стоимости (ЖЭКи) | П. 187.10 | ||
| 17. Заполнение служебных полей | НН может печататься полиграфическим методом, с помощью компьютера или другим методом. Например, распечатанный бланк может быть заполнен от руки шариковой либо чернильной ручкой. В любом случае в одной НН отдельные поля не могут быть одновременно заполнены путем печатания, а отдельные поля — заполнены от руки шариковой или чернильной ручкой | П. 1 Порядка № 969 | П. 1 Порядка № 969 не содержит запрета на комбинирование методов заполнения НН, однако чтобы не подвергать покупателя неприятностям, лучше заполнять НН одним методом |
| 18. Дата | Дата заполняется в клеточках в формате ДД.ММ.ГГГГ, где ДД — число (01 — 31), ММ — месяц (01 — 12), ГГГГ — год (2011 —…) Точки, тире, а также любые другие знаки препинаний ни в одной из клеточек поля «Дата» не ставятся. Например: 25 марта 2011 года — 25032011. В случае заполнения НН с помощью действующего программного обеспечения «Налоговая отчетность» поле для ввода даты выписки НН содержит две цифры для номера дня в месяце, точку, две цифры для номера месяца, точку, четыре цифры года. НН распечатывается с датой, которая состоит из шести цифр и не содержит точки | — | На самом деле в упомянутом программном обеспечении (версия 1.29.12) НН распечатывается с датой в общепринятом формате: восемь цифр, разделенных двумя точками. Кроме того, все поля в шапке такой НН не разбиты на ячейки. Хочется верить, что налоговики не будут считать недействительными НН, заполненные с такими «вольностями». На наш взгляд, введение такого «нестандартного» формата даты не имеет ни одного логического объяснения, однако к нему придется привыкнуть |
| 19. Номер НН | Имеет не более 7 цифр, является исключительно порядковым номером, не может содержать буквы, запятые, скобки, тире, знаки дроби или другие символы. Нумерацию НН можно каждый месяц начинать с 1. По выбору плательщика можно вести сквозную нумерацию НН в течение всего года | П. 3 Порядка № 969 | — |
| 20. Формат номера | При заполнении номера НН заполняются клеточки, которые находятся слева от знака «/», начиная с ближайших к знаку «/»: Пустые клеточки нулями не заполняются. | ||
| 21. Служебное поле справа от знака «/» в номере НН | Справа от знака «/» в номере НН четыре клеточки предназначены для заполнения: | П. 3 Порядка № 969 | См. «БН», 2011, № 3, с. 46. |
| — числового номера филиала, которому делегировано право выписки НН; поле содержит не более трех знаков, заполняется начиная с последней клеточки; в отличие от других полей поле, предназначенное для номера филиала, заполняется полностью; если номер филиала двузначный, то он должен начинаться с нуля: Для заполнения номера филиала форма НН предусматривает только три клеточки, поэтому зарегистрированный плательщик должен осуществить делегирование права выписки НН таким образом, чтобы филиалы не нарушали заполнения действующей формы НН | Письмо ГНА Украины от 11.01.11 г. № 547/7/16-1117 | ||
| 22. Лицо (плательщик налога) — продавец | Полное или сокращенное название, указанное в уставных документах юридического лица, или фамилия, имя и отчество физического лица — продавца товаров (услуг) | П.п. «в» п. 201.1 | В случае составления НН на услуги, полученные от нерезидента, в этом поле указывается название нерезидента-поставщика, хотя он не является плательщиком НДС |
| При составлении НН филиалом или другим структурным подразделением плательщика налога указывается название главного предприятия, зарегистрированного в качестве плательщика НДС, а также может указываться название филиала или структурного подразделения, которому делегировано право выписывания НН | |||
| 23. Лицо (плательщик налога) — покупатель | Полное или сокращенное название, указанное в уставных документах юридического лица, или фамилия, имя и отчество физического лица, зарегистрированного в качестве плательщика НДС — покупателя товаров (услуг) | П.п. «д» 201.1 | Хотя здесь речь идет о покупателе — плательщике НДС, название покупателя, не являющегося плательщиком НДС, также следует указать в этом поле |
| 24. ИНН покупателя (продавца) | Поле для ИНН продавца (покупателя) имеет 12 клеточек. Если ИНН плательщика налога имеет менее 12 знаков, поля заполняются начиная с последней клеточки, пустые клеточки перед первой цифрой номера нулями не заполняются. Для плательщика НДС — физического лица (покупателя либо продавца) ИНН всегда имеет десять знаков. Две первых клеточки остаются пустыми и нулями не заполняются | П.п. «г» п. 201.1, п.п. 6.3.1 Положения № 978****** | — |
| Поле «Індивідуальний податковий номер продавця» не заполняется (11 пустых клеточек, в двенадцатой клеточке ставится 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0) в случае выписки НН покупателем (получателем) услуг от нерезидента, местом поставки которых является таможенная территория Украины | П.п. 8.2 Порядку № 969 | — | |
| Поле «Індивідуальний податковий номер покупця» не заполняется (11 пустых клеточек, в двенадцатой клеточке ставится 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0), если покупатель не зарегистрирован в качестве плательщика НДС, осуществляется поставка на экспорт, признание условной поставки товаров и в других случаях, когда оба экземпляра НН остаются у продавца | Пп. 8.1 и 8.3 Порядку № 969 | — | |
| 25. Место-нахождения (налоговый адрес) продавца (покупателя) — юридического лица | Налоговым адресом юридического лица (обособленного подразделения юридического лица) является местонахождение такого юридического лица, сведения о чем содержатся в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ) | П. 45.2 | — |
| Местонахождением юридического лица является фактическое место ведения деятельности либо расположения офиса, из которого производится ежедневное управление деятельностью юридического лица (преимущественно находится руководство) и осуществление управления и учета | Ст. 93 Гражданского кодекса Украины | — | |
| При составлении НН филиалом или другим структурным подразделением плательщика налога указывается местонахождение главного предприятия, зарегистрированного в качестве плательщика НДС, а также может указываться местонахождение филиала или структурного подразделения, которому делегировано право выписки НН | — | — | |
| В случае возникновения изменений в данных или внесения изменений в документы, подаваемые для взятия на учет согласно этой главе, плательщик налогов обязан подать в орган государственной налоговой службы, в котором он состоит на учете, уточненные документы в течение 10 календарных дней со дня внесения изменений в указанные документы | П. 66.5 | За нарушение таких требований теперь предусмотрены штрафные санкции согласно п. 117.1 НКУ | |
| Налоговым адресом предприятия, переданного в доверительное управление, является местонахождение доверительного собственника | П. 45.2 | — | |
| 26. Место-нахождения (налоговый адрес) продавца (покупателя) — физического лица | Налоговым адресом плательщика налогов — физического лица признается место его проживания, по которому он берется на учет как налогоплательщик в органе государственной налоговой службы. | П. 45.1 | — |
| 27. Формат адреса | Адрес записывается в общеустановленном порядке: улица, № дома, № офиса, город (населенный пункт), район (если населенный пункт не является райцентром), область (если город не является областным центром), почтовый индекс. Общепринятыми являются также сокращения «ул.» вместо «улица», «д.» вместо «дом» и т.п . | — | Обратите внимание, что налоговики требуют указывать адрес в порядке, предусмотренном для почтовых отправлений (п. 58 Правил предоставления услуг почтовой связи, утвержденных постановлением КМУ от 17.08.02 г. № 1155). На наш взгляд, если адрес указан в таком же формате, как в свидетельстве плательщика НДС, то претензий налоговиков быть не должно |
| 28. Номер телефона продавца (покупателя) | Предусмотрено 10 знаков, должен быть указан код города, цифра «8» не указывается. Например: 0442725159. В НН предусмотрено место для записи по одному номеру телефона покупателя и продавца. Если покупатель/продавец имеет больше телефонных номеров, указывать их не нужно | Приказ № 969 | Заметим, что номер телефона не упоминается среди обязательных реквизитов НН в п. 201.1 НКУ |
| 29. Номер свидетельства о регистрации плательщика НДС — продавца (покупателя) | Поле для номера свидетельства о регистрации плательщика НДС — продавца (покупателя) имеет 10 клеточек. Если номер свидетельства имеет менее десяти знаков, поле заполняется, начиная с последней клеточки, пустые клеточки перед первой цифрой номера нулями не заполняются | Согласно утвержденной форме Свидетельства | — |
| Поле «Номер свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ (продавця)» не заполняется (9 пустых клеточек, в десятой клеточке ставится 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0) в случае выписки НН покупателем (получателем) услуг от нерезидента, местом поставки которых является таможенная территория Украины | П.п. 8.2 Порядка № 969 | — | |
| 29. Номер свидетельства о регистрации плательщика НДС — продавца (покупателя) | Поле «Номер свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ (продавця)» не заполняется (9 пустых клеточек, в десятой клеточке ставится 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0), если покупатель не зарегистрирован в качестве плательщика НДС, осуществляется поставка на экспорт, признание условной поставки товаров и в других случаях, когда оба экземпляра НН остаются у продавца | Пп. 8.1 и 8.3 Порядка № 969 | — |
| 30. Вид договора | Виды договоров определены действующим законодательством Украины: купли-продажи; мены, поставки, аренды, комиссии, поручения, дарения и т. п. Следует учитывать суть договора независимо от того, заключен сторонами письменный договор или нет: устное соглашение сторон о приобретении товара за безналичный счет с последующей оплатой через банк или с оплатой наличными тоже является договором купли-продажи | П.п. «и» п. 201.1 | Если расчеты осуществляются на основании счета, то можно указать «Договір купівлі-продажу, рахунок» и проставить реквизиты счета |
| 31. Номер договора | Электронный формат НН не содержит ограничений по количеству знаков в поле «№» строки «Вид цивільно-правового договору», а поэтому в это поле может быть внесено более 6 цифр. Это поле может быть оформлено или как количество клеточек, или как одно общее поле. Если номер договора отсутствует, то в поле «№» строки «Вид цивільно-правового договору» необходимо проставить прочерк. Заполнение поля «Номер договору» значениями более 6 символов реализовано в программном обеспечении «Податкова звітність» | Приказ № 969 | Отметим, что номер договора не упоминается среди обязательных реквизитов НН в п. 201.1 НКУ |
| 32. Форма проведенных расчетов | Варианты заполнения: | Приказ № 969 | Заметим, что форма расчетов не упоминается среди обязательных реквизитов НН в п. 201.1 НКУ |
| 33. Требования к печати, которой скрепляется НН | НН скрепляется основной печатью продавца (той же, которая используется для платежных документов). Для филиалов изготавливается такая же печать, но она должна содержать в себе слово «Филиал» и название филиала. Печати «Канцелярия», «Для документов», «Для справок» и т. п. проставляться на НН не могут | П. 16 Порядка № 969 | Раньше налоговики разрешали использовать специальную печать с надписью «Для налоговых накладных» и ИНН |
| 34. Описание (номенклатура) товаров/услуг | Если количество наименований отгруженных товаров превышает количество строк, отведенных для их размещения в бланке НН, можно дополнить бланк НН необходимым количеством строк | П.п. «е» п. 201.1, п.п. 12.2 Порядка № 969 | — |
| 35. Выписка НН при безвозмездной поставке товара | Выписываются две НН: | П. 17 Порядка № 969 | — |
| 36. Выписка НН при превышении обычной цены над договорной | Выписываются две НН: | П. 17 Порядка № 969 | — |
| 37. Регистрация НН в Едином реестре | НН выдается покупателю после регистрации в Едином реестре НН | Абз. 2 п. 201.10 | Порядок регистрации утвержден постановлением КМУ от 29.12.10 г. № 1246 |
| 38. Какие НН подлежат регистрации в Едином реестре | Регистрация НН плательщиками НДС — продавцами в Едином реестре НН вводится для плательщиков этого налога, у которых сумма НДС в одной НН составляет: | П. 11 підрозд. 2 розд. XX | |
| 39. Ответственность за отказ в выдаче НН | В случае отказа продавца товаров/услуг предоставить НН покупатель таких товаров/услуг имеет право приложить к налоговой декларации за отчетный налоговый период заявление с жалобой на такого поставщика, которое является основанием для проведения документальной внеплановой выездной проверки указанного продавца для выяснения достоверности и полноты начисления им обязательств по налогу по такой операции | Абз. 10 и 11 п. 201.10 | Такое заявление подается в виде приложения Д8 к декларации по НДС |
| 40. Получение НН после даты их выписки | НН, выписанные в разных налоговых периодах, но полученные плательщиком в текущем отчетном периоде, на дату получения этих НН отражаются в разделе II Реестра выданных и полученных НН за текущий отчетный период (на дату получения), но только при наличии документального подтверждения такого опоздания, а также при условии, что не прошло 365 календарных дней со дня выписки НН (для плательщиков налогов, применявших кассовый метод до вступления в силу Кодекса или применяющих кассовый метод, такой срок составляет 60 календарных дней с даты списания средств с банковского счета плательщика налога) | Абз. 3 и 4 п. 198.6 | В НКУ не упоминается о необходимости документального подтверждения факта задержки НН. |
| Для своевременного получения права на налоговый кредит в случае несвоевременного предоставления поставщиком НН покупатель имеет право подать заявление с жалобой на такого поставщика | Абз. 10 п. 201.10 | ||
| 41. Регистрация НН и/или расчета корректировки филиалом или другим структурным подразделением продавца в Едином реестре НН | В случае делегирования права подписи НН филиалу или структурному подразделению электронные цифровые подписи продавца налагаются в следующем порядке: первой — электронная цифровая подпись должностного лица, которому делегировано право подписи НН; второй — электронная цифровая подпись, являющаяся аналогом оттиска печати продавца, зарегистрированного в качестве плательщика НДС | Постановление КМУ от 29.12.10 г. № 1246 | — |
*
НКУ — Налоговый кодекс Украины.**
НН — налоговая накладная, НК — налоговый кредит, НО — налоговые обязательства, ИНН — индивидуальный налоговый номер.***
Приказ № 969, Порядок № 969 — приказ ГНАУ от 21.12.10 г. № 969 «Об утверждении формы Налоговой накладной и порядка ее заполнения», и Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный этим приказом.**** Закон УССР «О языках в Украинской ССР» от 28.10.89 г. № 8312-XI.
***** Порядок ведения Единого реестра налоговых накладных, утвержденный постановлением КМУ от 29.12.10 г. № 1246.
****** Положение о регистрации плательщиков налога на добавленную стоимость, утвержденное приказом ГНА Украины от 22.12.10 г. № 978.
Особенности заполнения полей налоговой накладной, изложенные в этой таблице, распространяются и на заполнение аналогичных полей расчета корректировки количественных и стоимостных показателей к налоговой накладной.
