Пам’ятка про складання податкових накладних
Листом від 06.04.11 р. № 9497/7/16-1517 ДПАУ направила до регіональних податкових органів Пам'ятку про адміністративні процедури виписування, видачі й отримання податкових накладних, на яку повинні орієнтуватись податківці при підготовці податкових консультацій.
У сьогоднішній Шпаргалці бухгалтера наводимо цю Пам'ятку з нашими коментарями. Цей документ буде корисний платникам ПДВ, адже в ньому стисло викладено позицію податківців у ключових питаннях щодо складання податкових накладних.
Пам'ятка про адміністративні процедури виписування, видачі й отримання податкових накладних
| Процедура | Правила виконання | Стаття ПКУ*, нормативний документ | Коментар редакції |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Хто видає ПН** | Право на виписування ПН надається виключно особам, зареєстрованим як платники ПДВ | П. 201.8 | Додамо, що ПН видається лише покупцю, який зареєстрований платником ПДВ (п. 8 Порядку № 969) |
| 2. Застереження щодо особи, яка видала ПН | ПН, виписана платником, звільненим від сплати податку за рішенням суду, не дає права на ПК | П. 201.9 | |
| ПН, виписана особою, яка не зареєстрована платником податку, вважається недійсною, а тому не дає права на податковий кредит | П. 5 Порядку № 969*** | ||
| 3. Отримання ПК | ПН, не зареєстрована в Єдиному реєстрі ПН, не дає права покупцю на ПК. Порушення Порядку заповнення ПН не дає права покупцю на включення суми податку на додану вартість, вказаної в ПН, до податкового кредиту | Абз. 8 п. 201.10 | Можна включити суму ПДВ до ПК на підставі заяви (додаток Д8 до декларації з ПДВ) |
| 4. Форма ПН | Форма ПН затверджена наказом № 969 | Наказ № 969 | — |
| 5. Обов'язок видати ПН | Платник податку зобов'язаний надати покупцю (отримувачу) на його вимогу ПН | П. 201.1 | Тут ідеться лише про покупця, який зареєстрований платником ПДВ (п. 8 Порядку № 969) |
| ПН видається платником податку, який здійснює операції з постачання товарів, на вимогу покупця | П. 201.10 | ||
| 6. Кількість екземплярів ПН | ПН виписується у двох примірниках оригінал надається покупцю, другий екземпляр залишається у продавця | П. 201.4, | Зауважте, що ПН складається у двох примірниках, навіть якщо вони обидва залишаються у продавця |
| ПН, яка виписується платником податку, який отримав послуги від нерезидента (отримувачем послуг), складається в одному примірнику і залишається в отримувача послуг — платника податку | П. 208.2 | — | |
| 7. Якою мовою має | ПН складається українською мовою. Форми ПН російською чи будь-якою іншою мовою Міністерством юстиції не затверджено, оскільки мовою роботи, діловодства і документації, а також взаємовідносин державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ і організацій є українська мова | Ст. 11 Закону № 8312-XI**** | У цій статті також передбачено, що може використовуватись і національна мова більшості населення тієї чи іншої місцевості. І податківці з цим погоджувались (лист ДПАУ від 15.08.03 р. № 12846/7/15-2317-22), але останнім часом таку можливість заперечують |
| 8. Вимоги до оформлення ПН | ПН має бути: | Ст. 201 | Покупець може перевірити факт реєстрації ПН у Єдиному реєсті (пп. 13 — 17 Порядку № 1246*****) |
| 9. Дата виписки | ПН виписується у день виникнення ПЗ | П. 201.4 | З таких загальних правил є виключення, зокрема, згідно з п. 15 Порядку № 969 у разі здійснення операцій, які мають безперервний чи ритмічний характер, може складатись зведена ПН не рідше ніж 1 раз на місяць і не пізніше останнього дня місяця |
| 10. Загальне правило визначення дати виникнення ПЗ | Датою виникнення ПЗ із постачання товарів/послуг вважається дата, яка припадає на податковий період, протягом якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше (перша подія): або дата зарахування коштів від покупця/замовника на банківський рахунок платника податку як оплата товарів/послуг, або дата відвантаження товарів | П. 187.1 | |
| 11. Перша подія для постачання товарів на митній території України — аванс | — дата зарахування коштів від покупця/замовника на банківський рахунок платника податку як оплата товарів, що підлягають постачанню; | П.п. «а» п. 187.1 | З таких загальних правил є виключення, зокрема, згідно з п. 15 Порядку № 969 у разі здійснення операцій, які мають безперервний чи ритмічний характер, може складатись зведена ПН не рідше ніж 1 раз на місяць і не пізніше останнього дня місяця |
| 12. Перша подія для постачання товарів на митній території України — відвантаження товару | — дата відвантаження товарів | П.п. «б» п. 187.1 | |
| 13. Перша подія при поставці товару на експорт | Тільки дата оформлення митної декларації, що засвідчує факт перетинання митного кордону України, оформлена відповідно до вимог митного законодавства | П.п. «б» п. 187.1 | Зауважимо, що не завжди платник отримує ВМД, яка підтверджує факт вивезення товарів, у день її оформлення митним органом. Тому ПН на такі операції доведеться виписувати лише після отримання ВМД «заднім числом», у результаті цього у Реєстрі ПН будуть відображені не у календарній черговості |
| Аванси при експорті не збільшують податкові зобов'язання | П. 187.11 | ||
| 14. Перша подія для постачання послуг — аванс | Дата зарахування коштів від покупця/замовника на банківський рахунок платника податку як оплата послуг, що підлягають постачанню, — в разі постачання послуг за готівку — дата оприбуткування коштів у касі платника податку — в разі відсутності каси — дата інкасації готівки у банківській установі, що обслуговує платника податку | П.п. «а» п. 187.1 | На постачання послуг також може виписуватись зведена ПН (п. 15 Порядку № 969) |
| 15. Перша подія для постачання послуг — надання послуг | Дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку | П.п. «б» п. 187.1 | |
| 16. Касовий метод визначення дати виникнення податкових зобов'язань | Датою виникнення ПЗ у разі постачання товарів/послуг з оплатою за рахунок бюджетних коштів є дата зарахування таких коштів на банківський рахунок платника податку або дата отримання відповідної компенсації у будь-якій іншій формі, включаючи зменшення заборгованості такого платника податку за його зобов'язаннями перед бюджетом | П. 187.7 | Розрахунок суми ПДВ, що включається до ПК при придбанні товарів/послуг, при постачанні яких застосовується одночасно касовий метод і загальні правила, проводиться у табл. 4 додатка Д7 до декларації з ПДВ |
| Датою виникнення ПЗ є дата зарахування коштів на банківський рахунок платника податку у разі, якщо платники податку, які постачають теплову енергію, газ природний (крім скрапленого), надають послуги з водопостачання, водовідведення чи послуги, вартість яких включається до складу квартирної плати чи плати за утримання житла, фізичним особам, бюджетним установам, не зареєстрованим як платники податку, а також житлово-експлуатаційним конторам, квартирно-експлуатаційним частинам, об'єднання співвласників багатоквартирних будинків, іншим подібним платникам податку, які здійснюють збір коштів від зазначених покупців з метою подальшого їх перерахування продавцям таких товарів (надавачам послуг) у рахунок компенсації їх вартості (ЖЕКи) | П. 187.10 | ||
| 17. Заповнення службових полів | ПН може друкуватися поліграфічним методом, за допомогою комп'ютера або іншим методом. Наприклад, роздрукований бланк може бути заповнений від руки кульковою або чорнильною ручкою. У будь-якому випадку в одній ПН не можуть бути одночасно окремі поля заповнені шляхом друку, а окремі поля — заповнені від руки кульковою або чорнильною ручкою | П. 1 Порядку № 969 | П. 1 Порядку № 969 не містить заборони на комбінування методів заповнення ПН, однак щоб не наражати покупця на «неприємності» краще заповнювати ПН одним методом |
| 18. Дата | Дата заповнюється в клітинках у форматі ДД. ММ. РРРР., до ДД — число (01 — 31), ММ — місяць (01 — 12), рік (2011 —…) Крапки, тире, а також будь-які інші розділові знаки в жодній з клітинок поля «Дата» не ставляться. Наприклад: 25 березня 2011 року — 25032011. У випадку заповнення ПН через діюче програмне забезпечення «Податкова звітність» поле для вводу дати виписки ПН містить дві цифри для номера дня в місяці, крапку, дві цифри для номера місяця, крапку, чотири цифри року. ПН роздруковується з датою, яка складається із шести цифр і не містить крапок | — | Насправді у згаданому програмному забезпеченні (версія 1.29.12) ПН роздруковується з датою у загальноприйнятому форматі: вісім цифр, розділених двома крапками. Крім того, усі поля у шапці такої ПН не розбиті на клітинки. Хочеться вірити, що податківці не будуть вважати недійсними ПН, заповнені з такими «вільностями». На наш погляд, введення такого «нестандартного» формату дати не має жодного логічного пояснення, однак до нього доведеться звикнути |
| 19. Номер ПН | Має не більше 7 цифр, є виключно порядковим номером, не може містити літер, ком, дужок, тире, знаків дробу чи інших символів. Нумерацію ПН можна кожен місяць починати з № 1. За вибором платника можна вести наскрізну нумерацію ПН весь рік | П. 3 Порядку № 969 | — |
| 20. Формат номера | При заповненні номера ПН заповнюються клітинки, які знаходяться зліва | ||
| 21. Службове поле справа від знака «/» в номері ПН | Справа від знака «/» в номері ПН чотири клітинки призначені для заповнення: — коду відповідної діяльності для суб'єктів спецрежиму (2, 3, 4); заповнюється перша з чотирьох клітинок справа від знака «/» в номері ПН; Якщо платник не є суб'єктом спецрежиму, в першій з чотирьох клітинок нуль не ставиться, клітинка не заповнюються і залишається пустою | П. 3 Порядку № 969 | Див. «БТ», 2011, № 3, с. 46. |
| 21. Службове поле справа від знака «/» в номері ПН | — числового номера філії, якій делеговано право виписки ПН; поле містить не більше трьох знаків, заповнюється починаючи з останньої клітинки; на відміну від інших полів, поле, призначене для номера філії, заповнюється повністю, якщо номер філії двозначний, то він має починатися з нуля: | лист ДПА | Див. «БТ», 2011, № 3, с. 46. |
| 22. Особа (платник | Повна або скорочена назва, зазначена в статутних документах юридичної особи, або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи — продавця товарів (послуг) | П.п. «в» п. 201.1 | У разі складання ПН на послуги, отримані від нерезидента, в цьому полі вказується назва нерезидента — постачальника, хоча він не є платником ПДВ |
| При складанні ПН філією чи іншим структурним підрозділом платника податку зазначається назва головного підприємства, зареєстрованого як платник ПДВ, а також може зазначатися назва філії чи структурного підрозділу, якому делеговано право виписування ПН | |||
| 23. Особа (платник | Повна або скорочена назва, зазначена в статутних документах юридичної особи, або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник ПДВ, — покупця товарів (послуг) | П.п. «д» 201.1 | Хоча тут йдеться про покупця — платника ПДВ, назву покупця, який не є платником ПДВ, також слід вказати у цьому полі |
| 24. ІПН покупця | Поле для ІПН продавця (покупця) має 12 клітинок. Якщо ІПН платника податку має менше 12 знаків, поля заповнюються, починаючи з останньої клітинки, пусті клітинки перед першою цифрою номера нулями не заповнюються. Для платника ПДВ — фізичної особи (покупця чи продавця) ІПН завжди має десять знаків. Дві перші клітинки залишаються пустими і нулями не заповнюються | П.п. «г» п. 201.1, | — |
| Поле «Індивідуальний податковий номер продавця» не заповнюється (11 пустих клітинок, в дванадцятій клітинці ставиться 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0) у разі виписки ПН покупцем (отримувачем) послуг від нерезидента, місцем постачання яких є митна територія України | П.п. 8.2 Порядку № 969 | — | |
| Поле «Індивідуальний податковий номер покупця» не заповнюється (11 пустих клітинок, в дванадцятій клітинці ставиться 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0), якщо покупець не зареєстрований як платник ПДВ, здійснюється поставка на експорт, визнання умовного постачання товарів та в інших випадках, коли обидва примірники ПН залишаються у продавця | Пп. 8.1 та 8.3 Порядку № 969 | — | |
| 25. Місцезнаходження (податкова адреса) продавця (покупця) — юридичної особи | Податковою адресою юридичної особи (відокремленого підрозділу юридичної особи) є місцезнаходження такої юридичної особи, відомості про що містяться у Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) | П. 45.2 | — |
| Місцезнаходженням юридичної особи є фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (переважно знаходиться керівництво) та здійснення управління і обліку | Ст. 93 Цивільного кодексу України | — | |
| При складанні ПН філією чи іншим структурним підрозділом платника податку зазначається місцезнаходження головного підприємства, зареєстрованого як платник ПДВ, а також може зазначатися місцезнаходження філії чи структурного підрозділу, якому делеговано право виписування ПН | — | — | |
| У разі виникнення змін у даних або внесення змін до документів, що подаються для взяття на облік згідно з цією главою, платник податків зобов'язаний подати органу державної податкової служби, в якому він обліковується, уточнені документи протягом 10 календарних днів з дня внесення змін до зазначених документів | П. 66.5 | За порушення таких вимог тепер передбачені штрафіні санкції згідно з п. 117.1 ПКУ | |
| Податковою адресою підприємства, переданого в довірче управління, є місцезнаходження довірчого власника | П. 45.2 | — | |
| 26. Місцезнаходження (податкова адреса) продавця (покупця) — фізичної особи | Податковою адресою платника податків — фізичної особи визнається місце її проживання, за яким вона береться на облік як платник податків в органі державної податкової служби | П. 45.1 | — |
| 27. Формат адреси | Адреса записується у загальновстановленому порядку: вулиця, № будинку, № офісу, місто (населений пункт), район (якщо населений пункт не є райцентром), область (якщо місто не є обласним центром), поштовий індекс. Загальноприйнятими є також скорочення «вул.» замість «вулиця», «буд.» замість «будинок» тощо | — | Зверніть увагу, що податківці вимагають зазначати адресу у порядку, передбаченому для поштових відправлень (п. 58 Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою КМУ від 17.08.02 р. № 1155). На наш погляд, якщо адреса вказана у такому ж форматі, як у свідоцтві платника ПДВ, то жодних претензій податківців не повинно бути |
| 28. Номер телефону продавця (покупця) | Передбачено 10 знаків, має бути вказаний код міста, цифра «8» не вказується. Наприклад: 0442725159. У ПН передбачено місце для запису по одному номеру телефону покупця та продавця. Якщо покупець/продавець має більше телефонних номерів, вказувати їх не потрібно | Наказ № 969 | Зауважимо, що номер телефону не згадується серед обов’язкових реквізитів ПН у п. 201.1 ПКУ |
| 29. Номер свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ продавця (покупця) | Поле для номера свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ продавця (покупця) має 10 клітинок. Якщо номер свідоцтва має менше десяти знаків, поля заповнюються, починаючи з останньої клітинки, пусті клітинки перед першою цифрою номера нулями не заповнюються | Згідно із затвердженою формою Свідоцтва | — |
| Поле «Номер свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ (продавця)» не заповнюється (9 пустих клітинок, в десятій клітинці ставиться 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0) у разі виписки ПН покупцем (отримувачем) послуг від нерезидента, місцем постачання яких є митна територія України | П.п. 8.2 Порядку № 969 | — | |
| 29. Номер свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ продавця (покупця) | Поле «Номер свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ (покупця)» не заповнюється (9 пустих клітинок, в десятій клітинці ставиться 0: _ _ _ _ _ _ _ _ _ 0), якщо покупець не зареєстрований як платник ПДВ, здійснюється поставка на експорт, визнання умовного постачання товарів та в інших випадках, коли обидва примірники ПН залишаються у продавця | Пп. 8.1 та 8.3 Порядку № 969 | — |
| 30. Вид договору | Види договорів визначені діючим законодавством України: купівлі-продажу; міни, поставки, оренди, комісії, доручення, дарування тощо. Слід враховувати суть договору, незалежно від того, укладено сторонами письмовий договір чи ні: усна угода сторін щодо придбання товару за безготівковий рахунок з наступною оплатою через банк, або з оплатою готівкою теж є договором купівлі-продажу | П.п. «и» п. 201.1 | Якщо розрахунки здійснюються на підставі рахунку, то можна вказати «Договір купівлі-продажу, рахунок» та зазначити реквізити |
| 31. Номер договору | Електронний формат ПН не містить обмежень щодо кількості знаків у полі «№» рядка «Вид цивільно-правового договору», а тому до цього поля може бути внесено більше 6 цифр. Це поле може бути оформлене або як кількість клітинок або як одне загальне поле. Якщо номер договору відсутній, то у полі «№» рядка «Вид цивільно-правового договору» необхідно проставляти прочерк. Заповнення поля «Номер договору» значеннями більше 6 символів реалізоване в програмному забезпеченні «Податкова звітність» | Наказ № 969 | Зауважимо, що номер договору не згадується серед обов’язкових реквізитів ПН у п. 201.1 ПКУ |
| 32. Форма проведених розрахунків | Варіанти заповнення: | Наказ № 969 | Зауважимо, що форма розрахунків не згадується серед обов’язкових реквізитів ПН у п. 201.1 ПКУ |
| 33. Вимоги до печатки, якою скріплюється ПН | ПН скріплюється основною печаткою продавця (тією ж, що використовується для платіжних документів). Для філій виготовляється така ж печатка, але вона має містити в собі слово «Філія» та назву філії. Печатки «Канцелярія», «Для документів», «Для довідок» тощо — на ПН ставитися не можуть | П. 16 Порядку № 969 | Раніше податківці дозволяли використовувати спеціальну печатку з написом «для податкових накладних» та ІПН |
| 34. Опис (номенклатура) товарів/послуг | Якщо кількість найменувань відвантажених товарів перевищує кількість рядків, відведених для їх розміщення у бланку ПН, можна доповнити бланк ПН необхідною кількістю рядків | П.п. «е» п. 201.1, | — |
| 35. Виписування ПН при безоплатній поставці товару | Виписуються дві ПН: — перша: вартість поставки і сума ПДВ вказуються рівними нулю, оригінал цієї ПН видається покупцю, копія залишається у продавця; | П. 17 Порядку № 969 | — |
| 36. Виписування ПН при перевищенні звичайної ціни над договірною | Виписуються дві ПН: — перша: вказується договірна (фактична) вартість поставки і обчислена виходячи з такої вартості сума ПДВ, оригінал цієї ПН видається покупцю, копія залишається у продавця; — друга: виписується на різницю між рівнем звичайних цін і вартістю поставленого товару, виходячи з цієї різниці визначається сума ПЗ; обидва екземпляри цієї ПН залишаються у продавця | П. 17 Порядку № 969 | — |
| 37. Реєстрація ПН в Єдиному реєстрі | ПН видається покупцю після реєстрації в Єдиному реєстрі ПН | Абз. 2 п. 201.10 | Порядок реєстрації затверджено постановою КМУ від 29.12.10 р. № 1246 |
| 38. Які ПН підлягають реєстрації в Єдиному реєстрі | Реєстрація ПН платниками ПДВ — продавцями в Єдиному реєстрі ПН запроваджується для платників цього податку, у яких в одній ПН становить: — понад | П. 11 підрозд. 2 розд. XX | |
| 39. Відповідальність за відмову у видачі ПН | У разі відмови продавця товарів/послуг надати ПН покупець таких товарів/послуг має право додати до податкової декларації за звітний податковий період заяву із скаргою на такого постачальника, яка є підставою для проведення документальної позапланової виїзної перевірки зазначеного продавця для з'ясування достовірності та повноти нарахування ним зобов'язань з податку за такою операцією | Абз. 10 та 11 п. 201.10 | Така заява подається у вигляді додатка Д8 до декларації з ПДВ |
| 40. Отримання ПН | ПН, що виписані в різних податкових періодах, але отримані платником в поточному звітному періоді, на дату отримання цих ПН відображаються у розділі II Реєстру виданих та отриманих ПН за поточний звітний період (на дату отримання), але лише за наявності документального підтвердження такого запізнення, а також за умови, що не минуло 365 календарних днів з дня виписки ПН (для платників податків, що застосовували касовий метод до набрання чинності Кодексом або застосовують касовий метод, такий термін становить 60 календарних днів з дати списання коштів з банківського рахунка платника податку) | Абз. 3 та 4 п. 198.6 | У ПКУ не згадується про необхідність документального підтвердження факту затримки ПН. |
| Для своєчасного отримання права на податковий кредит у випадку несвоєчасного надання постачальником ПН покупець має право подати заяву із скаргою на такого постачальника | Абз. 10 п. 201.10 | ||
| 41. Реєстрація ПН та/або розрахунку коригування філією чи іншим структурним підрозділом продавця в Єдиному реєстрі ПН | У разі делегування права підпису ПН філії або структурному підрозділу електронні цифрові підписи продавця накладаються в такому порядку: першим — електронний цифровий підпис посадової особи, якій делеговано право підпису ПН; другим — електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця, який зареєстрований платником ПДВ | Постанова КМУ від 29.12.10 р. № 1246 | — |
*
ПКУ — Податковий кодекс України.**
ПН — податкова накладна, ПК — податковий кредит, ПЗ — податкові зобов’язання, ІПН — індивідуальний податковий номер.***
Наказ № 969, Порядок № 969 — наказ ДПАУ від 21.12.10 р. № 969 «Про затвердження форми Податкової накладної та порядку її заповнення», та Порядок заповнення податкової накладної, затверджений цим наказом.****
Закон УРСР «Про мови в Українській РСР» від 28.10.89 р. № 8312-XI.*****
Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затверджений постановою КМУ від 29.12.10 р. № 1246.****** Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, затверджене наказом ДПА України від 22.12.10 р. № 978.
Особливості заповнення полів податкової накладної, викладені в цій таблиці, поширюються і на заповнення аналогічних полів розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної.
