ДОКУМЕНТЫ НА ИНОСТРАННОМ ЯЗЫКЕ:
придаем юридический статус путем легализации
Субъекты предпринимательства, осуществляющие внешнеэкономическую деятельность, получают от иностранного контрагента документы, составленные на иностранном языке. Для того чтобы эти документы имели юридическую силу в нашей стране, части из них необходима легализация. То же относится к документам, созданным в Украине, — для того чтобы они были действительны на территории других стран, нужно их легализовать. В сегодняшней статье расскажем о способах и процедуре легализации документов.
Яна ИНДЮХОВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Что делать с документами на иностранном языке?
Пунктом 1.3 Положения № 88 предусмотрено, что все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. Но наряду с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном ст. 11 Закона о языках. Документы, составленные на иностранном языке, которые являются основанием для записей в бухгалтерском учете, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод.
Во многих регионах Украины документы заполняются на русском языке. На наш взгляд, переводить такие документы на украинский язык не нужно. О возможности применять русский язык при составлении первичных документов говорят Нацбанк и Госкомтелерадиовещания (письма НБУ от 23.05.03 г. № 28-111/2563-3707 и Госкомтелерадиовещания от 03.07.02 г. № 75/9). Об этом мы писали в статье «Первичные документы: составляем, заполняем, подписываем…» // «БН», 2011, № 39, с. 10.
Если документы составлены одновременно на иностранном и украинском языках, переводить их на украинский язык не надо. Но если документ составлен на иностранном языке, то для того чтобы он имел юридическую силу на территории другой страны, его необходимо легализовать.
Легализация документа в установленном порядке предоставляет ему право на существование в международном обращении (п. 1.3 Инструкции о консульской легализации).
Легализация документов осуществляется двумя способами:
1) путем консульской (дипломатической) легализации;
2) путем проставления на документе апостиля.
Второй способ (проставление апостиля) — упрощенный. Он возник в результате подписания Гаагской конвенции в 1961 году, которая отменила консульскую легализацию и ввела использование апостиля. Украина присоединилась к Гаагской конвенции в 2003 году. Поэтому во всех странах, подписавших Гаагскую конвенцию, апостилированные украинские документы имеют юридическую силу.
Для того чтобы украинские документы имели юридическую силу на территории других стран, не ратифицировавших Гаагскую конвенцию, необходима консульская (дипломатическая) легализация.
Документы, созданные на территории Украины, не требуют легализации (ни консульской (дипломатической), ни путем проставления апостиля) с некоторыми странами:
— применяющими Минскую конвенцию* (Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Россия, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан, Украина) — ст. 13 Минской конвенции;
— которые заключили с Украиной двусторонний договор о правовой помощи в гражданских делах (например, договор с Республикой Болгария был заключен 21.05.04 г., с Польшей — 24.05.93 г.).
* Существует еще Конвенция стран СНГ, но для Украины она не вступила в силу. Поэтому для Украины и стран, подписавших Конвенцию стран СНГ, действует Минская конвенция (это следует из ч. 3 и 4 ст. 120 Конвенции стран СНГ).
Иначе говоря, определение необходимости легализации документов и выбор способа легализации зависят от страны, в которой вы собираетесь использовать документы или из которой они поступили к вам.
Сразу сделаем оговорку: легализоваться должны только официальные документы, к которым относятся, например, свидетельство о регистрации предприятия, диплом, аттестат (консульская легализация необходима документам, названным в табл. 1 на с. 37, а апостиль — документам, перечисленным в табл. 4 на с. 40).
А вот иностранные документы коммерческого характера (в том числе первичные документы), которые создаются в результате сотрудничества между собой украинских субъектов хозяйствования с иностранными, не легализуются. Для подтверждения осуществления хозяйственной операции достаточно будет перевести первичный документ, составленный на иностранном языке, на украинский язык или составить такой документ сразу на двух языках. Таким образом, будет выполнено требование о наличии упорядоченного аутентичного перевода, как того требует п. 1.3 Положения № 88. Не против этого и сотрудники налогового ведомства, о чем свидетельствуют их консультации (например, см. «ВНСУ»**, 2010, № 26, с. 27).
** «ВНСУ» — журнал «Вестник налоговой службы Украины».
Далее расскажем подробнее о каждом способе легализации.
Консульская легализация документов
Консульская легализация официальных документов — это процедура подтверждения действительности оригиналов официальных документов или засвидетельствования подлинности подписей должностных лиц, уполномоченных удостоверять подписи на документах, а также действительности оттисков штампов, печатей, которыми скреплен документ.
Консульская легализация документов, выданных органами государственной власти и органами местного самоуправления, осуществляется в соответствии с порядком, установленным Инструкцией о консульской легализации.
В табл. 1 приведена информация о том, какие документы подлежат консульской легализации, а какие нет.
Таблица 1. Документы, подлежащие и не подлежащие консульской легализации
| Подлежат консульской легализации | Согласно п. 4.2 Инструкции о консульской легализации: |
| Не подлежат консульской легализации | Согласно п. 1.4 Инструкции о консульской легализации: |
| (1) Эти документы могут быть приняты на легализацию в копиях, заверенных в нотариальном порядке, в случае предварительного проведения легализации их оригиналов. | |
Для легализации официальных документов консульское должностное лицо на территории Украины пользуется печатью и штампом МИД Украины (представительств МИД на территории Украины), за рубежом — печатью и штампом заграничного дипломатического учреждения Украины (п. 1.8 Инструкции о консульской легализации).
При предоставлении официальных документов на консульскую легализацию:
— физлица должны предоставить документ, удостоверяющий личность, и заявление на совершение консульской легализации;
— юрлица подают письмо-обращение о совершении консульской легализации.
В случае подачи заявления представителем физического или юридического лица подается доверенность или другой документ, подтверждающий полномочия действовать от имени этих лиц.
В разделе 3 Инструкции о консульской легализации перечислены требования к документу, который подается на легализацию:
1) документы, изложенные на 2 и более отдельных листах, должны быть прошиты, а листы пронумерованы и скреплены подписью и печатью;
2) не принимаются на легализацию документы, текст которых невозможно прочитать вследствие повреждения, такие, которые написаны или подписаны карандашом или получены через средства факсимильной связи, а также документы, в которых употребляется несколько языков одновременно;
3) подписи должностных лиц и оттиски печатей должны быть четкими. Удостоверительная надпись должна быть написана без подчисток, свободные места — прочерчены, дописки и другие исправления — оговорены.
Консульская легализация осуществляется исключительно относительно официальных документов, выданных с участием органов государственной власти или органов местного самоуправления, и не распространяется на документы международных организаций.
Не принимаются на легализацию документы, заверенные должностными лицами, образцов подписей которых нет в Департаменте консульской службы МИД Украины, Представительствах МИД на территории Украины, заграничных дипломатических учреждениях Украины.
За консульскую легализацию взимается консульский сбор в соответствии с Тарифами консульского сбора, утверждаемыми МИД по согласованию с Минфином.
В табл. 2 перечислены места, где производится легализация, в зависимости от вида документа.
В табл. 3 на с. 39 представим этапы легализации украинских документов для использования их за границей и иностранных документов для использования их в Украине.
Таблица 2. Где и какие документы легализуют
| Документы | Где легализуются |
| Официальные документы, выдаваемые органами ЗАГС, которые в дальнейшем будут использоваться за рубежом | В отделах регистрации актов гражданского состояния Главного управления юстиции Минюста в АРК, областных, Киевского и Севастопольского городских управлений юстиции в соответствии с Правилами заполнения бланков актовых записей гражданского состояния и свидетельств, выдаваемых на основании совершенных актовых записей, в государственных органах регистрации актов гражданского состояния в Украине, утвержденными приказом Минюста от 01.12.03 г. № 148/5(1) (п. 4.5 Инструкции о консульской легализации) |
| Дипломы о высшем и среднем специальном образовании международного образца, выписки из зачетных ведомостей, дипломы Высшей аттестационной комиссии Украины | В Департаменте консульской службы МИД Украины при представлении их представителем учебного заведения, выдавшего документ, и при наличии письма-обращения учебного заведения, засвидетельствованного в министерстве, другом центральном органе исполнительной власти, к сфере управления которого относится учебное заведение. В этом случае делается надпись «Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України» (п. 4.6 Инструкции о консульской легализации) |
| Архивные справки, которые выдаются архивными подразделениями Государственного комитета архивов Украины и ведомственными архивами | Эти документы направляются в Департамент консульской службы МИД Украины в ответ на запросы зарубежных дипломатических учреждений Украины или дипломатических представительств иностранных государств в Украине и легализуются. На таких документах делается надпись «Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України». |
| Документы, оформленные Минюстом | Принимаются на легализацию Департаментом консульской службы МИД Украины. В этом случае должностное лицо Департамента консульской службы МИД Украины подтверждает подпись уполномоченного должностного лица Минюста (п. 4.8 Инструкции о консульской легализации) |
| Документы, имеющие коммерческий характер, а именно: свидетельства о регистрации предприятий(2), сертификаты качества продукции (товаров), другие документы, заверенные уполномоченным должностным лицом Торгово-промышленной палаты Украины | Могут быть легализованы в Департаменте консульской службы МИД Украины в копиях после засвидетельствования в Минюсте. В таких случаях должностное лицо Департамента консульской службы МИД Украины удостоверяет подпись уполномоченного должностного лица Минюста (п. 4.9 Инструкции о консульской легализации) |
| (1) В п. 4.5 содержится ссылка на утративший силу документ — Правила заполнения бланков записей актов гражданского состояния и свидетельств, выдаваемых на основании этих записей, утвержденные приказом Минюста от 12.09.96 г. № 33/5. Мы указали действующий его аналог. (2) С 7 мая 2011 года вместо свидетельств о госрегистрации субъектов предпринимательства выдаются выписки (ком. «Отменены свидетельства о госрегистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей» // «БН», 2011, № 20, с.4). | |
Таблица 3. Этапы легализации украинских и иностранных документов
| Этапы легализации украинских документов для использования их за границей | Этапы легализации иностранных документов |
| 1 этап. Документ переводят на язык государства, где этот документ будет использоваться. | 1 этап. Иностранные документы заверяются в дипломатическом учреждении Украины того государства, на территории которого они были выданы. |
Апостиль
Апостиль (Apostille) — специальный штамп, который ставят на документах или на отдельном листе, который крепится к документу. Его проставляют на официальных документах, требующих легализации, с целью приобретения юридической силы на территории страны, ратифицировавшей Гаагскую конвенцию. Штамп подтверждает подлинность подписи лица, подписавшего документ, статус, в котором оно выступало, а также аутентичность оттиска печати или штампа. На рис. 1 показано, как выглядит этот штамп. Обратим внимание на то, что заголовок APOSTILLE (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) должен был быть исключительно на французском языке и соответствовать примеру, приведенному в приложении к Гаагской конвенции.
Рис. 1. Апостиль
В Украине апостилирование документов осуществляют с 22.12.03 г., с даты вступления в силу Закона № 2933 о присоединении Украины к Гаагской конвенции. После проставления апостиля документ считается легализованным и имеет юридическую силу во всех странах — участницах Гаагской конвенции, которые не высказали возражения против присоединения Украины к Гаагской конвенции (см. «Перечень стран, которые присоединились к Гаагской конвенции (по состоянию на 22.07.10 г.)»). Госпредпринимательства в письме от 01.02.05 г. № 596 указал, что возражение против присоединения Украины к Гаагской конвенции выразили Бельгия и Федеральная Республика Германия. Но впоследствии Гаагская конвенция вступила в силу между Украиной и Бельгией 5 июля 2004 года, а Германией — 22 июля 2010 года.
| Перечень стран, которые присоединились к Гаагской конвенции (по состоянию на 22.07.10 г.) Австралия, Австрия, Азербайджан, Албания, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентина, Багамы, Барбадос, Белиз, Бельгия, Беларусь, Болгария, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бруней, Вануату, Венесуэла, Армения, Гондурас, Гренада, Греция, Грузия, Дания, Доминика (Содружество Доминики), Доминиканская Республика, Эквадор, Эль Сальвадор, Эстония, Израиль, Индия, Ирландия, Исландия, Испания, Италия, Казахстан, Китай (Гонконг), Китай (Макао), Кипр, Кабо-Верде, Колумбия, Корея (Республика Корея), Латвия, Лесото, Литва, Либерия, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Македония, Малави, Мальта, Маршалловы острова, Мексика, Молдавия, Монако, Монголия, Намибия, Нидерланды, Германия, Ниуе, Новая Зеландия, Норвегия, Острова Кука, Панама, Перу, Южная Африка, Польша, Португалия, Российская Федерация, Румыния, Самоа, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Свазиленд, Сейшелы, Сент-Винсент и Гренадины, Сент-Китс и Невис, Сент-Лусия, Сербия, Словацкая Республика, Словения, Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии, США, Суринам, Тонга, Тринидад и Тобаго, Турция, Венгрия, Украина, Фиджи, Финляндия, Франция, Хорватия, Чешская Республика, Черногория, Швейцария, Швеция, Япония |
В соответствии с п. 1 постановления № 61 в Украине полномочия на проставление апостиля предоставлены:
— Минобразования — на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, касающихся сферы образования и науки;
— Минюсту — на документах, выдаваемых органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины;
— МИД — на всех других видах документов.
В табл. 4 перечислены документы, которые при необходимости можно апостилировать, и документы, на которых апостиль не ставится.
Таблица 4. Документы, подлежащие и не подлежащие апостилированию
| Апостиль проставляется (п. 2 Правил проставления апостиля) | — на документах, исходящих от органов судебной власти Украины; |
| Апостиль не ставится (п. 3 Правил проставления апостиля) | — на документы, выданные заграничными дипломатическими учреждениями Украины; |
| (1) Апостиль может быть проставлен на копиях этих документов, заверенных в установленном порядке на территории Украины. | |
Согласно п. 6 Правил проставления апостиля для проставления апостиля необходимо предоставить:
— оригинал документа, на котором проставляется апостиль, или его копию, заверенную в установленном порядке;
— документ банковского учреждения об оплате услуг по проставлению апостиля или копию документа, подтверждающего право на освобождение от уплаты. Плата за предоставление услуг по проставлению апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, для юридических лиц составляет 85 грн. (приказ МИД от 22.12.03 г. № 253, приказ Минобразования от 16.01.04 г. № 21, приказ Минюста от 18.12.03 г. № 161/5).
В проставлении апостиля на документе отказывают, если:
— документ предназначается для использования в стране, которая не присоединилась к Гаагской конвенции или является участницей, но высказала возражения против присоединения Украины согласно ст. 12 Гаагской конвенции;
— текст документа невозможно прочитать вследствие повреждения;
— документ написан или подписан карандашом или получен через средства факсимильной связи;
— в документе есть неоговоренные исправления или дописки;
— в полномочия компетентного органа не входит проставление апостиля на этом документе;
— компетентному органу не удалось получить образцы соответствующих подписей, оттисков печатей и/или штампов.
В общем случае апостиль должен быть проставлен в течение 5 рабочих дней (п. 11 Правил проставления апостиля), однако он может быть продлен до 20 рабочих дней.
В случае проставления апостиля на отдельном от документа листе документ и лист с апостилем скрепляются путем прошивания нитью (лентой) белого или красного цвета таким способом, который делает невозможным их разъединение без повреждения листа, и заверяются подписью и печатью должностного лица компетентного органа. Количество скрепленных листов подтверждается подписью должностного лица, которое проставляет апостиль (п. 14 Правил проставления апостиля).
Если вы планируете апостилировать документы, выданные нотариусами или судами Украины, советуем ознакомиться с письмом Минюста от 23.06.11 г., где изложены особенности легализации этих документов.
В заключение приведем схему (см. рис. 2), на которой проиллюстрируем общий механизм легализации документов.
Документы статьи
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.
Закон о языках — Закон Украины «О языках в Украине» от 28.10.89 г. № 8312-XI.
Закон № 2933 — Закон Украины «О присоединении Украины к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» от 10.01.02 г. № 2933-III.
Гаагская конвенция — Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов от 05.10.61 г.
Минская конвенция — Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22.01.93 г.
Конвенция стран СНГ — Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 07.10.02 г.
Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
Постановление № 61 — постановление КМУ «О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» от 18.01.03 г. № 61.
Инструкция о консульской легализации — Инструкция о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за границей, утвержденная приказом МИД от 04.06.02 г. № 113.
Правила проставления апостиля — Правила проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержденные совместным приказом МИД, Минобразования, Минюста от 05.12.03 г. № 237/803/151/5.
