ДОКУМЕНТИ ІНОЗЕМНОЮ МОВОЮ:
надаємо юридичного статусу шляхом легалізації
Суб'єкти підприємництва, які здійснюють зовнішньоекономічну діяльність, отримують від іноземного контрагента документи, складені іноземною мовою. Для того щоб ці документи мали юридичну силу в нашій країні, деяким з них необхідна легалізація. Те саме стосується документів, створених в Україні: щоб вони були дійсні на території інших країн, потрібно їх легалізувати. У сьогоднішній статті розповімо про способи та процедуру легалізації документів.
Яна ІНДЮХОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Що робити з документами, складеними іноземною мовою?
Пунктом 1.3 Положення № 88
передбачено, що всі первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність повинні складатися українською мовою. Але разом з українською мовою може застосовуватися інша мова в порядку, визначеному ст. 11 Закону про мови. Документи, складені іноземною мовою, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку, повинні мати впорядкований автентичний переклад.У багатьох регіонах України документи заповнюються російською мовою. На наш погляд, перекладати такі документи українською мовою не потрібно. На можливість застосовувати російську мову при складанні первинних документів указують Нацбанк і Держкомтелерадіомовлення (
листи НБУ від 23.05.03 р. № 28-111/2563-3707 і Держкомтелерадіомовлення від 03.07.02 р. № 75/9). Про це ми писали у статті «Первинні документи: складаємо, заповнюємо, підписуємо…» // «БТ», 2011, № 39, с. 10.Якщо документи складено водночас іноземною та українською мовами, перекладати їх українською не потрібно. Але якщо документ складено іноземною мовою, то для того, щоб він мав юридичну силу на території іншої країни, його необхідно легалізувати.
Легалізація документа в установленому порядку надає йому права на існування в міжнародному обігу (
п. 1.3 Інструкції про консульську легалізацію).Легалізація
документів здійснюється двома способами:1) шляхом консульської (дипломатичної) легалізації;
2) шляхом проставляння на документі апостилю.
Другий спосіб (проставляння апостилю) — спрощений. Він виник у результаті підписання у 1961 році
Гаазької конвенції, що скасувала консульську легалізацію та запровадила використання апостилю. Україна приєдналася до Гаазької конвенції у 2003 році. Тому в усіх країнах, що підписали Гаазьку конвенцію, апостильовані українські документи мають юридичну силу.Для того щоб українські документи мали юридичну силу на території інших країн, що не ратифікували
Гаазьку конвенцію, необхідна консульська (дипломатична) легалізація.Документи, створені на території України, не потребують легалізації (ні консульської (дипломатичної), ні шляхом проставляння апостилю) у відносинах з деякими країнами, які:
— застосовують
Мінську конвенцію* (Азербайджан, Вірменія, Білорусь, Грузія, Казахстан, Киргизія, Молдова, Росія, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан, Україна) — ст. 13 Мінської конвенції;— уклали з Україною двосторонній договір про правову допомогу в громадянських справах (наприклад, договір з Республікою Болгарією було укладено 21.05.04 р., з Польщею — 24.05.93 р.)
* Існує ще Конвенція країн СНД, але для України вона не набрала чинності. Тому для України та країн, що підписали Конвенцію країн СНД, діє Мінська конвенція (це випливає з ч. 3 і 4 ст. 120 Конвенції країн СНД).
Інакше кажучи, визначення необхідності легалізації документів та вибір способу легалізації залежить від країни, в якій ви збираєтеся використовувати документи або з якої вони надійшли до вас.
Відразу зробимо застереження: легалізуватися мають лише офіційні документи, до яких належать, наприклад, свідоцтво про реєстрацію підприємства, диплом, атестат (консульська легалізація необхідна документам, названим у табл. 1 на с. 37, а апостиль — документам, переліченим у табл. 4 на с. 40).
А от іноземні документи комерційного характеру (у тому числі первинні документи), що створюються в результаті співпраці між українськими суб'єктами господарювання з іноземними, не легалізуються. Для підтвердження здійснення господарської операції достатньо буде перекласти первинний документ, складений іноземною мовою, українською мовою або скласти такий документ відразу двома мовами. Таким чином, буде виконано вимогу про наявність упорядкованого автентичного перекладу, як того вимагає п. 1.3 Положення № 88. Не заперечують проти цього і працівники податкового відомства, про що свідчать їх консультації (наприклад, див. «ВПСУ»**, 2010, № 26, с. 27).
**«ВПСУ» — журнал «Вісник податкової служби України».
Далі розповімо докладніше про кожен спосіб легалізації.
Консульська легалізація документів
Консульська легалізація офіційних документів — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або посвідчення достовірності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, яким скріплено документ.
Консульська легалізація документів, виданих органами державної влади та органами місцевого самоврядування, здійснюється відповідно до порядку, установленого
Інструкцією про консульською легалізацією.У табл. 1 наведено інформацію про те, які документи підлягають консульській легалізації, а які — ні.
Таблиця 1.
Документи, що підлягають і не підлягають консульській легалізації| Підлягають консульській легалізаціїp> | Згідно з п. 4.2 Інструкції про консульську легалізацію: |
| Не підлягають консульській легалізації | Згідно з п. 1.4 Інструкції про консульську легалізацію: |
| (1) Ц Ці документи може бути прийнято на легалізацію в копіях, посвідчених у нотаріальному порядку, у разі попереднього проведення легалізації їх оригіналів. | |
Для легалізації офіційних документів консульська посадова особа на території України користується печаткою та штампом МЗС України (представництв МЗС на території України), за кордоном — печаткою та штампом закордонної дипломатичної установи України (
п. 1.8 Інструкції про консульську легалізацію).При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:
— фізичні особи мають подати документ, що засвідчує особу, та заяву на здійснення консульської легалізації;
— юридичні особи подають лист-звернення про здійснення консульської легалізації.
У разі подання заяви представником фізичної або юридичної особи надається довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.
У
розд. 3 Інструкції про консульську легалізацію перелічено вимоги до документа, що подається на легалізацію:1) документи, викладені на двох чи більше окремих аркушах, має бути прошито, а аркуші — пронумеровано та скріплено підписом і печаткою;
2) не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написано або підписано олівцем або отримано через засоби факсимільного зв'язку, а також документи, в яких застосовуються декілька мов одночасно;
3) підписи посадових осіб та відбитки печатки мають бути чіткими. Засвідчувальний напис має бути написано без підчищень, вільні місця — прокреслено, дописування та інші виправлення — застережено.
Консульська легалізація здійснюється виключно щодо офіційних документів, виданих за участі органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, і не поширюється на документи міжнародних організацій.
Не приймаються на легалізацію документи, засвідчені посадовими особами, зразків підписів яких немає в Департаменті консульської служби МЗС України, представництвах МЗС на території України, закордонних дипломатичних установах України.
За консульську легалізацію справляється
консульський збір відповідно до Тарифів консульського збору, що затверджуються МЗС за погодженням з Мінфіном.У табл. 2 перелічено місця, де здійснюється легалізація, залежно від виду документа.
У табл. 3 на с. 39 наведемо етапи легалізації українських документів для використання їх за кордоном та іноземних документів для використання їх в Україні.
Таблиця 2.
Де і які документи легалізують| Документиp> | Де легалізуються |
| Офіційні документи, що видаються органами РАГС, які надалі використовуватимуться за кордоном | У відділах реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Мін'юсту в АРК, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції відповідно до Правил заповнення бланків актових записів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів громадянського стану в Україні, затверджених наказом Мін'юсту від 01.12.03 р. № 148/5(1) (п. 4.5 Інструкції про консульську легалізацію) |
| Дипломи про вищу та середню спеціальну освіту міжнародного зразка, виписки із залікових відомостей, дипломи Вищої атестаційної комісії України | У Департаменті консульської служби МЗС України при поданні їх представником навчального закладу, який видав документ, та за наявності листа-звернення навчального закладу, засвідченого в Міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, до сфери управління якого належить навчальний заклад. У цьому випадку робиться напис: «Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України» (п. 4.6 Інструкції про консульську легалізацію) |
| Архівні довідки, що видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами | Ці документи надсилаються до Департаменту консульської служби МЗС України у відповідь на запити зарубіжних дипломатичних установ України або дипломатичних представництв іноземних держав в Україні та легалізуються. На таких документах робиться напис: «Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України». |
| Документи, оформлені Мін'юстом | Приймаються на легалізацію Департаментом консульської служби МЗС України. У цьому випадку посадова особа Департаменту консульської служби МЗС України підтверджує підпис уповноваженої посадової особи Мін'юсту (п. 4.8 Інструкції про консульську легалізацію) |
| Документи, що мають комерційний характер, а саме: свідоцтва про реєстрацію підприємств(2), сертифікати якості продукції (товарів), інші документи, засвідчені уповноваженою посадовою особою Торгово-промислової палати України | Можуть бути легалізовані в Департаменті консульської служби МЗС України в копіях після засвідчення в Мін’юсті. У таких випадках посадова особа Департаменту консульської служби МЗС України засвідчує підпис уповноваженої посадової особи Мін’юсту (п. 4.9 Інструкції про консульську легалізацію) |
| (1) У п. 4.5 міститься посилання на документ, що втратив чинність, — Правила заповнення бланків записів актів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі цих записів, затверджені наказом Мін’юсту від 12.09.96 р. № 33/5. Ми вказали його чинний аналог.(2) З З 7 травня 2011 року замість свідоцтв про держреєстрацію суб'єктів підприємництва видаються виписки (ком. «Скасовано свідоцтва про держреєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» // «БТ», 2011, № 20, с.4). | |
Таблиця 3. font>ЕтЕтапи легалізації українських та іноземних документів
| Етапи легалізації українських документів для використання їх за кордономp> | Етапи легалізації іноземних документів |
| 1-й етап. Документ перекладають мовою держави, де цей документ використовуватиметься. | 1-й етап. Іноземні документи засвідчуються в дипломатичній установі України тієї держави, на території якої їх було видано. |
Апостиль
Апостиль (Apostille)
— спеціальний штамп, що проставляють на документах чи на окремому аркуші, що прикріплюється до документа. Його проставляють на офіційних документах, що потребують легалізації, з метою набуття юридичної сили на території країни, яка ратифікувала Гаазьку конвенцію. Штамп підтверджує достовірність підпису особи, яка підписала документ, статус, в якому вона виступала, а також автентичність відбитку печатки або штампа. На рис. 1 на показано, який вигляд має цей штамп. Звернемо увагу: заголовок APOSTILLE (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) мав бути виключно французькою мовою та відповідати прикладу, наведеному в додатку до Гаазької конвенції.
Рис. 1. Апостиль
В Україні апостилювання
документів здійснюють з 22.12.03 р., з дати набуття чинності Законом № 2933 про приєднання України до Гаазької конвенції. Після проставляння апостилю документ вважається легалізованим та має юридичну силу в усіх країнах — учасницях Гаазької конвенції, які не висловили заперечення проти приєднання України до Гаазької конвенції (див. «Перелік країн, що приєдналися до Гаазької конвенції (станом на 22.07.10 р.)»). Держпідприємництва в листі від 01.02.05 р. № 596 зауважив, що заперечення проти приєднання України до Гаазької конвенції висловили Бельгія та Федеральна Республіка Німеччина. Але згодом Гаазька конвенція набрала чинності у відносинах між Україною та Бельгією 5 липня 2004 року, а з Німеччиною — 22 липня 2010 року.
| Перелік країн, що приєдналися до Гаазької конвенції (станом на 22.07.10 р.) Австралія, Австрія, Азербайджан, Албанія, Андорра, Антигуа і Барбуда, Аргентина, Багами, Барбадос, Беліз, Бельгія, Білорусь, Болгарія, Боснія і Герцеговина, Ботсвана, Бруней, Вануату, Венесуела, Вірменія, Гондурас, Гренада, Греція, Грузія, Данія, Домініка (Співдружність Доміники), Домініканська Республіка, Еквадор, Ель Сальвадор, Естонія, Ізраїль, Індія, Ірландія, Ісландія, Іспанія, Італія, Казахстан, Китай (Гонконг), Китай (Макао), Кіпр, Кабо-Верде, Колумбія, Корея (Республіка Корея), Латвія, Лесото, Литва, Ліберія, Ліхтенштейн, Люксембург, Маврикій, Македонія, Малаві, Мальта, Маршаллові острова, Мексика, Молдова, Монако, Монголія, Намібія, Нідерланди, Німеччина, Ніує, Нова Зеландія, Норвегія, Острови Кука, Панама, Перу, Південна Африка, Польща, Португалія, Російська Федерація, Румунія, Самоа, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсіпі, Свазіленд, Сейшели, Сент-Вінсент і Гренадіни, Сент-Кітс і Невіс, Сент-Лусія, Сербія, Словацька Республіка, Словенія, Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії, США, Суринам, Тонга, Тринідад і Тобаго, Туреччина, Угорщина, Україна, Фіджі, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чеська Республіка, Чорногорія, Швейцарія, Швеція, Японія |
Відповідно до
п. 1 постанови № 61 в Україні повноваження на проставляння апостиля надано:— Міносвіти — на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами та організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;
— Мін'юсту — на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, які оформляються нотаріусами України;
— МЗС — на всіх інших видах документів.
У табл. 4 перелічено документи, які за необхідності можна апостилювати, і документи, на яких апостиль не проставляється.
Таблиця 4. Документи, що підлягають і не підлягають апостилюванню
| Апостиль проставляється b> (п. 2 Правил проставляння апостилю) | — на документах, що видаються органами судової влади України; |
| Апостиль не проставляється (п. 3 Правил проставляння апостилю) | — на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України; |
| (1) Апостиль може бути проставлено на копіях цих документів, засвідчених в установленому порядку на території України. | |
Згідно з
п. 6 Правил проставляння апостилю для проставляння апостиля необхідно надати:— оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
— документ банківської установи про оплату послуг з проставляння апостилю чи копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати.
Плата за надання послуг з проставляння апостилю на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, для юридичних осіб становить 85 грн. (наказ МЗС від 22.12.03 р. № 253, наказ Міносвіти від 16.01.04 р. № 21, наказ Мін'юсту від 18.12.03 р. № 161/5).У проставлянні апостилю
на документі відмовляють, якщо:— документ призначається для використання у країні, яка не приєдналася до
Гаазької конвенції або є учасницею, але висловила заперечення проти приєднання України згідно зі ст. 12 Гаазької конвенції;— текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
— документ написано або підписано олівцем чи отриманий через засоби факсимільного зв'язку;
— у документі є незастережені виправлення або дописування;
— до повноважень компетентного органу не входить проставляння апостилю на цьому документі;
— компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.
У загальному випадку апостиль має бути проставлено протягом
5 робочих днів (п. 11 Правил проставляння апостилю). Однак цей строк може бути продовжено до 20 робочих днів.У разі проставляння апостилю на окремому від документа аркуші документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в такий спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без пошкодження аркуша, і засвідчуються підписом та печаткою посадової особи компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль (
п. 14 Правил проставляння апостилю).Якщо ви плануєте апостилювати документи, видані нотаріусами або судами України, радимо ознайомитися з
листом Мін'юсту від 23.06.11 р., де викладено особливості легалізації цих документів.На закінчення наведемо схему (див. рис. 2), на якій проілюструємо загальний механізм легалізації документів.
Документи статті
ПКУ
— Податковий кодекс України від 02.12.10 р. № 2755-VI.Закон про мови
— Закон України «Про мови в Українській РСР» від 28.10.89 р. № 8312-XI.Закон № 2933
— Закон України «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 10.01.02 р. № 2933-III.Гаазька конвенція
— Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05.10.61 р.Мінська конвенція
— Конвенція про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22.01.93 р.Інструкція про консульську легалізацію
— Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном, затверджена наказом МЗС від 04.06.02 р. № 113.Конвенція країн СНД
— Конвенція про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 07.10.02 р.Правила проставляння апостилю
— Правила проставляння апостилю на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджені спільним наказом МЗС, Міносвіти, Мін'юсту від 05.12.03 р. № 237/803/151/5.Положення № 88
— Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.Постанова № 61
— постанова КМУ «Про надання повноважень на проставляння апостилю, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 18.01.03 р. № 61.
