ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
составляем, заполняем, подписываем...
«Без бумажки ты букашка...». Это выражение обычно вызывает улыбку. Но в финансово-хозяйственной деятельности предприятия каждая операция документируется.
Первичный документ является основанием для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете предприятия. Кроме того, первичные документы будут подтверждением факта осуществления операций при возникновении спорных ситуаций, в том числе при судебном разбирательстве.
Сегодняшняя статья посвящена вопросам составления, заполнения первичных документов.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Что такое «первичный документ»?
Согласно
ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций.Определение первичного документа, приведенное в
п. 2.1 Положения № 88, несколько шире — это документы, созданные в письменной или электронной форме, что фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение. Как видим, Положение № 88 несколько расширяет понятие первичного документа, отнеся к ним, помимо документов, регистрирующих факт совершения хозопераций, еще и распоряжения и разрешения администрации (собственника) на проведение хозопераций. Учитывая, что более высокий статус имеет Закон о бухучете, считаем, что распоряжения (приказы) работодателя не являются первичными документами, так как в них не фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. В то же время в первичном документе, помимо факта совершения хозоперации, может быть включен еще и факт распоряжения или разрешения руководителя (собственника).Минфин в
письме от 27.01.06 г. № 31-34000-30-27/1450 также указывает, что распоряжение руководителя предприятия лишь подтверждает разрешение работникам предприятия на осуществление операции по передаче имущества (распоряжение, указание осуществить операцию по передаче имущества) и не фиксирует факт осуществления самой хозяйственной операции по передаче имущества.Таким образом, первичным будет тот документ, в котором будет
зафиксирован факт осуществления хозяйственной операции. Напомним: хозяйственная операция — действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете).Судебная практика
исходит из того, что любые документы (в том числе договоры, накладные, счета и т. п.) имеют силу первичных документов только в случае фактического осуществления хозяйственной операции. Если же фактического осуществления хозяйственной операции не было, соответствующие документы не могут считаться первичными документами для целей ведения налогового учета даже при наличии всех формальных реквизитов таких документов, предусмотренных действующим законодательством (письмо ВАдСУ от 02.06.11 г. № 742/11/13-11).Помимо приказов и распоряжений, в хоздеятельности предприятия составляется ряд документов, которые первичными не являются. Для удобства проанализируем привычные нам документы на предмет их «первичности»/«непервичности» (табл. 1 на с. 39).
Таблица 1.
Статус документов: первичный/не первичный| Наименование документа | Первичный (да)/ Не является — первичным (нет) | Пояснение |
| 1 | 2 | 3 |
| Договор | Нет | В общем случае договор не является первичным документом, поскольку договор — это договоренность двух или более сторон, направленная на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (ч. 1 ст. 626 ГКУ). То есть договор не фиксирует факт осуществления хозяйственной операции. Им определяется порядок действий сторон при ее осуществлении. Заключение договора не вызывает изменений в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия |
| Да | Договор может быть первичным документом, если в нем, помимо определения порядка действий сторон, зафиксирован и факт осуществления хозоперации. Например, в договоре на аренду прописано, что в момент подписания договора осуществляется передача объекта аренды от арендодателя арендатору. Договор к первичным документам относит ГНАУ (например, письмо от 10.06.08 г. № 11818/7/16-1517-26) и ВАдСУ (письма от 02.06.11 г. № 742/11/13-11 и от 20.07.10 г. № 1112/11/13-10) | |
| Счет, счет-фактура | Нет | По своему назначению не соответствует признакам первичного документа, поскольку в счет-фактуре не фиксируется какая-либо хозяйственная операция, распоряжение или разрешение на проведение хозяйственной операции, а носит только информационный характер (письма Минфина от 30.05.11 г. № 31-08410-07-27/13794, от 09.07.07 г. № 31-34000-20/23-4579/4800 и от 27.11.06 г. № 31-34000-20-23/25136) |
| Счет-фактура не является типовой формой, утвержденной Госкомстатом (письмо Госкомстата от 15.07.10 г. № 14/2-18/72 // ком. в «БН», 2010, № 40, с. 6; письмо Минфина от 09.07.07 г. № 31-34000-20/23-4579/4800) | ||
| Накладные на отгрузку | Да | Есть типовой формы и нетиповой формы. Типовые формы утверждены для отдельных видов продукции в форме товарно-транспортных накладных (например, для перевозки хлеба, молочного сырья, спирта, алкогольных напитков и т. п.). Очень часто применяется накладная нетиповой формы, удобной для предприятия |
| Акт выполненных работ (предоставленных услуг) | Да | Типовой формы нет. При составлении акта для придания ему статуса первичного документа следует обязательно указать все реквизиты, присущие первичным документам (см. табл. 2 на с. 41). Обязательно укажите в акте конкретный перечень выполненных работ (предоставленных услуг), место и дату их выполнения (предоставления), в чем выражен результат выполненных работ (предоставленных услуг). Если это не сделать, то, по мнению ГНАУ (письма от 30.06.06 г. № 12304/7/15-0517 и от 27.12.04 г. № 14170/5/14-3216), будут нарушены ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88, и, следовательно, такой документ не будет первичным |
| Налоговая накладная | Да | Налоговая накладная является основным документом, который подтверждает уплату покупателем суммы НДС продавцу в составе стоимости товаров (услуг) и при определенных условиях дает право покупателю включить такую сумму в налоговый кредит. На основании налоговой накладной (в большинстве случаев) следует осуществить бухгалтерскую запись по субсчету 641/НДС (по Дт — налоговый кредит; по Кт — налоговое обязательство). Специальные правила составления налоговой накладной прописаны в Порядке № 969 |
| Калькуляция | Нет | Калькуляция себестоимости единицы изготовленной продукции по своему назначению не отвечает признакам первичного документа, поскольку ею не фиксируется никакая хозяйственная операция (письмо Минфина от 29.05.09 г. № 31-34000-10-16/14618). По сути это расчет сумм затрат |
| Доверенность | Да / нет | Несмотря на то что из разъяснения, приведенного в письме Минфина от 03.08.09 г. № 31-34000-20-16/20991 (ком. в «БН», 2009, № 33, с. 10), можно сделать вывод о том, что доверенность является первичным документом, считаем, что это не так |
| Путевые листы | Да | Путевой лист — документ установленного законодательством образца для определения и учета работы автомобильного транспортного средства (раздел 1 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденных приказом Минтранса от 14.10.97 г. № 363) |
| Выписка банка | Да | П.п. 315 п. 4.2 Перечня № 41 выписка банка отнесена к разряду первичных документов. Выписки по лицевым счетам клиентов являются подтверждением выполненных за день операций и предназначены для выдачи или направления клиенту. Порядок, периодичность распечатывания и форма предоставления выписок (в бумажной или электронной форме) с лицевых счетов клиентов устанавливаются договором банковского счета, который заключается между банком и клиентом при открытии счета (п. 5.6 Положения об организации операционной деятельности в банках Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 18.06.03 г. № 254). В большинстве случаев в выписке фиксируется факт поступления средств от контрагентов |
| Бухгалтерская справка | Да | На основании бухгалтерской справки, как правило, осуществляются корректировочные записи в учетных регистрах, что для ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете является хозяйственной операцией. Поэтому бухсправка отвечает критериям первичного документа. За первичный статус бухсправки высказался и Минфин в письме от 24.05.07 г. № 31-34000-10-10/10655 |
| Отчет об использовании средств, выданных на командировку и под отчет | Нет | Отчет не подтверждает факт осуществления хозоперации. Сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам. Факт израсходования командировочных средств — документами, приложенными к Отчету, возврат неиспользованных наличных средств — приходным кассовым ордером. Отчет в этой связи представляет расчет, на основании которого определяется задолженность работника или предприятия |
| Акт сверки расчетов | Нет | Акт сверки расчетов — это скорее выписка из регистра аналитического учета по учету расчетов с контрагентами, а не первичный документ. С этим согласны и Минфин (письмо МФУ от 18.09.07 г. № 31-34000-10-10/18896), и ВХС (постановление от 22.07.03 г. № 21/308). Подробнее см. в Почте недели «Каким документом можно оформить сверку расчетов между контрагентами?» // «БН», 2009, № 1-2, с. 46 |
Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции. Если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочивания данных информация из первичных документов может включаться в сводные учетные документы.
Обратите внимание: руководитель (собственник) предприятия обеспечивает фиксирование фактов осуществления всех хозяйственных операций, которые были проведены, в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера относительно порядка оформления и предоставления для учета сведений и документов (
ч. 2 ст. 8 Закона о бухучете; п. 2.13 Положения № 88). Не стоит забывать, что именно руководитель (собственник) отвечает в целом за организацию бухучета на предприятии (см. статью «Бухгалтерская работа: кто может ее выполнять и какова ответственность за промахи» // «БН», 2011, № 29, с. 16). А поэтому кто как не он заинтересован в надлежащем первичном документировании хозопераций.Информация, которая содержится в принятых к учету первичных документах, систематизирует на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета путем двойной записи их на взаимоувязываемых счетах бухгалтерского учета.
Для упорядоченности движения и своевременного формирования записей в бухучете из первичных документов приказом руководителя предприятия устанавливается
график документооборота. В нем указываются дата создания или получения от других предприятий документов, принятия их к учету, передача в обработку и в архив (п. 5.1 Положения № 88). Обычно график документооборота составляют в виде приложения к приказу об организации бухгалтерского учета на предприятия в виде схемы или перечня работ (таблицы) в разрезе каждого первичного документа, с которыми работает предприятие.Ответственность
за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали документы (ч. 8 ст. 9 Закона о бухучете; п. 2.14 Положения № 88).Предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока.
Частью 9 ст. 9 Закона о бухучете
предусмотрено, что копии первичных документов и регистров бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия лишь по решению соответствующих органов, принятому в пределах их полномочий, предусмотренных законами. При этом обязательно должен быть составлен реестр изымаемых документов в порядке, установленном законодательством. Извлечение оригиналов таких документов и регистров запрещается, кроме случаев, предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством.В
п. 85.5 НКУ предусмотрен запрет на изъятие оригиналов первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, за исключением случаев, предусмотренных уголовно-процессуальным законом. Что касается предоставления копий первичных документов, то в НКУ (п. 85.4) предусмотрено, что в случае проведения проверок должностные лица органа ГНС имеют право получать у налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы ГНС.
Требования к оформлению первичных документов
Обязательные реквизиты. Первичный документ должен иметь обязательные реквизиты, перечень которых приведен в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88. Поскольку эти нормы несколько разнятся, сравним их (табл. 2).
Таблица 2.
Обязательные реквизиты первичного документа| Согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете | Согласно п. 2.4 Положения № 88 |
| 1. Название документа (формы) | |
| 2. Дата(1) и место(2) составления | |
| 3. Название предприятия, от имени которого составлен документ | |
| 4. Содержание и объем хозяйственной операции | |
| 5. Единица измерения хозяйственной операции | 5. Единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении) |
| 6. Должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления | 6. Должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления |
| 7. Личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции | 7. Личная или электронная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции |
| — | В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы можно включить дополнительные реквизиты: |
| (1) Относительно даты составления документа следует отметить, что первичные документы составляются в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете; п. 2.2 Положения № 88). При реализации товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т. п. (п. 2.2 Положения № 88). Следует учитывать и норму п. 1.2 Положения № 88, согласно которой хозяйственные операции отражаются в бухучете методом их сплошного и непрерывного документирования. Как видим, в бухучете можно документ составлять и не в момент осуществления операции, а позднее, но сделать это надо в день осуществления операции. В учетных регистрах бухучета хозяйственные операции должны быть отражены в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). В свою очередь, записи в учетных регистрах осуществляются на основании первичных документов (п. 1.2 Положения № 88). Налоговую накладную составляем в двух экземплярах (оригинал и копия) в день возникновения налоговых обязательств (п. 6 Порядка № 969). (2) По поводу места составления первичного документа Минфин в письме от 26.08.11 г. № 31-08420-07-25/21247 указал, что следует указывать населенный пункт, в котором он составлен. Если первичный документ оформляется за пределами населенного пункта, в месте, в котором осуществлена хозяйственная операция, следует указывать соответствующую административно-территориальную единицу. В случае оформления первичным документом хозяйственной операции, осуществленной за пределами Украины, также следует указать название страны. | |
Во избежание недоразумений, связанных с непризнанием документа первичным, рекомендуем ориентироваться на более расширенный перечень реквизитов первичного документа. Так, в первичном документе не помешает указать фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления и др.
В своей деятельности субъекты хозяйствования в зависимости от осуществляемых операций могут использовать первичные документы:
— типовых и специализированных форм, которые не являются бланками строгого учета;
— типовых и специализированных форм, которые являются бланками строгого учета (перечень приведен в
приложении к постановлению КМУ от 19.04.93 г. № 283);— формы которых разрабатывают самостоятельно.
Помимо
Положения № 88, дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, ТМЦ и других объектов имущества предусматриваются другими нормативно-правовыми актами (п. 2.8 Положения № 88).К заполнению первичных документов следует подходить внимательно, поскольку для того, чтобы иметь юридическую силу первичного документа, они должны содержать все обязательные реквизиты. В то же время незначительные описки, допущенные при составлении первичных документов, нельзя считать основанием для признания их недействительными.
Обязательность применения типовых форм, их видоизменение.
Большинство применяемых сегодня субъектами хозяйствования первичных документов являются типовыми формами, которые в свое время разработали органы статистики, Минфина и другие органы государственной власти.В
п. 2.7 Положения № 88 предусмотрено, что первичные документы следует составлять на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Кроме того, документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм. На это указывает Госкомстат в письме от 15.07.10 г. № 14/2-18/72 (ком. в «БН», 2010, № 40, с. 6). Напомним: обязательные реквизиты первичных документов предусмотрены в ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88 (см. табл. 2 на с. 41).Что касается возможности включения в первичный документ типовой формы
дополнительных реквизитов, то это возможно. По этому поводу Госкомстат в письме от 15.07.10 г. № 14/2-18/72 (ком. в «БН», 2010, № 40, с. 6) разъяснил, что Законом о бухучете и Положением № 88 установлено, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь ряд обязательных реквизитов (наименование документа (формы), дату и место составления, название предприятия, от имени которого составлен документ, должности, фамилии и подписи ответственных лиц и т. д.).При этом Госкомстат не против включения в первичные документы в зависимости от характера операции и технологии обработки данных дополнительных реквизитов.
Аналогичный вывод Госкомстат делал и в отношении документации по статистике труда (
письмо Госкомстата от 19.03.10 г. № 17/1-25/ж-61/10/59).Если вы решите использовать первичные документы самостоятельно разработанной формы или хотите видоизменить типовые и специализированные формы, зафиксируйте свое решение в приказе об организации бухгалтерского учета на предприятии.
Что касается первичных документов, которые являются бланками строгого учета, то внести дополнительные реквизиты в их форму вряд ли возможно, поскольку они изготавливаются типографским способом по образцам типовых или специализированных форм.
Печать на первичном документе
. Печать на документе не названа обязательным реквизитом первичного документа ни в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, ни в п. 2.4 Положения № 88.В
п. 2.5 Положения № 88 сказано, что подпись на документе может быть скреплена печатью. Таким образом, для того чтобы проставить печать, прежде всего первичный документ должно подписать соответствующее лицо.Из этого можно сделать вывод, что
в общем случае печать на первичном документе не обязательна. В то же время оттиск печати надо проставлять, если нормативно-правовыми документами предусмотрено ее обязательное наличие. Например, плательщик НДС обязан скрепить печатью налоговую накладную согласно п. 201.1 НКУ; печать должна быть проставлена на квитанции приходного кассового ордера согласно п. 3.3 Положения № 637.Внесение записей
. Записи в первичных документах следует осуществлять только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранение этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений (п. 2.10 Положения № 88). Свободные строки в первичных документах следует прочеркнуть.На наш взгляд, не является нарушением составления первичных документов заполнение их частично при помощи печатных машинок, принтеров, средств механизации, а частично от руки.
В то же время при заполнении налоговой накладной так лучше не делать, поскольку против этого ГНАУ. Так, в своем
письме от 06.04.11 г. № 9497/7/16-1517 (см. Шпаргалку бухгалтера «Памятка о выписке налоговых накладных» // «БН», 2011, № 21, с. 23) налоговики указывают, что налоговая накладная может печататься полиграфическим методом, с помощью компьютера или другим методом. Например, распечатанный бланк может быть заполнен от руки шариковой либо чернильной ручкой. В любом случае в одной налоговой накладной отдельные поля не могут быть одновременно заполнены путем печатания, а отдельные поля — заполнены от руки шариковой или чернильной ручкой. Однако мы с этим не согласны, так как п. 1 Порядка № 969 не содержит запрета на комбинирование методов заполнения налоговой накладной, однако чтобы не подвергать покупателя неприятностям, лучше заполнять налоговую накладную одним методом.Даже если занять позицию ГНАУ в отношении налоговой накладной, то ее нельзя распространять на все остальные первичные документы. Ведь мы помним, что первичный статус документу дает фиксирование факта осуществления хозяйственной операции и наличие обязательных реквизитов. А по поводу того, как вписаны эти реквизиты, ни
Закон о бухучете, ни Положение № 88 требований не выдвигают.Обработка первичных документов
. Работники бухгалтерии проверяют первичные документы по форме и содержанию, контролируя при этом наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическую увязку отдельных показателей. При этом следует помнить, что ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали их.Пунктом
2.16 Положения № 88 предусмотрен запрет принимать к исполнению первичные документы на операции, которые противоречат нормативно-правовым актам, установленному порядку принятия, хранения и расходования денежных средств, ТМЦ и другого имущества, нарушают договорную и финансовую дисциплину, наносят вред государству, собственникам, другим юридическим и физическим лицам. Такие документы должны быть переданы руководителю предприятия для принятия решения.После обработки первичного документа работник бухгалтерии должен проставить отметку, дабы исключить возможность его повторного использования (дату записи в учетный регистр, другую отметку).
Исправление ошибок в первичных документах
. В тексте и цифровых данных первичных документов не допускаются подчистки и необусловленные исправления. Ошибки в первичных документах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом:— неправильный текст или цифры следует
зачеркнуть и над зачеркнутым написать правильный текст или цифры. Зачеркивание делается одной черточкой так, чтобы можно было прочитать исправленное;— следует сделать надпись «
исправлено»;— проставить дату исправления;
— надпись своими подписями удостоверяют лица, которые подписали настоящий документ.
Исправление ошибок в документах и регистрах, которые созданы в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством (
п. 4.6 Положения № 88).
Язык, на котором составляется первичный документ
Пунктом 1.3 Положения № 88
предусмотрено, что все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. Но наряду с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном ст. 11 Закона о языках. Документы, составленные на иностранном языке, которые являются основанием для записей в бухгалтерском учете, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод.Согласно
ст. 11 Закона о языках в случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 3 Закона о языках, языком работы, делопроизводства и документации наряду с украинским языком может быть и национальный язык большинства населения других национальностей (в местах их проживания) либо язык, приемлемый для населения таких местностей (если оно не владеет в надлежащем объеме украинским языком). При этом согласно ст. 3 Закона о языках в случаях, когда граждане другой национальности, составляющие большинство населения отдельных административно-территориальных единиц, населенных пунктов (города, села, района и т. д.),не владеют в надлежащем объеме национальным языком либо когда в пределах административно-территориальных единиц, населенных пунктов компактно проживает несколько национальностей, ни одна из которых не составляет большинства населения данной местности, в работе органов и организаций может использоваться украинский язык либо язык, приемлемый для всего населения.
Минфин, оперируя
п. 1.3 Положения № 88, Законом о языках и Конституцией Украины, считает, что при составлении украинскими предприятиями первичных бухгалтерских документов должен применяться украинский язык (письмо от 22.07.02 г. № 043-512/13-6449).Другие органы власти, в частности Нацбанк и Госкомтелерадиовещания, не против использования в делопроизводстве наряду с украинским и русского языка (
письма НБУ от 23.05.03 г. № 28-111/2563-3707 и Госкомтелерадиовещания от 03.07.02 г. № 75/9).Больше всего нас волнует вопрос о возможности заполнения первички на русском языке. Но, к сожалению, нормативные документы не содержат однозначного ответа на вопрос, можно ли заполнять первичные документы и на русском языке. Поэтому считаем, что при заключении договоров и составлении документации целесообразно использовать именно
государственный язык. Однако если по согласованию между контрагентами документ составлен, например, на русском языке, то такой документ, на наш взгляд, не может быть признан недействительным.Что же касается составления
налоговой накладной, то на сегодня позиция ГНАУ такова, что ее следует заполнять исключительно на украинском языке (см. письмо от 06.04.11 г. № 9497/7/16-1517; см. Шпаргалку бухгалтера «Памятка о выписке налоговых накладных» // «БН», 2011, № 21, с. 23). Аргумент ГНАУ: форма налоговой накладной на русском или каком-либо другом языке Минюстом не утверждена, поскольку языком работы, делопроизводства и документации, а также взаимоотношений государственных, партийных, общественных органов, предприятий, учреждений и организаций является украинский язык.Также хотим обратить внимание на процедуру легализации иностранных документов (консульская легализация или проставление на документе апостиля).
Документы иностранных контрагентов, как документы, которые оформляются между частными лицами, не подлежат легализации. То есть их не надо легализировать через консульство страны или проставлять апостиль. Для подтверждения осуществления хозяйственной операции достаточно будет перевести первичный документ, составленный на иностранном языке, на украинский язык. Таким образом будет выполнено требование о наличии упорядоченного аутентичного перевода, как того требует п. 1.3 Положения № 88.Не против этого и сотрудники налогового ведомства, о чем свидетельствуют их консультации (
см. «Вестник налоговой службы Украины», 2010, № 26, с. 27; разъяснение в ЕБНЗ). Если же документы составлены одновременно на иностранном и украинском языках, переводить их на украинский язык не надо.
Подпись первичного документа
Согласно
п. 2.5 Положения № 88 документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью.Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством о электронных документах и электронном документообороте.
Перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества, утверждается руководителем предприятия (
п. 2.13 Положения № 88). Все другие первичные документы подписывает лицо, составившее первичный документ, в том числе с учетом составленного графика документооборота.Использование при оформлении первичных документов
факсимильного воссоздания подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами законодательства (п. 2.5 Положения № 88). И если нет прямого запрета на использование факсимиле для подписи первичных документов, то его можно использовать. Так, в законодательстве нет запрета на факсимильное воссоздание подписи на накладных и счетах-фактурах (счетах). В то же время, чтобы избежать споров с контрагентами, которым такие документы передаются, и с проверяющими, рекомендуем отдельно оговорить возможность подписания определенных документов с помощью факсимиле. Об особенностях использования факсимиле для подписи документов см. статью «Факсимиле: особенности применения» // «БН», 2010, № 37, с. 15.
Электронный первичный документ
Возможность создавать электронные документы в электронной форме предусмотрено в
п. 2.1 Положения № 88. При этом электронный документ создается с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (п. 2.12 Положения № 88). На сегодня — это Закон об электронном документе.Согласно
ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете в случае составления и хранения первичных документов на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.Электронным считается документ
, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных , включая обязательные реквизиты документа.Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму. Визуальная форма предоставления — это отражение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.
Обязательным реквизитом электронного документа является электронная подпись
. Она используется для идентификации автора и/или подписывающего его лица другими субъектами электронного документооборота.Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.
Порядок использования электронной цифровой подписи на сегодня регулируется
Законом об ЭЦП.Без электронной подписи электронный документ не может быть основанием для его учета
. Он не будет иметь юридической силы.Что касается наличия
сертификата ключа для электронной цифровой подписи, то здесь следует исходить из такого. Согласно ст. 5 Закона об ЭЦП иные, нежели органы государственной власти, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации государственной формы собственности, юридические и физические лица могут на договорной основе удостоверять действие открытого ключа сертификатом ключа, сформированным центром сертификации ключей, а также использовать электронную цифровую подпись без сертификата ключа.Из этого можно сделать вывод, что для электронных первичных документов, создаваемых и курсирующих внутри предприятия, получать сертификат ключа электронной цифровой подписи не обязательно. Что касается создания электронных документов для внешних контрагентов, то надо или нет использовать усиленный сертификат ключей, стороны должны договориться между собой, оценив возможные риски от применения незащищенной электронной цифровой подписи.
В случаях, когда в соответствии с законодательством необходимо
удостоверение подлинности подписи на документах и соответствия копий документов оригиналам печатью, на электронный документ накладывается еще одна электронная цифровая подпись юридического лица, специально предназначенная для таких целей (ст. 5 Закона об ЭЦП).
«Первичные» документы в налоговом учете
Первичные документы играют важную роль в налоговом учете, поскольку являются обязательным условием формирования показателей налогового учета. Это предусмотрено нормами
НКУ , в частности:—
согласно п. 44.1 НКУ установлено, что плательщики обязаны вести учет доходов, расходов и прочих налоговых показателей на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, прочих документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Формировать налоговую отчетность без ее подтверждения указанными выше документами запрещается;— доходы определяются на основании первичных документов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, которые подтверждают получение плательщиком налога доходов (
п. 135.2 НКУ);— расходы определяются на основании первичных документов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, которые подтверждают осуществление плательщиком налога расходов (
п. 138.2 НКУ). Запрещается включать в расходы понесенные расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и начисления налога (п.п. 139.1.9 НКУ).ВАдСУ в
письме от 02.06.11 г. № 742/11/13-11 указывает на то, что для подтверждения данных налогового учета могут приниматься во внимание только те первичные документы, которые составлены в случае фактического осуществления хозяйственной операции (об этом мы говорили выше в разделе «Что такое первичный документ» на с. 10).Таким образом, для определения налогооблагаемой прибыли в большинстве случаев необходимы первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями, установленными
ст. 9 Закона о бухучете.Сроки хранения документов, связанных с исчислением налогов и сборов, на сегодня регулируются
Перечнем № 41 , а также п. 44.3 НКУ. Согласно данной норме первичные документы, а также прочие документы, связанные с исполнением требований законодательства, которое контролируют налоговики, должны храниться не менее 1095 дней с момента подачи налоговой отчетности, а в случае ее неподачи — с предельного срока ее предоставления. Но при этом согласно п. 44.4 НКУ следует ориентироваться еще и на осуществление проверки по данным документам.Перечнем № 41
установлен минимальный срок хранения документов, и его нельзя сокращать (п. 2.11). Например, для документов, подтверждающих осуществление хозяйственных операций, установлена минимальная продолжительность хранения в 3 года (начиная с года, следующего за годом окончания их делопроизводства — п. 2.9 Перечня № 41). При этом уничтожение таких документов возможно лишь при условии завершения налоговой проверки по ним.Как видим, важность первичного документа для бухгалтерского и налогового учета сложно переоценить. Материалом сегодняшней статьи не исчерпывается тема первички. Не рассмотрели мы сегодня вопросы хранения документов (создание архива), выемки документов и их копий по запросам сторонних органов, порядок действий в случае утери и порчи первичных документов. Конечно же, свои особенности имеет первичный документооборот у частных предпринимателей. В ближайшее время мы вернемся к детальному рассмотрения этих тем.
Документы и сокращения статьи
НКУ
— Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.ГКУ
— Гражданский кодекс Украины от 16.01.03 г. № 435-IV.Закон о бухучете
— Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.Закон о языках
— Закон Украины «О языках в Украине» от 28.10.89 г. № 8312-XI.Закон об электронных документах
— Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.03 г. № 851-IV.Закон об ЭЦП
— Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.03 г. № 852-IV.Положение № 88
— Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.Порядок № 969
— Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом ГНАУ от 21.12.10 г. № 969.Положение № 637
— Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.Перечень № 41
— Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.ТМЦ
— товарно-материальные ценности.ЕБНЗ
— Единая база налоговых знаний, размещенная на сайте ГНСУ: www.sta.gov.ua
