КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ПОДПИСЫВАЕТ ДИРЕКТОР:
когда это возможно — разъясняет Нацбанк
Письмо Национального банка Украины от 14.02.12 г. № 11-117/708-1645
«О предоставлении разъяснений относительно документального оформления кассовых операций»
В комментируемом письме Нацбанк рассказал о подписании кассовых документов единолично директором и о возможности составлять Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в электронном виде.
Кассовые документы директор подписывает единолично. По поводу того, имеет ли право директор выполнять функции кассира и подписывать кассовые документы отдельно как кассир и как руководитель предприятия, Нацбанк отметил следующее.
Согласно п. 4.8 Положения № 637* на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности на время исполнения им обязанностей кассира. Предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, исполнение его обязанностей могут возлагать в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.
* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.04 г. № 637.
Руководствуясь этой нормой, Нацбанк говорит о том, что в случае временной замены кассира его обязанности перекладываются на другого работника, с которых заключают договор о полной матответственности. В таком случае подпись руководителя на расходных кассовых документах обязательна, как, собственно, обязательна и подпись кассира.
Кроме того, Нацбанк в комментируемом письме указывает на то, что руководитель при наличии на предприятии должностей главного бухгалтера и кассира не имеет права единолично подписывать кассовые документы. В то же время, в случае отсутствия на предприятии других работников , руководитель имеет право подписывать кассовые документы единолично, как руководитель предприятия.
Из этого можно сделать вывод, что, по мнению Нацбанка, руководитель предприятия имеет право подписывать кассовые документы единолично только в случае, когда на предприятии нет других работников. Однако с этим можно поспорить.
Если на предприятии нет бухгалтерской службы и эти обязанности выполняет сам руководитель, то даже при наличии на предприятии других работников перекладывать на кого-то из них обязанности кассира или нет, должен решать сам руководитель. Ведь может быть так, что у таких работников нет профессиональных навыков, и с учетом того, что кассовые операции — очень ответственный участок работы (наличные деньги, штрафы за промахи в учете), руководитель попросту может не доверить кому ни попадя вести такой учет. Например, на предприятии работает директор (ведет единолично учет) и 4 производственных рабочих. В данной ситуации говорить о том, кто будет вести учет кассовых операций, на наш взгляд, должен решать руководитель:
он сам или кто-то из рабочих.
А вот что касается ситуации, когда на предприятии есть должность бухгалтера, но нет кассира, то в этом случае согласно п. 4.8 Положения № 637 исполнение его обязанностей могут (!) возлагать в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Обратите внимание: в п. 4.8 говорится не об обязанности возложить обязанности кассира на бухгалтера, а только о возможности. Поэтому, на наш взгляд, и в этом случае выбор того, на кого возлагать такие обязанности, сугубо в компетенции директора, ведь согласно ч. 3 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет именно собственник или уполномоченный орган, осуществляющий руководство предприятием.
К слову, Нацбанк в письме от 07.04.08 г. № 11-113/1441-4464 указывал, что подписи должны быть проставлены в каждой графе кассовых документов. Поэтому если кассовые документы составляет и подписывает директор единолично, то он должен проставить свои подписи во всех графах.
Ведение журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в электронном виде. Возможность вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в электронном виде (приложение 4 к Положению № 637) предусмотрена п. 3.11 Положения № 637. Так, согласно второму абзацу этого пункта регистрация кассовых ордеров и расходных ведомостей может осуществляться с помощью компьютерных средств, обеспечивающих формирование и распечатку нужных кассовых документов. Одновременно в документе «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», который формируется и распечатывается за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств.
