КАСОВІ ДОКУМЕНТИ
ПІДПИСУЄ ДИРЕКТОР:
коли це можливо — роз'яснює Нацбанк
Лист Національного банку України від 14.02.12 р. № 11-117/708-1645
«Про надання роз'яснень щодо документального оформлення касових операцій»
У листі, що коментується, Нацбанк розповів про підписання касових документів одноосібно директором та про можливість складати Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів в електронному вигляді.
Касові документи підписуються директором одноосібно. Із приводу того, чи має директор право виконувати функції касира та підписувати касові документи окремо як касир та як керівник підприємства, Нацбанк зауважив таке.
Згідно з п. 4.8 Положення № 637* на підприємствах, що мають одного касира, за потреби тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. Із цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира. Підприємства, у штатному розписі яких не передбачено посаду касира, можуть покласти виконання його обов'язків відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.04 р. № 637.
Керуючись цією нормою, Нацбанк указує на те, що в разі тимчасової заміни касира його обов'язки перекладаються на іншого працівника, з яким укладають договір про повну матеріальну відповідальність. У такому разі підпис керівника на видаткових касових документах є обов'язковим, як, власне, обов'язковим є й підпис касира.
Крім того, Нацбанк у листі, що коментується, указує на те, що керівник за наявності на підприємстві посад головного бухгалтера та касира не має права одноосібно підписувати касові документи. Водночас у разі відсутності на підприємстві інших працівників керівник має право підписувати касові документи одноосібно як керівник підприємства.
Із цього можна зробити такий висновок: на думку Нацбанку, керівник підприємства має право підписувати касові документи одноосібно тільки в разі, коли на підприємстві немає інших працівників. Однак із цим можна не погодитися.
Якщо на підприємстві немає бухгалтерської служби і ці обов'язки виконує сам керівник, то навіть за наявності на підприємстві інших працівників рішення про те, чи перекладати на когось із них обов'язки касира, має приймати сам керівник. Адже може статися так, що в таких працівників немає професійних навичок, і оскільки касові операції — дуже відповідальна ділянка роботи (готівка, штрафи за похибки в обліку), керівник просто може не довірити абикому вести такий облік. Наприклад, на підприємстві працює директор (веде одноосібно облік) і 4 виробничі робітники. У цій ситуації питання про те, хто вестиме облік касових операцій, на наш погляд, має вирішувати керівник: він самостійно або хтось із робітників.
А от у ситуації, коли на підприємстві є посада бухгалтера, але немає касира, то в цьому випадку згідно з п. 4.8 Положення № 637 виконання його обов'язків можуть(!) покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Зверніть увагу: у п. 4.8 йдеться не про обов'язок покласти обов'язки касира на бухгалтера, а тільки про можливість. Тому, на наш погляд, і в цьому випадку вибір того, на кого покладати такі обов'язки, перебуває виключно в компетенції директора, адже згідно з ч. 3 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе саме власник чи уповноважений орган, що здійснює керівництво підприємством.
До речі. Нацбанк у листі від 07.04.08 р. № 11-113/1441-4464 вказував, що підписи має бути проставлено в кожній графі касових документів. Тому якщо касові документи складає та підписує директор одноосібно, то він має проставити свої підписи в усіх графах.
Ведення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів в електронному вигляді. Можливість вести Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів в електронному вигляді (додаток 4 до Положення № 637) передбачена п. 3.11 Положення № 637. Так, згідно з другим абзацом цього пункту реєстрація касових ордерів та видаткових відомостей може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, що забезпечують формування та роздрукування потрібних касових документів. Одночасно в документі «Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», що формується та роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху грошових коштів.
