Возврат остатка средств после загранкомандировки. Надо ли считать курсовые разницы?

Работнику, который направлен в командировку в Польшу, выдали аванс в евро, включающий размер суточных и денежные средства для финансирования прочих расходов (в частности, проезд по месту командировки). В командировке работник пользовался транспортом, есть подтверждающие документы, но в них указаны суммы в польских злотых и документов об обмене евро на злотые нет. Остаток неизрасходованных средств возвращен в кассу. Нужно ли определять курсовые разницы в таком случае?

(г. Луганск)

В соответствии с п.п. 170.9.2 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) по возвращении из командировки работники должны предоставить отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), до окончания 5 банковского дня, следующего за днем, в котором работники завершили командировку. При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет лица, которое выдало, до или во время предоставления авансового отчета. После того как руководитель предприятия утвердит авансовый отчет, работник возвращает остаток неизрасходованных денежных средств на расчетный счет предприятия либо в кассу. Обратите внимание: работник должен вернуть неизрасходованные денежные средства в той валюте, в которой они получены (евро).

Выдавая аванс на командировку (Дт 372 — Кт 302), предполагается, что работник израсходует все полученные денежные средства. То есть первоначально задолженность по субсчету 372 немонетарная (выдали денежные средства, но не предполагаем их обратное получение). Но если работник полностью не израсходовал выданные ему авансом денежные средства, то возникает необходимость возврата их предприятию, а это значит, что часть задолженности перед предприятием по субсчету 372 превращается в монетарную. А как мы знаем, согласно п. 8 П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов» по монетарным статьям в иностранной валюте необходимо определить курсовые разницы. Курсовые разницы рассчитываются на дату совершения хозяйственной операции и на дату баланса.

Положительную курсовую разницу по дебиторской задолженности в налоговом учете согласно п.п. 135.5.11 НКУ включаем в прочие доходы (стр. 03.19 Приложения ІД к декларации по налогу на прибыль), отрицательную — в соответствии с п.п. «а» п.п. 138.10.4 НКУ в прочие расходы (стр. 06.4.12 Приложения ІВ к декларации по налогу на прибыль).

Пример. Работник командирован в Польшу на 3 дня. Предварительно получил аванс в размере 700 евро.

Сумма суточных при командировках за границу установлена приказом по предприятию на уровне 800 грн./день. В командировке работник понес транспортные расходы в размере 50 польских злотых. Неизрасходованный остаток денежных средств после возвращения из командировки работник внес в кассу.

Курсы НБУ следующие (условно):

10,7 грн./евро — на дату выдачи аванса;

10,8 грн./евро — на дату утверждения авансового отчета;

2,5 грн./ злотый — на дату утверждения авансового отчета.

Поскольку документов, подтверждающих факт обмена валюты, нет, то при пересчете суммы транспортных расходов можно руководствоваться п. 19 Инструкции № 59*, в котором сказано, что в таком случае перерасчет расходов, осуществленных в командировке и подтвержденных документально, нужно осуществлять исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения отчета об использовании средств, предоставленных на командировку.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59. Несмотря на то что этот документ отныне обязателен только для бюджетников (см. ком. «Командировки: Инструкция № 59 исключительно для бюджетников; суточные рассчитывают на основании приказа; ограничение командировочных расходов» // «БН», 2011, № 27, с. 5; «Инструкция № 59 — справочный документ для «НЕбюджетных» работодателей: мнение ГНАУ» // «БН», 2012, № 9, с. 8), ничто не запрещает пользоваться его нормами небюджетным субъектам хозяйствования.

Кросс-курс в нашем случае определяется путем деления установленного курса НБУ гривни к польскому злотому на курс гривни к евро: 2,5/10,8 = 0,23 евро/злотый.

В контексте затронутой темы советуем ознакомиться с Темой недели «Командировки в свете Налогового кодекса» // «БН», 2011, № 18, с. 55 и статьей «Операции с валютой: налоговый и бухгалтерский учет» // «БН», 2012, № 12, с. 21.

Учет курсовой разницы в случае возврата
 неизрасходованной в командировке валюты

Яна ИНДЮХОВА