ДОКУМЕНТЫ
ДЛЯ ПРОВЕРОК ПФУ
ХРАНИМ БЕССРОЧНО:
разъясняет Пенсионный фонд
Письмо Пенсионного фонда Украины от 31.01.12 г. № 2153/03-20
«О проверке документов»
В комментируемом письме Пенсионный фонд Украины (далее — ПФУ) рассказал о сроке хранения документов для проведения проверок органом ПФУ плательщиков единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕВС).
ПФУ напомнил о праве ПФУ и его территориальных органов проводить не чаще чем 1 раз в календарный год плановую, а в случаях, предусмотренных законом, — внеплановую проверку на предприятиях, в учреждениях и организациях, у физических лиц — предпринимателей бухгалтерских книг, отчетов, смет и других документов о начислении, исчислении и уплате ЕВС, достоверности сведений, поданных в Государственный реестр общеобязательного государственного социального страхования, получать необходимые пояснения, справки и сведения (в частности, письменные) по вопросам, которые возникают во время такой проверки. Это предусмотрено п. 2 ч. 1 ст. 13 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464-VI (далее — Закон о ЕВС).
Механизм проведения плановых и внеплановых проверок по ЕВС регламентирует Порядок проведения Пенсионным фондом Украины и его территориальными органами плановых и внеплановых проверок плательщиков единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 09.03.11 г. № 233 (см. ком. в «БН», 2011, № 15, с. 4, а также Тему недели «Проверки соцфондов с 2011 года» // «БН», 2011, № 16, с. 33).
ПФУ указал, что согласно данному Порядку проверки проводятся на основании бухгалтерских книг, смет и других документов (п. 2).
Кроме того, авторы письма отметили, что согласно Закону Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон о бухучете) бухгалтерский учет на предприятии ведется непрерывно со дня регистрации предприятия до его ликвидации. Исходя из этого они считают, что с целью обеспечения сбора взносов в полном объеме и предупреждения возможного уклонения плательщиков от уплаты страховых взносов и ЕВС проверке подлежат документы за весь период с момента проведения предыдущей проверки плательщика. Кстати, то, что проверяться могут документы за весь период с момента проведения предыдущей проверки плательщика для ЕВС, следует из ч. 16 ст. 25 Закона о ЕВС, согласно которой срок давности относительно начисления, применения и взыскания сумм недоимки по ЕВС, штрафов и начисленной пени не применяется. Аналогичная норма относительно пенсионных взносов содержится в ч. 15 ст. 106 Закона Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.03 г. № 1058-IV, нормы которого применяются и после введения ЕВС.
Также в комментируемом письме отмечено, что органы ПФУ принимают к сведению:
— положения ст. 8 Закона о бухучете, согласно которой на собственника или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами, возложена ответственность за сохранение обработанных документов, регистров и отчетности;
— сроки хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения, определены приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41 «Об утверждении Перечня типовых документов». Кстати, в данном приказе сроки хранения первичных документов и учетных регистров в 3 года привязаны к завершению проверки налоговым органом (соответственно п. 315 и п. 321). Что касается бухгалтерских отчетов и балансов, то их следует хранить постоянно до ликвидации предприятия (п. 308). А документы по начислению выплат работникам вообще должны храниться 75 лет (пп. 316 и 317).
Кстати, согласно п. 5 ч. 11 ст. 25 Закона о ЕВС сотрудники ПФУ в ходе проверок могут наложить штраф в размере 170 грн. за ненадлежащее ведение бухгалтерской документации, на основании которой начисляется ЕВС.
