ПЕРЕДАЧА ДЕЛ
НОВОМУ БУХГАЛТЕРУ:
порядок проверки документации
предприятие определяет самостоятельно
Письмо Министерства финансов Украины от 24.09.12 г. № 31-08410-07-10/23279
«О приеме-передаче документов в случае увольнения главного бухгалтера»
В комментируемом письме Минфин ответил на ряд вопросов, связанных с процедурой проверки документов при передаче дел от увольняющегося бухгалтера к принимаемому на его место. В частности, Минфину были заданы следующие вопросы:
1. Предусмотрено ли действующим законодательством об организации бухгалтерского учета требование относительно бухгалтера предприятия о его обязанности при приеме-передаче документации от уволившегося бухгалтера провести проверку бухгалтерской документации?
2. Должен ли работодатель (руководитель предприятия) выделить новому бухгалтеру время на осуществление такой проверки?
Отвечая на них, Минфин справедливо заметил, что для хозяйственных (небюджетных) организаций отдельный порядок приема-передачи первичных документов, регистров бухгалтерского учета и других документов в случае увольнения главного бухгалтера законодательством Украины не определен*.
* Обязанность по проверке состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных при передаче дел была предусмотрена Положением об организации бухгалтерского учета и отчетности в Украине, утвержденным постановлением КМУ от 03.04.93 г. № 250, утратившим силу 28.02.2000 г.
Ранее Минфин уже отмечал, что порядок передачи дел при смене главных бухгалтеров или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, определяется предприятием самостоятельно, если иное не предусмотрено законодательством (см. письмо МФУ от 17.07.07 г. № 31-34000-30-27/14518).
Отдельный порядок передачи дел предусмотрен для бюджетников**, но он обязателен к применению только этими лицами (см. письмо Минюста Украины от 25.06.11 г. № 419-0-2-11-8.2).
** См. п. 12 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением КМУ от 26.01.11 г. № 59.
Более определенно по этому вопросу высказались налоговики. Так, в письме ГНАУ от 18.09.09 г. № 11305/5/23-4018/462*** указано, что Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон о бухучете) не предусмотрена норма относительно приема-передачи дел в случае назначения и увольнения главного бухгалтера. То есть предприятие самостоятельно принимает решение, нужны ли ему такие процедуры, как передача дел в случае увольнения главного бухгалтера и назначения другого и проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности и кто ее должен проводить (собственными силами, аудитор и т. п.).
*** См. ком. «Смена главного бухгалтера на предприятии — разъясняют Минтруда и ГНАУ» // «БН», 2009, № 47, с. 11.
Однако во избежание случаев возложения вины на работающего главного бухгалтера при увольнении предыдущего главного бухгалтера налоговики рекомендуют проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась после уволенного предшественника и будет основанием для составления налоговой отчетности в период исполнения им должностных обязанностей.
Таким образом, налоговики предлагают проверить новому главбуху период работы своего предшественника, который попадет в составляемые нарастающим итогом отчеты, поскольку подпись под отчетом за нарастающий период ставит уже новый главный бухгалтер (например, в Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия). То есть, по мнению налоговиков, новый бухгалтер будет отвечать за правдивость внесенных данных в декларацию, даже если бухучет в этот период вел его предшественник. Причем из письма ГНАУ от 17.04.02 г. № 3125/5/26-2119 можно заключить, что за отсутствие проверки документов предшественника нового бухгалтера могут привлечь к уголовной ответственности за служебную халатность (ст. 367 Уголовного кодекса Украины, далее — УКУ). А вот ответственность за умышленное уклонение от уплаты налогов, сборов (ст. 212 УКУ) в этом случае неприменима.
Мы с таким подходом не соглашались. Как справедливо заметили официальные органы, в обязанности нового главбуха не включается проверка документации предшественника (это не предусмотрено ч. 7 ст. 8 Закона о бухучете, как правило, в должностной инструкции это тоже не прописано). Кроме того, физически осуществить такие действия не всегда возможно (особенно при значительных объемах учетных работ).
Вместе с тем следует учесть, что ответственность за содержащиеся сведения в документах (первичных документах, регистрах бухгалтерского учета, отчетности) несут лица, подписавшие их (ч. 8 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.14 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88). Поэтому новому бухгалтеру для разграничения ответственности на этапе приема дел важно проверить наличие всех подписей на ранее составленных документах.
Актуальными остаются и наши рекомендации касательно того, что при наличии финансовых возможностей при смене главбуха на предприятии желательно провести независимый аудит, что даст новому бухгалтеру уверенность в достоверности данных бухгалтерского и налогового учета, которые ему достались от старого бухгалтера и которые он будет использовать при составлении отчетности. Собственнику же это даст уверенность в том, что бухгалтерский и налоговый учет на предприятии организован и ведется должным образом.
Заслуживает внимания и такой момент. В комментируемом письме говорится о проведении инвентаризации при смене материально ответственного лица (п.п. «в» п. 3 Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом МФУ от 11.08.94 г. № 69). Однако следует учесть, что главный бухгалтер далеко не всегда является таким лицом*, поэтому если он не имеет статуса материально ответственного лица, обязанность по проведению инвентаризации отсутствует**.
* Главный бухгалтер может являться материально ответственным лицом, если, в частности, выполняет обязанности кассира.
** Процедура порядка приема-передачи дел рассматривалась также в статье «Смена главного бухгалтера на предприятии: провожаем старого и принимаем нового без проблем» // «БН», 2008, № 18, с. 22.
