ПЕРЕДАЧА СПРАВ
НОВОМУ БУХГАЛТЕРУ:
порядок перевірки документації підприємство
визначає самостійно
Лист Міністерства фінансів України від 24.09.12 р. № 31-08410-07-10/23279
«Щодо приймання-передачі документів у разі звільнення головного бухгалтера»
У листі, що коментується, Мінфін відповів на низку запитань, пов’язаних із процедурою перевірки документів при передачі справ від бухгалтера, який звільняється, до того, котрий приймається на його місце. Зокрема, Мінфіну було поставлено такі питання:
1. Чи передбачено чинним законодавством про організацію бухгалтерського обліку вимогу щодо бухгалтера підприємства про його обов’язок під час приймання-передачі документації від бухгалтера, котрий звільнився, провести перевірку бухгалтерської документації?
2. Чи повинен роботодавець (керівник підприємства) виділити новому бухгалтеру час на здійснення такої перевірки?
Відповідаючи на них, Мінфін справедливо зауважив, що для господарських (небюджетних) організацій окремого порядку приймання-передачі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та інших документів у разі звільнення головного бухгалтера законодавством України не визначено**.
** Обов’язок щодо перевірки стану бухгалтерського обліку та достовірності звітних даних при передачі справ було передбачено Положенням про організацію бухгалтерського обліку та звітності в Україні, затвердженим постановою КМУ від 03.04.93 р. № 250, що втратило чинність 28.02.2000 р.
Раніше Мінфін уже відзначав, що порядок передачі справ при зміні головних бухгалтерів чи особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, визначається підприємством самостійно, якщо інше не передбачено законодавством (див. лист МФУ від 17.07.07 р. № 31-34000-30-27/14518).
Окремий порядок передачі справ передбачено для бюджетників***, але він є обов’язковим до застосування лише цими особами (див. лист Мін’юсту України від 25.06.11 р. № 419-0-2-11-8.2).
*** Див. п. 12 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.01.11 р. № 59.
Чіткіше з цього питання висловилися податківці. Так, у листі ДПАУ від 18.09.09 р. № 11305/5/23-4018/462**** зазначено, що Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік) не передбачено норму щодо приймання-передачі справ у разі призначення та звільнення головного бухгалтера. Отже, підприємство самостійно приймає рішення, чи потрібні йому такі процедури, як передача справ у разі звільнення головного бухгалтера та призначення іншого і перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності, а також хто їх має провадити (власними силами, аудитор тощо).
**** Див. ком. «Зміна головного бухгалтера на підприємстві — роз’яснюють Мінпраці та ДПАУ» // «БТ», 2009, № 47, с. 11.
Однак для уникнення випадків покладання провини на працюючого головного бухгалтера при звільненні попереднього головного бухгалтера податківці рекомендують перевірити бухгалтерську документацію, що залишилася після звільненого попередника та буде підставою для складання податкової звітності в період виконання ним посадових обов’язків.
Таким чином, податківці пропонують новому головбуху перевірити період роботи свого попередника, який потрапить до звітів, що складаються наростаючим підсумком, оскільки підпис під звітом за наростаючий період ставить уже новий головний бухгалтер (наприклад, у Податковій декларації з податку на прибуток підприємства). Тому, на думку податківців, новий бухгалтер відповідатиме за правдивість унесених до декларації даних, навіть якщо бухоблік у цей період здійснювався його попередником. Причому з листа ДПАУ від 17.04.02 р. № 3125/5/26-2119 можна зробити висновок, що за непроведення перевірки документів попередника нового бухгалтера можуть притягти до кримінальної відповідальності за службову недбалість (ст. 367 Кримінального кодексу України, далі — ККУ). А от відповідальність за умисне ухилення від сплати податків, зборів (ст. 212 ККУ) у цьому випадку незастосовна.
Ми з таким підходом не погоджувалися. Як справедливо зауважили офіційні органи, до обов’язків нового головбуха не включається перевірка документації попередника (це не передбачено ч. 7 ст. 8 Закону про бухоблік, як правило, у посадовій інструкції це теж не прописано). Крім того, фізично здійснити такі дії не завжди можливо (особливо при значних обсягах облікових робіт).
Водночас слід ураховувати, що відповідальність за відомості, наявні в документах (первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку, звітності), несуть особи, котрі їх підписали (ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.14 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88). Тому новому бухгалтеру для розмежування відповідальності на етапі приймання справ важливо перевірити наявність усіх підписів на раніше складених документах.
Актуальними залишаються й наші рекомендації стосовно того, що за наявності фінансових можливостей при зміні головбуха на підприємстві бажано провести незалежний аудит, що дасть новому бухгалтеру впевненість у достовірності даних бухгалтерського та податкового обліку, які він «успадкував» від старого бухгалтера та використовуватиме при складанні звітності. Власнику ж це дасть упевненість у тому, що бухгалтерський та податковий облік на підприємстві організований та ведеться належним чином.
Заслуговує на увагу й такий момент. У листі, що коментується, ідеться про проведення інвентаризації при зміні матеріально відповідальної особи (п.п. «в» п. 3 Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом МФУ від 11.08.94 р. № 69). Однак слід ураховувати, що головний бухгалтер далеко не завжди є такою особою*, тому якщо він не має статусу матеріально відповідальної особи, обов’язок щодо проведення інвентаризації відсутній**.
* Він може бути матеріально відповідальною особою, якщо, зокрема, виконує обов’язки касира.
** Процедура порядку приймання-передачі справ розглядалася також у статті «Зміна головного бухгалтера на підприємстві: проводжаємо старого та приймаємо нового без проблем» // «БТ», 2008, № 18, с. 22.
